Fremsøg sendte meddelelse

Transkript

1 Fremsøg sendte meddelelse Denne vejledning beskriver, hvordan man som myndighed, kan fremsøge sendte meddelelser i digital post. Version: 2.0 Udarbejdet: november 2011 Udarbejdet af: Digitaliseringsstyrelsen Vejledningen og andre med samme relevans ligger på NemSMS-og-fjernprint/Teknisk-dokumentation-ogvejledninger.

2 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion til vejledningen Postadministrator rollen Fremsøg sendte meddelelser i digital post Søgning efter meddelelser til et bestemt CPR/CVR Søgning efter modtager af en bestemt meddelelse... 8

3 1. Introduktion til vejledningen Den stadig stigende brug af digital post har medført, at myndighederne har et større og større behov for at kunne fremsøge sendte meddelelser til digital post. Denne vejledning beskriver, hvilken rolle, der har rettigheder til at løse denne opgave og hvilke muligheder for søgning i digital post, der findes. e-boks er ved at gennemføre en række opdateringer af søgemodulet. Disse forventes implementeret primo december Denne vejledning vil blive opdateret, når disse opdateringer er gennemført. Side 2

4 2. Postadministrator rollen For at kunne fremsøge meddelelser sendt til digital post skal der være oprettet en bruger i din organisation, der har rettigheder til at løse netop denne opgave. Den rolle du skal anvende, er postadministrator. En Postadministrator rolle har følgende rettigheder Rolle Postadministrator Figur 1. Rettigheder Fremsøge og se egne afsendelser til borgere / virksomheder. De roller der kan oprette en postadministrator er LRA, administrator og superadministrator. Du opretter en postadministrator på Administrationsportalen, som du finder her: Figur 2. Du opretter postadministratoren ved at gå ind i det faneblad, der hedder Brugerstyring og her trykke på Opret ny bruger. Dette er illustreret i figur 2. Side 3

5 Figur 3. Figur 3. viser den brugergrænseflade, du møder, når du opretter en ny bruger. Den er stort set selvforklarende. Det eneste, der kan volde lidt besvær, er at administratorer af digital post, skal have uploadet deres medarbejdersignatur i et bestemt format Base 64. Du kan finde en vejledning i, hvordan du gør dette i vejledningen: Brugerstyring i digital post Se afsnit: 6. Medarbejdersignaturer og eksport til Base64-kodet X.509 Du finder vejledningen her: Når signaturen er uploadet, angives medarbejderens -adresse, rollen defineres som postadministrator, og du beslutter, om rollen skal aktiveres umiddelbart eller først på et senere tidspunkt. Derefter trykkes OK og brugeren er oprettet. Side 4

6 3. Fremsøg sendte meddelelser i digital post Du logger på Administrationsportalen med rolle som postadministrator. Figur 4. Du møder den brugergrænseflade, som er vist i figur 4. Som man kan se, er det begrænset hvilke valgmuligheder, en postadministrator har. Der er to faneblade Forside og Sagsbehandling. Fanebladet Sagsbehandling vælges. Side 5

7 Figur 5. Under sagsbehandling klikkes på Gå til søg meddelelse, som det er illustreret i figur 5. Figur 6. Du kommer nu ind i søgemodulet, som kan bruges til to former for søgning: 1. Rød boks: At fremfinde modtageren på en specifik meddelelse. For at man kan gennemføre en sådan søgning, kræver det, at man kender meddelelsens ID nr. 2. Grøn boks: At fremfinde alle meddelelser, der er sendt til et bestemt modtager CPR/CVR inden for en given periode. Side 6

8 Brugergrænsefladen er nærmest selvforklarende men til illustration af, hvordan et søgeresultat ser ud, gennemgås to cases nedenfor Søgning efter meddelelser til et bestemt CPR/CVR I dette eksempel søges der efter alle meddelelse sendt til Klaus Cramer Rubæk. Figur 6. Som det ses af figur 6 er følgende valgt: Brugertype er sat til Person (CPR-nr) Identitet (CPR-nr./CVR-nr.) er udfyldt med det CPR-nr. man ønsker at søge på. Fra og Til er sat til den periode man ønsker at søge indenfor. Nedenfor vises de meddelelser, som myndigheden har sendt til det pågældende CPR indenfor den pågældende periode. Side 7

9 3.2. Søgning efter modtager af en bestemt meddelelse I dette eksempel har myndigheden en bestemt meddelelse med meddelelsesid en DKAL2011A02A03A14B32B35B Man ønsker nu at finde ud af, hvem der har modtaget den pågældende meddelelse. Figur 7. Som det fremgår af figur 7, er søgningen på et bestemt meddelelsesid nemt. ID en er tastet i feltet Indtast meddelelsensid-nr. og derefter er der klikket på Søg-knappen. Resultatet viser, at meddelelsen er sendt til Klaus Cramer Rubæk. 1 Meddelelsesid fremgår af kvitteringslister fra afsender, som myndigheden modtager udenom administrationsportalen. Side 8