Nærværende vejledning beskriver kompetenceskemaets formål, indhold og anvendelse, samt procedure for behandling i hospitalsbyggestyregruppen.

Transkript

1 Koncern Byggestyring Opgang Blok E Afsnit 1. sal Kongens Vænge Hillerød Telefon EAN-nr: Dato: 28. juni 2013 Kompetenceskema for projektorganisationerne Vejledning til anvendelse af skema til dokumentation af kompetencer i projektorganisationerne for Region Hovedstadens kvalitetsfondsprojekter og Nyt Hospital Glostrup. Den enkelte projektorganisation skal vurdere hvilke kompetencer, der er væsentlige for at gennemføre byggeprojektets aktiviteter i hver fase. Projektorganisationen skal beskrive aktiviteterne for den kommende fase i en projektplan og skal i et kompetenceskema, der er et bilag til projektplanen, dokumentere, at der er de rette kompetencer til at gennemføre aktiviteterne i hhv. projekt- og rådgiverorganisationen. Projektplanen og kompetenceskemaet skal i henhold til styringsmanualen godkendes af hospitalsbyggestyregruppen ved faseskift. Nærværende vejledning beskriver kompetenceskemaets formål, indhold og anvendelse, samt procedure for behandling i hospitalsbyggestyregruppen. Kompetenceskemaets formål Kompetenceskemaets formål er at understøtte den enkelte projektorganisations arbejde med vurdering af behovet for kompetencer og bemanding i relation til de aktiviteter, der er beskrevet i projektplanen for den pågældende fase, og at synliggøre om samspillet mellem kompetencer i projektorganisationen og rådgivergruppen, herunder om projektorganisationen kan matche organisering og kompetencer hos total- og øvrige rådgivere. Kompetenceskemaets formål er også at sikre dokumentation for projektorganisationernes kompetencer og bemanding til brug for imødekommelse af rapporteringskrav i relation til Ministeriet for Sundhed og forebyggelse, Danske Regioner og den politiske og administrative ledelse i Region Hovedstaden. Kompetenceskemaet er i udfyldt tilstand dokumentation for projektorganisationens kompetencer og bemanding. Endeligt er det kompetenceskemaets formål at skabe grundlag for transparente og ensartede beskrivelser af kompetenceforbruget i regionens kvalitetsfondsprojekter til brug for videndeling og erfaringsudveksling på tværs af projekterne.

2 Kompetenceskemaets indhold og udfyldelse Kompetenceskemaet indeholder syv faneblade et for hver fase i byggeriet: Fase 1 - Dokumentation i planlægnings- og idéoplægsfasen Fase 2 - Dokumentation i konkurrenceprogramfasen Fase 3 - Dokumentation i byggeprogramfasen Fase 4 - Dokumentation i dispositionsforslagsfasen Fase 5 - Dokumentation i projektforslagsfasen Fase 6 - Dokumentation i projekteringsfasen (for- og hovedprojekt) Fase 7 - Dokumentation i udførelsesfasen Fase 1 - Dokumentation i Planlægnings- og idéoplægsfasen Overblik over kompetencer Bemærkninger A B C Generelt for alle faserne Projekt- og procesledelse X X Varetages af projektchef xxx, projektleder xxx, certificering mv. Kontraktstyring Konflikthåndtering Udbudsretlig kendskab Ekstern konsulent Kompetencen er relevant i projektet Projektorganisationen Bygherrerådgiver Totalrådgiver Under - eller anden rådgiver Der udfyldes et faneblad for hver fase. Hvert faneblad omfatter følgende elementer: A. Overblik over kompetencer Første kolonne er en oversigt over generelle og fasespecifikke kompetencer, som vurderes relevante i forbindelse med byggeprojekterne. Kolonnen kan suppleres med andre projekt- eller faserelevante kompetencer. Udfyldelse: Kolonne besvares med kryds, hvis kompetencen er relevant i projektet. B. Dokumentation for kompetencer I kolonnerne angives om kompetencen er til stede i projektorganisationen. I projektorganisationen skal forefindes de nødvendige og relevante kompetencer for at varetage det daglige ansvar for driften af projektet, herunder styring og koordinering af alle projektets aktiviteter, f.eks. projektledelse, økonomiog risikostyring, leverandørstyring, kontraktstyring mv. I de efterfølgende kolonner angives om, den relevante og nødvendige kompetence i forhold til gennemførelse af byggeprojektet forefindes i rådgiverorganisationen og i givet fald, hvor i rådgiverorganisationen, den forefindes. Udfyldelse: Kolonnerne besvares med kryds i forhold til kompetencens tilstedeværelse i projektorganisationen og rådgiverorganisationen. Side 2

3 C. Bemærkninger I kolonnen redegøres kortfattet for vurdering og beslutninger vedrørende den pågældende kompetence, begrundelser for prioritering af kompetencer, indsatser for imødekommelse af kompetencegab mv. Kompetenceskemaet er en del af projektplanen Der udarbejdes en projektplan for hvert delprojekt, og en ny eller opdateret projektplan forud for hvert faseskift. Formålet med projektplanerne er at beskrive projektets forventede udvikling i løbet af faserne. Kompetenceskemaet er et bilag til projektplanen. Skemaet anvendes til dokumentation af, at der i den pågældende fase er de rette kompetencer til at løse de opgaver, der er beskrevet i projektplanen. Kompetenceskemaet skal således afspejle det samlede resultat af projektorganisationens overvejelser om kompetencer og bemanding på tværs af projekt- og rådgiverorganisationer og udgør dokumentationen herfor Hospitalsbyggestyregruppen skal godkende projektplaner og kompetenceskemaer inden faseskift. Udkast til projektplaner og kompetenceskema skal fremsendes til KBS ca. 2 måneder inden den politiske behandling ved faseskift. Projektorganisationen og KBS drøfter derefter projektplanen, herunder sammenhængen mellem den kommende fases aktiviteter og de beskrevne kompetencer på et særskilt møde inden forelæggelse af projektplanen for hospitalsbyggestyregruppen. For de faseafslutninger, der skal forelægges politisk, f.eks. dispositions- eller projektforslagsfaserne, kan projektplaner og kompetenceskemaer for den kommende fase med fordel forelægges hospitalsbyggestyregruppen samtidig med forelæggelsen af det materiale, der skal godkendes af forretningsudvalget og regionsrådet. Ved øvrige faseskift, f.eks. hovedprojekteringsfasen, der ikke som udgangspunkt skal behandles politisk, forelægges projektplaner og kompetenceskemaer for den kommende fase ligeledes inden faseskift. Den præcise tidsplan for behandling af projektplanen og kompetenceskemaet for den kommende fase fastlægges i dialog mellem projektorganisationen og KBS på månedsmødet. Løbende opfølgning i månedsrapporten Opfølgning på projektorganisationernes vurdering af kompetencer som beskrevet i kompetenceskemaet sker løbende i månedsrapporten og ved drøftelse på månedsmøder. Projektorganisationens kompetencer rapporteres under punkt 7, Kompetencer, i månedsrapporten. Der følges op på den seneste gældende projektplan og tilhørende kompetenceskema og der rapporteres i månedsrapporten på følgende elementer: Er de rette kompetencer fortsat til rådighed i projektorganisationen, i rådgivergruppen og hos de udførende? Om nødvendigt, hvilke tiltag er der gjort for at justere kompetencerne i forhold til behovet på projektet? Side 3

4 Ændringer af strategisk karakter i forhold til projektplanen, forelægges Hospitalsbyggestyregruppen. Behovet herfor drøftes på månedsmødet. Udvikling af kompetenceskemaet Nærværende udgave af kompetenceskemaet (af 29. maj 2013) er bilag til paradigme for projektplan (Paradigme for Styringsmanual, udgave 2. december 2012). Kompetenceskemaet evalueres efter anvendelse i ca. 6 måneder, dvs. i første kvartal af Kompetenceskemaet vil i øvrigt blive ajourført i forbindelse med efterfølgende revisioner af styringsmanualen/bilagene hertil, på baggrund af erfaringer med anvendelse af skemaet i forbindelse med vurdering af kompetencer og bemanding i de enkelte faser af byggeriet. Side 4

5 Hvorfor skal projektorganisationernes kompetencer dokumenteres? Styringsmanual for Region Hovedstadens kvalitetsfondsprojekter Styringsmanualens formål er at underbygge forretningsudvalgets tilsyn med forvaltningen af regionens midler. Det sker for så vidt angår hospitalsprojekterne, blandt andet ved at sikre, at den enkelte projektorganisation til enhver tid har de rigtige kompetencer til at gennemføre byggeriet på en betryggende måde. Hospitalsdirektøren/projektdirektøren har, jf. styringsmanualen, ansvaret for, at det enkelte kvalitetsfondsprojekt hhv. Nyt Hospital Glostrup i projektorganisationen er organiseret, ressourcesat og bemandet forsvarligt gennem hele byggeprojektets forløb. Projektorganisationernes vurdering af kompetencer og bemanding i byggeprojektets forløb dokumenteres ved afrapportering til KBS forud for hver ny fase i byggeprocessen som del af projektplanen. Rigsrevisionens notat af juni 2012 Det anbefales, at der tilstræbes øget fokus på risikostyring og opbygning af projektorganisationerne, hvilket Rigsrevisionen vil følge op på i kommende beretninger. Afrapportering vedr. kvalitetsfondsprojekterne i Region Hovedstaden, Deloitte april 2012 Det anbefales, at der udarbejdes et værktøj til kompetencevurdering mhp. at sikre, at der i projekterne er de rette kompetencer tilstede i de enkelte faser, samt at der i projektorganisationerne ligeledes er kompetencer, der til enhver tid kan matche de efterspurgte kompetencer hos totalrådgiver. Side 5