Systematisk opfølgning på sygemeldinger ( model)

Transkript

1 Vejledning Systematisk opfølgning på sygemeldinger ( model)

2

3 Systematisk opfølgning på sygemeldinger ( model) Den enkelte leder vælger selv en måde til at følge systematisk op på sygemeldte medarbejdere ud fra modellen. Lederen bør gøre notater om samtaler og eventuelle møder, der gennemføres som led i opfølgningen på den sygemeldte. Notaterne kan journaliseres på medarbejderens personalesag, hvis sygemeldingen fortsætter. Den hidtidige praksis på dette område kan fortsætte uændret. Der er dog udviklet et værktøj til systemunderstøttelse, der beskrives nedenfor. HR s forslag til opfølgning Følgende er HR s vejledning for regionshuset til en systematisk og effektiv måde at følge tæt op på sygemeldte medarbejdere ud fra modellen. Ved at følge denne vejledning vil lederen sikre sig, at opfølgningen foregår nemt og understøttes af Outlook, som i forvejen ofte anvendes til planlægning. Procedure for sygemeldinger Alle ledere er forpligtede til at arbejde efter modellen. Den enkelte leder skal i dialog med medarbejderne lave en procedure for, hvordan en medarbejder skal sygemelde sig på Dag 1, og hvordan kontakten skal være på Dag 5 og Dag 15. Medarbejderen sygemelder sig på Dag 1 ved at ringe til lederen, hvorved den ledelsesmæssige opfølgning påbegyndes 1. Allerede på Dag 1 aftaler lederen og den sygemeldte medarbejder tidspunkt for, hvornår der skal være kontakt på Dag 5, hvis medarbejderen fortsat er syg 2. For at lederen på en let måde kan administrere opfølgningen på modellen bruges Outlook-delen Opgaver som systemunderstøttelse. 1 Husk også at aftale en procedure for, hvordan sygefraværet konkret registreres, f.eks. hvordan den medarbejder, der indberetter sygefravær for afdelingen får besked herom, hver gang der er en sygemelding. 2 Se Vejledning Hvad taler lederen med den sygemeldte om? for uddybende informationer om indholdet i samtalerne ved Dag 1, 5 og 15.

4 Systematisk opfølgning på sygemeldinger ( model) 1. Håndtering af fortrolige opgaver i Outlook Det første lederen skal gøre er at indstille Outlook korrekt, så oplysningerne fra kontakter med den sygemeldte medarbejder opbevares fortroligt. Som standard er opgave-deling slået fra i Outlook men kun som standard! Hvis lederen allerede deler opgaver i Outlook med kollegaer/medarbejdere: Så har lederen formodentlig været inde og ændre i rettighedsopsætningerne. I så fald skal alle fortrolige opgaver markeres som private (flueben i nederste højre hjørne), hvorefter disse ikke vil være synlige blandt de andre opgaver (men dog synlig for lederen selv!). Hvis lederen ikke deler opgaver i Outlook med kollegaer/medarbejdere: Så har lederen formodentlig ikke ændret i standardopsætningen, men bør tjekke alligevel. Er standardopsætningen valg er det ikke nødvendigt at markere opgaver som private, da ingen opgaver er synlige for andre. På næste side vises, hvordan lederen tjekker opgave-delings-opsætningen. 4

5 vejledning Gå ind under opgaver i Outlook. Klik på Del mine opgaver ude til venstre. Klik på Del mine opgaver ude til venstre. Så åbner der sig en pop up kasse. 5

6 Systematisk opfølgning på sygemeldinger ( model) Hvis der som standard står Ingen, så er alt ok, og ingen vil kunne se lederens opgaver i Outlook. Hvis der som standard står Ingen, så er alt ok, og ingen vil kunne se lederens opgaver i Outlook. Hvis der står andet, eller der er flere linjer med rettighedsangivelser, skal lederen for en sikkerheds skyld markere fortrolige opgaver som private. Nu er lederen klar til at bruge Outlook systematisk i opfølgningen på sygemeldte medarbejdere. 6

7 vejledning 2. Noter fra samtale Dag 1 På Dag 1 taler lederen med medarbejderen - i denne vejldening den fiktive Torben Testmand. Et kort notat om samtalen og de fremadrettede aftaler nedskrives i en opgave, der kun omhandler den pågældende medarbejder. Opgaven åbnes ved at dobbeltklikke i emne-feltet. 7

8 Systematisk opfølgning på sygemeldinger ( model) Nu er der åbnet en ny opgave. Lederen tilføjer sine notater i det store felt. For overskuelighedens skyld vil det være en fordel at skrive f.eks. 15. marts 2012: Dag 1, da det er nemt at bevare overblikket over, hvad notatet henviser til. Under samtalen på Dag 1 aftales hvornår lederen skal kontakte medarbejderen på Dag 5, hvis medarbejderen fortsat er syg. Dette tidspunkt skrives ind i opgaven under startdato, i dette tilfælde den 19. marts kl Det er meget vigtigt at lederen sikrer sig, at der er flueben i påmindelse, og det noteres præcist hvilket tidspunkt han/hun skal ringe til medarbejderen. Så kommer der automatisk en påmindelse, som det kendes fra kalenderaftaler. I emne-feltet er skrevet Dag 5: Torben Testmand ( ). Så ved lederen, at han/ hun skal lave en Dag 5-opfølgning på den sygemeldte medarbejder Torben Testmand, der har telefonnummeret Tryk Gem og luk. Hvis lederen ønsker det, kan der også derudover lægges en aftale i kalenderen. Husk at gøre aftalen privat. 8

9 vejledning Ved at klikke på Opgaver bliver opfølgningen på Torben Testmand nu synlig ved den røde pil. På samme vis kan ses andre medarbejdere, der skal følges op på, der er markeret med Dag 5 eller Dag 15. Er medarbejderen tilbage på arbejde inden Dag 5 afvises påmindelsen blot, når den automatisk fremkommer. I forhold til at gemme noterne i Acadre som dokumentation - se under pkt. 5. Opgaven slettes derefter ved at trykke på det store X. 3. Noter fra samtale Dag 5 På Dag 5 kommer der automatisk en påmindelse. Lederen ringer til medarbejderen som aftalt, hvis medarbejderen fortsat er syg. På baggrund af samtalen tilføjer lederen et kort notat om samtalen og de fremadrettede aftaler inde i opgaven med medarbejderen Torben Testmand. Notatet placeres under oplysningerne fra Dag 1 i opgaven. Samtidigt ændrer lederen teksten i emne-feltet til Dag 15: Torben Testmand ( ). Startdato og tidspunkt for påmindelse justeres, så det passer med den aftale afdelingschef og medarbejder har lavet. Her den 29. marts kl Tryk Gem og luk. 9

10 Systematisk opfølgning på sygemeldinger ( model) Billede 3: Hvis lederen ønsker det, kan der også lægges en aftale i kalenderen. Husk at gøre aftalen privat. Leder og medarbejder må selvfølgelig også gerne aftale kontakt før Dag Noter fra samtale Dag 15 Lederen ringer til medarbejderen som aftalt på Dag 15, hvis medarbejderen fortsat er syg. På baggrund af samtalen tilføjer lederen et kort notat om samtalen og de fremadrettede aftaler, f.eks. at der er aftalt et fysisk møde for at lave en handleplan for at få medarbejderen helt eller delvist tilbage på arbejde. Teksten placeres under oplysningerne fra Dag 5. Er medarbejderen tilbage på arbejde inden Dag 15 afvises påmindelsen blot, når den automatisk fremkommer. I forhold til at gemme noterne i Acadre som dokumentation - se under pkt. 5. Opgaven slettes derefter ved at trykke på det store X. 10

11 vejledning 5. Flyt notater til Acadre Nu er det blevet Dag 15. Notaterne må ligge elektronisk i 30 dage, og skal derefter slettes. Lederen kan evt. kopiere teksten om Torben Testmand over i et worddokument og lægge dette dokument på personalesagen i Acadre. Opgaven med notaterne om Torben Testmands slettes ved at trykke på X. Ved at lægge dokumentet på personalesagen har lederen dokumentation for, hvad han/ hun har gjort for at få Torben Testmand tilbage i arbejde. Disse oplysninger kan blive værdifulde, hvis der på et senere tidspunkt kommer flere sygemeldinger fra Torben Testmand, eller den plan for at få ham tilbage i job, ikke har den ønskede virkning. Er det tilfældet har lederen dokumentation for de hidtidige initiativer, for at få Torben Testmand tilbage i job. Bemærk at de faktiske oplysninger i sagen vil være omfattet af reglerne om aktindsigt i personalesager. 11

12 Region Syddanmark Damhaven Vejle Tlf Region Syddanmark Kalenderaftale om sygefraværssamtale Lederen har aftalt, at Torben Testmand kommer til et sygefraværssamtale en dag inden for de første fire uger af sygefraværet. Lederen indkalder Toreben Testmand til sygefraværssamtalen og opretter evt. selv efterfølgende en kalenderaftale for mødet. Husk i så fald at gøre aftalen privat. Et referat fra samtalen og evt. fastholdelsesplan journaliseres på under Torben Testmands personalesag i Acadre. Forløbet efter Dag 15 Hvis Torben Testmand stadig er syg kan lederen søge råd og sparring hos HR-afdelingen i forhold til det videre forløb. Fokus er på fastholdelse af Torben Testmand og perspektivet for at han genoptager arbejdet. Se HR Portalen for flere oplysninger.