AFTALE VARETAGELSE AF DRIFTS- OG ADMINISTRATIONSOPGAVER MV. I HALSNÆS KOMMUNALE VARMEFORSYNING A/S

Transkript

1 AFTALE OM VARETAGELSE AF DRIFTS- OG ADMINISTRATIONSOPGAVER MV. I HALSNÆS KOMMUNALE VARMEFORSYNING A/S

2 Mellem Side 2 Halsnæs Kommunale Forsyning A/S CVR-nr Rådhuspladsen Frederiksværk ("Serviceselskabet") og Halsnæs Kommunale Varmeforsyning A/S (under stiftelse) Rådhuspladsen Frederiksværk ("Varme") (herefter samlet "Parterne" og hver for sig en "Part") er i dag indgået aftale om Serviceselskabets levering af serviceydelser, herunder administration, drift, vedligeholdelse og entreprenøropgaver mv. til Varme ("Aftalen"). 1. BAGGRUND OG FORMÅL 1.1 Byrådet i Halsnæs Kommune har den 22. januar 2008 truffet beslutning om at udskille den kommunale vand-, spildevands- og varmeforsyningsvirksomhed samt affaldshåndteringen fra den kommunale forvaltning til aktieselskaberne Halsnæs Kommunale Vandforsyning A/S, Halsnæs Kommunale Spildevandsforsyning A/S, Halsnæs Kommunale Varmeforsyning A/S og Halsnæs Kommunale Renovation og Genbrug A/S ("Forsyningsselskaberne"), som Halsnæs Kommune skal eje via et holdingselskab, Halsnæs Kommunale Forsyning A/S. 1.2 Kommunen stiftede pr. 1. oktober 2009 selskabet Halsnæs Forsyning ApS med henblik på forberedelsen af stiftelsen af Forsyningsselskaberne. Efter stiftelsen af Forsyningsselskaberne vil disse selskabers aktier blive indskudt i Halsnæs Forsyning ApS, der samtidigt omdannes til aktieselskabet Halsnæs Kommunale Forsyning A/S. 1.3 Byrådet traf den 10. november 2009 beslutning om overdragelse af drift og administration knyttet til Forsyningsselskaberne til Serviceselskabet, hvilket vil finde sted i forbindelse med stiftelse af Forsyningsselskaberne. 1.4 Ved aftale af 8. juni 2010 har Varme overtaget den kommunale varmeforsyningsvirksomhed ("Varmeforsyningen") fra Halsnæs Kommune. Aktiver og passiver knyttet til drift og administrationen mv. af Varmeforsyningen er ved aftale af samme dato overdraget til Serviceselskabet. Opgaverne knyttet til drift og administration mv. af Varme, skal herefter varetages af Serviceselskabet. Serviceselskabet omdannes i umiddelbar forlængelse af indskud af servicevirksomheden til et aktieselskab med navnet Halsnæs Kommunale Forsyning A/S.

3 1.5 Formålet med Aftalen er at fastlægge vilkårene for Serviceselskabets varetagelse af opgaver for Varme, herunder med henblik på at sikre en velfungerende og effektiv drift, vedligeholdelse og administration af Varmeforsyningen. Aftalen skal endvidere sikre, at Varme til enhver tid drives i overensstemmelse med gældende lovgivning og Varmes vedtægter. Side Aftalen bygger på forudsætningen om, at Parterne har et indgående kendskab til hinanden, og at Parternes samarbejde i fremtiden vil bygge på gensidig tillid og ønsker om at optimere arbejdsgangene i forbindelse med varetagelse af drifts- og administrationsopgaver samt udarbejdelse af prisberegningsmetoder. 2. DRIFTS-, ANLÆGS- OG VEDLIGEHOLDELSESOPGAVER 2.1 Serviceselskabet varetager den daglige drift af Varmeforsyningen, herunder de anlæg mv., som ejes af Varme. 2.2 Serviceselskabet varetager alle vedligeholdelsesopgaver knyttet til Varmeforsyningen. Opgaverne omfatter blandt andet løbende vedligeholdelse og eftersyn af Varmeforsyningens anlæg, samt vedligeholdelse og renovering af Varmeforsyningens bygninger og ejendomme med tilstødende lokaler. 2.3 Parterne indgår nærmere aftale om, hvilke øvrige drifts-, anlægs- og vedligeholdelsesopgaver Serviceselskabet skal varetage for Varme og fastlægger i fællesskab de nærmere retningslinjer for Serviceselskabets varetagelse af opgaverne i dette afsnit (afsnit 2). 3. PLANLÆGNING OG PROJEKTOPGAVER 3.1 Serviceselskabet skal varetage opgaver knyttet til planlægning og projektering af Varmes anlæg, herunder: (a) forestå planlægning af vedligeholdelsesprojekter og udbygning og udvidelse af eksisterende anlæg, herunder udarbejdelse af projekter samt etablering af nye anlæg, såfremt dette er relevant, (b) udarbejde virksomhedsplaner, temaplaner og målsætninger for Varme, (c) forestå gennemførelse af anlægsprojekter, herunder projektering, kontrahering, projektopfølgning mv., og (d) varetage Varmes interesser i øvrigt i forbindelse med forhandling og indgåelse af kontrakter med tredjemand på vegne af Varme, samt administration af og opfølgning på disse kontrakter. 3.2 Parterne indgår nærmere aftale om, hvilke planlægnings- og projektopgaver Serviceselskabet i øvrigt skal varetage for Varme. 3.3 I det omfang tekniske drifts- og vedligeholdelsesopgaver, jf. afsnit 2, eller planlægnings- og projektopgaver vedrørende driften af Varmeforsyningen, jf. dette afsnit 3, varetages af andre end Serviceselskabet, skal Serviceselskabet bistå i forbindelse med gennemførelse af disse opgaver, herunder ved registrering af ledninger og anlæg mv., samt udarbejdelse af bidrag til

4 Halsnæs Kommunes forsyningsplaner og andre planopgaver, som har betydning for Varmeforsyningen. Side Parterne fastlægger i fællesskab nærmere retningslinjer for Serviceselskabets varetagelse af opgaverne i dette afsnit (afsnit 3). 4. ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE OPGAVER 4.1 Serviceselskabet varetager administrationen af Varmeforsyningen herunder: (a) regnskabsmæssige forhold, herunder bistand til Varmes bestyrelse i forbindelse med udarbejdelse af budgetter, budgetanalyse, årsregnskab, takstregnskaber og anden økonomisk rapportering til Varmes bestyrelse, offentlige myndigheder mv., (b) varetagelse af finansiel styring, samt indkøb, (c) indsamling af oplysninger og koordinering og udarbejdelse af grønt regnskab for Varme, (d) opkrævning af forbrugsafgifter og faste bidrag, samt (e) opkrævning af restancer. 4.2 Parterne indgår nærmere aftale om, hvilke administrative og økonomiske opgaver Serviceselskabet i øvrigt skal varetage for Varme. 4.3 Parterne fastlægger i fællesskab nærmere retningslinjer for Serviceselskabets varetagelse af opgaverne i dette afsnit (afsnit 4). 5. KRAV TIL ARBEJDETS UDFØRELSE OG KVALITET 5.1 Arbejdet skal udføres, så det lever op til de til enhver tid gældende krav i lovgivningen, administrative retningslinjer, myndighedspålæg, myndighedskrav samt Halsnæs Kommunes beslutninger og regulativer af betydning for Varmeforsyningen. 5.2 Varmeforsyningen skal drives af Serviceselskabet, således at forbrugerne forsynes på den mest effektive måde og under optimal hensyntagen til miljøet. 5.3 Varme kan fastsætte nærmere krav eller vejledende retningslinjer for frekvensen eller indholdet af Serviceselskabets opgaver, særligt de løbende vedligeholdelsesopgaver. 5.4 Serviceselskabet skal registrere oplysninger om anlæggene, projekter, borger- og myndighedshenvendelser og øvrige oplysninger, som er relevante for driften og administrationen af Varmeforsyningen i fremtiden. 6. VEDERLAG 6.1 Varme betaler et vederlag til Serviceselskabet for udførelse af opgaverne i Aftalens afsnit 2 4.

5 6.2 Vederlæggelse sker til markedspriser på baggrund af registreret timeforbrug. Side Serviceselskabets omkostninger til fælles administrative systemer mv. viderefaktureres over for Varme til markedspriser. 6.4 Parterne kan aftale, at Serviceselskabet skal varetage opgaver for Varme, som ikke er direkte knyttet til driften af Varmeforsyningen, men som Serviceselskabet lovligt kan varetage. Serviceselskabets vederlag herfor fastsættes på baggrund af registreret timeforbrug, medmindre andet aftales mellem Parterne. 6.5 Der afregnes som udgangspunkt løbende i forbindelse med opgaveudførslen. 6.6 Vederlagets størrelse reguleres årligt under hensynstagen til Serviceselskabets anvendte tidsforbrug til løsning af opgaverne i Aftalens afsnit 2-4 det foregående år, samt nettoprisindekset. Vederlaget reguleres første gang den 1. januar ALMINDELIGE BESTEMMELSER 7.1 Varighed Aftalen træder i kraft ved Parternes underskrift af Aftalen Aftalen løber indtil videre Aftalen kan opsiges, såfremt Parterne er enige herom. 7.2 Evaluering I fjerde kvartal hvert år vurderer Parterne arten og omfanget af opgaverne omfattet af Aftalen og foretager eventuelle justeringer af Aftalen/opgavebeskrivelserne Alle ændringer af Parternes opgaver efter Aftalen, som går ud over, hvad der er naturligt i relation til driften af Varme, skal aftales skriftligt og tiltrædes ved de berørte Parters underskrift. 7.3 Tvister I tilfælde af uenighed om forståelse af Aftalen er Parterne forpligtet til at søge at opnå en afklaring af deres uenighed ved forhandling. Hvis én af Parterne ønsker det, skal Parterne anmode en uvildig tredjemand om at mediere forhandlingerne Hvis Parterne ikke kan nå til enighed, kan hver af Parterne indbringe den pågældende tvist for domstolene. 8. UNDERSKRIFTER MV. 8.1 Aftalen udarbejdes og underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver Part modtager et eksemplar.

6 8.2 Ændringer i Aftalen skal være skriftlige og underskrives af Parterne. Side 6 Den 8. juni 2010 Halsnæs Kommunale Forsyning A/S Jan Hvidtfeldt Andersen, direktør Den 8. juni 2010 Halsnæs Kommunale Varmeforsyning A/S Jan Hvidtfeldt Andersen, direktør