Statsforvaltningens brev til 2 journalister.

Transkript

1 Statsforvaltningens brev til 2 journalister. I har klaget over, at Faaborg-Midtfyn Kommune har afslået at give Jer aktindsigt i navne og andre kontaktoplysninger på skribenterne bag spareforslag indkommet til kommunen Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at det ikke har været i overensstemmelse med lovgivningen, at Faaborg- Midtfyn Kommune afslog anmodningen om aktindsigt med henvisning til 12, stk. 1, nr. 1, i offentlighedsloven i den konkrete sag. Statsforvaltningen har ikke taget stilling til, hvorvidt aktindsigt kunne afslås efter andre bestemmelser i offentlighedsloven. Statsforvaltningen har derfor anmodet kommunen om at oplyse, hvad den agter at foretage sig i den anledning. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund: Siden foråret 2010 har Faaborg-Midtfyn Kommune på sin hjemmeside haft følgende opslag: Kom med en idé, og hjælp os med at skabe fremtidens løsninger. Faaborg-Midtfyn Kommune står ligesom mange andre kommuner over for en stor økonomisk udfordring. Vi skal over de næste 4 år spare 150 mio. kr., og vi vil helst gøre det uden at skulle forrige vores serviceydelser. Det lægger et stort pres på organisationen og er en anledning til at gentænke, hvordan og hvorfor vi gør, de ting vi gør. Det er en anledning til at tænke over vores prioriteringer og fokusområder. TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /745 SAGSBEHANDLER: RHSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: EAN-NR SE-NR tilsynsyd@statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: og TORSDAG: FREDAG: Alle idéer er velkomne. Rigtig mange af kommunens borgere er daglige brugere af kommunens serviceydelser. Kommunens borgere har dermed en særlig indsigt i den måde serviceydelserne bliver leveret på. Derfor hører vi meget gerne fra dig som borger med idéer, som måske kan bidrage at skabe fremtidens løsninger.

2 Hvis du har en god ide, kan du udfylde formularen nedenfor og sende den til os. Hvis vi modtager din ide inden fredag den 28. maj kl , er der mulighed for at den kan indgå i politikernes arbejde med at lægge kommunens budget for ( ) Den 28. maj 2010 bad I mundtligt om at få tilsendt de indkomne forslag som en del af en journalistisk research. Den 1. juni 2010 fik I forslagene tilsendt på mail i anonymiseret form, altså uden navne eller andre kontaktoplysninger på skribenterne bag forslagene. I rettede igen mundtlig henvendelse til Faaborg-Midtfyn Kommune med anmodning om at få forslagene i ucensureret form med henvisning til offentlighedsloven. Faaborg-Midtfyn Kommune afviste anmodningen med begrundelse om, at kommunen ikke på forhånd havde orienteret forslagsstillerne borgere og ansatte om, at forslagene kunne blive udleveret til pressen. I skrev den 2. juni 2010, således til Faaborg-Midtfyn Kommune: Ved. Anmodning om aktindsigt Som journalist på Fyens Stiftstidende og Fyns Amts Avis søger jeg, Kasper Riggelsen, hermed formelt om aktindsigt i personoplysningerne om de borgere/ansatte, der har svaret på kommunens opfordring til at komme med idéer til nye løsninger (blandt andet annonceret på kommunens hjemmeside og omtalt i avisen). Det vil sige råmaterialet inklusiv navn, telefonnummer, e- mailadresse m.v. i det omfang, personen selv har oplyst det i sit svar til kommunen. Herunder en oversigt over, hvem der har stillet de konkrete forslag. Anmodningen sker i henhold til offentlighedslovens bestemmelser om retten til aktindsigt. ( ) Faaborg-Midtfyn Kommune svarede Jer således efter få dage: Du har bedt om at få aktindsigt i navne og kontaktoplysninger på de personer, der er kommet med idéer til nye løsninger via kommunens hjemmeside. Du har fået tilsendt materialet i anonymiseret stand. Vi kan ikke umiddelbart give dig aktindsigt i navne og kontaktoplysninger, idet disse oplysninger er at betragte som oplys- SIDE 2

3 ninger, der vedrører private forhold. Der skal i den forbindelse henvises til offentlighedslovens 12 stk. 1, nr. 1. I henhold til persondataloven har vi dog mulighed for at videregive oplysninger om registrerede personer forudsat at de giver deres samtykke. Vi har ikke ressourcer til at indhente samtykke fra samtlige forslagsstillere, men vi vil gerne yde dig den service at spørge nogle få udvalgte personer, om de kan give samtykke til, at vi videregiver deres navn og kontaktoplysninger til pressen. Hvis du kan pege på enkelte konkrete forslag, hvor du gerne vil i kontakt med forslagsstilleren, kan du kontakte ( ), så vil vi yde dig den service at kontakte forslagsstilleren og spørge om vi må udlevere navn og kontaktoplysninger til dig. ( ) Det fremgår af Jeres oplysninger, at I har bragt en del artikler i pressen om de til Faaborg-Midtfyn Kommune indkomne spareforslag, hvor I blandt andet har oplyst, at 73 personer - borgere såvel som kommunens ansatte - har skrevet til kommunen om spareforslag, og at kommunen har fået mindst 157 spareforslag. Det fremgår videre af Jeres avisartikler, at I gerne ville i kontakt med personerne bag spareforslagene for at give dem lejlighed til at komme med en uddybende forklaring. Ifølge Jeres avisartikler skulle borgmesteren blandt andet have udtalt, at han havde garanteret over for de ansatte, at de ikke efterfølgende ville blive stillet til regnskab, men tværtimod kunne tænke frit, da det, der var et rationaliseringsforslag for nogle, ville blive anset for at være et spareforslag for andre, og derfor kunne der opstå konflikter i forhold til kollegerne, hvis en ansat kom med en idé inden for det område, som den pågældende arbejdede med til daglig, ligesom det havde haft betydning for kommunen, om kommunen en anden gang ville kunne få de ansatte til at bidrage med forslag. Ifølge borgmesteren ville en offentliggørelse af navnene på forslagsstillerne have skadet den demokratiske proces. Kommunen har videre udtalt til Jeres avis, at kommunen ikke havde fortalt borgerne eller de ansatte, at deres navne efterfølgende kunne optræde nogen steder, da kommunen ikke havde overvejet, at nogen efterfølgende ville bede om at få forslagene udleveret. Faaborg-Midtfyn Kommune har den 30. september 2010 afgivet følgende udtalelse i sagen: Faaborg-Midtfyn Kommune fastholder sit afslag på aktindsigt sendt til Kasper Riggelsen den 3. juni SIDE 3

4 Faaborg-Midtfyn Kommune indhentede forslag til nytænkning fra såvel borgere som ansatte for at få en bred debat om fremtidens serviceydelser i en periode med store økonomiske udfordringer. Disse forslag skulle indgå i kommunens budgetforhandlinger og hensigten var ikke på den måde at gennemføre en offentlig høring. Fyens Stiftstidende fik tilsendt de indkomne forslag i anonymiseret form, idet vi vurderede, at spørgsmålet om hvem der havde stillet de enkelte forslag tilhørte privatlivets fred. I har den 13. oktober 2010 skrevet sålydende: ( ) I sit brev henviser [A] til, at det skulle tilhøre privatlivets fred, hvem der har stillet hvilke forslag. Imidlertid er der tale om forslag, der potentielt set kan få betydning for kommunens økonomiske situation, og da efterlysningen af spareforslag kan sidestilles med en formel offentlig høring, er det i offentlighedens klare interesse at få at vide, hvem der foreslår hvad. Hvis kommunen ville beskytte forslagsstillerne, skulle den som absolut minimum fra processens start have informeret om, at forslag kunne stilles anonymt. Det var ikke tilfældet, og selv om kommunen havde gjort det, tvivler vi alvorligt på, at det ville være i overensstemmelse med intentionerne bag offentlighedsloven. ( ) Statsforvaltningens udtalelse: Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr af 1. november 2010, som ændret ved lov nr. 156 af 26. februar 2011). Følgende fremgår af 4, stk. 1, samt 12, stk.1, nr. 1, og stk. 2, i lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven - lov nr. 572 af 19. december 1985, senest ændret ved lov nr. 433 af 4. juni 2009): 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, 2) SIDE 4

5 Stk. 2. Omfattes kun en del af et dokument af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. Følgende fremgår af Justitsministeriets vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen, punkt 41, 42, 1. afsnit og 45, 5.afsnit: 41. Efter bestemmelsen i 12 kan bestemte oplysninger undtages fra den almindelige adgang til aktindsigt, når det er begrundet i hensynet til varetagelse af private interesser. Efter 13 kan oplysninger og dokumenter undtages fra aktindsigt, når det er nødvendigt for at varetage væsentlige hensyn til offentlige interesser eller private interesser i øvrigt. 42. Efter 12, stk. 1, nr. 1, omfatter retten til aktindsigt således ikke oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Det er ikke enhver konkret oplysning om enkeltpersoners forhold, der kan tilbageholdes med hjemmel i bestemmelsen. Undtagelsesbestemmelsen omfatter kun oplysninger, som efter en generel vurdering må siges at angå»privatlivets fred«, d.v.s. oplysninger som med rimelig grund kan forlanges unddraget offentligheden. Bestemmelsen bør undergives en relativt snæver fortolkning. Oplysninger af særlig følsom karakter, som f.eks. oplysninger af den karakter, der er nævnt i forvaltningslovens 28, stk. 1, vil dog utvivlsomt være omfattet af undtagelsesadgangen. punkt 49, 5. afsnit: Udsættelse af aktindsigtens gennemførelse vil også kunne være begrundet i, at der foreligger en sådan tvivl om, hvorvidt begæringen kan imødekommes, at der må foretages en nærmere undersøgelse, eventuelt høring af den, hvis interesse kan være til hinder for, at begæringen imødekommes, eller forelæggelse for en anden myndighed. Retten til aktindsigt gælder efter 4, stk. 1 i offentlighedsloven som udgangspunkt alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med den virksomhed, som udøves af myndigheden dog med de undtagelser, der er nævnt i Efter 12, stk. 1, nr. 1, i offentlighedsloven omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Omfattes kun en del af dokumentet af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold, jf. 12, stk. 2, i offentlighedsloven. Bestemmelsen i 12, stk. 1, nr. 1, i offentlighedsloven har til formål at tilgodese hensynet til privatlivets fred. SIDE 5

6 Udgangspunktet for afgrænsningen af, hvilke oplysninger der kan anses for omfattet af undtagelsesbestemmelsen, må navnlig søges i en vurdering af, hvorvidt oplysningerne kan betegnes som følsomme, det vil sige, er af en sådan karakter, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab, jf. F.T. 1985/86, tillæg A, sp Det er ikke en forudsætning for bestemmelsens anvendelse, at hemmeligholdelse i det konkrete tilfælde må anses for påkrævet. Det er uden selvstændig betydning for bedømmelsen af, om oplysninger kan undtages efter 12, i offentlighedsloven, om oplysningerne er afgivet under diskretionsforbehold, jf. F.T. 1969/70, tillæg B, sp Efter omstændighederne må et diskretionsforbehold dog antages at afskære myndigheden fra at give meroffentlighed efter 4, stk. 1, 2. pkt., i offentlighedsloven. Statsforvaltningen har noteret sig, at Faaborg-Midtfyn Kommune på sin hjemmeside ikke har gjort forslagsstillerne opmærksom på, at deres spareforslag med oplysninger om navn og kontaktoplysninger eventuelt kunne blive offentliggjort. Statsforvaltningen må lægge til grund, at kommunen overfor sine ansatte har forudsat diskretion. Statsforvaltningen har noteret sig, at Faaborg-Midtfyn Kommune har givet aktindsigt i de indkomne spareforslag med undtagelse af navn og kontaktoplysninger på de enkelte forslagsstillere. Statsforvaltningen kan konstatere, at kommunen har tilbudt at indhente samtykke til udlevering af navn og kontaktoplysninger fra nogle af de forslagsstillere, som I ønskede kontakt med, hvis I kunne pege på enkelte konkrete forslag, hvor I gerne ville i kontakt med forslagsstilleren. Statsforvaltningen kan også konstatere, at kommunen af ressourcemæssige hensyn har afvist at indhente samtykke fra samtlige forslagsstillere. Statsforvaltningen har noteret sig, at I ikke har benyttet Jer af kommunens tilbud. Derudover har statsforvaltningen noteret sig, at I har ønsket navn og kontaktoplysninger på forslagsstillerne, fordi I ønsker at kontakte den enkelte forslagsstiller. SIDE 6

7 Det er statsforvaltningens opfattelse, at navn og kontaktoplysninger ikke i sig selv er private forhold, der er undtaget efter 12, stk. 1, nr. 1 i offentlighedsloven, og at 12, stk. 1, nr. 1 i offentlighedsloven ikke åbner mulighed for afslag begrundet i manglende ressourcer. Det er således statsforvaltningens opfattelse, at det ikke har været i overensstemmelse med lovgivningen, at Faaborg-Midtfyn Kommune afslog anmodningen om aktindsigt med henvisning til 12, stk. 1, nr. 1, i offentlighedsloven i den konkrete sag. Statsforvaltningen har ikke taget stilling til, hvorvidt aktindsigt kunne afslås efter andre bestemmelser i offentlighedsloven. Statsforvaltningen har derfor anmodet kommunen om at oplyse, hvad den agter at foretage sig i den anledning. I øvrigt : Faaborg-Midtfyn Kommune har modtaget kopi af dette brev. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Stella Bøttger specialkonsulent /Rikke Hinrichsen fuldmægtig SIDE 7