Tlf: CVR-nr

Transkript

1 Tlf: BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Kystvejen 29 DK-8000 Aarhus C AARHUS KOMMUNE Beretning nr. 4 (side ) Delberetning vedrørende 2011 BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Aarhus Kommune Revisionsberetning nr. 4 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Regulativ for kasse- og regnskabsvæsen Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Funktionsadskillelse UANMELDTE BEHOLDNINGSEFTERSYN GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER KASSEEFTERSYN OG DECENTRALE BESØG EGENBETALING SFO KOMMUNALE BIDRAG TIL STATEN FOR ELEVER PÅ EFTERSKOLER, PRIVATE SKOLER M.FL BYGGESAGSGEBYRER FORRETNINGSGANGE FOR KØB OG SALG AF VARME I VARME TRANSMISSION REJSER- OG REPRÆSENTATION IGANGVÆRENDE ANLÆGSARBEJDER LØNHUSET - FORRETNINGSGANGE OG SAGSREVISION REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER OG VÆSENTLIGE ANBEFALINGER... 99

3 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Aarhus Kommune Revisionsberetning nr REVISIONENS BEMÆRKNINGER

4 Til Aarhus Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Aarhus Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2011 udført indtil 10. februar Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2010 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2011 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Regulativ for kasse- og regnskabsvæsen Vi har gennemgået kommunens regulativ og herunder vurderet om det fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at regulativet beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. 84

5 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Vi har vurderet forretningsgangene for bilagsbehandling med fokus på de væsentligste interne kontroller. Herunder har vi fokuseret på tilrettelagte centrale kontroller med bilagsbehandlingen. Revisionen er gennemført i alle kommunens magistratsafdelinger. I tilknytning til ovenstående har vi stikprøvevis gennemgået et antal bogføringsbilag. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. I forhold til magistratsafdelingen for Børn og Unge har vi anbefalet, at der udarbejdes beskrivelser, der tager stilling til kontrolniveauet og dokumentationskrav eksempelvis i forhold til: Ledelsestilsyn/integreret anvisning Behandling af elektroniske bilag (ubehandlede bilag, beløbsmæssige godkendelsesgrænser m.v.) Kassetransaktioner. Vi har anbefalet, at disse beskrivelser udarbejdes således, at der er sammenhæng med det kontrolniveau, som er opsat i økonomisystemet. 2.3 Funktionsadskillelse Der er i de enkelte magistratsafdelinger i varierende omfang etableret funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Af hensyn til at sikre en effektiv drift, dækker denne funktionsadskillelse dog ikke alle transaktioner. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEMkonto og integreret anvisning. Vi har ikke under vores revision konstateret fejl som følge af besvigelser. 85

6 3 Uanmeldte beholdningseftersyn Vi har foretaget uanmeldt eftersyn i de enkelte magistratsafdelinger: Dato: Borgmesterens afdeling 18. november 2011 Kultur- og Borgerservice 18. november 2011 Sociale forhold og Beskæftigelse 15. marts 2011 Sundhed og Omsorg 8. marts 2011 Teknik og Miljø 23. november 2011 Børn og Unge 14. november 2011 Ved eftersynene har vi kontrolleret de likvide beholdningers tilstedeværelse og foretaget afstemning til bogføringen. Det er påset, at de likvide aktiver er undergivet løbende afstemning og at anbringelse er sket i overensstemmelse med bestemmelserne i Styrelseslovens 44. Vi har konstateret, at de likvide aktiver var til stede og korrekt afstemt pr. eftersynsdagen. Samtlige konti er afstemt løbende, og det er vores opfattelse, at der sker en betryggende kontrol med de likvide midler. 4 Gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har ved revisionsbesøget undersøgt, om udvalgte magistratsafdelinger har etableret betryggende forretningsgange, som sikrer løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Revisionshandlingerne er gennemført hos: Teknik og Miljø Børn og Unge Kultur og Borgerservice. 86

7 Det er sammenfattende vores opfattelse, at der er etableret betryggende forretningsgange på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. Revisionen har dog givet anledning til kommentarer og anbefalinger, som er drøftet med de enkelte magistratsafdelinger. De væsentligste af disse er gengivet i det følgende: Teknik og Miljø: I 2010 konstaterede vi, at der var problemer med afstemning af konti tilknyttet opkrævningssystemerne Sonwin og Renomatic. Vedrørende Sonwin er problemet nu løst og kontiene afstemmes løbende. Vedrørende Renomatic er det oplyst, at der fortsat er nogle konteringsmæssige problemer. Det er oplyst, at det i november 2011 for første gang er lykkedes at afstemme bevægelserne på restancer registreret i Renomatic til bevægelserne i økonomisystemet. Der skal nu ske rettelser af konteringerne i 2011 og derefter foretages en afstemning af 2011 samt en gennemgang af Vi vil foretage en opfølgning på forholdet ved årsrevisionen. Børn og Unge: Under kortfristede tilgodehavender indgår en post på kr., som vedrører en forventet bod i forbindelse med strejke i Afdelingen forsøger p.t. i samarbejde med Borgmesterens afdeling at afklare, hvornår beløbet kan forventes indbetalt. 5 Kasseeftersyn og decentrale besøg I forbindelse med den løbende revision har vi besøgt en række decentrale enheder. Ud fra en konkret vurdering af de besøgte enheders aktiviteter og niveauet for udgifter og indtægter har revisionen omfattet flere af nedenstående kontrolpunkter: Optælling af kassebeholdninger Forretningsgangene vedrørende bilagsbehandling Forretningsgang lønadministration Forretningsgange vedrørende indtægter Administration af værdier for andre. Der er gennemført revisionsbesøg ved følgende enheder: Sociale forhold og beskæftigelse: Aktivitetscenter Havkærparken Lyngåskolen Dagcenter Biffen. Sundhed og omsorg: Lokalcenter Skelager og Bjørnshøj Lokalcenter Viby og Rosenvang Midtbyens lokalcenter. 87

8 Kultur- og Borgerservice: Borgerservice ved rådhuset Hovedbiblioteket. Børn og Unge: Hovedkassen, Grøndalsvej Kantinen, Grøndalsvej Tilst Dagtilbud Sødalen Dagtilbud Holme skole Lisbjerg skole Dagtilbud Vestergård Lystrup Dagtilbud Beder skole Skæring Dagtilbud. Teknik og Miljø: Brandvæsenet Ejendomsforvaltningen Ejendomsforvaltningens kantine Kantinen ved Kirstinesminde. BDO Kommunernes Revision Aarhus Kommune Resultaterne fra revisionsbesøgene har givet anledning til forskellige kommentarer og anbefalinger, som er drøftet med ledelsen i de enkelte magistratsafdelinger. De væsentligste forhold vedrører: Teknik og Miljø, hvor vi har anbefalet, at forretningsgangen for kantinen ved Kirstinesminde bliver strammet op. Vi har efterfølgende fået oplyst, at en instruks for kantinen er under udarbejdelse Sundhed og Omsorg, hvor bilagskontrollen ved de besøgte lokalcentre enten ikke blev udført eller ikke blev foretaget løbende Sociale forhold og beskæftigelse, hvor vi har anbefalet, at der følges op på, at vejledningen om elektronisk bilagsbehandling fremover følges fuldt ud Børn- og Unge, hvor revisionsbesøgene giver Økonomi anledning til igen at udsende vejledning omkring stikprøvekontrol på bilagsbehandlingsområdet og at indskærpe reglerne for bilagsbehandling og kontrol med engangsydelser via lønsystemet. 6 Egenbetaling SFO Vi har foretaget en gennemgang af forretningsgangen for opkrævning af egenbetaling for skolefritidsordninger og har herunder stikprøvevis påset, at der sker korrekt opkrævning. En del af forretningsgangen er baseret på, at institutionerne selv foretager løbende kontrol af, at registreringen af børn på den enkelte institution er korrekt. Vi har ikke efterprøvet denne del af forretningsgangen. 88

9 Det er vores opfattelse, at der er tilrettelagt en fornuftig forretningsgang samt at der sker korrekt opkrævning af forældrebetalingen herunder beregning af søskenderabatter og økonomiske fripladser. 7 Kommunale bidrag til staten for elever på efterskoler, private skoler m.fl. Der skal betales bidrag til staten for børn fra Aarhus Kommune, som er tilmeldt ved private skoler, efterskoler m.fl. jf. Undervisningsministeriets bekendtgørelse af Lov nr. 662 af 14. juni Afregningen sker ved modregning i 12-delsafregningerne og er baseret på det antal børn fra Aarhus Kommune, der er tilmeldt ved private skoler, efterskoler m.v. Indberetningen af antal børn sker elektronisk til Undervisningsministeriet ud fra elevtal pr. 5. september Vi har efterprøvet, om de administrative rutiner på området sikrer, at Aarhus Kommune kun betaler bidrag for det korrekte antal elever. Det er vores opfattelse, at de administrative rutiner er tilrettelagt på en sikker og hensigtsmæssig måde, der sikrer, at der sker korrekt registrering og dermed afregning vedrørende elever på efterskoler, private skoler m.v. 8 Byggesagsgebyrer Vi har undersøgt, om der er tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for fastsættelse og opkrævning af gebyrer for byggesagsbehandlingen. Revisionen er foretaget ved interview med bygningsinspektøren og en medarbejder i byggesagsafdelingen. Der er foretaget stikprøvevis kontrol af faktureringen. Vores gennemgang har vist, at der er god sikkerhed for, at alle byggesager bliver registreret i byggesagssystemet og at gebyrindtægterne bliver opkrævet og registreret i bogføringen. Gebyrernes størrelse er fastsat inden for lovgivningens rammer og er godkendt af byrådet. Der sker løbende via tidsregistrering opfølgning på, om den faktiske omsætning fra de forskellige gebyrkategorier er proportional med de anvendte ressourcer til de enkelte kategorier. Den stikprøvevise kontrol viste, at der var sket korrekt fakturering. 89

10 9 Forretningsgange for køb og salg af varme i Varme Transmission Vi har undersøgt, om der er tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for køb af varme fra leverandører og salg af varme til distributører. Revisionen er foretaget ved interview med afdelingsleder og medarbejdere i Varme Transmission og Fællesadministrationen. Herudover er der foretaget stikprøvevise kontroller af bilag for varmekøb og varmesalg. Vores gennemgang har vist, at varmekøbet er reguleret i aftaler og at der sker en god kontrol med, at fakturaerne fra varmeleverandørerne følger aftalerne. Der er ligeledes en god kontrol med, at salg af varme faktureres i overensstemmelse med målervisninger og fastsatte priser. Den stikprøvevise kontrol af bilag gav ikke anledning til kommentarer. 10 Rejser- og repræsentation Vi har undersøgt og vurderet om Borgmesterens afdeling har betryggende forretningsgange for administration af rejse- og repræsentationsudgifter. For at efterprøve efterlevelsen af forretningsgangene har vi gennemgået et antal rejse- og repræsentationsposteringer afholdt i Borgmesterens Afdeling. Det er vores opfattelse, at de etablerede forretningsgange for administration af rejse- og repræsentationsudgifter er betryggende. Vores stikprøvevise gennemgang viser, at udgifterne i Borgmesterens Afdeling er håndteret i overensstemmelse med kommunens regelsæt. 11 Igangværende anlægsarbejder Vi har gennemgået udvalgte anlægsregnskaber/anlægsudgifter henhørende under magistratsafdelingerne: Sociale forhold og beskæftigelse Børn og Unge. Formålet har været at sikre, at forretningsgangene omkring igangværende anlægsregnskaber er hensigtsmæssige herunder, at der er korrekt sondring mellem anlæg og drift. Herudover har vi i vores gennemgang fokuseret på bilagene, som er konteret under de enkelte anlægsprojekter. Gennemgangen af bilagene har haft til formål at sikre, at bilagene behand- 90

11 les korrekt, jf. gældende konteringsregler, og at kommunens kasse- og regnskabsregulativ overholdes. Det er vor vurdering, at forretningsgangene og bilagsbehandlingen vedrørende igangværende anlægsregnskaber er betryggende og i overensstemmelse med kommunens retningslinjer og gældende lovgivning. 12 Lønhuset - forretningsgange og sagsrevision Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen centralt i Lønhuset. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 75 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er udvalgt tilfældigt med en hovedvægt på nytilgange til lønsystemet og et udsnit af forskellige stillingskategorier. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at: Der foreligger underskrevet ansættelsesbrev Lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst Der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn Der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse Den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssigt, samt at lønudbetalingen er foretaget korrekt. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 91

12 13 Revision af de sociale områder med statsrefusion 13.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 858 af 2. juli 2010 samt bekendtgørelse nr af 22. december 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) bekendtgørelse nr af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. 92

13 Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder forsikrede ledige og servicejob). Vi har foretaget test af kontroller af 15 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse Personsager På de under afsnit 13.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget gennemgang af udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis samt overholdelse af gældende lovgivning. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager, som vi har gennemgået på de enkelte personsagsområder. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 93

14 Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse Tilbud til udlændinge Vi har foretaget gennemgang af 10 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i 1 sag. Fejlen, der har refusionsmæssig betydning kan henføres til, at der ved en fejl er udbetalt beskæftigelsestillæg under deltagelse i danskuddannelse. Det for meget udbetalte er refusionsmæssig berigtiget. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Førtidspensioner Vi har foretaget gennemgang af 9 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Kontante ydelser Vi har foretaget gennemgang af 115 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i 42 sager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Kontanthjælp/aktivering: I 3 sager er der ikke taget stilling til opfølgningsplan eller der er ikke foretaget opfølgning på sygeopfølgningsplan jf. Aktivlovens 12b I 4 sager er tilbud om aktivering ikke givet rettidigt eller varighed af tilbud er ikke i overensstemmelse med reglerne i LAB kap. 17 I 1 sag er neuropsykolog undersøgelse konteret som en driftsudgift på konto 5 i stedet for konto 6 I 3 sager er der fejlkontering af ydelse under aktivering, som har refusionsmæssig betydning I 3 sager var hjælpen ikke nedsat til SU-niveau jf. Aktivlovens 25 I 1 sag var hjælpen fejlberegnet i 2 måneder I 1 sag var der fejl i udbetaling af 83-godtgørelse. 94

15 Forrevalidering: I 4 sager er der fejl i kontering mellem 30 %/50 % refusion. Ydelsen har i nogle perioder ikke været konteret korrekt I 1 sag er hjælpen ikke nedsat til SU-niveau jf. Aktivlovens 25f. På sygedagpenge er der ikke konstateret fejl med umiddelbar udbetalings- eller refusionsmæssig betydning. Det kan oplyses, at vi endnu ikke har foretaget kontrol af kontering mellem 65 % og 35 % refusion på sygedagpengeområdet, da kontering af dette vil ske samlet i forbindelse med regnskabsafslutningen. Vi vil følge op på dette i forbindelse med revision af regnskabet for Fejl uden umiddelbar udbetalings- eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Kontanthjælp/aktivering: I 12 sager er opfølgning på det individuelle kontantforløb ikke i alle tilfælde foretaget rettidigt I 2 sager ses der ikke udarbejdet jobplan før opstart i tilbud, i 4 sager mangler der ajourføring af jobplan og i 1 sag mangler der underskrift på jobplan I 4 sager fremgår stillingtagen til læse-skrivetest ikke af sagen. Vurdering foretages primært hos anden aktør I 3 sager mangler der stillingtagen til sanktion ved udeblivelse fra samtale I 1 sag er begrundelse for, hvorfor der ikke sanktioneres ved udeblivelse fra tilbud, ikke journalført I 1 sag ses sagen ikke korrekt behandlet ved overgang fra kontanthjælp til forrevalidering. Herudover er det konstateret, at der i visse situationer foretages administrative opfølgninger i sagerne, og at disse opfølgninger registreres som en jobsamtale i Arbejdsmarkedsportalen. Det er korrekt, at jobsamtalerne ikke skal tælle som ikke-rettidige jobsamtaler, da rettidigheden overskrides grundet borgerens forhold. Men vi har forespurgt i Arbejdsmarkedsstyrelsen omkring muligheden for at registrere en afholdt jobsamtale, når forsinkelsen skyldes borgerens forhold. Arbejdsmarkedsstyrelsen har klart tilkendegivet, at der ikke må registreres afholdte jobsamtaler i Arbejdsmarkedsportalen uden, at denne faktisk har været afholdt. Forrevalidering: I 1 sag er ressourceprofil ikke ajourført ved bevilling af forrevalidering I 1 sag er jobplan ikke ajourført. Sygedagpenge: I 4 sager er der ikke i alle tilfælde foretaget rettidig opfølgning. I 3 af sagerne er der alene tale om mindre overskridelser I 2 sager er opfølgningsformen ikke i alle tilfælde korrekt I 1 sag er opfølgningsplan ikke udleveret til borger. Herudover har vi konstateret, at der i en del sager mangler begrundelse for vurdering af fuld uarbejdsdygtighed. 95

16 På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Det er vores vurdering, at der ikke er tale om generelle fejl. Kontanthjælp/aktivering: Der er efter vores opfattelse tale om en forbedring af sagsadministrationen i forhold til 2010 og de anførte fejl skal ses i lyset af de mange kontrolpunkter, som vi gennemgår i sagerne. I flere af sagerne er der alene tale om en enkeltstående fejl i sagen. I forhold til rettidig opfølgning på det individuelle kontaktforløb er der i flere tilfælde alene tale om mindre overskridelse af rettidigheden ved en enkelt samtale. Det er således vores vurdering, at der i forhold til 2010 er sket en forbedring. Der er dog stadig enkelte sager, hvor der bør være fokus på opfølgning. Ligeledes er det vores vurdering, at der har været fokus på sygeopfølgningsplaner jf. 12b. Omkring nedsættelse af hjælp til SU-niveau jf. 25f er det vores opfattelse at der er sket en opstramning af sagsgangene mellem ydelsescenter og jobcenter. Omkring registrering af afholdt jobsamtale, hvor der alene er tale om en administrativ opfølgning grundet borgerens forhold, så bør denne praksis ændres, da den ikke er i overensstemmelse med lovgivningens bestemmelser. Kommunen har oplyst, at Jobcenteret er i gang med at undersøge sagen om ikke-rettidige jobsamtaler, såvel som jobcenteret er i dialog med Arbejdsmarkedsstyrelsen om dette. Forrevalidering: Det er vores vurdering, at der bør være fokus på korrekt kontering af ydelsen, så det sikres, at der hjemtages den korrekte refusion. De konstaterede fejl vedrører både for meget og for lidt hjemtaget refusion. Sygedagpenge: Vedrørende rettidig opfølgning er det vores vurdering, at der er sket en markant forbedring på dette område. Der er således kun i en af de reviderede sager tale om en længerevarende overskridelse i opfølgningen. Vedrørende sygedagpenge er det vores anbefaling, at der ved hver vurdering om fuld uarbejdsdygtighed skrives en begrundelse. Vedrørende sygedagpenge ved graviditet, barsel og adoption har vi ikke konstateret fejl i sagerne. 96

17 Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) BDO Kommunernes Revision Aarhus Kommune Vi har foretaget gennemgang af 72 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i 19 sager. Fejl med umiddelbar udbetalings- eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 1 sag vedrørende revalidering, er der fejlkontering under deltagelse i virksomhedspraktik. Ydelsen er konteret med 50 % refusion mod korrekt 65 % refusion I 1 sag er udbetaling af revalideringsydelse ikke stoppet ved ophør af jobplan I 3 sager vedrørende ledighedsydelse er der fejlkontering af ydelsen. I 2 sager var ydelsen konteret med 30 % refusion, hvor der ikke er ret til refusion og i 1 sag er ydelsen konteret uden refusion, hvor der er ret til 30 % refusion I 1 sag er der fejlkontering mellem 30 % og 50 % refusion. Der var hjemtaget for lidt i refusion. Fejl uden umiddelbar udbetalings- eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 6 sager vedrørende revalidering er der ikke i alle tilfælde foretaget rettidig opfølgning I 2 sager vedrørende revalidering mangler jobplan og i 2 sager ses jobplan ikke ajourført ved forlængelse I 2 sager vedrørende revalidering, mangler der ved forlængelse af jobplan, redegørelse for at betingelser i 56 er opfyldt I 1 sag vedrørende revalidering mangler redegørelse ved forlængelse af jobplan I 2 sager vedrørende revalidering mangler redegørelse for løntilskudssats I 3 sager vedrørende ledighedsydelse var der ikke foretaget rettidig opfølgning. Der var tale om mindre overskridelser af rettidigheden I 1 sag vedrørende ledighedsydelse var der ikke taget stilling til sygeopfølgningsplan I 1 sag vedrørende ledighedsydelse fremgik det ikke, at der var handlet på udeblivelse fra samtale I 1 sag vedrørende fleksjob var der ikke foretaget rettidig opfølgning. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Det er vores vurdering, at der ikke er tale om generelle fejl. Vedrørende revalidering bør der dog efter vores opfattelse være fokus på rettidig opfølgning, ligesom det bør sikres, at formelle forhold ved forlængelse dokumenteres korrekt i sagerne. Omkring ledighedsydelse er der ifølge det oplyste generel fokus på korrekt kontering, men da der er tale om manuelle forretningsgange, så er der mulighed for, at der opstår fejl. 97

18 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder, servicejob og forsikrede ledige) Vi har foretaget gennemgang af 14 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i 3 sager. Der er 1 fejl med refusionsmæssig betydning, som skyldes manglende rettidig aktivering. Aarhus Kommune har været 100 % medfinansierende af a-dagpenge i en periode. Der er 2 fejl uden udbetalings- eller refusionsmæssig betydning. Der er i de 2 sager mindre forsinkelser i afholdelse af jobsamtale. Herudover har vi konstateret, at tilbud om danskuddannelse i flere tilfælde ikke er kategoriseret korrekt, hvilket medfører forkert beregnet medfinansiering af a-dagpenge. Jobcentret oplyser, at der er foretaget gennemgang af registrering af danskuddannelse. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg Sociale pensioner Vi har foretaget test af kontroller i 15 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Boligstøtte Vi har foretaget test af kontroller i 20 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 98

19 Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Børnefamilieydelse, børnetilskud og underholdsbidrag Vi har gennemgået 10 sager vedrørende Børnefamilieydelser og 10 sager vedrørende Børnetilskud. Vi har ikke haft bemærkninger til de gennemgåede sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 14 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger og væsentlige anbefalinger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Forvaltningsrevision Natur og Vejservice - Revisionsberetning nr. 3 I beretning nr. 3 redegjorde vi for en gennemført forvaltningsrevision med fokus på kapacitetsudnyttelsen i Natur og Vejservice. Forvaltningsrevisionen resulterede i følgende anbefalinger: Kommunens principper for registrering af mandskabstimer samt forudsætninger for ressourceanvendelse bør beskrives Der bør foretages en nyberegning af både mandskabstimer og maskintimepriserne, da disse beregninger bygger på gamle historiske data Der bør foretages en gennemgang af afdelingens udnyttelse af maskinparken, herunder en vurdering af alternative opgaveløsninger. Natur og Vejservise har nu oplyst, at der er udarbejdet ajourførte timeprisberegninger gældende fra 1/ for mandskabstimer. Der arbejdes med at ajourføre den del, der vedrører maskintimer, og dette forventes afsluttet ved udgangen af 1. kvartal Anbringende foranstaltninger for børn og unge Udarbejdelse af handleplaner og journalføring - Revisionsberetning nr. 2 Vi har endnu ikke foretaget opfølgning på denne revisionsbemærkning. Opfølgningen vil fremgå af den afsluttende beretning for

20 Forvaltningsrevision af Sygedagpengelovens 27 Revisionsberetning nr. 2 Forvaltningsrevisionen gav anledning til at anbefale en afklaring af fejlprocenten i øvrige ikke reviderede sager med henblik på at vurdere, om den administrative praksis burde ændres. Vi har endnu ikke foretaget opfølgning på denne anbefaling. Opfølgningen vil fremgå af den afsluttende beretning for Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Aarhus, den 1. marts 2012 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Poul Schlosser Chefrevisor (fremsendt via mail forsynet med digital signatur) 100