Referat MED-udvalgsmødet Teknik- og Miljøforvaltningen den 24. august kl Mødelokale 1

Transkript

1 MED-udvalgsmødet Teknik- og Miljøforvaltningen den 24. august kl Mødelokale 1 Dagsorden 1. Orientering om status på budget Budget 2013, genbehandling 3. Evaluering af MUS samtalerne 4. Evt. flytning af kaffepause torsdag eftermiddag 5. Analyse ejendomsområdet 6. Gensidig orientering Medlemmer af udvalget: Medarbejdere: Anja Gade Thomassen tillidsrepræsentant HK Miljø Maibrit Lykkegaard tillidsrepræsentant AC Natur & Vand Bettina Brøndum Andersen tillidsrepræsentant TL Miljø Conny Brønden Forsyning Niels Lundbye-Christensen Forvaltningsservice/GIS Kristian Olsen arbejdsmiljørepr. Teknik & Anlæg Ledere: Gitte Clausen Peter Laursen Kell Agerbo Knud Nørgaard Plan & Miljø Teknik & Forsyning Plan & Byg Fraværende Peter Laursen havde meldt afbud. Side 1 af 7

2 1. Orientering om status på budget 2012 Der vedlægges regnskabsrapport pr På mødet vil der være mulighed for at gennemgå rapporten med henblik på en vurdering af årets regnskabsresultat. BT_KONTO_06_KN_ _ pdf Overordnet set ligger forbrugene i 2012 på et fornuftigt niveau. Sammenlignet med tilsvarende måned 2011 viser, at forbrugene i år er lidt højere. Det er stadig vurderingen, at det samlede forbrug i år kan holdes indenfor budgettet. 2. Budget 2013 Genbehandling Økonomiudvalget besluttede den 14. marts 2012 bl.a. følgende i relation til Budget 2013: - At der ikke foretages prisfremskrivning fra på en række udgiftsarter - At direktionens forslag til realisering af nulvækst fra 2012 til B= 2013 indarbejdes i basisbudgettet, samt - At der skal udarbejdes et prioriteringskatalog for 2013 i samarbejde med MEDudvalgene og fagudvalgene Direktionen har besluttet, at prioriteringskataloget skal udgøre 2,5 % af driftsbudgettet. På det administrative område betyder det, at der på Teknik- og Miljøforvaltningens område skal udarbejdes forslag på kr. på administrationsbygningsområdet og på kr. på det administrative område. Tidsplanen for budgetlægningsarbejdet i 2. kvartal 2012 ser således ud: April Direktionen Udarbejder om nødvendigt forslag til omstillings- og effektiviseringsemner 13. april og 18. maj ØKU Drøftelse og evt. justering af de økonomiske rammer Maj Fagudvalgene Drøfter budget 2013 for udvalgets område herunder evt. forslag til omstillingsog effektiviseringskatalog og evt. katalog over udvidelsesforslag Maj ForvaltningsMED og fagudvalgene Dialogmøde med fagudvalgene mhp. at fremlægge og drøfte forslag til input og ideer til evt. omlægninger samt evt. udvidelsesforslag - herunder inputs til omstillings- og effektiviseringsemner Side 2 af 7

3 15. juni Fagudvalgene Afleverer foreløbigt forslag til budget 2013 for udvalgenes område herunder et evt. omstillings- og effektiviseringskatalog og evt. katalog over udvidelsesforslag 19. juni Direktionen Budgetstatus 20. juni Økonomiudvalget Status på budgetarbejdet 21. juni Hovedudvalget Status på budgetarbejdet Uge 25 Forventet økonomiaftale juni Direktionen Budgetstatus 27. juni kl Hovedudvalg, ForvaltningsMED og FagMED Fælles møde om: 1) Plenum status om økonomi og budget 2) Signaler fra dialogmøderne med udvalg 3) Signaler og forventninger fra direktionen 4) Den videre proces 27. juni kl Bestyrelsesrepræsentanter, m.fl. Orienteringsmøde om status på budgetarbejdet 28. juni Kommunalbestyrelsen Temamøde med orientering om økonomiaftale og status udvalgenes budgetområder. Foreløbigt skøn over kommunens samlede balance i budget 2013 Drøftelse af evt. justering af rammer 11. maj Forudsætninger og usikkerheder i arbejdet med budget 2013 blev gennemgået. Som udgangspunkt har direktionen udarbejdet et budget i balance. I relation hertil er det vurderet, at en omstillingspulje i størrelsesordenen 2,5 % vil være tilstrækkelig til at indfri det politiske behov for omprioriteringer. Der er endnu ikke udarbejdet forslag til emner til prioriteringskataloget. Idet løn udgør en stor del af forvaltningens budget, er det ikke muligt at udarbejde forslag, der ikke indeholder personalemæssige konsekvenser. Udvalget henstiller, at personalegrupper, der kommer med i forslagene, orienteres/inddrages så tidligt som muligt og inden forslagene bliver offentligt tilgængelige. 2. juli En foreløbig resultatopgørelse opstillet i sidste uge blev gennemgået i hovedtræk. Desuden blev forslag til teknisk katalog, udvidelseskatalog og omstillingskatalog gen- Side 3 af 7

4 nemgået. I forslaget til teknisk katalog er indregnet DUT-midlerne til vand- og naturplanerne samt Grøn Vækst, i alt kr. I forslag til udvidelseskatalog er medtaget indsats vedr. spildevand i det åbne land samt arbejdet med energistrategiplan. I det udarbejdede forslag til omstillingskatalog er indregnet forslag på kr., idet en forventet mindre udgift til annoncering har reduceret kravet i forhold til de udmeldte 2,5 % af driftsbudgettet. Berørte personalegrupper, der er berørt af forslagene, er orienteret. Omstillingskataloget vil nu indgå i det videre arbejde og blive indarbejdet i det samlede omstillingskatalog, der skal behandles i Økonomiudvalget. Genbehandling den 24. august Den 22. august skal Økonomiudvalget beslutte, hvilke emner der skal indgå i udvalgets omstillings- og effektiviseringskatalog. Med grundlag i forvaltningernes forslag til kataloget har direktionen udarbejdet et forslag med et samlet potentiale på 5 mio. kr. Heraf udgør Teknik- og Miljøforvaltningens andel kr. Heri er indregnet kr. som stammer fra statens bidrag til moderniseringsaftalen. Primært drejer det sig om transportområdet, trafikområdet og byggesagsområdet. Der indgår ikke mindre end 25 emner, der tilsammen skulle kunne give en årlig besparelse på kr. Imidlertid er det kun i meget beskedent omfang, at disse besparelser er relevante, idet det ikke er opgaver, der løses i Jammerbugt Kommune. Derfor skal reduktionen gennemføres på anden måde. Den resterende tidsplan for budget 2013 ser ud således: 30. august Temamøde Tidspunkt Aktør Aktivitet 23. august 6. Høringsparter Høringsperiode (høringsperioden september afsluttes 8. september så høringsforslag kan sendes ud til ØKU fredagen før økonomiudvalgsmødet d. 14. september) 28. august Hovedudvalg, Forvalt- Orienteringsmøde om budget 2013 ningsmed og FagMED Kommunalbestyrelsen september Kommunalbestyrelsen Budgetseminar Gennemgang af budgetoplæg til drøftelse på budgetseminar herunder forslag sendt i høring 12. september ØKU Førstebehandling af budget 14. september Hovedudvalg og ØKU Dialogmøde 20. september Kommunalbestyrelsen Førstebehandling af budget 27. september Kommunalbestyrelsen Budgetforhandlinger 28. september Kommunalbestyrelsen Frist for ændringsforslag kl oktober ØKU Andenbehandling af budget 11. oktober Kommunalbestyrelsen Andenbehandling af budget Side 4 af 7

5 25. oktober Hovedudvalg, ForvaltningsMED og FagMED Orientering om det godkendte budget Orientering om status på budgetlægningen samt drøftelse af mulige udmøntninger af nødvendige budgetreduktioner. De budgetmæssige udfordringer blev gennemgået med udgangspunkt i det bilag, der indgik i Økonomiudvalgets drøftelse af budgettet den 22. august. Foreløbig er indregnet 26,3 mio kr. af omstillingsforslagene i budgetforslaget, men der skønnes at være behov for at finde yderligere omstilllings/reduktionsmuligheder på mio. kr. Udvalget drøftede, om der kan foreslås flere emner end dem, der indgår i forvaltningens omstillingskatalog. Der kom ikke konkrete forslag, men der er enighed om, at yderligere reduktioner kun vanskeligt lader sig gennemføre, uden at der opstår problemer med at overholde lovgivningskravene på myndighedsområderne. Mange af disse kører på minimumsfrekvens samtidig med at vi på flere områder har fået øget opgaveporteføljen. 3. Evaluering af MUS-samtalerne Vi vedtog sidste år et ændret koncept for MUS-samtalerne MUS med mening. Som en del af grundlaget for samtalerne blev aftalt, at der i samtalerne følgende strategiske emner: Anerkendelse Kompetenceudvikling Konflikthåndtering Forventninger til arbejdsindsats Emnerne var udvalgt med grundlag i den leder- og trivselsundersøgelse, der blev gennemført i MUS med mening.pdf Der blev udtrykt tilfredshed med det ændrede koncept og tilgangen til samtalerne med strategiske emner, selv om det kan konstateres, at der har været en del forskellig tolkning af dem. Der er enighed om, at konceptet også i år danner grundlag for MUSsamtalerne. De 4 strategiske emner suppleres med et femte, nemlig social kapital. Den gamle folder søges redigeret, så den kan bruge som tjekliste. Niels har denne opgave. Side 5 af 7

6 4. Evt. flytning af kaffepause torsdag eftermiddag Kantinen ser gerne, at vi flytter kaffepausen torsdag eftermiddag, så vi starter med kaffen kl Ønsket er begrundet med problemer med at få ryddet op og gjort kantinen klar inden arbejdstidsophør kl. 16. Efter en del snak om kaffepausens placering, om kaffen kunne drikkes ude i afdelingerne, om der kan tænkes et helt andet koncept, hvor der ikke i samme grad skal trækkes på kantinens personale blev konklusionen, at kaffepausen fastholdes med den nuværende placering, dvs. 1. hold starter kl og andet hold kl For medarbejdere, der har arbejde udenfor huset i dette tidsrum, skal der findes en løsning, hvor der kan reserveres brød så kaffen kan indtages ved hjemkomst til forvaltningen. 5. Analyse ejendomsområdet Økonomiudvalget godkendte den 2011 et kommissorium for arbejdet med eventuel oprettelse af et fælles ejendomscenter. Formålet med arbejdet er at få kortlagt ejendomsområdet, så der opnås overblik over de ressourcer, der anvendes til ejendomsdrift overblik over de løste opgaver kendskab til det personale, der løser opgaverne Formålet er at anvise rationaler og optimeringspotentiale samt at opstille modeller for et fælles ejendomscenter med administrative og driftsmæssige opgaver. Arbejdet er nu så langt, at der den 24. august på et møde i projektgruppen kan sendes en afrapportering til direktion og Økonomiudvalget. Orientering om hovedlinjerne i rapportudkastet. Der blev givet en orientering om arbejdet med rapporten og dennes konklusioner. 6. Gensidig orientering Orientering om den aftalte personaledag den 6. september. Personaledagen aflyses, idet arbejdsgruppen ikke er kommet i gang med arbejdet. Erfaringer fra lukning af døre for at forebygge trækgener. Det er usikkert, om de lukkede døre har bidraget væsentligt til forbedringer. Lukning af døre giver visse steder støjproblemer. Det er derfor nødvendigt at sikre, at de lukkede døre giver en mærkbar positiv effekt på trækgenerne. Det vil der blive arbejdet videre med. Side 6 af 7

7 MUS-samtalerne forud for arbejdet med virksomhedsplanen vil stadig blive prioriteret. En fremrykning af udarbejdelse af virksomhedsplanen vil derfor påvirke den sædvanlige tidsplan for samtalerne. Det kan konstateres, at der stadig er hastighedsproblemer med IT. Side 7 af 7