Øvrige deltagere: Fra Domea, Kundechef Mikki Frandsen, Regionsdirektør Erik Lønne Gottfredsen og servicekoordinator Britta Hansen Pinstrup.

Transkript

1 Domea Hjørring Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 16. juni 2015 kl , i Restaurant Svanelunden, Svanelunden 6 i Hjørring side 1 Godkendelse af referat Domea Hjørring Orientering fra formanden Opdatering vedr. afd Bestyrelseshonorar Domea Hjørrings årsregnskab Revisionsprotokol Godkendelse af budget for Domea Hjørring Godkendelse af styringsrapport Mulighed for valg af vidensperson til bestyrelsen Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Afdelingssammenlægninger Udflugt Domea Hjørring Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering fra afdelinger Næste møde Eventuelt... 9 Til mødet er indkaldt fra bestyrelsen: Mikkel Smidstrup, næstformand Renate Hald Annette Nørgaard Ture Andersen Allan Mose Baltsersen Øvrige deltagere: Fra Domea, Kundechef Mikki Frandsen, Regionsdirektør Erik Lønne Gottfredsen og servicekoordinator Britta Hansen Pinstrup. Næstformand Mikkel Smidstrup bød velkommen til mødet og for at ære tidligere formand Jørgen Østergaard som ugen op til mødet var afgået ved døden, blev der holdt 1 minut stilhed. Side 1 af 10

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 24. marts Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 2 Domea Hjørring 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: DOMEA HJØRRING ÅRSBERETNING Året 2014 var et spændende og travlt år for Domea Hjørring. Året for organisationsbestyrelsens arbejde havde særligt fokus på : - Domea 2015 strategien, med opstart af Service center pr. den (Dette medvirkede til en nedsættelse af administrationshonoraret med gennemsnitlig 19 %.) Indstilling til yderligere besparelser i forhold til afdelingssammenlægninger med nedsættelse op til 35 % på administrationshonoraret. - Salg af boliger i afdeling 1925 Byhusene, jævnfør byrådets indstilling til genopretning gennem salg af boliger. Alle ejendommene er afviklet uden af kommunens garanti er kommet i spil, samt alle kreditorerne er blevet betalt. Ejendommen i Vestergade 8, med 13 ungdomsboliger er nu eneste ejendom tilbage, og denne forsøges sammenlagt under den nye by afdeling medio foråret 2016, når den samlede økonomi for øvrig salg er endelig opgjort. - Indflytning i ny afdeling, afdeling 1932 Svanehusene pr. den og Status er at, alt har været udlejet fra 1 dag, og der er stor venteliste på boligerne i dag. Der er 1 års eftersyn pr. den 2. juli års jubilæum og navneskift og et rigtig flot tidsskrift / jubilæumshæfte. - Oprettelse af et kunstudvalg, som skal arbejde med kunst i selskabet. Side 2 af 10

3 - Markedsføring, bl.a. biografreklame, storsponser aftale med fodboldklubben Frem. - Politisk møde med Kommunen i samarbejde med de andre Boligorganisationer i Hjørring Kommune. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 2.2 Opdatering vedr. afd Orientering gives på mødet. Referat: Mikki Frandsen gennemgik en oversigt over salget af de forskellige adresser i afdelingen som var solgt hen over foråret, ud fra diverse tilretninger omkring salg og diverse mellemværende forventede man at proveneu ville ende på ca ,00 kr. (skema vedlagt referat). I forbindelse med salget og samarbejde med kreditforeningerne i det nordjyske område fortalte regionsdirektør Erik Lønne Gottfredsen at man havde været i tæt dialog med de forskellige kreditforeninger omkring håndtering af nødstedte afdelinger og frasalg. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Honoraret udbetales p.t. således: For deltagelse i bestyrelsesmøder udbetales 455 kr. pr. møde (svarende til de kommunale diæter) til alle medlemmer i organisationsbestyrelsen, og det resterende beløb fordeles med 1/3 til næstformanden og 2/3 til formanden. Beløbet indeksreguleres. Referat: Bestyrelsen indstillede, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. 2.4 Domea Hjørrings årsregnskab Årsregnskab for perioden ved vedhæftet. Regnskabet viser et underskud på kr ,00. Side 3 af 10

4 Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Referat: Der var en lille overskridelse af budgettet for afholdelse af jubilæumsfesten, så skal man også være opmærksom på at lejemålsenhederne er nedafgående, underskuddet er driftsført på arbejdskapitalen, her vil pengene fra salget i afd også blive driftsført. Bestyrelsen godkendte årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden er vedhæftet. Referat: Mikki Frandsen gennemgik skema (vedlægges referatet) med de enkelte afdelingers underksud/overskud, der havde været 3 straksindberetninger på følgende afdelinger: Nordbovej 9, tommeboliger/nedrivning Stor udskiftning i afdelingen kort bo-periode Det opsamlede underskud Påtegning fra revisor på afdelingerne 1924, 1927, 1930 og 1967 på konto 115. Allan M. Baltsersen spurgte ind til underskud og afvikling af disse underskud i afdelingerne og de forventes alle afviklet inden for 3-5 år. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen som blev underskrevet. 2.6 Godkendelse af budget for Domea Hjørring Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, fremsendes snarest. Referat: Bestyrelsen godkendte budget for boligorganisationen. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Side 4 af 10

5 Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Pt. deltager formand og næstformand i dialogmøderne med kommunen. Referat: Bestyrelsen havde ingen ændringer til styringsrapporterne og godkendte styringsrapporterne, samtidig blev det besluttet, at det er formand og næstformand der deltager i dialogmøderne med kommune. 2.8 Mulighed for valg af vidensperson til bestyrelsen Referat: Dette punkt skal på dagordenen til næste møde, bestyrelsen vil gøre sig sine tanker om, hvad man vil bruge denne mulighed for at tilknytte en vidensperson til bestyrelsen til, samt eventuelle navn på person(er) som man mener kunne bidrage med noget til bestyrelsens fremtidige arbejde og opgaver. 2.9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Domea Hjørring kan vælge 4 repræsentanter. Jørgen Østergaard, Mikkel Smidstrup, Annette Nørgaard og Ture Andersen er på valg. Referat: Annette Nørgaard, Mikkel Smidstrup og Ture Andersen modtog alle genvalg og Renate Hald blev valgt som den sidste repræsentant fra bestyrelsen Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Domea Hjørring kan vælge op til 4 delegerede for 1 år. 2 vælges af repræsentantskabet. 2 vælges af organisationsbestyrelsen. Mikkel Smidstrup og Ture Andersen er på valg. Side 5 af 10

6 Referat: Mikkel Smidstrup og Ture Andersen modtog genvalg Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to (hvis der er tilmeldinger nok) regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Annette Nørgaard er valgt som næstformand for regionsmødet. Formand og næstformand er indstillet. Referat: Bestyrelsen besluttede, at det er formand og næstformand der deltager i Domeas regionsmøder Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domea anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Referat: Det blev besluttet, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen dækker dispositionsfonden tab for regnskabsåret der ligger over 316 kr. pr lejemålsenhed (2014-niveau). Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 316 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr. 1.april 2013 budgetterer Domea med ovenstående i selskabernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Side 6 af 10

7 Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 2.14 Afdelingssammenlægninger Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der på de netop afholdte afdelingsmøder skulle være et punkt på dagsordenen omkring sammenlægning af afdelinger ( ) og ( ) og dette blev besluttet i alle de nævnte afdelinger. Så der fremover vil være 5 afdelinger i Domea Hjørring. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Udflugt Domea Hjørring Bestyrelsen får fremlagt forslag til bestemmelsessted og et udkast til et budget for turen. Referat: Det blev besluttet, at arrangementsudvalget tager den endelige beslutning om hvor turen går hen og hvordan den afvikles uden de store ændringer i det fremlagte prisniveau. 3 Boligorganisationens afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden varr vedhæftet. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 1901: Underskud på kr Afdeling 1905: Underskud på kr Afdeling 1913: Overskud på kr Afdeling 1924: Underskud på kr Afdeling 1925: Underskud på kr Afdeling 1926: Underskud på kr Afdeling 1927: Underskud på kr Afdeling 1930: Underskud på kr Afdeling 1931: Underskud på kr Afdeling 1932: Kun en balance for afd. Afdeling 1961: Afdeling 1967: Overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 3.2 Driftsbudgetter Side 7 af 10

8 Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden er vedhæftet. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 1901: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 9,26 % pr. 1. januar Budgettet er godkendt af bestyrelsen på møde den 23. april Afdeling 1905: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,61 % pr. 1. januar Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 18. maj Afdeling 1913: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,29 % pr. 01. januar Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 06. maj Afdeling 1924: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,60 % pr. 01. januar Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 19. maj Afdeling 1925: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,61 % pr. 01. januar Budgettet er godkendt af bestyrelsen på møde den 23. april Afdeling 1926: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 3,60 % pr. 01. januar Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 11. maj Afdeling 1927: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,80 % pr. 01. januar Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 05. maj Afdeling 1930: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,99 % pr. 01. januar Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 04. maj Afdeling 1931: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,37 % pr. 01. januar Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 29. april Afdeling 1932: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,58 % pr. 01. januar Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 12. maj Afdeling 1961: Side 8 af 10

9 Ingen ændringer Afdeling 1967: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 3,25 % pr. 01. januar Budgettet er godkendt af bestyrelsen på møde den 23. april Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 3.3 Orientering fra afdelinger Referat: Afdeling 1932 Svanehusene Problemer med plads til cyklerne i afdelingen, der arbejdes på at finde nogle forslag til at løse problemet. Der arbejdes på at afholde en sommerfest for beboerne. Køb af gardiner til beboerlokalet. Afdeling 1927 Nørrehus Der laves nye terrasser, træværk bliver malet, afdelingen har fået penge fra Domeas kunstfond til dette arbejde og beboerne har selv været i gang med projektet. Afdeling 1931 Brænderigården De sidste penge fra ildsjælprisen er blevet brugt til køb af sandkasse og legetøj og beboerne har selv været med til at gøre det færdigt. Mikki Frandsen oplyste at det havde været nogle fantastiske afdelingsmøder der havde været afholdt i selskabet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Næste møde afholdes tirsdag den 12. august 2015 kl i bestyrelseslokalet med frokost. 5 Eventuelt Referat: Dagsordenspunkt til næste møde, informationsniveau til afdelingsformænd, kontaktpersoner og repræsentantskab. Kunstudvalget Svanehusene, Allan M. Baltsersen tager kontakt til Hjørring kommunes kunstudvalg v/ Bidstrup-Hansen. Side 9 af 10

10 Bestyrelsen var enig i at indstille Allan M. Baltersen til den ledige post som formand for Domea Hjørring, Allan M. Baltsersen gjorde opmærksom på, at han gerne vil bestride formandsposten frem til næste års repræsentantskabsmøde, men at bestyrelsen skulle arbejde på at finde en beboervalgt formand til næste års møde. Renate Hald og Mikkel Smidstrup stiller begge op til bestyrelsen og Mikkel Smidstrup stille også op til næstformandsposten. Domea Boligcenter Hjørring, den 22. juni Britta Hansen Pinstrup/ Godkendt, den Formand Allan M. Baltsersen Side 10 af 10