Dette er startsiden til artikler om efterregulering i Videnløsningen.

Transkript

1 1910 Efterregulering: Hvad er efterregulering (startside) Dette er startsiden til artikler om efterregulering i Videnløsningen. Her får du først en introduktion til, hvad efterregulering er. Hvad er efterregulering? To gange om året laves en efterregulering af boligstøtte for at undersøge om borgere, der får boligstøtte, har fået for meget udbetalt året før. Oplysningspligten skal overholdes Borgere, der får boligstøtte, har pligt til at oplyse, hvis der sker ændringer i deres situation. Det kan fx være, hvis deres indkomst stiger. Overholder borgeren ikke sin oplysningspligt, kan det være, at borgeren har fået for meget i boligstøtte og derfor skal betale boligstøtte tilbage. Hvordan beregner vi efterreguleringen? Efterreguleringen laves ved at sammenligne de oplysninger, som i løbet af året er oplyst med årsopgørelserne fra SKAT for de personer, der bor eller har boet i boligen. Er det i alt indkomst på mindst kr. (boligydelse) eller kr.(boligsikring), som borgeren ikke har givet besked om, skal han/hun betale boligstøtte tilbage. Se øvrige artikler og oversigter om efterregulering: Top ti spørgsmål og svar Omregning af boligstøtten for 2013 Breve og udsendelsesplan Individuelle brevtekster Frister for tilbagebetaling Feriepenge Fejl i årsopgørelsen Når borgeren klager eller sender ny dokumentation Hvis en solidarisk hæfter giver nye oplysninger Beregning af klagefrist Behandling af klagesager Administrative fejl Oversigt over genvejsstaster og koder i KMD

2 Borgeren kan læse mere om, hvorfor han/hun skal betale boligstøtte tilbage på Borgeren skal betale for meget udbetalt boligstøtte tilbage og vil senere få en regning på beløbet fra Opkrævning. Typisk årsag I langt de fleste tilfælde skyldes efterreguleringen, at borgeren - eller en person, borgeren bor/ har boet sammen med - har haft en højere indkomst, end den de har oplyst til os. Vi har kontrolleret, om den oplyste indkomst svarer til den indkomst, som fremgår af årsopgørelsen fra SKAT. Sådan hjælper du borgeren Vær opmærksom på, at brevet kan være meget svært at læse, da hver enkelt regulering bliver listet op. Det kan være lettere at slå op i fagsystemerne frem for at åbne deres brev. Giv eventuelt sagen til en erfaren kollega. Boligstøtte, Efterregulering

3 1911 Efterregulering: Omregning af boligstøtten for 2014 Når borgeren ringer om et efterreguleringskrav for 2013, er det vigtigt også at spørge ind til indtægterne i 2014, hvis borgeren fortsat får boligstøtte. Borgeren kan læse mere om tilbagebetaling af boligstøtte på 1. Kontroller i KMD Boligstøtte, hvilke indkomstoplysninger vi aktuelt beregner boligstøtten ud fra, og sammenhold oplysningerne med eindkomst / årsopgørelsen 2. Hvis indkomsten i KMD Boligstøtte er forkert, skal du PARTSHØRE borgeren i telefonen: Fortæl, at vi kan se, at boligstøtten for i år også bliver beregnet på et forkert grundlag Oplys, hvilken indkomst vi kan se i eindkomst / årsopgørelsen Spørg om borgeren har bemærkninger til den indkomst, vi kan se Forklar borgeren, at vi beregner boligstøtten igen ud fra de oplysninger, vi kan se i eindkomst/årsopgørelsen og fra det tidspunkt, hvor indkomstændringen er sket Oplys, hvis den nye beregning betyder, at borgeren har fået for meget i boligstøtte Fortæl, at han/hun skal tilbagebetale boligstøtten, fordi han/hun ikke har fortalt os, at indkomsten er ændret. Ønsker borgeren en skriftlig partshøring, eller vurderer du, at sagen er for svær at forklare i telefonen, skal du sende er partshøringsbrev til borgeren. Skriv et udførligt journalnotat. Husk at skrive: at det er en partshøring hvilke oplysninger, du har partshørt over hvilke konsekvenser, det har for borgeren borgerens eventuelle bemærkninger. Omberegn sagen i KMD Boligstøtte og overfør et eventuelt krav til Opkrævningen. Boligstøtte, Efterregulering

4 1912 Efterregulering: Breve og udsendelsesplan I november måned får borgere, der har fået for meget i boligstøtte i 2013, et brev om, at de skal betale boligstøtte tilbage. Borgeren kan læse mere om, hvorfor de skal betale boligstøtte tilbage på Hvornår sender vi breve til borgerne om efterregulering? Alle breve om efterregulering er dateret den og bliver sendt til borgeren efter følgende plan: Papirbreve bliver sendt den med B-post Digital Post bliver afleveret i E-boks den Indhold i brevet I brevet er der indsat følgende tekst inden klageafsnittet: "På borger.dk/tilbagebetaling, kan du læse mere om, hvorfor du skal betale boligstøtte tilbage, og hvordan du gør. I slutningen af november sender vi et indbetalingskort på beløbet til den person, som har fået boligstøtte udbetalt. Du er velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål." Vedlæg til brevet

5 Med brevet sender vi også et vedlæg, der kort beskriver, hvad borgeren skal være opmærksom på. Her finder du det vedlæg, vi har sendt til borgeren sammen med brevet: Få hjælp til brevet (pdf) ***************************************** Læs mere om klagefrist i artikel 1918 Læs mere om tilbagebetalingsfrist i artikel 1913 **************************************** INSTRUKSKATALOG: Boligstøtte, efterregulering

6 1913 Efterregulering: Sådan kan borgeren betale tilbage Her kan du læse, hvornår og hvordan borgeren skal betale gælden tilbage. Borgeren kan læse mere om, hvorfor de skal betale boligstøtte tilbage på Borgeren får ikke et indbetalingskort sammen med brevet om efterregulering. Opkrævningen sender indbetalingskortet ultimo november med betalingsfrist den 1. januar Obs! Der løber ikke renter på kravet. Viderestil til Opkrævningen I følgende situationer skal du viderestille telefonen til Opkrævningen. Borgeren ønsker: at betale før indbetalingskortet er sendt ud at indgå en afdragsordning at få trukket et beløb i den løbende boligstøtte. Du skal oplyse telefonnummer til borgeren, inden du stiller telefonen videre: Opkrævningen Boligstøtte, Efterregulering

7 1914 Efterregulering: Når borgeren sender ny dokumentation for 2013 Når borgeren kontakter os, skal vi vurdere, om der er behov for at indhente yderligere dokumentation for indkomst i 2013 fra borger og/eller kommunen. Hvis vi mangler eller afventer oplysninger, eller det er første gang vi får en henvendelse fra borgeren, skal vi lave et advis til opkrævningen: Overskrift: Efterregulering Ej færdigbehandlet Advis dato: Dags dato Hvis sagen kan færdigbehandles, ud fra de oplysninger vi har: Lav en genberegning i efterreguleringssystemet, så borgeren får en ny afgørelse Husk individuel brevtekst. Se artikel Hvis der er behov for yderligere oplysninger/dokumentation fra borgeren: Aftal med borgeren, hvilke dokumenter han/hun skal sende Opret erindringsadvis 14 dage frem og skriv journalnotat. Hvis borgeren ikke sender det aftalte eller sender forkerte oplysninger og/eller dokumentation Send manuelt brev Efterregulering, indkomstdokumentation mangler til borgeren. Hvis der er behov for yderligere oplysninger/dokumentation fra kommunen: Send til kommunen. Husk at bruge funktionen Send Digitalt Opret erindringsadvis 14 dage frem og skriv journalnotat. Genoptagelse/ændring af efterreguleringskrav Når du skal genoptage opkrævningen af efterreguleringskravet, skal du sende et af nedenstående adviser til Opkrævningen. Advis dato skal være dags dato. Efterregulering klar til opkrævning kravet bortfaldet Efterregulering klar til opkrævning kravet nedsat afgørelse sendt til borgeren xx-xx-xx Efterregulering klar til opkrævning kravet fastholdt afgørelse sendt til borgeren xx-xxxx

8 Du skal sende de samme adviser, uanset om opkrævningen af efterreguleringskravet er sat i bero eller ej. ************************************************* INSTRUKSKATALOG: Boligstøtte, efterregulering

9 1915 Efterregulering: Feriepenge når borger har skiftet eller stoppet arbejde Hvis en borger oplyser, at en person i boligen har skiftet job eller er stoppet med at arbejde og derfor har fået beregnet feriepenge, skal du kontrollere dette i eindkomst. Borgeren har kun mulighed for at få korrigeret for feriepenge, hvis han/hun har været ansat på funktionærlignende forhold. Hvis det fremgår af eindkomst, at borgeren hver måned har fået beregnet feriepenge, er det ikke muligt at korrigere for disse feriepenge. Borgeren kan læse mere om, hvorfor han/hun skal betale boligstøtte tilbage på Periode uden boligstøtte Hvis feriepengene er beregnet i en periode, hvor borgeren ikke har modtaget boligstøtte, skal beløbet ikke indgå i den uoplyste indkomst. Ikke besked om feriepenge Hvis borgeren ikke har givet besked om feriepengene, skal han/hun sende en kopi af den lønseddel, hvor beregningen af feriepenge fremgår. Det står normalt på den sidste lønseddel fra den tidligere arbejdsgiver. Det er kun de feriepenge, der er beregnet for 2013, vi kan se bort fra i den uoplyste indkomst. Øvrige års feriepenge indgår fortsat i den uoplyste indkomst. Hvis feriepengene er beregnet i den periode, hvor borgeren har fået boligstøtte, skal du undersøge, om borgeren har givet kommunen besked om dette. Hvis det fremgår af journalen, at borgeren har givet besked om feriepenge til kommunen, og kommunen ikke har behandlet oplysningerne korrekt, ser vi bort fra det fulde feriepengebeløb. Borgeren har opfyldt sin oplysningspligt og modtaget boligstøtten i god tro. Se artikel 1929 om administrative fejl. Hvis det ikke fremgår af journalen, at borgeren har givet kommunen besked, skal du indhente dokumenter fra kommunen. Øvrige ferieforhold Særlig feriegodtgørelse og 6. ferieuge som udbetales omkring maj måned i boligstøtteåret indgår i den uoplyste indkomst, hvis borgeren ikke har givet besked om udbetalingen.

10 Boligstøtte, Efterregulering

11 1916 Efterregulering: Top ti spørgsmål og svar Her er, hvad borgerne oftest spørger om, når de har fået et brev om, at de skal betale boligstøtte tilbage for Spørgsmål Svar Hvorfor skal jeg betale boligstøtte tilbage? De typiske årsager til, at du skal betale boligstøtte tilbage for året før er, at: du har skiftet job/er stoppet med at arbejde, og ikke har fortalt kommunen/ Udbetaling Danmark, at du har fået dine feriepenge opgjort (Løsning: Kontroller om feriepengenene er korrekt registreret. Feriepenge optjent i 2013 bliver først udbetalt i 2014, og skal derfor ikke indgå i den uoplyste indkomst for 2013, men sættes ind som korrektionsbeløb). du har fået udbetalt 6. ferieuge og ikke har fortalt det til kommunen/ Udbetaling Danmark. du har fået udbetalt særlig feriegodtgørelse og ikke har fortalt det til kommunen/ Udbetaling Danmark. du har fået løn, bonus, kapitalindkomst (fx renteindtægter), aktieudbytte, børns indkomster mv. og glemt at fortælle det til kommunen/udbetaling Danmark. du har ikke fået boligstøtte hele året og har stået med for lav indkomst i en periode, hvor der ikke er udbetalt boligstøtte (Løsning: Kan omberegnes i L med de faktiske indkomster fra E- indkomst). du er gået fra forudbetalt løn til bagudbetalt førtids-/folkepension (Løsning: Korriger i L for den måneds ekstra pension, der er udbetalt). du har oplyst om uvæsentlige indtægtsstigninger i løbet af sidste år, der ikke har ført til en omregning af boligstøtten i boligstøtteåret (Løsning: kan ses i L stigning/fald + uoplyst indkomst = udsving).

12 Jeg har kontaktet min kommune og/eller Udbetaling Danmark flere gange. Hvorfor får jeg så en regning? Mit barn har aldrig underskrevet en erklæring om solidarisk hæftelse. Hvorfor får han/hun så et brev? Jeg har ikke tjent så meget, som der står i brevet, hvorfor skal jeg så betale tilbage? Det kan være, fordi du har: oplyst om mindre indkomststigninger, som ikke har været høj nok til, at din boligstøtte er blevet beregnet om i løbet af året givet oplysningen om indkomststigning til en anden afdeling i kommunen/ Udbetaling Danmark. (Vurder, om vi skal indhente sagsakter fra kommunen). Erklæringen om solidarisk hæftelse bliver automatisk sendt ud, når barnet bliver 18 år. (Kontroller i KMD sag om der ligger en underskrevet hæftelseserklæring. Hvis ikke skal erklæringen indhentes fra kommunen). Vi har fået oplysningerne om indkomst fra SKAT. Du/I kan selv kontrollere om oplysningerne i brevet passer med oplysningerne på din/jeres årsopgørelse. Hvorfor er mit barns indkomst med i beregningen, når han/hun har frikort? Vi har fået flere breve med krav, Skal alle kravene betales? Dit barns indkomst indgår i beregningen af boligstøtten, uanset om barnet har frikort. Hvis barnet er under 18 år, trækker vi kr. (boligydelse) / kr. (boligsikring) fra i barnets indkomst, inden vi beregner boligstøtten (2013-tal). Hvis du har fået mere end et krav, kan det skyldes: at du har boet i to forskellige kommuner i 2013 og modtaget boligstøtte i begge kommuner. I de tilfælde skal begge krav betales. at du bor/har boet sammen med andre over 18 år. De hæfter solidarisk for tilbagebetalingskravet. Du skal som boligstøttemodtager betale det beløb tilbage, som står i brevet, vi har sendt til dig. at du har fået tilkendt førtidspension eller folkepension i Boligstøtte, Efterregulering

13 1917 Efterregulering: Fejl i årsopgørelsen Hvis borgeren ringer og oplyser, at der må være fejl i årsopgørelsen, skal borgeren selv kontrollere sine oplysninger på årsopgørelsen. Borgeren kan læse mere om tilbagebetaling af boligstøtte på Borgeren skal: kontrollere om oplysningerne fra arbejdsgiveren stemmer overens med lønsedlerne. Han/hun kan se oplysningerne fra arbejdsgiveren i skattemappen kontakte arbejdsgiveren, hvis arbejdsgiveren har indberettet forkert oplysninger kontrollere oplysninger om indberettet kapitalindkomst fra hans/hendes pengeinstitut. Det er arbejdsgiveren, der skal rette eventuelle fejl hos SKAT. Når oplysningerne er indberettet, får borgeren en ny årsopgørelse. Vi får automatisk besked om den nye årsopgørelse og sender et brev til borgeren med den nye beregning. Indtil vi har fået en ny årsopgørelse, fastholder vi kravet. Der er ikke mulighed for, at borgeren kan få henstand. Boligstøtte, Efterregulering

14 1918 Efterregulering: Beregning af klagefrist Beregning af klagefrist Alle breve om efterregulering er dateret den og bliver sendt til borgeren efter følgende plan: Papirbreve bliver sendt den med B-post Digital post bliver afleveret i e-boks den Det betyder, at klagefristen skal regnes fra den for breve sendt med almindelig post og fra den for breve leveret i e-boks. OBS! Vi kan ikke afvise at modtage en klage på grund af overskridelse af klagefristen.

15 1922 Efterregulering: Individuel brevtekst til at indsætte i systembreve Emne Hvornår skal teksten bruges Individuel brevtekst til at indsætte under Individuel brevtekst til regningskrav Ny beregning krav uændret Klagesag delvis medhold Når vi genberegner en sag om efterregulering og fastholder vores krav om tilbagebetaling. Klagesag, hvor vi nedsætter borgerens krav. Vi har fået nye oplysninger og har lavet en ny beregning. Oplysningerne ændrer ikke på, hvor meget du skal betale tilbage. Vi har behandlet din klage og lavet en ny beregning af, hvor meget du skal betale tilbage. Vi giver dig delvis medhold i din klage. Du skal derfor betale et mindre beløb tilbage. Henvendelse delvis medhold Henvendelse, hvor vi nedsætter borgerens krav. Du har kontaktet os, fordi du skal betale boligstøtte for 2013 tilbage. Vi har lavet en ny beregning, der viser, at du skal betale et mindre beløb. Når du skriver den manuelle tekst, skal du selv taste den i L350. Du kan IKKE kopiere teksten direkte ind i brevene, uden at layoutet skrider.

16 1924 Efterregulering: Behandling af klagesager Nøglepersoner i hvert center skal behandle klager over efterreguleringskrav. Denne artikel beskriver opgavefordelingen mellem klagegruppen i Hillerød og udpegede kunderådgivere i centrene. Visitering af efterreguleringsklager Klagegruppen visiterer efterreguleringsklager, der er kommet ind som Klage eller Klage Øvrige, over til arbejdspakken: Klage- efterregulering. Udpegede klagerådgivere opretter klagesag i KMD Sag. Klagegruppen har samme opgave i forhold til at visitere klager, der kommer ind på mail. Behandling af klager fra arbejdspakken "Klage - efterregulering" Udpegede klagerådgivere udsøger efterreguleringsklagerne fra arbejdspakken Klage - efterregulering og sørger for, at klagerne bliver fordelt og behandlet ud fra centrets sædvanlige CPR-nummer fordeling. Klagerne deles ud til behandling hos de kunderådgivere, der sidder med efterreguleringsklager. Klager over efterregulering skal behandles færdige i centrene. Det betyder, at de selv indhenter eventuelt supplerende oplysninger, opretter adviser og følger op på, om disse er modtaget. Beregning af klagefrister. Se artikel 1918 Centrene sørger for at oprette rykkerspær til Opkrævningen, så snart sagen modtages. Ved medhold eller delvist medhold Efterreguleringssystemet danner selv en ny afgørelse med ny klagefrist. Se individuelle brevtekster i artikel Ved delvist medhold oprettes advis [Centernavn] - efterregulering afventer delvist medhold med prioritet lav og afdeling bolig-back med en opfølgningsfrist, som ligger en uge efter udløbet af den nye klagefrist. Hvis borgeren ikke har henvendt sig ved klagefristens udløb ændres rykkerspær Der oprettes advis til Opkrævningen. Adviset skal have overskriften Klage rykkerspær slettes og klagesagen afsluttes. Hvis borgeren fastholder sin klage, pakkes og sendes klagen til Ankestyrelsen (se nedenfor) og rykkerspærret til Opkrævningen opretholdes. Ved fastholdelse af efterreguleringen, skal kunderådgiveren gøre følgende: Send fastholdelsesbrev ( efterregulering, klage, afgørelse fastholdes) til borgeren med kort begrundelse for fastholdelse af kravet Udfyld genvurderingsskema til Ankestyrelsen ( )

17 Pak med fastholdelsesbrev, genvurderingsskema samt øvrige relevante journaler og dokumenter, herunder klage og afgørelse (se vejledning) Send en til udpeget kunderådgiver i dit center og skriv Efterregulering - cpr. nr. - til Ankestyrelsen". Instruks: Vejledning pakke sag til klagegruppen.docx. Klagesag til Ankestyrelsen Centrene sørger selv for at sagen bliver sendt til Ankestyrelsen, at kravet bliver sat i bero i Opkrævningen, og at klage bliver registreret i ATP-BI. De sørger også for at indhente dokumentation fra borgeren ( ) og/eller sikker mail til kommunen (HUSK CPR-nummer på borgeren i mailen). Praktiske spørgsmål Nøglepersonerne kan kontakte klagegruppen, hvis de har spørgsmål om opgavefordelingen og praktiske spørgsmål. Klagegruppen består af: Anne Dorte Kristensen (AKI) Annette K Hansen (AKH) Susanne Niss Pedersen (SNP) Juridiske spørgsmål: Merete Lindqvist (MKL) Efterregulering behandling af klager

18 1929 Efterregulering: Administrative fejl Hvad er en administrativ fejl? En administrativ fejl er en fejl i sagsbehandlingen, der betyder, at boligstøtten er beregnet forkert. Hvad skal du gøre, hvis der er fejl i en efterreguleringssag? Hvis der er sket en fejl i sagsbehandlingen af boligstøttesagen tilbage i 2013, skal vi vurdere, om borgeren har modtaget boligstøtten uberettiget og mod bedre vidende (god/ond tro). Hvis borgeren fx har kunne se af bevillingsbrevet, at der er sket en fejl i beregningen, så skal borgeren betale boligstøtten tilbage. Eksempler, hvor vi fastholder kravet: 14 dages løn er blevet indkodet som en månedsløn Engangsbeløb så som bonus, overarbejdsbetaling, fratrædelsesgodtgørelse, særlig feriegodtgørelse, honorarer, B-indkomst osv. er indkodet forkert. Skal indgå i beregningen og dermed den uoplyste indkomst. Eksempler, hvor borgeren ikke skal betale tilbage: Borgeren har givet besked om feriepenge. Kommunen/Udbetaling Danmark har ikke behandlet oplysningen korrekt. Vi skal i den uoplyste indkomst se bort fra beløb, som er optjent i 2013, men først kan hæves i Borger har ikke givet besked om feriepenge. Vi skal indhente dokumentation for beregningen. Vi skal i den uoplyste indkomst se bort fra beløb, som er optjent i 2013, men først kan hæves i Overgang fra forudbetalt ydelse til bagudbetalt førtidspension/folkepension (udbetaling af én måneds ekstra pension). Vi ser bort fra beløbet i den uoplyste indkomst. Administrative fejl skal afskrives uden for refusionsordningen. Hvis for meget udbetalt boligstøtte ikke kan opkræves hos ansøger på grund af en administrativ fejl, afskriver vi beløbet uden for refusionsordningen. Instruks: Håndtering af annullering af krav i Opkrævning Hvem kan godkende administrative fejl? Følgende nøglepersoner er udpeget til at godkende administrative fejl: Center Frederikshavn Holstebro Nøglepersoner Jytte Neldeberg (JNG) Palle S. Tellefsen (PST) Susanne Niss Petersen (SNP)

19 Haderslev Laila Sørensen (LSE) Betty Erna Gustavsen (BEG) Pia Kryger Fogh (PKF) Ole Raun-Petersen (OA) Vordingborg Hillerød Lene Mikkelsen (LMI) Trine Larsen (TEL) Liselotte Kruse Juhl (LJU) Asger Olesen (AOL) Anne Carina Bressendorff (ACB) Lone Werner (LWR) Nobiale Barkaji (NB) Sebastian Kreibke (SEK)

20 1933 Efterregulering: Når en solidarisk hæfter giver nye oplysninger Den borger, der har søgt om og modtaget boligstøtte, kan oplyse om alle forhold, der har betydning for efterreguleringen. Det gælder både oplysninger, der handler om ansøger selv og andre personer i boligen. Ringer en solidarisk hæfter med nye oplysninger, vil vores behandling afhænge af, om de handler om den solidariske hæfter selv eller fx modtageren af boligstøtte. Når en solidarisk hæfter ringer med nye oplysninger til en efterreguleringssag, skal du skelne mellem om han/hun giver: oplysninger om egne forhold: Noter oplysningerne på sagen og lav ny beregning. oplysninger om øvrige personers forhold: Hvis oplysningerne betyder, at vi kan nedsætte eller se bort fra kravet, noterer vi oplysningerne på sagen og laver en ny beregning. Hvis oplysningerne betyder, at boligstøttemodtager har fået udbetalt for meget boligstøtte i 2014, skal vi partshøre boligstøttemodtager, inden vi laver ny beregning. o o o Noter oplysningerne på sagen. Ring til ansøger eller send en skriftlig partshøring. Lav ny beregning, når ansøger vender tilbage, eller når partshøringsfristen udløber. Boligstøtte -> Efterregulering