Referat godkendes med ændringer om, at revisoren ikke skulle inviteres med til overleveringsweekenden.

Transkript

1 Ordinære medlemmer af bestyrelsen Christian K. Refshauge Mikkel Nielsen Ane Lundgaard Lisbeth Bech Poulsen Nils Christian Nygaard Steffen N. Jørgensen Jonas Caben Iversen Sam Høj, Studenterhusets repræsentant Fibigerstræde Aalborg Øst telefon: fax: e mail: bestyrelsen@studentersamfundet.aau.dk Aalborg, den 29/05/2006 Observatører i bestyrelsen: Jeppe Mulvad, Uddannelsespolitiske ordfører Anders Hvashøj, Administrationschef Referat af bestyrelsesmøde tirsdag d. 16. maj 2006 kl. 16:30 i mødelokalet. [O]: Orientering, [D]: Debat, [B]: Beslutning, [XX min]: tid afsat til behandling af punkt. 1. Formalia [B] [10 min] Nils Nygaard havde et punkt fra festudvalget der skulle med i dagsordnen. Sam Høj havde et punkt til dagsordnen omkring farvetryk. Nils Nygaard havde et punkt mht. tøj med reklametryk på. Christian Refshauge har et sidste punkt mht. telt. Dagsordnen godkendes med rettelser. Referat godkendes med ændringer om, at revisoren ikke skulle inviteres med til overleveringsweekenden. 2. Studiestart [D][45 min] Bagtryk på tutortrøjerne Der er ikke kommet andre forslag end Sam Højs. Deadline for konkurrencen, omhandlende bagtryk på tutortrøjer, skal flyttes til 1. juni. Fællesbestyrelsesmøde Der har været snakket om at afholde et fællesbestyrelsesmøde med Studenterhuset. Dette er grundet at Studentersamfundet skal arrangere aftenen den 1. september sammen med Studenterhuset. Der blev bestemt at Studentersamfundet mødes med Studenterhuset den 31. maj efter Studentersamfundets bestyrelsesmøde. I går havde Christian Refshauge og Anders Hvashøj møde med rektor og der blev af rektor bevilliget penge til morgenmad den 1. september til alle de nye studerende. Annette Briks gik derfor i går i gang den praktiske del af forberedelser hun står for. Anders Hvashøj står for morgenmadsarrangementet på selve dagen. Han vil derfor kontakte Studenterhuset for at arrangerer det praktiske de skal med ind over. Side 1 af 5

2 Kulturklippekort Kort briefing fra Mikkel Nielsen og Anders Hvashøj. Dette projekt kører fint. Rushåndbog + DVD Rektor valgte på mødet i går at betale de DVD er der skal sendes med Rushåndbogen ud til de nye studerende. Rushåndbogen sendes i trykken på fredag, så dette er sidste frist for eventuelle ændringer. vælger at give AAU tv et driftstilskud til at lave ovennævnte DVD er til Rushåndbogen. Møde med overkoordinatorer og tutorer Lisbet Poulsen og Mikkel Nielsen afholder overkoordiantormødet. Dette afholdes først i juni. Telt Rektor vil give gerne have et telt, så derfor vil han gerne betale et telt som Studentersamfundet også kan bruge. Dette telt skal kunne stå på fib. 15, Kroghsstræde og på basis ved parkeringspladsen ved siden af Strandvejen Christian finder ud af, om teltet kan være de ovennævnte steder. Teknisk forvaltning taler med CV Obels om vi kan have et telt ved basis. Festudvalget Festudvalget var kommet med forslag på Rusfestens budget og ville gerne høre bestyrelsens mening med hensyn til pris af bands. besluttede at max øl pris skal være på 20 kr. og max entré som medlem af Studentersamfundet skal være på 75 kr. Hvis Festudvalgets budget kan hænge samme med ovenstående parametre, vil bestyrelsen ikke sige noget til at det bliver et dyrt band der spiller til Rusfesten. 3. Erhvervsgruppe [ODB][35 min] Anders Hvashøj og Christian Refshauge har udformet en handlingsplan med hensyn til hvordan erhvervsgruppen skal startes op. Handlingsplanen bliver vedtaget som retningslinie med den undtagelse, at der kun skal være én erhvervskonsulent til at starte med. De personer der står for erhvervsgruppen går videre med dette. Anders hvashøj og Christian Refshauge har lavet et dokument til hvordan Agenda står ved indførelses af den nye Erhvervsgruppe. Dokumentet vedtages med rettelse til at layouteren på Agenda skal have kr. i stedet for 2000 kr. Aftensmad [20 30 min] 4. Studiestarts materiale og designskabelon [ODB][30 min] Infofolderen der kom ud sidste år skal anvendes igen i år, da vi har en del flere på lager. Følgende kommer med i kuverten de nye studerende modtager: Kalender Side 2 af 5

3 Velkomstbrev Medlemshvervning Girokort Infofolder Rushåndbog Forslag til det nye logo, som design/skabelon gruppen har udarbejdet, fremvises. Der blev besluttet at vi bruger det gamle logo indtil videre. Sam Høj, Nils Nygaard og Ane Lundgaard vil dog fortsætte med at udvikle logoet i design/skabelon gruppen. Design/skabelon gruppen indhenter tilbud og finder ud af muligheder for hvad det vil komme til at koste og hvordan det skal gøres. Indtil nu er der afsat 5000 kr. til logoudvikling. 5. Aktivitetspuljen [B][20 min] Der er bevilliget kr. til Café du vé jævnfør ansøgning. 6. Farvekopi Sam indhenter aftale fra tekniske naturvidenskabelige fakultet informationskontor omhandlende farvekopier. 7. Reklametrøjer Der er bevilliget et max beløb på kroner per person til reklametrøjer. Dette gives til bestyrelsesmedlemmerne, Administrationschefen, Erhvervschefen, Uddannelses Politiske Ordfører samt universitetsbestyrelsen. 8. Orientering om igangværende projekter [O][15 min] Hjemmesiden Det går fint her. Roskilde Festival Går fint her. Carlsberg aftalen Afventer svar i morgen om forhandlinger. Basiskontoret Nils tager Christians vagt på basiskontoret i morgen. Husk basisfestbilletterne sælges separat. Aktivitetslokalet Aktivistlokalet har fået et whiteboard. Side 3 af 5

4 9. Nyt fra formanden [O][10 min] Møde med rektor Rektor har bevilliget penge til morgenmad den 1. september, penge til DVD er der skal sendes med Rushåndbogen til de nye studerende samt penge til et telt. Pc messe Enighed om at PC messen ikke er det arbejde værd det kræver, i forhold til hvad de studerende får ud af det. Anders Hvashøj kommer med forslag om, at man næste år kunne få eksterne kræfter til at håndtere Pc messen. Arbejdsdag/temadag i S ets for oprydning i lagret Skal ske i sommerferien engang. Studiemiljøgruppe Mikkel Nielsen og Steffen Jørgensen vil gerne ind over dette. 10. Nyt fra Politisk Koordinering [O][5 min] Jeppe forklarede om situationen vedrørende gruppeeksamen. Han har meget travlt for tiden pga. de pludselige indførelser af ændringerne til projekteksamen. I rammestudieordningen står der at dekanen kan undvige kort før eksamenerne, så der ser ikke ud til at der er så meget at gøre der. UPF prøver at få dekanerne og studielederne til at skynde sig at melde ud, da de studerende ikke ved noget om den nye eksamensstruktur endnu. Den nye eksamensform er ikke helt forskellig fra det den er nu. Men, man bliver eksamineret enkeltvis efter gruppepræstationen. Man må ikke have gruppemedlemmer inde til projekteksamen. Intet nyt 11. Nyt fra Studenterhuset [O][5 min] 12. Nyt fra grupper og andet [O][5 min] Administration Den nye administrationschef Anders Hvashøj informerer om hvordan det går i administrationen. Kasseapparaterne er ved at være implementeret, det går fint. Kortprinteren ser Anders Hvashøj også på, da denne skal bruges til kulturklippekortet. 13. Eventuelt Intet nyt. 14. Næste møde Næste bestyrelsesmøde afholdes onsdag den 31. maj 2006 kl. 16. Derefter er der møde med Studenterhuset. Side 4 af 5

5 Tirsdag den 30. maj kl er der Pol kor møde. Bilag: 1. Referat 2/ Erhvervsgruppe 1. Projektbeskrivelse 2. Økonomi for gruppen 3. Handlingsplan 4. Forhold ved Agenda 3. Kontraktoplæg vedrørende PC messe 4. Noter og referat fra overleveringsweekenden 1. Whiteboard 2. Kulturklippekort september 5. Ansøgning til aktivitetspuljen Bevillinger 1. har vælger at give AAU tv et driftstilskud til at lave ovennævnte DVD er til Rushåndbogen. 2. Indtil nu er der afsat 5000 kr. til logoudvikling. 3. Der er bevilliget kr. til Café du vé jævnfør ansøgning. 4. Der er bevilliget et max beløb på kroner til reklametrøjer til bestyrelsesmedlemmerne, Erhvervschefen, Politiske Ordfører samt universitetsbestyrelsen. Side 5 af 5