Resumé Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at en kommune har overholdt reglerne om aktindsigt efter offentlighedsloven.

Transkript

1 Resumé Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at en kommune har overholdt reglerne om aktindsigt efter offentlighedsloven A har ved brev af x. xx 200x med bilag rettet henvendelse til Statsforvaltningen Sjælland, Det kommunale Tilsyn, idet A ikke mener, at K Kommune har givet A og B den aktindsigt, som A og B efter offentlighedsloven har krav på. A oplyser, at A har anmodet K Kommune om aktindsigt i de oplysninger, som kommunen har registreret om A og A s familie i forbindelse med, at C s værge på opfordring af K Kommune har nedlagt forbud mod, at A og B besøger C på hendes bopæl - D. A oplyser, at besøgsforbuddet indebærer, at C fra den ene dag til den anden ikke må få besøg af A og A s familie samt B, til trods for, at A og B har været C s faste omgangskreds i stort set hele C s liv. Vedrørende aktindsigt oplyser A, at K Kommune har givet afslag med henvisning til flere paragraffer i offentlighedsloven, uden at kommunen har konkretiseret, hvilke paragraffer, det drejer sig om. A har vedlagt kommunens afslag af X. XX 200X på aktindsigt som bilag til A s ovennævnte brev. TILSYNET STATSFORVALTNINGEN SJÆLLAND DRONNINGENSGADE NYKØBING F JOURNAL NR.: /475 SAGSBEHANDLER: TILSJL DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR sjaelland@statsforvaltning.dk Det er således A s opfattelse, at A - i henhold til offentlighedsloven 12, stk. 2 - som minimum er berettiget til aktindsigt i de dele af kommunens sagsakter, der indeholder oplysninger om A og A s familie, uanset at oplysningerne måtte være noteret i sager, hvor der ikke er truffet afgørelse i forhold til A. A anfører tillige, at A må være berettiget til indsigt efter persondataloven i oplysninger, der i relation til besøgsforbuddet måtte være behandlet elektronisk. K Kommune har i den medsendte skrivelse af X. XX 200X som er et svar på A s tidligere anmodning om aktindsigt - fremført, at de oplysninger, som kommunen har om A, ikke relaterer sig til en afgørelse, men at oplysningerne angår C og C s private og helbredsmæssige forhold, og at

2 oplysningerne står i de journalnotater, der er lavet i forhold til C. Kommunen anfører, at retten til aktindsigt i henhold til offentlighedslovens kan begrænses, hvis private interesser taler herfor. Det er herefter kommunens vurdering, at K Kommune ikke kan udlevere det udbedte materiale, idet hensynet til C efter en konkret vurdering vægtes højere. Det anføres, at der særligt er lagt vægt på, at oplysningerne om C relaterer sig til C s helbred, hvilket gør dem særligt personfølsomme. K Kommune har vedlagt skrivelsen udskrift af offentlighedslovens 4, samt oplyst A om muligheden for at indbringe kommunens vurdering for tilsynet. Tilsynet har indhentet en udtalelse fra K Kommune dateret den x. xx 200x. K Kommune anfører, at man den x. xx 200x modtog en anmodning om aktindsigt fra A, hvori A skrev: Da B, A selv og A s familie har fået forbud mod at besøge C i hendes bolig D, og da forbuddet er nedlagt på foranledning af et brev fra lederen af D til C s værge, skal A med henvisning til lov om offentlighed i forvaltningen 4, stk. 2 hermed begære aktindsigt i de notater og andre dokumenter i K kommune, som omhandler A og A s familie, og som ligger til grund for kommunens anmodning til værgen om besøgsforbud. Aktindsigten bedes givet i form af kopi af de pågældende dokumenter. Kommunen oplyser, at man ved behandlingen af A s anmodning umiddelbart kunne konstatere, at K kommune ikke havde nogen sag og dokumenter vedrørende A omkring et besøgsforbud. Notaterne omkring A var derimod alle indeholdt i journalen for C, der indeholdt en række oplysninger om personlige forhold og helbredsoplysninger, hvorfor kommunen besluttede at nægte aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens 12. stk. 1 nr. 1. K Kommune har nu revurderet anmodningen og gennemgået hele C s journal. Det er herved besluttet, at en række oplysninger om A ikke vedrørte C s helbredsoplysninger, hvorfor disse kunne udleveres. A har siden modtaget en kopi af C s journal, hvori K kommune har overstreget en lang række oplysninger, der omhandler C s helbred. Tilsynet har nu afsluttet behandlingen af sagen. SIDE 2

3 Statsforvaltningens udtalelse: Det kommunale tilsyn er et retligt tilsyn. Tilsynet tilser, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning. Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til, om kommunernes dispositioner er rimelige eller hensigtsmæssige, eller til spørgsmål om skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen. Der henvises til 47, 48 og 48 a i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). Det bemærkes, at det falder uden for Tilsynets opgave at tage stilling til klage over kommunens sagsbehandlere, eller til kommunens sagsbehandling, medmindre denne har ført til et ulovligt resultat. Sådanne øvrige klager må i givet fald forelægges borgmesteren, som den øverste ansvarlige for kommunens daglige administration. Tilsynet kan alene tage stilling til, om kommunerne overholder lovgivningen og har således ikke kompetence til at udtale sig om, hvorvidt en kommune behandler sine borgere dårligt eller i øvrigt handler hensigtsmæssigt. Adgangen til aktindsigt er reguleret af reglerne i såvel forvaltningsloven som loven om offentlighed i forvaltningen. Forvaltningslovens 9 stk. 1 (LBK nr af ) har følgende ordlyd: 9. Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Begæringen skal angive den sag, hvis dokumenter den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. K Kommune har ved skrivelse af x. xx 200x oplyst, at K Kommune ikke har truffet en afgørelse i forhold til A, og at de dokumenter, der er i sagen vedrører C og C s helbredsmæssige forhold. Offentlighedslovens regler om aktindsigt (Lov nr. 572 af ), der skønnes relevante for din henvendelse er følgende: 1. Loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jfr. dog 2 og Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En SIDE 3

4 forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. Stk. 2. Den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-11 og 14, forlange at blive gjort bekendt med oplysningerne herom. Det gælder dog ikke i det omfang de hensyn, der er nævnt i 13, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende vægt taler imod. Stk. 3. Begæring efter stk. 1 og 2 skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. 5. Retten til aktindsigt omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. Stk. 2. Omfattes kun en del af et dokument af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. 15. Fremsættes der begæring om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, afgør denne myndighed, om begæringen kan imødekommes. I andre tilfælde afgøres sager om aktindsigt af den myndighed, der har dokumentet i sin besiddelse. Stk. 2. Afgørelser om aktindsigtsspørgsmål kan påklages særskilt til den myndighed, som er klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, begæringen om aktindsigt vedrører. Stk. 3. Vedkommende minister kan fastsætte bestemmelser, der fraviger reglerne i stk. 1 og Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. SIDE 4

5 Stk. 3. Justitsministeren fastsætter regler om betaling for afskrifter og kopier. Det fremgår af K Kommunes udtalelse af x. xx 200x, at de oplysninger, som kommunen havde om A ikke vedrørte besøgsforbuddet der er givet af værgen for C - og at øvrige oplysninger var indeholdt i journalen for C, hvilken journal også indeholdt personlige oplysninger, jfr. 12, stk. 1 nr. 1. K Kommune afslog derfor at give A aktindsigt ud fra en konkret vurdering af, at C s helbredsoplysninger ikke skulle udleveres. Det fremgår ligeledes af K Kommunes udtalelse, at kommunen på ny har gennemgået C s journal, og vurderet, at en række oplysninger om A ikke vedrørte C s helbredsoplysninger, hvorfor disse oplysninger er udleveret til A. Ligeledes fremgår det, at kommunen senere har udleveret C s journal til A i ekstraheret form, idet de oplysninger, der omhandler C s forhold er udstreget. Tilsynet vurderer herefter, at K Kommune har udleveret det materiale, som A efter bestemmelserne i offentlighedsloven har krav på at modtage eller gøre A bekendt med, og at kommunen således har efterlevet den lovgivning, hvis overholdelse det påhviler tilsynet at påse. Tilsynet bemærker i den forbindelse, at K Kommune når der bortses fra forventelig forsinkelse i almindelig postbesørgelse - har overholdt offentlighedslovens krav i 16, stk. 2 om 10 dages frist for imødekommelse eller afslag på begæring om aktindsigt ved skrivelsen af x. xx 200x. Tilsynet bemærker i den forbindelse, at den skete gennemgang, vurdering og ekstrahering af dokumenterne i journalen ligeledes burde være foretaget eller meddelt A inden den nævnte frist. Under henvisning til ovenstående foretager Tilsynet sig ikke yderligere. K Kommune er samtidig hermed gjort bekendt med indholdet af dette brev. I øvrigt: Afgørelsen vil snarest blive offentliggjort i anonymiseret form på statsforvaltningens hjemmeside på internettet ( Hvilket herved meddeles til orientering. SIDE 5

6 Med venlig hilsen Grethe Hermann SIDE 6