Vejledning til brug af Min OK for erhvervskunder

Transkript

1 Vejledning til brug af Min OK for erhvervskunder

2 Indholdsfortegnelse Hvad er Min OK?... 3 Log ind på Min OK... 4 Login med Login med Nøglefil (erhverv)... 4 Jeg kan ikke huske, hvilken -adresse vi har registreret... 4 Min OK forsiden... 5 Kontooversigt og genveje... 5 Menu og skift af firma... 5 Min OK Mine konti - Kontobevægelser... 6 Min OK Mine konti - Kontoindstillinger... 7 Min OK Mine konti Kontoindstillinger - Oliekonto... 8 Min OK Mine konti Elforbrug... 9 Min OK Kørsel (kilometerregnskab)...10 Min OK Kort...11 Min OK Kort Kortindstillinger...12 Min OK Kort Kortindstillinger Kilometerindtastning...13 Indtastning af kilometer og vognnr. ved tankning...13 Min OK Kort Kortindstillinger Stationsbegrænsninger...14 Min OK Kort Kortindstillinger Tidsbegrænsning...15 Min OK Kort Kortindstillinger Tankningsbegrænsning...16 Min OK Kort Korttekster...17 Min OK Kort -kvittering...18 Min OK Kort Bestil ekstra kort...19 Min OK Kort Skift pinkode...20 Min OK Kort Spær eller lås kort...21 Min OK Kort Åbn låste kort...22 Min OK Hjælp...23 Min OK Kontakt...24 Min OK Profil Min profil...25 Generelt om profilsiden...25 Min Profil...25 Min OK Profil Kundeoplysninger...26 Kundeoplysninger (kun for administratorer)...26 Min OK Profil Rettigheder...27 Rettigheder (kun for administratorer)...27 Administrer rettigheder for eksisterende bruger...27 Min OK Profil Rettigheder Tilføj ny bruger

3 Hvad er Min OK? Min OK er et selvbetjeningsværktøj, hvor du kan få overblikket over dit engagement hos OK. Min OK virker både på en almindelig computer, en tablet og en mobiltelefon. Nogle funktioner på Min OK kræver specielle rettigheder. Kontakt eventuelt administratoren for Min OK hos din virksomhed for at få tildelt specielle rettigheder. Min OK bliver løbende videreudviklet. Har du forslag til nye funktioner, er du velkommen til at kontakte os på telefon

4 Log ind på Min OK Login med Du kan vælge at logge ind med din -adresse og adgangskode, hvis du allerede er oprettet som bruger på Min OK. Hvis du har glemt din adgangskode, kan du vælge at få tilsendt en ny via knappen Glemt adgangskode. Login med Nøglefil (erhverv) Du kan også vælge at logge ind med nøglefil det der før hed Digital Signatur. Jeg kan ikke huske, hvilken -adresse vi har registreret Hvis din virksomhed ikke har været logget på Min OK, siden vi gik over til login med -adresse (februar 2015), og du ikke kan huske, hvilken -adresse I har registreret hos OK, så kan du vælge Log ind med kontonummer. Her kan du indtaste kontonummer og adgangskode, og så kan du logge ind på Min OK. Når du er logget ind, skal du oplyse din -adresse, så du næste gang nemt kan logge ind med din -adresse og adgangskode. 4

5 Min OK forsiden Kontooversigt og genveje På forsiden af Min OK får du en oversigt over dine konti og den aktuelle saldo (beløb til betaling). Vi har også samlet en række genveje til de mest brugte funktioner på Min OK, som du kan klikke på. Bemærk at dine genveje afhænger af, hvilke funktioner og services, der er tilgængelige på dine konti. Menu og skift af firma Menuen øverst giver dig nem adgang til alle funktionerne på Min OK. Du kan også skifte mellem firmaer, hvis du har adgang til flere firmaers konti på Min OK. 5

6 Min OK Mine konti - Kontobevægelser På kontobevægelser kan du se køb, tankninger, olieleveringer, fakturaer, kreditnotaer, indbetalinger osv. altså alle posteringer på dine konti hos OK. Du kan vælge at se posteringerne på en bestemt konto eller alle konti, og vælger du en konto med OK-kort, kan du se tankninger på alle kort eller vælge et bestemt kort. Har du brug for kun at se dine køb, kan du markere, så du ikke ser fakturaer og indbetalinger. Du kan bruge periodevælgeren til at tilpasse visningen til dit behov. Der er også mulighed for at gemme posteringerne i Excel, så du selv kan arbejde med dem. 6

7 Min OK Mine konti - Kontoindstillinger Du har mulighed for selv at navngive dine konti, så det er nemt for dig at kende forskel på dem. Navngiver du ikke selv dine konti, vil de blive vist med kontonumre. Du kan se din betalingsform og betalingsbetingelser for den enkelte konto. Er du ikke tilmeldt LeverandørService, har du mulighed for at gøre det. Har du et OK Benzinkort eller OK Erhvervskort og støtter en klub eller forening, har du mulighed for at ændre dit valg, hvis du vil støtte en anden klub eller forening. 7

8 Min OK Mine konti Kontoindstillinger - Oliekonto Hvis kontoen er oliekonto, vil du kunne se dine leveringsadresser tilknyttet kontoen. 8

9 Min OK Mine konti Elforbrug Hvis du er elkunde hos OK, kan du bl.a. se dit elforbrug ved at logge ind på elselskabernes fælles dataregister, som du har adgang til via Min OK. Du får nemmest adgang til dit elforbrug, hvis du logger ind på Min OK med NemID. Er du ikke logget ind med NemID på Min OK, skal du gøre det, når du logger ind på dataregistret. Dataregistret varetages af energinet.dk, som er den offentlige instans, der bl.a. har ansvaret for elforsyningen i Danmark. Første gang du logger ind på dataregistret hos energinet.dk, skal du tilknytte din elmåler med målepunktid og webadgangskode, som du får vist lige inden, du logger ind. 9

10 Min OK Kørsel (kilometerregnskab) Er du tilmeldt kilometerregnskab på dine OK Truck Diesel-kort eller OK Erhvervskort, kan du selv holde øje med kilometerregnskabet på Min OK. Du kan tilpasse din visning ved at søge efter et bestemt kort eller vælge en konto eller en bestemt korttype. Visningen grupperes efter kortnr., men hvis du bruger indtastning af vognnr. eller navn ved tankning, kan du også ændre grupperingen til det. Du vælger også selv, hvilken periode du vil have vist, så du kun ser de tankninger, der er relevante for dig. Der er også mulighed for at gemme kilometerregnskabet i Excel, så du selv kan arbejde med dem. 10

11 Min OK Kort Administration af OK-kort På Min OK kan du administrere alle dine OK-kort nemt og enkelt. Du får vist genveje til de funktioner, som hører til de korttyper, du har. Hvilke genveje du kan se, afhænger af, hvilke rettigheder du har. For OK Truck Diesel-kort kan du administrere forskellige kortindstillinger, bl.a. hvornår og hvor meget der må tankes på et kort, hvor der må tankes og tilmelding til kilometerregnskab. Tilmelding til kilometerregnskab gælder også for OK Erhvervskort. For alle korttyper kan du ændre korttekster, redigere tilmelding til -kvittering ved tankning, bestille ekstra kort, spærre kort og skifte pinkode (pinkode kan dog ikke ændres på OK DKV-kort). Har du OK Truck Diesel-kort, kan du også låse kort og genåbne låste kort. 11

12 Min OK Kort Kortindstillinger Her har du mulighed for at administrere jeres OK-kort. Det er muligt at administrere: Krav om indtastning af kilometer og vognnummer/navn ved tankning Stationsbegrænsning for tankning Tidsbegrænsning for tankning Tankningsbegrænsning (liter, tankninger og pinkodeforsøg) Direkte på siden kan du administrere, hvor mange liter der maksimalt må tankes pr. tankning, pr. døgn, pr. uge og pr. måned. Du kan vælge flere kort ad gangen ude til højre, hvis du vil rette flere kort samtidig. Du kan også vælge nogle kort og administrere dem via knapperne over kortlisten (markeret med grønt). Øverst har du mulighed for at søge et bestemt kort frem ved f.eks. at søge på de sidste fire cifre i kortnummeret eller teksten på kortet. Du kan også vælge kun at se kort på en specifik konto og vælge at se kort, der har bestemte kortindstillinger i listen Vis alle kort. Bemærk, at man kun kan ændre de nævnte kortindstillinger direkte på siden for OK Truck Diesel-kort. I bunden af siden kan du gå til flere sider for at se flere kort. 12

13 Min OK Kort Kortindstillinger Kilometerindtastning Indtastning af kilometer og vognnr. ved tankning Når du har valgt et eller flere kort og trykker på Kilometerindtastning, får du en boks frem, hvor du kan vælge, om de valgte kort skal være tilmeldt indtastning af kilometer og vognnr./navn ved tankning. De indstillinger, du vælger at gemme, komme til at gælde for alle de valgte kort. For OK Truck Diesel-kort skal kilometerstand og vognnr. indtastes ved kortautomaten, inden der kan tankes. For OK Erhvervskort indtastes kilometerstand og vognnr./navn i OK s app, inden der kan tankes. OK s betalingsapp findes til iphone og Android. 13

14 Min OK Kort Kortindstillinger Stationsbegrænsninger Når du har valgt et eller flere kort og trykker Stationsbegrænsning, får du en boks frem, hvor du kan vælge, hvilke stationer de valgte kort må tanke på. Hvis du ikke har valgt nogen stationer, må de valgte kort tanke på alle stationer. Tryk på + for at folde landsdelene ud og se stationer herunder. Bemærk, at de indstillinger, du gemmer, vil gælde for alle de valgte kort. Du kan kun bruge denne funktion, hvis du har OK Truck Diesel-kort. 14

15 Min OK Kort Kortindstillinger Tidsbegrænsning Når du har valgt et eller flere kort og trykker Tidsbegrænsning, får du en boks frem, hvor du kan vælge, i hvilke tidsrum der må tankes på de valgte kort. For hver ugedag kan du vælge, om der må tankes på kortet ved at vælge Til under status og angive et tidsrum. Må kortet ikke tanke, skal du vælge Fra under status på den pågældende dag. Bemærk, at de indstillinger, du gemmer, vil gælde for alle de valgte kort. Du kan kun bruge denne funktion, hvis du har OK Truck Diesel-kort. 15

16 Min OK Kort Kortindstillinger Tankningsbegrænsning Når du har valgt et eller flere kort og trykker Tankningsbegrænsning, får du en boks frem, hvor du kan vælge, hvor mange liter der må tankes bl.a. pr. tankning eller dag, hvor mange gange der må tankes pr. døgn, og hvor mange gange pinkoden må tastes forkert før kortet blive spærret. Indtaster du ikke noget i et felt, vil der ingen begrænsning være. Bemærk, at de indstillinger, du gemmer, vil gælde for alle de valgte kort. Du kan kun bruge denne funktion, hvis du har OK Truck Diesel-kort. 16

17 Min OK Kort Korttekster Du kan rette, tilføje eller slette korttekster til dine OK-kort. Bemærk, at vi ikke automatisk sender et nyt fysisk kort, når du ændrer en korttekst. Hvis du efter at have ændret en korttekst på et kort, bestiller et erstatningskort, vil erstatningskortet få den opdaterede korttekst. Øverst har du mulighed for at søge kort frem ved at indtaste de sidste fire cifre i kortnummeret eller teksten på kortet. Du kan også vælge kun at se kort på en bestemt konto. Du kan ændre korttekster på alle kort på nær OK DKV-kort. 17

18 Min OK Kort -kvittering Du har mulighed for at tilmelde dig -kvittering, så du modtager en efter hver tankning på de valgte kort. Når du har valgt de ønskede kort, kan du enten tilmelde dem, redigere tilmeldingen eller afmelde tilmeldingen. Når du trykker på en af de tre knapper (markeret med grønt herover), kommer der en boks frem, hvor du enten kan indtaste/redigere den -adresse, som skal modtage kvitteringen eller vælge at afmelde dig kvittering via . Øverst har du mulighed for at søge kort frem ved at indtaste de sidste fire cifre i kortnummeret eller teksten på kortet. Du kan også vælge kun at se kort på en specifik konto og vælge at se kort, der har bestemte kortindstillinger i listen Vis alle kort. Du kan tilmelde -kvittering på alle typer kort. 18

19 Min OK Kort Bestil ekstra kort Du kan bestille op til to ekstra kort af samme type, som du allerede har i forvejen. Dvs. har du allerede OK Erhvervskort og OK Truck Diesel-kort, vil det også være de to korttyper, du kan bestille ekstra af. Du skal vælge en pinkode, og så kan du skrive op til to korttekster pr. kort. Bestiller du et OK Truck Diesel-kort, kan du sætte begrænsning på, hvor meget der kan tankes f.eks. pr. tankning og pr. dag. Bestiller du enten OK Truck Diesel-kort eller OK Erhvervskort, kan du tilmelde kortene kilometerregnskab. Du har mulighed for at vælge, hvilken adresse kortene skal sendes til. 19

20 Min OK Kort Skift pinkode Du kan skifte pinkode på dine kort ved at indtaste den nye pinkode to gange. Ændringen sker med det samme. Øverst har du mulighed for at søge kort frem ved at indtaste de sidste fire cifre i kortnummeret eller teksten på kortet. Du kan også vælge kun at se kort på en bestemt konto. Du kan ændre pinkode på alle typer kort undtagen OK DKV-kort. 20

21 Min OK Kort Spær eller lås kort Du kan vælge at låse et OK Truck Diesel-kort, hvilket betyder, at kortet bliver låst for tankning, så der ikke kan tankes på det. Et låst kort kan du selv åbne igen på Min OK. Du kan for alle korttyper vælge at spærre et kort. Spærrer du et kort, kan det ikke tankes på og kan ikke åbnes igen. Et spærret kort bliver fjernet fra kortoversigten. Når du spærrer et kort, kan du vælge at bestille et erstatningskort. Angiv årsagen til, at du spærrer kortet, så vi efterfølgende kan se, om kortet f.eks. er blevet stjålet. Der kan ikke bestilles erstatningskort for OK DKV-kort. Øverst har du mulighed for at søge kort frem ved at indtaste de sidste fire cifre i kortnummeret eller teksten på kortet. Du kan også vælge kun at se kort på en bestemt konto. 21

22 Min OK Kort Åbn låste kort Du kan åbne de kort, du tidligere har låst ved at markere dem og benytte den blå knap i bunden. Kortene vil blive åbnet med det samme. Øverst har du mulighed for at søge kort frem ved at indtaste de sidste fire cifre i kortnummeret eller teksten på kortet. Du kan også vælge kun at se kort på en bestemt konto. Det er kun OK Truck Diesel-kort, der kan låses og åbnes. 22

23 Min OK Hjælp Du har mulighed for at finde svar på de mest stillede spørgsmål under Hjælp i menuen. Hvis du ikke finder den hjælp, du søger, hører vi meget fra dig, så vi kan hjælpe dig og samtidig forbedre vores online hjælpesektion på Min OK. 23

24 Min OK Kontakt Under Kontakt har du mulighed for at kontakte os, hvis du har spørgsmål til Min OK. Vi hører meget gerne fra dig. 24

25 Min OK Profil Min profil Generelt om profilsiden Hvis du er administrator på virksomhedens konto på Min OK, vil du se tre faneblade øverst (blå). Hvis du ikke er administrator, vil du se fanebladet Min profil. Min Profil Under Min profil kan du redigere dit navn og din -adresse og skifte adgangskode til Min OK. Bemærk, at oplysningerne hører til din personlige brugerprofil på Min OK og ikke virksomhedens oplysninger. 25

26 Min OK Profil Kundeoplysninger Kundeoplysninger (kun for administratorer) Under Kundeoplysninger finder du virksomhedens informationer som f.eks. adresse, -adresse og telefonnummer. Adressen kan ikke ændres online, den får vi automatisk besked om gennem et centralt register. Du kan ændre -adressen og telefonnummeret. 26

27 Min OK Profil Rettigheder Rettigheder (kun for administratorer) Under Rettigheder kan du administrere, hvilke brugere der har hvilke rettigheder på Min OK. Du kan både tilføje og fjerne brugere, og du kan tilføje og fjerne administratorer. Hvis du tilføjer en administrator, vil vedkommende få rettigheder til alle funktioner, ligesom du selv har. Administrer rettigheder for eksisterende bruger Ved at vælge en bruger/administrator øverst, kan du nederst se, hvilke rettigheder den valgte bruger har. Det er også her, du kan ændre rettigheder og gemme på den røde knap. Vil du tilføje en ny bruger og tildele rettigheder, klikker du på Tilføj ny bruger. 27

28 Min OK Profil Rettigheder Tilføj ny bruger Når du tilføjer en ny bruger, skal du indtaste brugerens navn og -adresse. Du kan vælge, om den nye bruger skal have de samme rettigheder som en eksisterende bruger, eller du kan til- og fravælge individuelle rettigheder nederst. Når du tildeler individuelle rettigheder, vælger du nederst, hvilke funktioner og konti, brugeren skal have adgang til. Bemærk, at de rettigheder, du vælger, gælder for alle de konti, som brugeren får adgang til. Du kan altid redigere rettighederne efterfølgende. Giver du en bruger administratoradgang, får brugeren rettigheder til alle funktioner, ligesom du selv har. Når du har tilføjet en bruger, får den nye bruger en med information om, hvordan man logger ind på Min OK. 28