LUT. Lederuddannelse og træning. Kaizenlederens vejledning. DI-version

Transkript

1 DI-version LUT Lederuddannelse og træning Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 1 af 13

2 Instruktion til kaizenleder Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder. Brugerlicensen giver virksomheden ret til at: kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at: sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 2 af 13

3 Indhold Instruktion til kaizenleder... 2 Rettigheder... 2 Indhold... 3 Undervisningsmateriale Forberedelse Undervisning Udførelse Opfølgning Diplomer... 4 Adobe-fil med præsentation... 5 Oversigt over en præsentation i Adobe... 5 Kaizenevent... 5 Specielle forhold vedrørende LUT... 6 Formål med LUT... 6 Målet for en LUT-kaizenevent... 6 Krav til kaizenlederen... 6 Krav til deltageren... 6 Tips til LUT... 6 Rammer for LUT-kaizenevent... 6 Opfølgning på LUT-kaizenevent... 7 Tidsplan for to dage... 8 Krav til forankring... 9 Kaizenevent - generelt Kaizenlederens opgaver Varighed Information til interessenter Indkaldelse til kaizenevent Deltagere i kaizenevent Accept, læring og forankring Kaizenkultur Forberedelse Undervisning - deltagerne og deres forventninger Undervisning - P-plads Indsamling af information Planlagte opgaver Afrapportering Evaluering Tjekliste - kaizenevent Tjekliste - LUT Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 3 af 13

4 Undervisningsmateriale 1 Forberedelse LUT Lederuddannelse og træning LUT - Kaizenevent indkaldelse - Word - fremsendes LUT - - Adobe - udskrives LUT - Ledelsens vejledning - Adobe - udskrives 2 Undervisning LUT - Evaluering træning for udvikling - Adobe - udskrives LUT - Noter deltager - Adobe - udskrives LUT - Noter underviser - Adobe - udskrives LUT - Præsentation - Adobe - præsentationen LUT - Øvelse - 5 x Hvorfor - Adobe - udskrives LUT - Øvelse - 5 x Hvorfor - Undersøgelse 1 - Adobe - udskrives LUT - Øvelse - 5 x Hvorfor - Undersøgelse 2 - Adobe - udskrives 5 x Hvorfor - Analyseskema - Adobe - udskrives 5 x Hvorfor Analyseskema - Eksempel - Adobe - udskrives Kaizenrapport - Eksempel - Adobe - udskrives 3 Udførelse VSM-p - Øvelse - Lastbilfabrikken - Adobe - udskrives VSM-a - Øvelse - Keramex - Adobe - udskrives VSM-s - Øvelse - DK Auto - Adobe - udskrives VSM-t - Øvelse - Pakkenet - Adobe - udskrives LUT - Evaluering træning for udvikling - Adobe - udskrives LUT - Træning - DK Auto - Adobe - udskrives LUT - Træning - Keramex - Adobe - udskrives LUT - Træning - Lastbilfabrikken - Adobe - udskrives LUT - Træning - Pakkenet - Adobe - udskrives 5 x Hvorfor - Analyseskema - Word - udskrives 4 Opfølgning Kaizenrapport - Power Point Løbende forbedringer - Excel-skema - udskrives LUT - LUT evaluering - Excel-skema - udskrives LUT - Plan for træning - Excel-skema - udskrives 5 Diplomer For alle diplomer opdateres side 1 med data for virksomheden og udskrives LUT - Diplom for deltagelse i kaizenevent - Power Point LUT - Diplom for kaizenleder - Power Point LUT - Diplom for kaizenspecialist - Power Point LUT - Diplom for træner i problemløsning - Power Point LUT - Evalueringsskema - Excel Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 4 af 13

5 Adobe-fil med præsentation Ved undervisningen anvendes en Adobe-fil med præsentationen til undervisningen. Når filen er læst ind i Adobe Reader, kan den vises i fuldt format, som andre præsentationsprogrammer viser et slide show. Visning i fuldt format: Ctrl + l (lille L) Stop visning i fuldt format: Esc Visning i fuldt format kan også startes fra menubjælken. Her vælges: View Full Screen Mode (engelsk version) Oversigt over en præsentation i Adobe En fil i Adobe kan udskrives, så der er flere sider vist på én side. Dette kan anvendes til at udskrive en oversigt over præsentationen. Ved udskrift vælges flere sider under sideopsætning. I billedet til højre er det markeret for en engelsk version. Antallet af slides på siden vælges efterfølgende. I det viste eksempel er valgt 2 x 3 sider med rækkefølgen horisontal og i formatet portrait (stående). Her vises en udskrift for 6 x 5 sider liggende: Kaizenevent Kaizen betyder en forandring til det bedre. I Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en generel forventning til, at alle bidrager, så i morgen kan blive en bedre dag end i går. Event betyder begivenhed. Kaizenevent er således en begivenhed, hvor en gruppe mennesker arbejder sammen i en kort periode for at skabe en forbedring. Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 5 af 13

6 Specielle forhold vedrørende LUT LUT Lederuddannelse og træning Formål med LUT Ledelsen og ledere lærer at træne andre i at løse komplekse problemer med en ikke kendt årsag. Målet for en LUT-kaizenevent Deltagerne lærer, hvordan de kan træne andre i at løse komplekse problemer med en ikke kendt årsag. Krav til kaizenlederen Kaizenlederen skal beherske værktøjet LUT, og skal selv kunne løse problemer med en ikke kendt årsag efter den videnskabelige metode. Den videnskabelige metode er introduceret med værktøjet for problemløsning. Krav til deltageren Deltagerne i kaizeneventen skal have bestået evalueringen efter kaizeneventen i problemløsning. Deltagerne i kaizeneventen skal selv kunne løse problemer med en ikke kendt årsag efter den videnskabelige metode. De skal have løst flere problemer, så de er trænet i problemløsning efter den videnskabelige metode. Deltagerne skal ved regelmæssig løsning af problemer vise, at de selv følger principperne for den videnskabelige metode, når de løser problemer. De skal også dele deres viden om løsningen med en kaizenrapport samt om den metode, der førte til løsningen gennem det etablerede netværk for videndeling for løsninger af problemer. Tips til LUT Hvis nogle af deltagerne er bekendt med nogle simple problemer med en ikke kendt årsag, kan disse problemer anvendes ved øvelserne i kaizeneventen. Som opfølgning på kaizeneventen kan der efter den fælles evaluering af træningen, foretages en evaluering af de kaizenrapporter, der er afleveret af dem, som er blevet trænet. Resultatet af denne evaluering kan anvendes til at tilpasse opfølgningen, så kommende deltagere bliver bedre til at træne andre i at løse problemer. Ledelsen bør afklare, i hvilket omfang medarbejderne skal have mulighed for at løse problemer, da de har de bedste forudsætninger for at løse problemer vedrørende de anvendte metoder. Rammer for LUT-kaizenevent Kaizeneventen for LUT er et træningsforløb. Deltagerne lærer, hvordan de kan træne andre i at løse komplekse problemer. Der bør være en klar arbejdsdeling, når personer løser problemer alene, fordi de naturligt løser problemer inden for deres kompetence- og ansvarsområde. Det betyder, at: Medarbejdere løser problemer med metoder Ledere løser problemer med processer i afdelingen Chefer løser problemer med overordnede processer i enheden Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 6 af 13

7 Effekten af at fjerne et problem stiger med problemets kvantitative omfang. En løsning af et problem på chefens niveau har ofte en større effekt end en løsning for en proces i en afdeling. Et tilsvarende forhold gør sig gældende for en løsning for en proces og for en metode. Effekten fra problemer løst af medarbejdere og ledere kan forøges ved at dele løsningen med andre brugere af de samme processer og metoder. Ledelsen skal derfor sikre, at den deling af viden, der blev etableret med værktøjet for problemløsning, virker efter hensigten, og at den anvendes. Ved forbedringer for processer søges altid efter større gevinster, der relativt nemt kan omsættes i praksis, fordi det vedrører en stor del af medarbejderens tid. En forbedring af en metode medfører en forbedring på en meget lille del af medarbejdernes cyklustid, så selv om forbedringen er relativ stor, er det et lille bidrag. For at få realiseret dette bidrag samles det med andre tilsvarende bidrag ved de respektive processer. Effekten realiseres ved at opdatere cyklustiden for processerne og foretage en ny balancering. Øvelserne i forbindelse med denne kaizenevent kan gennemføres i to grupper, som løser hver sin opgave. Træningen udføres på tværs af grupperne. Efter denne kaizenevent er deltageren ikke færdig med at træne. De har stiftet bekendtskab med en metode, og de har prøvet metoden nogle gange. For at beherske metoden skal de træne den i praksis mange gange. I forbindelse med træningen under kaizeneventen bliver træner evalueret. Deltagerne prøver alle at give og modtage evaluering af et træningsforløb. De har derfor en fælles reference for at evaluere et forløb, som de kan anvende ved den fortsatte træning efter kaizeneventen. Kaizeneventen afsluttes med, at deltagerne aftaler det videre træningsforløb, hvor de aftaler gensidig træning og tilbagemelding. De får herved et struktureret træningsforløb, som hurtigt lærer dem at udføre træningen på en god og effektiv måde. De kan selv mærke på tilbagemeldingerne, når de behersker metoden. Herfra kan de selv arbejde videre med at give træning. Efter nogen tid bliver det en naturlig adfærd for dem, når de skal vejlede andre i løsning af problemer med en ikke kendt årsag. For at sikre at deltagerne træner som træner, er der en opfølgning på deres træningsaktiviteter efter kaizeneventen ved kaizenlederen. Kaizenspecialisten introducerer denne opfølgning sidst i undervisningen til denne kaizenevent. Kaizenlederen udleverer de relevante skemaer til deltagerne ved afslutningen af kaizeneventen og deltagerne aftaler den indbyrdes evaluering af træningen, så alle modtager og giver tre evalueringer. Deltagerne aftaler, hvor de vil finde de problemer, som de vil arbejde med under træningsforløbet. Kaizenlederen afstemmer sine forventninger for modtagelse af den ugentlige rapportering med deltagerne. Opfølgning på LUT-kaizenevent Kaizenlederen indkalder til et opfølgningsmøde fire måneder efter kaizeneventen. Kaizenlederen er mødeleder ved opfølgningsmødet. På dette møde evaluerer deltagerne deres individuelle træningsforløb. De udveksler erfaringer for de evalueringer, der er foretaget under dette forløb. Gruppen aftaler om træningsforløbet skal fortsætte og under hvilken form. Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 7 af 13

8 Hver deltager registrerer de aftalte og gennemførte evalueringer i sit eget opfølgningsskema. Deltagerne registrerer relevante bemærkninger i deres eget skema, som de ønsker at dele med de øvrige deltagere ved opfølgningsmødet. Bemærkningerne kan både være for rollen som træner og som observatør. Ved opfølgningsmødet deles erfaringer både som træner og observatør. Kaizenlederen foretager en ugentlig opdatering af deltagernes LUT evaluering. Opfylder en deltager målet for opfølgningen inden den angivne tidsfrist, udsteder kaizenlederen et diplom til deltageren for deltagerens aktive træning af elever i løsning af problemer med ikke kendt årsag. Deltagere som modtager et diplom ophører med den ugentlige rapportering. Diplomet er givet ud fra en kvantitativ evaluering. Det er ikke en evaluering af deltagerens kvalifikationer til at udføre træningen. Det er deltagernes leder, som afgør, om deltageren har opnået de ønskede kompetencer til at træne en elev i løsning af et problem med ikke kendt årsag. Kaizenlederens opgave vedrørende denne kaizenevent ophører, når alle aftalte LUT evalueringer er udført, og opfølgningsmødet er afholdt. Virksomheden beslutter, hvorledes resultatet af LUT evalueringerne skal håndteres. Tidsplan for to dage Dag 1 formiddag: Introduktion til kaizeneventen - ved kaizenlederen (Præsentationen side 1-7). Gennemgang af indkaldelsen til kaizeneventen - ved kaizenlederen. Undervisning i LUT - ved en kaizenspecialist i LUT. Introduktion til den praktiske del og til opfølgningen - ved kaizenlederen. (Gennemgang af opfølgningen kan udsættes til sidst på dag 2). Dag 1 eftermiddag: Holdet opdeles i to grupper. Træning udføres på tværs af de to grupper. Der er forberedt træningsopgaver, som kan anvendes. Den første opgave forberedes og anvendes til træning. Dag 2: Opfølgning på forløbet af træningen i går. Forbered den næste opgave og gennemfør træningen. Så mange deltagere som muligt trænes i løbet af dagen. Alle trænes flere gange. Træningen udføres hele dagen med de forberedte opgaver. Er gennemgang af opfølgningen udsat til dag 2, udføres det af kaizenlederen. Deltagerne aftaler forløbet for den gensidige rolle som observatør. Deltagerne og kaizenlederen aftaler den løbende LUT rapportering. Deltagerne informeres om håndteringen af evalueringsskemaerne. Er der ingen procedure herfor, aftaler holdet en procedure. Præsenter eventuelt forløbet af kaizeneventen for dem, der senere skal deltage i LUT. Deltagerne i kaizeneventen evaluerer forløbet. Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 8 af 13

9 Krav til forankring Formålet med LUT er at opbygge virksomhedens kompetencer og kapacitet til at løse problemer. LUT fokuserer på problemer med en ikke kendt årsag, da det er de sværeste problemer at løse. Deltagerne i LUT kaizeneventen har opgaven med at opbygge både kompetencerne og kapaciteten. De skal derfor træne intensivt med dem, der skal lære at løse problemer med en ikke kendt årsag, for at de bliver kompetente til at løse denne type problemer. Enheden bør have en formel opfølgning på, hvor mange problemer den enkelte løser og hvilken type, de løser. Typen er bestemt af opdelingen i de 4 typer fra værktøjet til problemløsning. Kaizenrapporter anvendes til at opsamle data om problemløsning. Opfølgningen på denne kaizeneventen sikrer, at alle deltagere gennemfører træning regelmæssigt efter denne kaizenevent. Der følges op på, hvor mange problemer med ukendt årsag de får løst, men der er ikke en kvalitativ evaluering af dette arbejde. Der er heller ikke en kvantitativ evaluering af, hvor mange de får uddannet til at løse problemer med ukendt årsag. Ledelsen bør overveje at foretage både en kvalitativ og en kvantitativ evaluering af deltagernes indsats. Ledelsen bør også overveje at foretage en registrering af: 1. Resultaterne som kan opsamles fra den enkelte kaizenrapport 2. Kapaciteten til at løse problemer 3. Kvaliteten af de implementerede løsninger Kvalitetsmålingen af de implementerede løsninger giver mulighed for at evaluere kvaliteten af de implementerede løsninger og den udførte verifikation af løsningerne. Der er derfor en mulighed for læring ved at undersøge de løsninger, der blev verificeret, men på sigt alligevel ikke løste problemet. Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 9 af 13

10 Kaizenevent - generelt LUT Lederuddannelse og træning Kaizenlederens opgaver Kaizenlederen er ansvarlig for at arrangere og gennemføre kaizeneventen. I det følgende beskrives en række væsentlige punkter i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen. Det er kaizenlederens opgave at sikre, at alle deltagerne i kaizeneventen kommer til orde, og får fremført deres synspunkter og idéer. Varighed En kaizenevent forløber typisk over to til fem dage. Kaizenlederen må forvente at skulle arbejde med forberedelse af den næste dag efter afslutningen på dagens event. Afholdes kaizeneventen inden for normal arbejdstid på daghold, må kaizenlederen forvente at skulle arbejde om aftenen med at forberede materiale og præsentationer til de følgende dage, så hele holdet ikke venter, mens kaizenlederen arbejder ved sin pc. Information til interessenter Hvis der er mulighed for, at den planlagte kaizenevent medfører, at der skal gennemføres ændringer i arbejdsforholdene for enkelte medarbejdergrupper, skal disse grupper og deres leder informeres på forhånd om, at virksomheden påtænker at ændre på arbejdsforholdene. Indkaldelse til kaizenevent Kaizenlederen indkalder i god tid til kaizeneventen. I indkaldelsen anføres: Hvilken type værktøj der skal anvendes ved denne kaizenevent Formålet med at kaizeneventen afholdes Forventninger til udbyttet af denne kaizenevent Tidspunkt for afholdelse af kaizeneventen - dage og tidsrum Hvem der er kaizenleder Tidspunkt for undervisning under kaizeneventen og om undervisningen er obligatorisk. Undervisningen er altid obligatorisk for dem, der ikke tidligere har deltaget i en kaizenevent, hvor dette værktøj blev anvendt. Deltagere i kaizenevent Alle deltagerne i en kaizenevent er lige, og skal bidrage med det, de kan. Deltagerne i en LUT kaizenevent er normalt ledelsen, ledere og eventuelt medarbejdere med ansvar for uddannelse og træning samt eventuelt repræsentanter for medarbejderne. Accept, læring og forankring Instruktion og anvisninger er ikke den bedste vej til accept, læring og forankring. Det vi selv har fundet på, accepteres meget lettere, og det giver læring, hvilket er grundlaget for forankring. Ved kaizeneventen fremmer vi den efterfølgende accept, læring og forankring, hvis de berørte ledere ikke er i mindretal. Kaizenkultur Virksomheden udarbejder et diplom til deltagerne i denne kaizenevent. For at en medarbejder kan aspirere til at blive kaizenleder, skal medarbejderen have deltaget i en kaizenevent i det pågældende værktøj. Virksomheden bør opbygge et system i fire niveauer for deltagere i kaizenevents: Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 10 af 13

11 1. Har ikke deltaget tidligere 2. Har deltaget tidligere 3. Er godkendt som kaizenleder i værktøjet. Vedkommende kan selv gennemføre en kaizenevent. Undervisningen gennemføres ofte af en anden. 4. Er godkendt som kaizenspecialist (underviser og vejleder) i værktøjet. Det forudsætter, at vedkommende i forvejen er kaizenleder. Der stilles krav til ledere og specialister om, at de skal uddannes til kaizenledere i visse værktøjer. Status som kaizenleder mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenleder med et passende interval. Status som kaizenspecialist mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenspecialist med et passende interval. Forberedelse Kaizenlederen reserverer et undervisningslokale og eventuelt et grupperum. Lederne for de områder, der berøres af kaizeneventen, informeres om kaizeneventens afholdelse. Kaizenlederen sikrer sig, at nøglepersoner (ledelsen) kan deltage i kaizeneventen på det tidspunkt, den planlægges gennemført. Hvis undervisningen skal udføres af en anden end kaizenlederen, skal der være en aftale om dette, inden indkaldelsen til kaizeneventen udsendes. Indkaldelsen udsendes og eventuel forplejning aftales. Undervisning - deltagerne og deres forventninger Indled med at alle deltagerne præsenterer sig selv og deres forventninger til denne kaizenevent. Forventningerne noteres på en flipover. Ved den afsluttende evaluering gennemgås forventningerne. Undervisning - P-plads Start undervisningen med at lave en flipover med overskriften P-plads. På denne flipover noteres de spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares. Ved den afsluttende evaluering for kaizeneventen gives så mange svar som muligt. For de spørgsmål, der stadig ikke kan besvares, aftales det, hvem der er ansvarlig, et tidspunkt for hvornår svaret skal foreligge samt, hvordan svaret findes og formidles. Indsamling af information Ved indsamling af information hos medarbejdere eller fra en arbejdsplads, skal medarbejderne introduceres til kaizeneventen. Dette gøres ved at præsentere deltagerne, der indsamler data samt, hvad formålet med denne kaizenevent er. Planlagte opgaver Det er målet, at alle opgaver løses under kaizeneventen. Det er ofte bedre at lave en 80%- løsning, som kan gennemføres under kaizeneventen end at vente på en perfekt løsning. Hvis der er opgaver, som skal udføres efter kaizeneventen, listes en termin og en ansvarlig, som har accepteret at påtage sig opgaven til den anførte termin. Kaizenlederen følger op på, at de planlagte opgaver gennemføres. Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 11 af 13

12 Afrapportering For at skabe interesse for kaizeneventen afsluttes den med en afrapportering til alle berørte medarbejdere i det område, hvor den har været afholdt. Til denne afrapportering indkaldes ledelsen for området og virksomhedens ledelse. Medarbejdere i de funktioner, der har relation til det, der er behandlet i denne kaizenevent, indkaldes også til afrapporteringen. Evaluering Efter afrapporteringen samles deltagerne i kaizeneventen for at gennemgå forløbet af eventen. Der indledes med at give svar på de spørgsmål, der er noteret på P-pladsen. Listen med forventninger til kaizeneventen gennemgås, og deltagerne evaluerer, hvorvidt forventningerne er blevet indfriet. Hver enkelt deltager kommenterer forløbet af kaizeneventen og fremfører: hvad der var godt hvad der kan gøres bedre næste gang Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 12 af 13

13 Tjekliste - kaizenevent Emne Udført Accept Bemærkning Informér interessenter om kaizeneventen Reservér et undervisningslokale Reservér eventuelt et gruppelokale Aftal eventuel forplejning Aftal tidspunktet med ledelsen Aftal tidspunktet med underviser Aftal tidspunktet med nøgledeltagere Udsend indkaldelsen til alle deltagere Kopiér deltagermapper Kontrollér at pc og beamer virker Der er whiteboard eller flipover i lokalerne Der er skriveredskaber til whiteboard Skriveredskaber til deltagerne Diplomer til deltagerne Tjekliste - LUT Emne Udført Accept Bemærkning Reservér et ekstra lokale (2 grupper) Gruppelokale Flipover i begge lokaler Tusch til flipover i begge lokaler Kopier skemaer til træningen 3 - udførelse Forbered evt. egnede interne opgaver Som øvelser Udskriv LUT træning Alle 4 øvelser Udskriv VSM øvelserne Alle 4 beskrivelser Udskriv LUT - Evaluering af træning for Anvendes løbende udvikling Udskriv 5 gange hvorfor? skema Anvendes løbende Udskriv LUT evaluering Til opfølgning Udskriv plan for træning Til opfølgning Alle rettigheder tilhører DI LUT - Kaizenlederens Vejledning side 13 af 13