DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 20 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab Forslag 28. august 2015

2 Dato 28. august 2015 Afdeling 20 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE Husk spisning fra kl. 18 for tilmeldte. Dagsorden: i Fælleshuset, Norgesparken, Randersvej torsdag den 10. september 2015 kl. 19:00 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse og godkendelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Ændring af husorden - pkt. 11 om grill b. Dørtelefon 6. Valg a. Valg af formand for to år (på valg er Kirsten Jensen) b. Valg af suppleant(er) 7. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 20 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 20 Norgesparken Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger med 1,75% i 2016 Din husleje stiger med 1,75% fra 1. januar Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Afd Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rumsbolig (41 m2) kr kr. 42 kr. 2-rumsbolig (67 m2) kr kr. 63 kr. 3-rumsbolig (79 m2) kr kr. 73 kr. 4-rumsbolig (93 m2) kr kr. 84 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 241 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 263 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Udgifter 2016 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Almindelig vedligeholdelse Ejendomsfunktionær og renholdelse Drift af fællesvaskeri Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m Ændring (betyd.) El og varme % Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Andre udgifter Ydelse på forbedringslån Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital A- og G-indskud Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto Tab ved lejeledighed I alt Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt % Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 1,75%. 2% 1% 1% Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 26% 12% 7% 21% 30% Du kan få det fulde budget for afdeling 20 Norgesparken på mv@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 20 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 20 Norgesparken Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Rep. af asfalt /belægninger * Belægninger Ny fliser på sti ved gl. børnehave Affaldscontainer, -beholder og -stativ Containerleje * Legepladsudstyr Rep./vedligehold legepladser * Legepladsudstyr Nye legeredskaber Buske Vedligeholdelse beplantning/befæstede arealer * Altan Renovering af altan i bund Gulv Slibning + lakering af trægulve * Loft Efterisolere loft ved trappeopgange mod U opvarmet loftrum Overflader Maling af træværk * Tagkonstruktion Rep og vedligeholdelse af tagkonstruktion * Vindue Rep./Udskiftning af termoruder * Ydervæg Rep. af ydervægge i rollespilsklub Opsamling Rep. og vedligehold af inddækninge/tagrender * Opsamling Rep. og udskiftning afløbsinstallationer * Opsamling Rep./udskiftning af sanitet. * Opsamling Rep./udskiftning af vandarmaturer * Belysningsanlæg Rep./udskiftning kontakter/afbrydere * Belysningsanlæg Nyt LED-kælderlys/ledninger Belysningsanlæg Udskiftning af el hovedbly 3 stk Belysningsanlæg Nye LED lamper i udlejningsrum Kommunikationsanlæg (samlet) Rep./udskifte dørtelefoner og adgangskontrol * Varmtvandsproduktionsanlæg Rollespilsklub udskiftning af radiator og termostater mm Vandsystem (samlet) Rep./ udskiftning af vandinstallation * Varmeanlæg (samlet) Rep./udskiftning varmeinstallation * Vaskemaskiner Rep. og vedligehold vaskerier * Ventilationsanlæg (samlet) Rep. samt service aftale ventilations system Affaldscontainer, -beholder og -stativ 2 Skraldespande mod Randersvej Køkkeninventar Bordplader udskiftes * Maskiner og maskinanlæg Rep./vedligehold af maskiner * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 20 Norgesparken er vedlagt til orientering.

7 Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 20 Norgesparken Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet Belægninger Asfalt Hardangergade 60000,- (1:3) med afd Belægninger Rep. af asfalt /belægninger Belægninger Ny fliser på sti ved gl. børnehave Vej- og pladsbelysningsanlæg Nye LED-udelys lamper Affaldscontainer, -beholder og -stativcontainerleje Legepladsudstyr Rep./vedligehold legepladser Legepladsudstyr Nye legeredskaber Småbygninger ikke reg. som bygninger Malerbehandling garage Buske Vedligeholdelse beplantning/befæstede arealer Altan Renovering af altan i bund Dør Slib + Lak, 15 stk indgangsdørpartier Indvendig dør Maling af invendige døre Indvendig dør Nye greb på de indvendige døre i forbindelse med at de blive Gulv Slibning + lakering af trægulve Loft Efterisolere loft ved trappeopgange mod U opvarmet loftrum Overflader Maling af træværk Tagkonstruktion Ny tagpap Fakta Tagkonstruktion Rep og vedligeholdelse af tagkonstruktion Tagkonstruktion Rensning af tagrender Tagkonstruktion Rep og vedligeholdelse af tagkonstruktion Trappe Maling af trappeopgange/lyddæmpning/incl kælderhalse Vindue Vinduesudskiftning Vindue Rep./Udskiftning af termoruder Vindue Nye fuger ved sålbænk gavlvinduer Væg Omfugning murværk ved nr. 73, 75, 77 på havesiden Væg Omfugning af murværk Indervægge i fællesarealer Maling af kældre Indervægge i fællesarealer Etablering af frokoststue/omklædning Ydervæg Rep. af ydervægge i rollespilsklub Opsamling Rep. og vedligehold af inddækninge/tagrender Opsamling Rep. og udskiftning afløbsinstallationer Opsamling Rep./udskiftning af sanitet Opsamling Rep./udskiftning af vandarmaturer Afløbssystem (samlet) Kloak Tv-inspektion Afløbssystem (samlet) Strømpeforing af kælderkloaker (2016) Afløbssystem (samlet) Renovering kloak (2016) Belysningsanlæg Rep./udskiftning kontakter/afbrydere Belysningsanlæg Nyt LED-kælderlys/ledninger Belysningsanlæg Udskiftning af el hovedbly 3 stk Belysningsanlæg Nyt udelys med LED Belysningsanlæg Nye LED lamper i udlejningsrum Kommunikationsanlæg (samlet) Rep./udskifte dørtelefoner og adgangskontrol Varmtvandsproduktionsanlæg Rollespilsklub udskiftning af radiator og termostater mm Vandsystem (samlet) Rep./ udskiftning af vandinstallation Målerarrangement Nye varme- og vandmålere Varmeanlæg (samlet) Rep./udskiftning varmeinstallation Vaskemaskiner Rep. og vedligehold vaskerier Vaskemaskiner Udskiftning vaskemaskiner; 5 stk 5426, 5 stk Vaskemaskiner Udskiftning tørretumbler; 5 stk Ventilationsanlæg (samlet) Rep. samt service aftale ventilations system Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventilation Affaldscontainer, -beholder og -stativ2 Skraldespande mod Randersvej Boligkontoret Århus afdeling 20

8 Hårde hvidevarer Udskiftning kogeplader/ovn/emhætte Køkkeninventar Bordplader udskiftes Maskiner og maskinanlæg Nye maskiner (traktor) Maskiner og maskinanlæg Rep./vedligehold af maskiner Maskiner og maskinanlæg Ny Plæneklipper Total Tekst Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 20

9 Regnskab 2014 Afdeling 20 Norgesparken Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

10 Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

11 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING august 2015 Jeg foreslår, at vi ændrer punkt 11 i vores husorden, der handler om hvor man må grille. Jeg vil gerne, at vi ændrer sætningen: Det er kun tilladt at grille med gas- eller el-grill i udestuerne. Ønsker beboerne at anvende kulgrill, kan det alene ske udendørs på den grill-plads der er indrettet ved legepladsen. til Det er forbudt at grille i udestuerne. Det er kun tilladt at grille på grill-pladsen ved legepladsen. Begrundelse Grill i udestuerne giver nemlig røg i de andre boliger nogle gang så meget af røgalarmer går i gang. Hilsen Karina Zenia Jensen Randersvej 77, 1. tv.

12 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING august 2015 Jeg foreslår, at vi får repareret vores dørtelefon og lås til opgangen. I nr.4, har vi gennem det seneste år, flere gange oplevet, at lyset i opgangen gik ud, samt dørtelefonen ikke virkede, og fordøren var låst. Mvh. Lene Jørgensen, 2.tv.