Brugerinddragelse med tagdel.dk - Om værdiskabelse, tænkning, organisering og dig

Transkript

1 Brugerinddragelse med tagdel.dk - Om værdiskabelse, tænkning, organisering og dig

2 INDHOLD INTRODUKTION NY MÅDE AT TÆNKE OG HANDLE 2 2 VÆRDISKABELSE UDVIKLING OPMÆRKSOMHED SAMLINGSPUNKT PARTNERSKABER VIDEN DOKUMENTATION LÆR DINE BRUGERE AT KENDE KONKRET HANDLING ORGANISERING ORGANISATORISK ANSVARSOMRÅDE STRUKTUR DIN ROLLE GODE RÅD 8 9

3 INTRODUKTION Jeres organisation overvejer eller er i fuld gang med at inddrage frivillige, medlemmer, medarbejdere, samarbejdspartnere og borgere i udviklingen af jeres organisation, projekter og andre aktiviteter - og dermed skabe organisationen sammen med omverdenen. Det betyder, at du er en del af en modig og fremsynet organisation. Ny måde at tænke og handle Formålet med denne manual er at give dig et indblik i, hvordan du kan gøre det med tagdel.dk som et online værktøj for brugerinddragelse. Når man beskæftiger sig med brugerinddragelse, så er brugerne selvfølgelig vigtige. Denne påstand kan de fleste nikke genkendende til, men det er ikke alle, der har den nødvendige viden eller kompetencer til at kunne håndtere brugerinddragelse. Brugerinddragelse er stadig et nyt fokus for mange organisationer, og vi skal alle lære at inddrage og samskabe. Det er noget, der kræver viden, kompetencer, ressourcer og overskud, men hvis indsatsen prioriteres får man virkelig meget igen, som f.eks. inddragelsen og samskabelse som et mål i sig selv, men også mange andre afledte effekter og måske endda social innovation på sigt. Det kan du læse mere om under 2. Værdiskabelse. Tænkningen bag tagdel.dk som værktøj er, at jeres organisation ikke forpligter sig til selve målet i form af en konkret løsning, men derimod forpligter sig til tilstedeværelse i processen som er afgørende i brugerinddragelse. Det kan du læse mere om under 3. Organisering. Og hvad kan du så konkret gøre i dit arbejde med tagdel.dk? Du kan se dig selv som en person, der skaber rammer omkring inddragelsen og faciliterer processen. Det er din opgave at sørge for at processen bevæger sig, og det kan du læse meget mere om under 4. Din rolle. 2

4 Udvikling Opmærksomhed Samlingspunkt Partnerskaber Viden Dokumentation Lær din bruger at kende Konkret handling VÆRDISKABELSE Der er efterhånden ikke mange, der er i tvivl om at inddragelse og samskabelse i udviklingsprocesser skaber stor værdi for organisationer. Inddragelse af brugere sker ofte i lange processer, der er svære at målsætte. I forlængelse heraf er tænkningen bag tagdel.dk, at du som organisation ikke forpligter dig til et mål i form af f.eks. en konkret løsning, men at målet er selve inddragelsen med de værdiskabende effekter, som vi kommer ind på i det følgende. Egedal Kommune har truffet et modigt valg om ikke at måle på indsatsen med tagdel.dk. Hvis man tænker og organiserer processen rigtigt tilbagebetales med værdi som øget opmærksomhed og netværk, vidensopbygning, kvalificering af idéer, rekruttering af frivillige, samarbejde og andet I måtte ønske af jeres inddragelse. Vi har i det følgende samlet en række konkrete eksempler fra tagdel.dk, som vi har lært af, og I kan lade jer inspirere af. 3

5 Udvikling Sager Der Samler bruger tagdel.dk til at inddrage brugere på tagdel.dk udviklingen af deres overordnede formål og projekter, og dermed udvikle deres organisation og kvalificere projekter i samspil med omverdenen. Brugerne sidder ikke nødvendigvis med om bordet, når selve beslutningerne skal træffes, men input, deling af viden og netværk og lignende har selvfølgelig mulighed for at blive en del af beslutningsgrundlaget. I nedenstående eksempel efterspørger de primært idéer, men de er også bevidst om vigtigheden i at inddrage brugerne i, på hvilket grundlag beslutninger træffes og arbejder således med en gennemsigtig proces, der giver brugerne en følelse af medejerskab. Opmærksomhed Frivilligcenter Vesterbro/Kgs. Enghave/Valby er aktive på tagdel.dk hver dag og er dermed synlige i seneste aktiitetstrømmen på tagdel.dk. Af samme grund kontaktede vi frivilligcenteret og lærte, at opmærksomhed er en af frivilligcenterets primære motivationer i arbejdet med tagdel.dk. Deres indsats med brugerinddragelse er altså synlig for brugere og besøgende på tagdel.dk. Derudover bruger de deres udfordringer på tagdel.dk som en anledning til at poste på Facebook. Arbejdet med TAG DEL befinder sig altså primært hos den PR-ansvarlige (du kan læse mere om deres organisering senere). Samlingspunkt Frivilligcenter Vesterbro/Kgs. Enghave/Valby har oprettet en udfordring, som problemstilling har vist sig relevant for andre frivilligcentre. Frivilligcenter Holbæk har bl.a. bidraget med et forslag, og på den måde er Frivilligcenter Vesterbro/ Kgs. Enghave/Valby begyndt at blive samlingspunkt for deling af viden blandt andre frivilligcentre. 4

6 Partnerskaber Når man åbner op for sin proces og inddrager i udviklingen er der mulighed for at få kvalitative input, men inddragelsen kan også ende med samarbejde og partnerskaber. På TAG DEL findes organisationer med miljømæssige, sociale og kulturelle formål, som f.eks. studenterforeningen ILD, som netop fandt en samarbejdspartner på tagdel.dk. Viden Frivilligcenter Vesterbro/Kgs. Enghave/Valby har oprettet en udfordring, som bl.a. handler om at undersøge, hvordan vi får virksomheders øjne op for potentialet i at lave frivilligt arbejde. Inde på udfordringen har en bruger bidraget med et link til en rapport, som frivilligcentret har brugt i deres igangværende arbejde med at opdatere hjemmeside, så den i højere grad henvender sig til virksomheder og giver dem overblik over muligheder og resultater inden for frivilligt engagement. Viden bliver noget vi producerer sammen. Dokumentation TAG DEL tilbyder muligheden for organisationer at inddrage brugere i en åben proces. Hvis processen er gennemsigtig kan dem, der har interesse holde sig opdateret om i processen og bidrage med input, netværk, tanker og den slags til inspiration og fremdrift, når det giver mening. Derudover kan brugerne få indblik i f.eks. beslutninger og metode, og så er der mulighed føling med processen og medejerskab for den enkelte. Det har desuden den meget spændende effekt, at processen dokumenteres i det, den foregår. På den måde kan brugere og organisationer, der arbejder inden for samme område, tilgå processen og den viden, der er genereret også om en måned eller tre, hvis det er på tidspunkt, at den viden er relevant for dem. Foreningen Byhøst kører en åben og gennemsigtig proces omkring udvikling af deres app, som du kan se af nedenstående eksempel. 5

7 Lær dine brugere at kende TAG DEL giver en ret unik mulighed for at lære dine brugere, frivillige, medlemmer, samarbejdspartnere og borgere at kende. Hvem er de? Hvad er de optaget af? Hvilke behov har de? Osv. Et konkret eksempel på tagdel.dk er TAG DEL TIMEN, hvor vi med udgangspunkt i brugerne bliver klogere og lærer af og om hinanden. Den studenterdrevne organisation DANSIC - Danish Social Innovation Club afholder årligt en konference, hvor studerende i fællesskab skaber nye idéer og bæredygtige løsninger på konkrete samfundsudfordringer. De inviterede frivilligt engagerede, studerende og TAG DEL s brugere til TAG DEL TIMEN og spurgte, hvordan vi kan få flere til at springe ud som sociale iværksættere, og hvad kunne få dig til det. I løbet af den time blev brugerne synlige, og DANSIC lærte en masse om deres udfordringer og gode erfaringer. Når du kender din målgruppe er det meget lettere at skabe relevante aktiviteter for dem. Tagdel.dk går skridtet videre og tilbyder en måde at tænke målgruppeundersøgelse og udvikling i samme skabende proces, så aktiviteterne bliver skabt sammen med brugerne. Konkret handling Mange organisationer bruger i dag primært arbejdet med tagdel.dk som en platform for ovenstående værdiskabelser, men udviklingsprocesserne kan også munde ud i konkret handling og fungere som rekruttering af frivillige, blive til events eller produkter, som vi så med Byhøst, hvis proces ender med en app. Når man arbejder med inddragelse, hvor følelsen af medejerskab er vigtig, er det godt at inddrage tidligt i processen. Tænkningen hos mange organisationer er derfor, at en udfordring kan afføde en anden, som så kan ende med konkret handling. Platformen tilbyder muligheden at oprette et begivenhed tilknyttet en udfordring, som Egedal Kommune bl.a. har gjort. 6

8 ORGANISERING Som organisation er man langt, hvis man i startfasen prioriterer de nødvendige ressourcer samt tænker og skaber organisering omkring inddragelsen. Når man beskæftiger sig med brugerinddragelse, er brugerne vigtige, tagdel.dk understøtter brugerinddragelsen, og derfor skal der selvfølgelig skabes en organisering omkring brugerne med tagdel.dk som værktøj. Når man skal implementere TAG DEL i organisationen handler det ikke om at genopfinde den dybe tallerken. Vi foreslår som tidligere skrevet, at I forholder jer til jeres allerede igangværende aktiviteter, men nu med en åben og involverende proces på tagdel.dk. Organisatorisk ansvarsområde Hvordan organisationer arbejder med tagdel.dk er jo meget afhængig af, hvor og hvordan man søger at skabe værdi. Vi er bekendt med organisationer, der har valgt at lade frivillighedskoordinatoren stå for arbejdet med tagdel.dk og har snakket med en organisation, hvor det er den PR-ansvarlige, der bruger tagdel.dk. Derudover kender vi til en organisation, der organiserer arbejdet med tagdel.dk hos flere medarbejdere i en turnusordning, så flere får føling med inddragelsen af omverdenen på tagdel.dk og dermed arbejde mere flerstrenget med at få det maksimale ud af deres tilstedeværelse på tagdel.dk. Man kunne også tænke sig opgaven placeret i en innovationsafdeling. Struktur Ligesom en turnusordning mellem medarbejdere kan øge effekten af arbejdet med tagdel.dk, kan personalemøder også fungere som en måde at skabe flere medejere og dermed mere viden, mere netværk og flere ressourcer i det hele taget. På personalemøder kan flere være med til at tænke proces og strategi, og måske endda opnå situationer, hvor flere processer kan arbejdes sammen og skabe værdi til hinanden en måde at effektivisere. Når tagdel.dk har fundet et sted og system i organisationen, så kommer turen til den person, der skal sidde og arbejde med tagdel.dk i hverdagen. Hvis det er dig, håber vi, at du vil læse videre, når vi i det følgende giver dig nogle gode råd til, hvordan du kan skabe aktivitet omkring netop jeres udfordring. 7

9 DIN ROLLE Hvis man skulle skære din opgave helt ind til benet, så handler den om at skabe gode rammer for brugerne. Du kan tænke på dig selv som facilitator med en udfordring, du gerne vil have input til. Inden du opretter udfordringen, er det derfor en god idé at forholde dig til, hvordan din udfordring bliver lettest at tage del i. En måde at gøre det er f.eks. at tage udgangspunkt i og være nysgerrig på folks egne erfaringer i udfordringsteksten. Du kan også tænke i at invitere folk, for hvem udfordringen er relevant - folk med samme interesse og faglighed og invitere dem personligt: Jeg skriver/ringer til dig, fordi jeg eller i forbindelse med et uformelt møde ved kaffemaskinen Det er sjovt, at jeg lige løber ind i dig nu Når udfordringen er online kan du selv vælge, om du optræder med personlig profil eller organisationsprofil, men under alle omstændigheder er det godt at give sig til kende og vise, at der er et menneske bag. Nu er processen åben for input, men det er en god idé, at du stadigvæk tænker dig som en, der styrer processen med et billede af forløbet, som du løbende kan dele med brugerne, hvis det er nødvendigt. Derudover kan du skabe fremdrift ved at anerkende, spørge ind, dele dine egne erfaringer osv. Vidensdelingen og -produktionen skabes jo på tagdel.dk, som er et online værktøj, der er designet sådan, at 1. Nye emner og idéer præsenteres under Tilføj dit forslag lige under udfordringsteksten øverst på siden. 2. Under hvert Forslag kan man bidrage med feedback i feltet Tilføj feedback. Det vil sige, at der er mulighed for at have flere sideløbende emner kørende på en gang. Det kan være svært at styre, under hvilke felter brugerne bidrager, så der må man bare se, hvad der sker undervejs. Mod afslutningen af udfordringens valgte tidsrum kan man spørge brugerne, hvordan de synes, at det er gået, og evt. uddybende hvad der fungerede godt og mindre godt, så alle for mulighed for at reflektere lidt over processen - det er der meget læring i. 8

10 GODE RÅD Her følger nogle gode råd, vi selv har haft gavn af i vores arbejde med tagdel.dk. Rådene er ikke i prioriteret rækkefølge og heller ikke udtømmende, men kan forhåbentlig inspirere til din måde at bruge tagdel.dk på. Lær af andre Man kan lære meget af at bevæge sig på tagdel.dk og kigge på andres måder at bruge platformen. Hvad fungerer, og lade sig inspirere af det. Opbyg relationer Bevæg dig rundt på platformen og lad det give anledning til bidrag på platformen, fysiske møder, telefonopkald og mails. Hold processen i gang Når du er godt i gang, skal der ikke så meget til. En daglig rutine med min. på tagdel.dk med lidt anerkendelse og bidrag, så kører processen og brugerne føler sig hørt. Leading by example En måde at skabe aktivitet er selv at gå forrest, hvilket kan hjælpe andre brugere til også at bidrage. Åben og gennemsigtig proces Hvis processen er åben og gennemsigtig kan alle, der har interesse holde sig opdateret om, hvor vi er i processen, bidrage med input, netværk, tanker og den slags til inspiration og fremdrift, når det giver mening. Opsøgende arbejde Tænk i ressourcepersoner uden for platform. De fleste bliver glade for at få at vide, at deres viden og kompetencer kan komme i spil i forhold til en spændende udfordring. Det kan være over frokostbordet, på mail eller telefon. Faciliter møder Du har overblik - henvis til relevante udfordringer og mennesker på og uden for tagdel.dk. Mød brugerne, hvor de er Det er dit job at vise folk, hvordan tagdel.dk kan skabe værdi for dem. Vær nysgerrig, spørg ind og mød dem. På den måde kan du hjælpe med at tydeliggøre tagdel.dk som en mulighed for dem. Anerkend I en kreativ proces er det vigtigt at anerkende brugerne. Stil dig til rådighed for brugerne, prøv at være nysgerrig, åben og imødekommende. På den måde får brugerne lyst til at bidrage endnu mere. 9

11 Fejr hvert bidrag Borgerne og deres bidrag er det vigtigste på tagdel.dk. Skab optur og fejr hvert et bidrag. Mange små organiseringer Hver udfordring kræver sin facilitator, sit interessefællesskab - sin organisering. Fokus på særligt aktive brugere De brugere, der forstår og bidrager meget er vigtige, og de skal føle sig vigtige. Bidrag med forslag og feedback til andre Ved at bidrage til andre, viser du overskud og skaber opmærksomhed, som både kan skabe værdi for andre og få brugere ind på din udfordring. Spørg platformen Lad tagdel.dk definere dit arbejde. Hvis du skulle være i tvivl om, hvad du skal finde på at lave, så spørg platformen: Er der nogle nye bidrag? Kan jeg komme i tanke om et menneske eller en organisation, som kunne have gavn af denne udfordring? Hvad kunne være et spændende næste skridt? Osv. Brug den viden, brugerne deler Der findes mange engagerede brugere, der deler deres viden. Forhold dig til deres bidrag, brug deres viden aktivt måske kan der opstå nye muligheder, forbindelser og udfordringer, der kan udvikles videre på. 10

12 Workshop omkring brugerinddragelse med tagdel.dk Vi kan tilbyde jeres organisation en 3 timers workshop, hvor deltagerne klædes yderligere på til at få succes med at inddrage og samskabe med jeres omverdenen. På workshoppen lærer deltagerne bl.a., hvordan de finder og formulerer en god udfordring, de får konkrete redskaber til community management og klædes på til at forankre en sund og værdiskabende kultur for brugerinddragelse og samskabelse i jeres organisation generelt. Er du interesseret i at modtage et tilbud på workshoppen, så kontakt os endelig. Kontakt TAG DEL Stefan Tholstrup Schmidt, projektleder Mail: stefan@tagdel.dk Tlf.: KPH Københavns Projekthus Enghavevej 80 c København S TAG DEL projektet er støttet af Det Obelske Familiefond og VELUX FONDEN i samfinansiering med VILLUM FONDEN.