Auditbeskrivelser for GLM

Transkript

1 3-3-1 V V V V04 Er der for processerne synlige forbindelser for information mellem dem (også til støtteprocesser)? Punktet er opfyldt, hvis vejen for information mellem adskilte processer er synlig, så: Informationens vej fra processen til et punkt for forsendelse eller modtagelse af den er synlig. Mediet for overførsel af informationen er kendt og synlig. Informationens modtager er kendt og synlig. Måden kontakten eller overførslen udføres på er kendt og synlig. Udvekslingen af informationer kan eksempelvis ske mellem tekniker og operatør omkring fejl på en maskine, kvalitetsafdelingen og varemodtagelsen om frigivelse af varer eller mellem kundeservice og værkstedet om status på en ydelse. Er der for processerne synlige forbindelser for leverancer mellem dem (også til støtteprocesser)? Punktet er opfyldt, hvis vejen for leverancen mellem adskilte processer er synlig, så: Leverancens vej fra processen til et opsamlingssted er synlig. Opsamlingen af leverancerne udføres efter en kendt (synlig) rute. Modtagerne af de opsamlede leverancer er kendt af den afleverende proces. Leverancerne kan være levering af varer til og fra en proces, foretage vedligeholdelse af maskiner eller kvalitetstest af varer. Er der for processerne synlige kontaktpunkter mellem alle dem, som er forbundet? Punktet er opfyldt, hvis det er synligt, hvor kontaktpunktet er på forbindelserne mellem processerne. Kontaktpunktet for forbindelsen er det sted, hvor en anden proces (person) overtager opgaven. Kontaktpunktet er den situation, hvor en leverance eller information overdrages mellem to parter fra forskellige værdistrømme. Vises (ikke nødvendigvis på tavlen) hvem, der er kontaktperson for kontaktpunkterne? Punktet er opfyldt, hvis det er synligt, hvem der mødes i kontaktpunktet. Mødet behøver ikke at være et fysisk møde. Kontakten kan formidles elektronisk via telefon eller mail. Det afgørende er, at de involverede personer er identificeret, så et behov for kontakt rettes til en navngiven person GLM - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 1 / 8

2 3-3-1 V V V V08 Er der etableret en løbende opfølgning for støtteprocesser? Punktet er opfyldt, hvis der for udvalgte støtteprocesser er etableret en synlig løbende opfølgning for støtteprocessen (timeopfølgning eller lignende). Status for reparation af en maskine skal være synlig for operatørerne, der anvender maskinen. Vises (ikke nødvendigvis på tavlen) resultaterne af målingerne for støtteprocesserne, hvor de kan påvirkes? Punktet er opfyldt, hvis de valgte målinger for støtteprocesserne er synlige for dem, som kan påvirke målingen. Vises (ikke nødvendigvis på tavlen) hvilke medarbejdere, der er på arbejde i afdelingen i dag? Punktet er opfyldt, hvis der er en oversigt over de fremmødte medarbejdere i området. Er der en daglig status for medarbejdernes moral? Punktet er opfyldt, hvis moral måles dagligt og resultatet af målingen er synlig V V V V I01 Sikrer lederen, at kompensering kun udføres af kvalificerede medarbejdere? Punktet er opfyldt, hvis medarbejdere til kompenserende opgaver altid har de nødvendige kompetencer til at udføre opgaverne. Er der udarbejdet en synlig oversigt over medarbejderne, som viser, at de trænes for at opfylde målet for kompetencer? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig plan for træning af medarbejdere i opgaver, som i kompetenceoversigten er under målet. Medarbejderne trænes på baggrund af kompetenceoversigtens afdækkede behov? Punktet er opfyldt, hvis det af planen for træning fremgår, at medarbejderne trænes i de opgaver, som kompetenceoversigten viser, at der er behov for. Behovet vurderes ud fra målet og niveauet for kompetencer til de øvrige opgaver. Vises (ikke nødvendigvis på tavlen) status og fremdrift i arbejdet med optimering af moral? Punktet er opfyldt, hvis der er en oversigt eller en handlingsplan med status for aktiviteter til forbedring af moral. Er der for processerne vist afvigelser fra den aftalte forventningsafstemning? Punktet er opfyldt, hvis det er synligt, når aftalerne ikke overholdes for kontaktpunkterne mellem processerne GLM - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 2 / 8

3 3-3-1 I T01 Er der timeopfølgning på relevante processer? Punktet er opfyldt, hvis der er processer med løbende opfølgning. Den løbende opfølgning udføres flere gange dagligt og ofte hver time. Det er ikke et krav, at intervallet for opfølgningen skal være en time. Intervallet skal være tilpasset den proces, som overvåges, så afvigelser bliver synlige tidligt. Cyklustiden og stabiliteten for processen vil afgøre tiden for intervallet. Er der sat mål for moral? Punktet er opfyldt, hvis målingen for moral har et mål, som målingen sammenlignes med T T T T T T07 Udføres regelmæssigt en måling af moral for medarbejderne i afdelingen? Målet er opfyldt, hvis der vises et resultat for en regelmæssig måling af moral i afdelingen. Målet er også opfyldt, hvis medarbejderne i afdelingen kan bekræfte, at der foretages en regelmæssig måling af moral, og at medarbejderne i afdelingen bliver informeret om resultatet af målingen. Målingen skal desuden foretages hyppigere end en gang om året. Udføres regelmæssigt en måling af moral for medarbejderne i enheden? Målet er opfyldt, hvis der vises et resultat for en regelmæssig måling af moral for enheden. Målet er også opfyldt, hvis medarbejderne i enheden kan bekræfte, at der foretages en regelmæssig måling af moral, og at medarbejderne i enheden bliver informeret om resultatet af målingen. Målingen skal desuden foretages hyppigere end en gang om året. Er følgende synligt på tavlerne: Historik for målingen af moral? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig måling af moral på tavlerne, som også viser resultatet af tidligere målinger. Er der sat mål for antallet af kompetente medarbejdere til processerne? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig oversigt over kompetencer til processerne, som har anført et mål for antallet af kompetente medarbejdere til hver proces. Er der udarbejdet en synlig oversigt over medarbejdernes kompetencer til processerne? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig oversigt over den enkelte medarbejders kompetencer til processerne. Er der udarbejdet en synlig oversigt med planer for træning af medarbejderens kompetencer til processerne? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig oversigt over planlagt træning af medarbejdernes kompetencer til processerne GLM - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 3 / 8

4 3-3-1 T T T D D D D04 Er der udarbejdet en synlig oversigt på enhedstavlen over kompetencer til leanværktøjer? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig oversigt på enhedstavlen over chefers, lederes og medarbejderes kompetencer til leanværktøjer (5S, flow, kanban, SMED, TPM eller lignende). Er der sat mål for chefens, lederens og medarbejdernes kompetencer til leanværktøjer? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig oversigt på enhedstavlen over chefers, lederes og medarbejderes kompetencer til leanværktøjer, som har anført et mål for antallet af kompetente personer til hvert leanværktøj. Punktet er også opfyldt, hvis der er en synlig oversigt på enhedstavlen over chefers, lederes og medarbejderes kompetencer til leanværktøjer. Oversigten har anført et mål for kompetencerne til leanværktøjer for hver person på listen. Følger chefen op på, at alle opfylder deres mål for kompetencer til leanværktøjer? Punktet er opfyldt, hvis det kan bekræftes, at chefen regelmæssigt følger op på, at kompetencerne til leanværktøjer opfylder målet for antallet af kompetente medarbejdere til de enkelte leanværktøjer. Punktet er også opfyldt, hvis det kan bekræftes, at chefen regelmæssigt følger op på, at personerne på oversigten over kompetencer til leanværktøjer opfylder deres personlige mål for kompetencer til leanværktøjer. Er der udarbejdet en standard for støtteprocesser? Punktet er opfyldt, hvis der er udarbejdet synlige standarder for arbejdet ved støtteprocesser. Støtteprocesser kan eksempelvis være vedligeholdelse af maskiner, laboratorietest af varestikprøver eller materialeforsyning. Er der defineret en måling for moral? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig definition af, hvorledes målingen for moral udføres. Definitionen er ofte i en oversigt eller på skemaet med resultatet af målingen. Er der udarbejdet en standard for forventningsafstemningen i flere kontaktpunkter? Punktet er opfyldt, hvis der er udarbejdet en synlig forventningsafstemning for den gensidige servicegrad i 3 eller flere kontaktpunkter i et aftalt format, med data i alle relevante felter. Er der udarbejdet en standard for forventningsafstemningen i alle kontaktpunkter? Dok. Dok. Dok GLM - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 4 / 8

5 Punktet er opfyldt, hvis der er udarbejdet en synlig forventningsafstemning for den gensidige servicegrad i alle kontaktpunkter i et aftalt format, med data i alle relevante felter S S S M M M M M06 Er der etableret et system til måling af moral? Punktet er opfyldt, hvis der på en systematisk måde foretages en regelmæssig måling af moral, og resultatet af målingen for afdelingerne kan akkumuleres til et resultat for enheden. Er der etableret et system for timeopfølgning af relevante processer? Punktet er opfyldt, hvis der foretages løbende målinger af processerne, og resultatet af målingerne kan akkumuleres til et resultat for afdelingen, som igen kan akkumuleres til enheden. Er der etableret et system til evaluering af kompetencerne til processerne? Punktet er opfyldt, hvis der er defineret kriterier for evaluering af kompetencer til processerne, og evalueringen udføres systematisk. Inddrages medarbejderne i udarbejdelse af planer for krydstræning? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at de har haft indflydelse på, hvilke processer de skal trænes i, og hvornår de skal trænes. Er følgende kendt blandt medarbejderne: Planen for krydstræning? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at de er bekendt med, at der er planlagt krydstræning, samt at de kender eventuelle planer vedrørende træning af dem selv. Er der udarbejdet en synlig oversigt over medarbejderne, som viser, at de kan arbejde i andre områder? Punktet er opfyldt, hvis kompetenceoversigten indeholder medarbejdere fra andre områder, som har kompetencer til processerne i dette område. Punktet er også opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at nogle af områdets medarbejdere har kompetencerne til at arbejde i andre områder, og at de gør det, når der er behov for det. Bidrager medarbejderne med deres observationer til at håndtere afvigelser? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at deres observationer bliver anvendt, når afvigelser skal håndteres og løses. Medarbejderne fremsætter forslag til forbedring af arbejdsprocesser? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at deres forslag bliver anvendt i arbejdet med at forbedre processerne. Dok GLM - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 5 / 8

6 3-3-1 M M08 Medarbejderne bruger deres observationer for afvigelser til at fremsætte forslag til forbedringer? Punktet er opfyldt, hvis der er eksempler på, at medarbejderne har anvendt egne observationer til at fremsætte forslag til forbedringer. Medarbejderne flytter mellem områder efter behovet for kapacitet? Punktet er opfyldt, hvis der er eksempler på, at medarbejderne arbejder i andre områder, når der er behov for det M M M L L L L04 Er det lederens opfattelse, at medarbejderne er fleksible i tid? Punktet er opfyldt, hvis det er lederens opfattelse, at medarbejderne er fleksible med længden af deres arbejdsdag i forhold til belastningen. Medarbejderne fremsætter forslag til forbedringer af moral? Punktet er opfyldt, hvis der er eksempler på, at medarbejdere har fremsat forslag til forbedring af moralen. Punktet er også opfyldt, hvis medarbejderne deltager i arbejdet med at forbedre moralen. Inddrages medarbejderne i planer og aktiviteter for at forbedre moralen? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne deltager i arbejdet med at forbedre moralen. Sikrer lederen, at medarbejdere løbende oplæres og trænes i varetagelse af nye ansvarsområder? Punktet er opfyldt, hvis planen for medarbejdernes træning af kompetencer indeholder opgaver, som er uden for de pågældende medarbejderes nuværende arbejdsområde. Følger lederen op på afdelingens træningsbehov ud fra kompetenceoversigten? Punktet er opfyldt, hvis den planlagte træning bringer kompetencerne mod målet for kompetencer til processerne. Kommunikerer lederen dagligt med de øvrige områder om dagens belastningssituation? Punktet er opfyldt, hvis lederne i forbindelse med mødet for enheden behandler belastningen i de enkelte områder. Punktet er også opfyldt, hvis lederne på anden vis kommunikerer sammen om dagens belastning. Sikrer lederen, at årsagen til afvigelser i måling af medarbejdernes moral findes og løses? Punktet er opfyldt, hvis lederen har samtaler med medarbejderne for at finde og fjerne årsagen til afvigelser fra mål. Møder Møder GLM - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 6 / 8

7 3-3-1 L L L L L L L14 Sikrer lederen, at der udarbejdes handlingsplaner for forbedring af moralen? Punktet er opfyldt, hvis der er synlige handlingsplaner for at forbedre moralen. Punktet er også opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at der udarbejdes handlingsplaner for at forbedre moralen, når der er behov for det. Sikrer lederen, at de rette ressourcer og kompetencer er til rådighed for realisering af handleplanerne for moral? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at lederen stiller de rette ressourcer og kompetencer til rådighed for at realisere handlingsplanerne for moral. Sikrer lederen, at årsagen til afvigelser i timemålinger for støtteprocessen findes og løses? Punktet er opfyldt, hvis den løbende opfølgning viser, at der foretages korrektion, som fjerner afvigelser med konsekvens for værdistrømmen. Punktet er også opfyldt, hvis lederen kommer regelmæssigt til processerne for at følge de løbende målinger, og lederen reagerer på afvigelser. en finder årsagen til afvigelser i støtteprocessen og fjerner dem? Punktet er opfyldt, hvis lederen har en systematisk arbejdsmetode til at finde og fjerne årsagen til afvigelserne. Punktet er også opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at lederen finder og fjerner årsagen til afvigelser. Gennemgår lederen status for arbejdet med forbedring af moral ved tavlemødet? Punktet er opfyldt, hvis lederen ved tavlemøderne regelmæssigt gennemgår status for arbejdet med at forbedre moralen. en giver en øjeblikkelig tilbagemelding til medarbejderen ved afvigelser? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at lederen reagerer på afvigelser, og giver dem en tilbagemelding på afvigelsen, når lederen bliver bekendt med den. en kommer ofte til processerne og tavlerne for at aflæse status? Punktet er opfyldt, hvis det kan observeres, at lederen går i området, og tilser processerne og tavlerne. Punktet er også opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at lederen ofte tilser processerne og tavlerne. Møder GLM - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 7 / 8

8 3-3-1 L L L L L L20 Foretager lederen korrektioner ved afvigelser for en timemåling for støtteprocesser? Punktet er opfyldt, hvis den løbende opfølgning viser, at der foretages korrektion, som fjerner afvigelserne. Sikrer chefen, at der reageres på afvigelser, som chefen ser? Punktet er opfyldt, hvis det observeres, at chefen reagerer på afvigelser. Punktet er også opfyldt, hvis ledere eller medarbejdere kan bekræfte, at chefen reagerer på de afvigelser, som chefen ser. en bevæger sig dagligt fysisk rundt i sit ansvarsområde? Punktet er opfyldt, hvis det kan observeres, at lederen kommer i sit ansvarsområde for at observere processerne og være til rådighed for medarbejderne. Punktet er også opfyldt, hvis medarbejderne kan bekræfte, at lederen regelmæssigt kommer i sit ansvarsområde for at følge udviklingen. en taler dagligt med medarbejderne om målene, opgaverne og det, de har indflydelse på? Punktet er opfyldt, hvis det kan observeres, eller hvis medarbejderne kan bekræfte, at lederen dagligt taler med dem om målene, opgaverne og det, de har indflydelse på. Afholder lederen rundgangsmøder ved processerne? Punktet er opfyldt, hvis det kan observeres, eller hvis medarbejderne kan bekræfte, at lederen kommer for at forstå de erkendte problemer med processerne. Punktet er også opfyldt, hvis der holdes rundgangsmøder efter tavlemøderne. Følger nærmeste leder op på status ved processerne? Punktet er opfyldt, hvis det kan observeres, eller hvis medarbejderne kan bekræfte, at lederen regelmæssigt kommer til processerne for at følge udviklingen GLM - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 8 / 8