REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE I NIVÅ KAJAKKLUB

Transkript

1 REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE I NIVÅ KAJAKKLUB ONSDAG DEN 8. FEBRUAR KL Til stede: Jørgen Bache, Carsten Enevold, Eva Gehrke, Flemming Kehr, Lars Ulrik Larsen og Lisbet Praëm. Dagsorden Pkt. 1 Konstituering Pkt. 2 Evaluering Pkt. 3 møder mv. Pkt. 4 Fødselsdagsfest Pkt. 5 Årsplan Pkt. 6 Henvendelse fra medlemmer Pkt. 7 Kommende arbejdsopgaver Pkt 8 Datoer for fremtidige bestyrelsesmøder Pkt. 9 Eventuelt Kommende punkter til dagsorden Pkt. 1 - Konstituering af bestyrelsen Ansvarsområder fastlægges endeligt efter medlemsmøde den 28. marts. Jørgen Bache, bestyrelsesformand, valgt af generalforsamling for perioden Ansvar: Samarbejdet i bestyrelsen, afvikling af bestyrelsesmøder kontakt til kajakforbund, kommune, klubber og organisationer uden for klubben etablering af rengøringshold. Lisbet Praëm, bestyrelsesmedlem, valgt på generalforsamlingen for perioden Udpeget af bestyrelsen som næstformand og sekretær. Ansvar: Web, Nyhedsbrev, instruktøruddannelse i klubben. Carsten Enevold, kasserer, valgt af generalforsamlingen for perioden Ansvar: Udlevering af nøgler, Kontingentopkrævning, EPP-registrering herunder kajakmagasinregistrering.

2 Eva Gehrke, bestyrelsesmedlem, valgt på generalforsamling for perioden Ansvar: Nye medlemmer, sommerkurser, ro-statistik. Flemming Kehr, valgt på generalforsamlingen for perioden Ansvar: Pladsansvarlig og venteliste Lars Ulrik Larsen, suppleant, valgt på generalforsamlingen for perioden Ansvar: Anlæg af klargøringspladser, Web brugervenlighed og layout. Lise Løvgren, revisor, valgt på generalforsamlingen for perioden Ansvar: Husudvalg samt repræsentant i Brugergruppen i Nivå Havn. Referat fra generalforsamling i Nivå Kajakklub den 25. januar blev taget til efterretning. Bestyrelsen har besluttet at benytte Nets til opkrævning af kontingent at flytte fra Danske Bank til Nordea at skrive et brev til medlemmerne vedr. den nye bestyrelse. Der er afleveret en del materiale både digitalt og i papirform fra den tidligere bestyrelse, så bestyrelsen er i øjeblikket i gang med at få overblik over materialet. Følgende opgaver er allerede udført: Formandsskifte anmeldt til Dansk Kano og Kajakforbund Nivå Roklub og Nivå Kommune orienteret om status i Nivå Kajakklub. Pkt. 2 Evaluering På baggrund af erfaringerne fra dette årsgeneralforsamling blev følgende beslutninger truffet: Forslag fra bestyrelsen udsendes samtidig med indkaldelse til generalforsamling Hele bestyrelsen bidrager ved fremlæggelse af bestyrelsens beretning, og beretning skal have en fremadskuende perspektivering. Referat fra generalforsamling skal være kortere og afspejle hovedlinjer.

3 Pkt. 3 møder mv. Medlemsaften, hvor klubbens udvalg fastlægges og besættes. Fastlagt til 28. marts kl Mødet forberedes på bestyrelsesmøde den 7. marts Møde mellem bestyrelser i Ro- og kajakklubmøde den 21.marts kl Jørgen undersøger, om der findes relevante referat, dagsorden og bilag. Carsten undersøger ejerforhold af Nivå dykkerklubs klubhus. Sommerfest med roklubben skal huskes til dagsorden. Mulighed for at få en Nivå Kajakklub-vimpel huskes til dagsorden. Forslag om fælles rengøringshold sammen med roklub huskes til dagsorden. Mulighed for samarbejde om digitale logbøger huskes til dagsorden. Havnens brugergruppemøde 9. februar kl Jørgen deltager en times tid. Det var det, der var muligt. Nivå Kajakklub er inviteret til DKF s årsmøde, DKF Miljønetværk og København Kajakkreds. Møderne annonceres på hjemmesiden, således at interesserede kan deltage. Tilmelding direkte via hjemmesider. Bestyrelsen hører gerne om det, hvis nogen deltager. Pkt. 4 Fødselsdagsfest Klubbens 10 årsjubilæum den 27. marts Vi har fastlagt fejringen af Klubbens 10 års jubilæum til lørdag den 16. juni. Pkt. 5 Årsplan Årsplan fastlægges endeligt efter medlemsmøde den 28. marts. Etablering af klargøringsplads til kajakker den 21. april kl Lars Ulrik tager teten - Eva, Lisbet Jan, Carsten deltager foreløbigt. Klargøringsdag den 28. april kl Pkt. 6 Henvendelse fra medlemmer Bestyrelsen har fået to henvendelser vedrørende dispensation af 100km-reglen og privatkajakplads. Begge har fået dispensation. Det er præciseret, at det sidste gang dispensation kan gives, og at man ikke kan forvente at bevare sin nuværende kajakplads.

4 Bestyrelsen har fået en anmodning om medlemskab fra frigivet kajakroer. Eva kontakter. Bestyrelsen har fået henvendelse fra et medlem, der frygter misbrug af den nye 150 kmregel i forb. m. ret til privat kajakplads. Bestyrelsen ser problemet som teoretisk, men vil over sommeren følge med i, om der er medlemmer, der misbruger reglen. Henvendelsen er besvaret. Pkt. 7 Kommende arbejdsopgaver Jørgen tager kontakt og bliver medlem af Kommunens Idrætsråd. er skribent til nyhedsbrev opstiller fysisk mappe i Klubben indeholdende referater mv. opdaterer kalenderen i Klubben med datoer, hvor vi skal bruge klublokalet tjekker hvor længe nuværende rengøringsliste løber kontakter tidligere bestyrelse vedr. udeståender fremsender tidligere forslag vedr. trailerleje til Lars Ulrik. Flemming skriver følgebrev til referat er skribent til nyhedsbrev. Lars Ulrik arbejder videre med flot udkast til ny informationsplakat til vinduet i klubhuset - og sætter op. ser på mulighederne for en fast leje/låneaftale af en trailer. forbereder klargøringspladsen. Eva tager kontakt til sommerkursister. Lisbet opdaterer hjemmeside mht. referat, mødedatoer mm. undersøger, hvem blandt medlemmerne, der vil forestå fastlægning af rovagter. fremsender sidste års kommissorier for arbejdsgrupper til bestyrelsen. Udarbejder med hjælp fra Flemming udkast til en medlemsundersøgelse. Carsten indgår aftale med Nets om opkrævning af kontingent. skifter bank fra Danske Bank til Nordea. undersøger kommunens tilskudsmuligheder. undersøger om det skal koste penge at modtage Kano & Kajak-magasinet. undersøger muligheder for at udarbejde et revideret budget.

5 Jan sælger Arrow Struer og Artisan. Nu skal vi af med dem så aktivt salg. Dorthe Udarbejder brugbar rostatistik i excel mhp. øget viden om, hvilke kajakker benyttes og hvor meget. Pkt. 8 - Fremtidige bestyrelsesmøder og generalforsamling 7. marts kl hos Eva 18.april kl i klubben 23. maj kl i klubben 12. september kl i klubben 24. oktober kl i klubben 21. november kl i klubben Generalforsamling 30. januar kl Pkt. 9 Eventuelt Lisbet ytrer ønske om at undersøge medlemmernes ønsker og behov nærmere i en medlemsundersøgelse. Punktet sættes på dagsorden for næste møde. Carsten påpeger, at på grund af udgifter til fødselsdagsfest mm, så vil der være ændringer i budgettet. Punktet sættes på dagsorden for næste møde. Lars Ulrik pointerer, at vi bør undersøge mulighederne for digitale logbøger. Punktet sættes på dagsordenen for næste møde, og på mødet med roklubben. Punkter til behandling på kommende bestyrelsesmøder Planlægge medlemsmødet den 28. marts, hvor udvalg og kommissorier for udvalg fastsættes. Herunder skal huskes: Materialeudvalg. Strategi for udskiftning af kajakker, pagajer og evt. veste. Hjemmeside: Indmeldelsesblanket trænger til modernisering, den afleverer data på ikke hensigtsmæssig måde. Digitale logbøger

6 Uddannelse og Instruktører: Samle instruktører; weekend EPP2-kurser giver ikke EPP2 niveau hvad gør vi ved det? Hvilke og hvor mange aktiviter? Klubliv Indstiftelse af priser/trofæer, kilometertrøjer og vimpel Festudvalg: Julefrokost, onsdagsmiddage Planlægge klargøringsdag den 28. april kl