DEAS FA K T U R A P O RTA L VEJLEDNING TIL DEAS LEVERANDØRER I BRUG AF DEAS FAKTURAPORTAL

Transkript

1 DEAS FA K T U R A P O RTA L VEJLEDNING TIL DEAS LEVERANDØRER I BRUG AF DEAS FAKTURAPORTAL

2 DEAS FAKTURAPORTAL Indhold DEAS e-fakturering Hvem kan bruge DEAS fakturaportal? Her finder du DEAS fakturaportal Opret en brugerprofil Log ind Opret kunder i kundearkivet Opret ny kunde - leverings- og fakturaadresser Opret en ejendom som kunder i kundearkivet Opret et lejemål som kunde i kundearkivet Opret DEAS A/S som en kunde i kundearkivet Opret en e-faktura Opret e-faktura vælg kunde Opret e-faktura oplysninger du skal kende Eksempel på placering af De oplysninger DEAS kræver Vedhæft bilag Opret kreditnota Opret e-faktura vælg kunde 2

3 DEAS E-FAKTURERING DEAS overgår til elektronisk fakturering DEAS modtager fra den 1. december 2015 kun elektroniske fakturaer. Det betyder, at du som leverandør til DEAS skal bruge elektronisk fakturering og dermed sende fakturaer og kreditnotaer til vores EAN/GLN-nummer i fakturaformatet OIOUBL. Slut med papir og Fakturaer, der sendes på papir eller pr. , vil ikke blive betalt. Disse fakturaer vil i stedet blive returneret og først betalt, når de er modtaget som e-fakturaer. Betalingsservice og BS+ Fakturaer, der i forvejen er tilmeldt betalingsservice, PBS eller BS+ skal ikke ændres til e-fakturering. 3 3

4 HVEM KAN BRUGE DEAS FAKTURAPORTAL Et godt tilbud til DEAS leverandører Fakturaportalen er et tilbud til DEAS leverandører, der ikke kan sende e-fakturaer med egne systemer Den er gratis at bruge! Du sparer porto, papir og kuverter Opret en profil og bliv bruger på under 2 min. Det kræver kun adgang til internettet og Har du brug for hjælp E-fakturateamet kan hjælpe, hvis det driller skriv til efakturateam@deas.dk Det kan man på portalen Opret et kundearkiv med ejendomme og lejemål som kunder Indtast fakturaer i simpel formular Opret kreditnota med få klik Vedhæft bilag til fakturaer Hold styr på sendte fakturaer og kreditnotaer i online Arkiv 4

5 HER FINDER DU FAKTURAPORTALEN Gå ind på hjemmesiden 5

6 OPRET EN BRUGERPROFIL For at få adgang til fakturaportalen skal du starte med at oprette en brugerprofil og tilmelde dig fakturaportalen. Udfyld formularen Tilmeld dig fakturaportalen. Den finde du på forsiden af fakturaportalen. Det tager ca. 2 minutter at udfylde formularen. Alle felter i formularen SKAL udfyldes. Det er et krav at du har en gyldig . 6

7 LOG IND PÅ DEAS FAKTURAPORTAL Skriv dit brugernavn og adgangskode og klik på knappen Login

8 OPRET NY KUNDE I KUNDEARKIVET 2. Klik på fanen Kunder 1. Klik på fanen Administration! Eksempel på liste over kunder, der er oprettet i kundearkivet. 3. Klik på knappen Ny kunde

9 OPRET NY KUNDE - LEVERINGS- OG FAKTURAADRESSER 1. Indtast fx vejnavn 2. Klik på søg knappen 9 Leverings- og fakturaadresser Når du opretter en ny kunde i fakturaportalen, skal du kende leverings- og fakturaadressen. Det er et krav at e-fakturaer til DEAS indeholder både leveringsog fakturaadresse. Begge oplysninger skal den, der bestiller ydelsen oplyse til dig. Er du i tvivl om du har de rette informationer, kan du bruge opslagsfunktionen på DEAS hjemmeside: Med opslagsfunktionen kan du finde de ejendomsoplysninger du skal bruge for at kunne udfylde fakturaadressen korrekt. 3. Alle oplysninger vedr. en ejendoms fakturaadresse vises her.

10 OPRET EJENDOM SOM NY KUNDE Skriv ejendommens navn og nummer, som oplyst af bestiller. Fx: A/B Dr. Dagmars Allé 14-22(7-124) Nummeret kan findes i opslagsfunktion på Skriv DEAS EAN/GLN-nummer Dokumenttype skal være OIOUBL CVR-nummer og skal ikke udfyldes. Kopier ejendommens adresse til fakturaadresse med klik på ikonet Kundenummer og EAN-nummer på leveringsadresse og skal ikke udfyldes. Skriv ejendommens adresse. Adressen kan findes i opslagsfunktion på Kundenummer og EAN-nummer på fakturaadresse og skal ikke udfyldes. Klik på Opdaterkundedata og ejendommen oprettes i kundearkivet

11 OPRET LEJEMÅL SOM NY KUNDE Skriv ejendommensnavn og nummer, som oplyst af bestiller. Fx: Asgården (11-101). Nummeret kan findes i opslags-funktion på Skriv DEAS EAN/GLN-nummer Dokumenttype skal være OIOUBL CVR-nummer og skal ikke udfyldes. Skriv ejendommensadresse som fakturaadresse. Adressen kan findes i opslags-funktion på Skriv lejemåletsadresse og evt. navn på beboer Klik på Opdaterkundedata og ejendommen oprettes i kundearkivet

12 OPRET DEAS A/S SOM NY KUNDE Skriv DEAS A/S i feltet navn Skriv info@deas.dk i feltet Skriv i feltet CVR-nr. Skriv DEAS EAN/GLN-nummer Dokumenttype skal være OIOUBL Skriv DEAS adresse som leveringsadresse. Husk at DEAS har kontorer i Aalborg, Aarhus og Frederiksberg. Skriv altid DEAS sadresse på Dirch Passers Allé 76, 2000 Frederiksberg som fakturaadresse. Kundenummer og EAN-nummer på leveringsadresse og skal ikke udfyldes. Kundenummer og EAN-nummer på fakturaadresse og skal ikke udfyldes. Klik på Opdaterkundedata og ejendommen oprettes i kundearkivet

13 OPRET E-FAKTURA 1. Klik på fanen Dokumenter 2. Klik på fanen Faktura 3. Klik på knappen Ny faktura 13

14 OPRET E-FAKTURA VÆLG KUNDE 1. Klik på den kunde du vil sende en e-faktura til. 2. Når du klikker på kunden oprettes en faktura med kundens stamdata.! Er kunden ikke oprettet endnu, skal du klikke på knappen Ny kunde og oprette kunden. 14

15 OPRET E-FAKTURA OPLYSNINGER DU SKAL KENDE Du skal kende en række oplysninger for at kunne sende e- fakturaer til DEAS. De vigtigste oplysninger er: Regninger skal indeholde bestemte oplysninger i følge momsreglerne se punkt 1-12 i boksen til højre. Regninger til skal indeholde DEAS EAN/GLN-nummer, som sikrer, at regningen når frem DEAS. Regninger skal altid indeholde et Købers ordrenummer, som sikrer, at regningen kommer til de korrekte personer i DEAS Regninger skal indeholde en personreference, så vi altid kan se, hvem der har bestilt varen og derfor skal godkende betalingen Regninger skal altid indeholde leveringsadressen, som er adressen hvor arbejdet er udført eller hvor ydelsen er leveret. Regninger skal altid indeholde en fakturaadresse, som er adressen på den ejendom, der skal betale regningen. Regningen skal sendes elektronisk. Husk alle oplysninger på din regning til DEAS Alle regninger skal opfylde kravene i følge momsreglerne. Opfylder din faktura IKKE disse krav forbeholder DEAS sig ret til at afvise din faktura. 1. Sælgers navn og adresse. 2. Købers navn og adresse (leverings- og fakturaadresse) 3. Fakturadato (udstedelsesdato). 4. Fakturanummer, som er et fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen. 5. Sælgers CVR-nr eller SE-nr. 6. Den dato, hvor levering af varerne eller tjenesteydelserne foretages eller afsluttes, forudsat at en sådan dato er forskellig fra fakturadatoen. 7. Betalingsdato. 8. Mængden og arten af leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser. 9. Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed. 10. Gældende momssats. 11. Det momsbeløb, der skal betales. 12. Fakturatotal. Særlige oplysninger, som skal på en regning til DEAS. Alle disse oplysninger skal oplyses af den person der bestiller ydelsen. 13. DEAS EAN/GLN-nummer. 14. DEAS personreference (Bestillerens navn) 15. Købers ordrenummer 16. Leveringsadresse 17. Fakturaadresse 15 Læs mere i vejledning til leverandører Kom godt i gang med e- fakturering til DEAS

16 EKSEMPEL PÅ PLACERING AF DE OPLYSNINGER DEAS KRÆVER Særlige DEAS oplysninger DEAS stiller krav om at en række oplysninger på e-fakturaerne. Leveringsadresse Fakturaadresse Købers ordrenummer Navn på den der bestilte ydelsen Eventuelt Opgave/rekvisitionsnummer, hvis den der bestilte ydelsen har bedt om det. Felterne markeret med rød boks angiver hvor de oplysninger, som DEAS kræver skal placeres. Er der oplyst et rekvisitionseller opgavenummer indtastes det i Besked til kunden Leveringsadresse udfyldes via kunderegistret Købers ordrenummer som du har fået oplyst af den der bestilte ydelsen. Navn eller initial på den der har bestilt ydelsen Fakturaadresse udfyldes via kunderegistret

17 INDTAST VARELINJER Varelinjer Når en varelinje udfyldes, skal der indtastes følgende oplysninger i felterne: Beskrivelse: Beskriv den vare der prissættes. Varenummer: Varenummeret Enhed: Vælg mellem pr. stk., Time eller Liter Afgift: Vælg mellem Rabat, Gebyr, Afgift, Fragt, Told - Og indtast beløbet Kontostreng: Indtastes hvis kontostreng bruges Antal: Angiv antal enheder Pris: Indtast prisen på én enhed Ønskes flere varelinjer, klikkes på knappen Tilføj linje

18 VEDHÆFT BILAG TIL E-FAKTURA Vedhæft bilag Når du opretter en e-faktura har du mulighed for at vedhæfte bilag i form af én fil. Du kan vedhæfte flere bilag dog kun ét ad gangen Bilag kan være billeder/foto Bilag kan være PDF-filer Bilag kan være Word og Excel Typiske bilag er: Materialelister Rekvisitioner Foto og anden dokumentation Flere bilag: For at vedhæfte flere bilag gentages proceduren for alle bilag der ønskes vedhæftet. 3. Giv bilaget en kort beskrivelse fx materialeliste, foto, rekvisition, dokumentation etc. Slet bilag Sæt flueben i boksen ud for filen Klik på Opdater (se punkt 4) 1. Klik på Vælg fil 2. Der åbnes et vindue til Stifinderen og du skal finde det bilag du vil vedhæfte på din pc Klik på Opdater

19 OPRET KREDITNOTA Opret og send kreditnota For at oprette en kreditnota, skal du først åbne den faktura, der skal laves en kreditnota på. Vigtigt! Du kan kun oprette kreditnota på fakturaer du har afsendt med fakturaportalen. 5. Indtast Kreditnotanummer 1. Find og åben fakturaen 2. Klik på Dan kreditnota og der åbnes en boks lige over knappen, med to valgmuligheder: Hele fakturaen Vælg linier 3. Klik på den, der matcher dit behov 3. Ret eventuelt indhold på fakturaen. 4. Klik på Overfør til kreditnota 6. Klik på Opdater 7. Klik på Afsend kreditnota 19

20 FEJLBESKEDER Når du klikker på knappen Opdater eller Afsend faktura, bliver fakturaen kontrolleret for fejl og mangler. Den eller de fejl og mangler, der findes, bliver beskrevet i en rød gennemgående bjælke, midt på siden. Ret fejlen/udfyld de manglende oplysninger og klik på Opdater. Er formularen korrekt udfyldt, forsvinder den røde bjælke. 1. Klik på Opdater for at kontrollere om fakturaen er udfyldt korrekt. 2. Er der fejl eller mangler, står de beskrevet i den røde bjælke. 20

21 TIPS OG TRICK Gør felterne større i formularen Når du er ved at indtaste oplysninger på en faktura, finder du en grøn pil flere steder. Klik på pilen og feltet bliver større eller viser oplysninger, der før var skjult. Klikker du igen på pilen, minimeres feltet igen. 21