Whistleblower-ordning

Transkript

1 Whistleblower-ordning WHISTLEBLOWER-ORDNING I Amcor Limited s Statement of Corporate Ethics [beskrivelse af virksomhedsetik] fastsættes koncernens whistleblower-program og dens forpligtelse til at beskytte whistleblowere. Whistleblowerordningen beskriver hvorledes denne forpligtelse gennemføres. 1. Baggrund og beskrivelse af indhold Amcor-koncernens whistleblower-program er en integreret del af koncernens compliance program [retningslinier omkring udførelse af virksomhedens aktiviteter]. Det er beregnet til at imødekomme whistleblowernes behov i alle de lande, hvor Amcor-koncernen opererer. Amcor anerkender at en effektiv whistleblower-ordning: Er en stærk indikator på at Amcor opfylder sine juridiske og etiske forpligtelser Gør det muligt for enkeltpersoner at føle, at virksomheden på forsvarlig vis varetager deres problemer Ikke sanktionerer sine medarbejdere, når disse opfylder deres forpligtelse til at sikre, at Amcor overholder sit kontrolsystem og sin virksomhedsetik Ordningen omfatter i generelle vendinger følgende: a. Hvem er denne ordning gældende for? (punkt 2). b. Hvem kan whistlebloweren henvende sig til og hvilke problemer kan tages op? (punkt 3 og punkt 7). c. Proces efter anmeldelse samt beskyttelse af whistleblowerne (punkt 8 og punkt 9). d. Hvad sker der med whistleblowerne, beskyttelse af whistleblowernes identitet og årsager til whistleblowing (punkt 10 og punkt 12). e. Indberetning og revidering (punkt 13 og punkt 15). 2. Hvem er denne ordning gældende for? Tre kategorier af personer er dækket af denne ordning Amcor er forpligtet til at lade følgende kategorier af personer, der måtte have problemer med virksomhedens aktiviteter, omfatte af whistleblower-ordningen: Medarbejdere og ledere i Amcor-koncernen, enten fuldtids-, deltids- eller som løst ansatte, uanset anciennitet overalt i koncernen Amcor Limited

2 En person, der har en kontrakt på levering af tjenesteydelser eller varer til Amcor-koncernen En medarbejder ansat hos en person, der har en kontrakt på levering af tjenesteydelser eller varer til Amcor-koncernen Medarbejderne forpligter sig til at sikre, at hele virksomhedens adfærd er i overensstemmelse med loven og virksomhedens politik Medarbejdere og ledere påmindes om, at de i henhold til deres arbejdsbetingelser er forpligtet til at overholde loven og virksomhedens politik. 3. Hvem kan whistlebloweren henvende sig til? Begyndende problemer tages op med supervisor eller sædvanlig kontaktperson. Medarbejdere i Amcor-koncernen skal som det første (og omgående) diskutere ethvert problem med deres supervisorer. I de fleste tilfælde vil dette løse problemerne tilfredsstillende. Eksterne parter bør først tage problemerne op med deres sædvanlige kontaktperson indenfor Amcor-koncernen. Forbrugerne kan benytte den hotline service, der er annonceret på Amcor's hjemmeside og i Amcor's brochurer om produktinformation For leverandører vil det normalt være den Amcor-medarbejder, der står for den pågældende kontrakt Hvis man ikke er tilfreds med håndteringen af et opstående problem, bør man kontakte WSP [Whistleblower Service Provider] Amcor har udpeget en ekstern, uafhængig Whistleblower Service Provider (WSP). Hvis en person ikke er tilfreds med svaret fra supervisor eller kontaktsted, kan man kontakte WSP pr. telefon, fax, eller brev (kontaktinformation er vist på alle Amcor's hjemmesider). WSP s rolle og indberetningsprocedure Amcor's bestyrelse har ansat Deloitte Touche Tohmatsu (Deloitte) som deres WSP. Bestyrelsen mener at indberetning til en uafhængig part vil tjene interesserne hos alle Amcor's interessenter bedre, da det vil reducere den usikkerhed der kunne opstå, hvis de var forpligtet til at indberette deres problemer til en Amcor-medarbejder. Amcor er forpligtet til at sikre at WSP har uafhængighed, bemyndigelse og ressourcer til at: Indhente alle oplysninger, der hører ind under denne ordning Undersøge disse i henhold til denne ordning Side 2/9

3 Indhente, om nødvendigt, specialiseret, uafhængig juridisk og økonomisk rådgivning til enhver af dens undersøgelser WSP: Aflægger rapport til virksomhedens direktionssekretær og koncernens juridiske chef Kan vælge at henvise en sag til en repræsentant for Amcor's Audit and Compliance Committee [revisions- og tilsynsudvalg] eller rapportere til Audit and Compliance Committee direkte Har ret til at vælge at indberette direkte til Managing Director eller bestyrelsen om væsentlige påstande om overtrædelser 4. Hvilke problemer kan tages op hos WSP? Følgende er i generelle vendinger de spørgsmål, som Amcor tilskynder intressenter at tage op med WSP: Handlemåde eller metoder, som er ulovlige eller bryder loven, reglementet eller det adfærdskodeks, der gælder for Amcor-koncernen, eller væsentligt bryder en kontrakt der er gældende for et medlem af Amcor-koncernen Svigagtige eller korrupte metoder (herunder forsøg på eller accept af bestikkelse eller på anden måde at drage fordel af et forhold med Amcorkoncernen, som Amcor-koncernen ikke har godkendt) Vedvarende eller regelmæssige brud på Amcor's reglement eller andre regler for god selskabsledelse Direkte eller indirekte tvang, chikane eller diskrimination af ethvert medlem af Amcor-koncernens personale Misvisende eller vildledende adfærd af enhver art Situationer inden for Amcor-koncernens kontrol, der udgør en sundheds- eller sikkerhedsfare for en eller flere personer Situationer inden for Amcor-koncernens kontrol, der udgør en betydelig fare for miljøet En Amcor-medarbejders adfærd, som vurderes til ikke at følge Amcor's regelsæt 5. Hvor 'stort' skal et problem være før det tages op hos WSP? WSP kan uformelt rådgive om hvorvidt en sag falder ind under denne ordning Hvis en person er i tvivl om, hvorvidt et problem hører ind under de sager WSP har beføjelser til at undersøge, bør denne drøfte sagen uformelt med WSP. WSP kan rådgive den enkelte: Om sagen falder inden for rammerne af denne ordning Om sagen almindeligvis ville blive betragtet som normal forretningsprocedure i vurdering eller opinion (og derfor ikke er et spørgsmål om overtrædelse af Side 3/9

4 Amcor's regelsæt eller virksomhedsetik). WSP beskæftiger sig ikke med disse sager WSP skal indberette om alle de sager, der formelt er blevet rejst WSP skal indberette de sager, der formelt er blevet rejst af en person, uafhængigt af om WSP uformelt har rådgivet personen. Amcor kræver at WSP behandler alle oplysninger med allerstørste alvor, også selv om det kræver væsentlige ressourcer at undersøge, og kan skade både karriere og moral for de personer, der er genstand for beskyldningerne. Den enkelte bør tage dette med i overvejelserne om hvorvidt en sag er tilstrækkelig alvorlig til formelt at blive rejst hos WSP. En engangsforeteelse baseret på mindre overtrædelser kan behandles yderst konstruktivt uden formel undersøgelse eller handling. Sager, der allerede er blevet undersøgt, kan ikke rejses hos WSP Hvis alle forhold i en sag allerede er blevet undersøgt i en anden af Amcor's klageinstanser (såsom diskriminering gennem en HR-afdeling), kan det afhængigt af omstændighederne være uhensigtsmæssigt at rejse samme sag hos WSP. Gentagne overtrædelser skal anmeldes til WSP uafhængigt af omfangets størrelse Hvis en person får kendskab til vedvarende eller gentagne overtrædelser, også i mindre omfang, skal sagen forfølges gennem de relevante kanaler: Små sager kan, hvis de gentages, blive til store sager. En interessent bør også kontakte WSP uanset om denne har haft kendskab til dele af eller hele den uhensigtsmæssige adfærd i nogen tid. 6. Hvilke beviser er nødvendige for at WSP kan indlede en undersøgelse? Hvad angår medarbejderne i Amcor-koncernen, er deres viden om deres afdelings metoder og situation som regel nok til at give WSP tilstrækkeligt med beviser til at indlede en undersøgelse. Hvad angår eksterne parter, er det ønskeligt at kunne dokumentere problemerne før en undersøgelse indledes. I det mindste må den enkelte person være i stand til at fortælle WSP hvem han eller hun mener, er involveret i de begåede overtrædelser, hvornår det er sket og hvem der er berørt. Jo mere bevismateriale der udleveres til WSP, jo mere effektiv kan undersøgelsen forventes at blive. Men den enkelte person bør ikke udsætte at tage kontakt med WSP, hvis han eller hun er rimeligt overbevist om, at han eller hun har et førstehåndskendskab til forhold, der falder inden for rammerne af denne ordning. Side 4/9

5 7. Kan man foretage anmeldelser anonymt? Anmeldelserne kan være anonyme. For at få ydet beskyttelse vil den enkelte person dog være nødt til at oplyse sit navn til WSP. Personoplysninger behandles strengt fortroligt. 8. Hvad sker der efter en anmeldelse er foretaget? WSP informerer den øverste ledelse og undersøger anmeldelsen Når WSP modtager en anmeldelse, vil det relevante medlem af den øverste ledelse (koncernens juridiske chef og virksomhedens direktionssekretær) straks blive informeret og i fællesskab foretages en undersøgelse af anmeldelsens nøjagtighed og omfanget af overtrædelserne. Når WSP modtager en anmodning om at foretage en undersøgelse, skal WSP træffe alle rimelige foranstaltninger for at sikre, at undersøgelsen af oplysningerne er fair og upartiske. Det betyder at: Enhver person, der berøres af undersøgelsen, bør have mulighed for at forsvare sig og være informeret om påstandene og beviserne imod sig Sagsbehandleren skal indhente specialiseret, uafhængig rådgivning i spørgsmål, der ikke hører ind under sagsbehandlerens ekspertise eller viden, og alle medarbejdere i Amcor er forpligtet til at bistå sagsbehandleren i videst muligt omfang i forbindelse med undersøgelserne Undersøgelserne vil blive foretaget så hurtigt som praktisk muligt og med den grad af fortrolighed, der er i overensstemmelse med seriøsiteten af påstandene Sagsbehandleren vil føre detaljerede optegnelser over alle gennemførte interviews og alle de dokumenter, der er benyttet og som påvirker resultatet af undersøgelsen. Indberetning til Audit and Compliance Committee I slutningen af undersøgelsen skal sagsbehandleren fremsende en rapport til Audit and Compliance Committee. Denne rapport: Opsummerer udførelsen af undersøgelsen og den indhentede dokumentation Drager konklusioner om omfanget af samtlige former for overtrædelser Anbefaler foranstaltninger til at bringe orden i forholdene og forhindre gentagelser 9. Hvad sker der efter der er foretaget en anmeldelse? Privat anmeldelse til Audit and Compliance Committee En undersøgelse kan ødelægge karrieremuligheder og omdømme for personer, der er genstand for alvorlige beskyldninger. Derfor vil det generelt være Side 5/9

6 uhensigtsmæssigt hvis sagsbehandleren indberetter om undersøgelsens gang til andre end Audit og Compliance Committee bag lukkede døre. Sagsbehandleren kan vælge at inddrage den person, der har foretaget anmeldelsen, i undersøgelsen, enten ved at bede om flere oplysninger eller give feedback. For at sikre at undersøgelsen er fair eller for at beskytte den person, der har foretaget anmeldelsen, kan sagsbehandleren udelukke personen fra selve undersøgelsen. 10. Hvad sker der med whistlebloweren? Amcor erkender, at der kan være betydelige personlige omkostninger for en person, der foretager alvorlige anmeldelser udenfor de normale ledelsesrammer. Amcor har forpligtet sig til at minimere disse omkostninger for at gavne Amcorkoncernen som helhed. Konsekvenser som følge af anmeldelse Der er fire konsekvenser som følge af anmeldelse. a. Beskyttelse mod juridiske konsekvenser dvs. civilretlig og strafferetlig beskyttelse, når en anmeldelse foretages. Der ydes dog ingen civilretlig eller strafferetlig beskyttelse for handlinger begået af whistlebloweren selv. b. Beskyttelse mod viktimisering (behandles nedenfor). c. Erstatning til ofre - hvis der er tale om viktimisering og ofret lider tab, kan offeret kræve erstatning fra den person, der er ansvarlig for tabet. d. Identitetsbeskyttelse - WSP skal betragte en persons identitet som hemmelig, men kan videregive oplysninger til ASIC [Australian Securities and Investments Commission], APRA [Australian Prudential Regulation Authority], det australske føderale politi eller, med samtykke fra whistlebloweren selv, en tredjepart. Beskyttelse mod viktimisering Amcor forbyder enhver ansat at straffe den person, der kontakter WSP for at foretage en anmeldelse, som ligger indenfor rammerne af denne ordning. Dette indbefatter reprimander, repressalier, ændringer i arbejdsopgaver, personalegoder og indberetningskrav, ødelagt karrieremulighed eller omdømme, trusler om ovenstående eller forsætlige undladelser, der skader personen. En person, der foretager en væsentlig anmeldelse til WSP, er berettiget til at anmode om, at Amcor gennem WSP: Giver den pågældende person orlov i den periode undersøgelsen varer Bliver forflyttet til en stilling med tilsvarende løn og anciennitet på en anden lokalitet eller i en anden afdeling Sørger for uafhængig og professionel støtte for de gener vedkommende blev påført som følge af de forhold, der førte til anmeldelsen Side 6/9

7 Amcor vil indfri sådanne anmodninger i tilfælde, hvor det er praktisk muligt at gøre det. I tilfælde, hvor det er rimeligt, vil Amcor også tage alle forholdsregler for at sikre, at personen ikke er genstand for viktimisering eller repressalier som følge af sin kontakt med WSP. 11. Identitetsbeskyttelse af whistlebloweren Hemmeligholdelse af identitet En af de vigtigste måder at beskytte den, der foretager en anmeldelse til WSP, fra viktimisering eller repressalier, er at holde identiteten hemmelig. WSP er forpligtet til at gøre alt hvad der med rimelighed kan forlanges for at sikre, at identiteten af en person hemmeligholdes imens undersøgelsen finder sted og indtil resultatet er offentliggjort. Følgende forholdsregler tages, hvis der er risiko for offentliggørelse af identitet Mens Amcor er forpligtet til, hvor det er muligt, at beskytte identiteten af personer, der kontakter WSP, vil der være sjældne tilfælde, hvor dette ikke er muligt, for eksempel: Hvis en undersøgelse fører til en retslig afgørelse Hvor karakteren af påstandene er af en sådan art, at personens identitet kan udledes af de oplysninger, der er stillet til rådighed for WSP Hvis personen får særbehandling, såsom orlov Snarest muligt efter en persons første kontakt med WSP, vil WSP og den pågældende person drøfte fortrolighedsspørgsmålet og sandsynligheden for, at den pågældendes identitet vil blive kendt. WSP vil straks advisere personen hvis sagen ændrer sig på en måde, der påvirker Amcor's evne til at beskytte personens identitet, og vil så vidt muligt advare personen om, at det anses for sandsynligt, at personens identitet vil blive kendt. 12. Er det vigtigt at vide hvorfor en person kontakter WSP? Der kan være mange forskellige årsager til at anmelde en overtrædelse, der påvirker Amcor. Nogle er mindre beundringsværdige end andre. For at opnå beskyttelse, skal anmeldelsen foretages i "god tro". Det betyder at den enkelte skal foretage anmeldelsen i overbevisning om, at det der anmeldes er sandt. Hvis årsagen til anmeldelsen er mistænkelig og formålet med indberetningen er at: Skade en anden person Undgå et problem i forbindelse med præstationsvurderinger der hører ind under normal virksomhedsprocedure Misbruge whistleblower-ordningen Side 7/9

8 har WSP ret til at drøfte den pågældendes adfærd med HR-afdelingen for disciplinære foranstaltninger og på anden måde indskrænkelse af whistleblowerens rettigheder. Rettighederne vil blive indskrænket i det omfang det er nødvendigt for at beskytte den eller de personer, der har været ofre for whistleblowerens adfærd, eller på anden måde sikre, at enhver af whistleblowerens uretmæssige hensigter ikke opnås. WSP s pligt til at sikre en retfærdig undersøgelse tilsidesætter forpligtelsen til identitetsbeskyttelse af den person, der foretager anmeldelsen. 13. Generel indberetning Hver sjette måned udfærdiges en rapport til A&CC som sammenfatter periodens whistleblower-aktiviteter. Rapporten kan bruges til at lave generelle forslag til forbedring af Amcor's compliance culture [den måde hvorpå virksomhedens udfører dens aktiviteter]. A&CC fremlægger denne rapport for bestyrelsen. Bestyrelsen kan offentliggøre et resumé af Amcor's whistleblower-ordning og dens konsekvenser i Amcor's årlige rapport til aktionærerne. 14. Indberetning af overtrædelser til personer udenfor Amcor Amcor har til formål at sikre, at personalet ikke føler behov for at drøfte Amcorkoncernens problemer med personer uden for koncernen. Personalet påmindes om deres pligt til at holde fortrolige oplysninger om virksomheden hemmelige. Hvis forholdene tvinger en person til at overveje at foretage en anmeldelse om overtrædelser til en instans uden for koncernen, tilskynder Amcor den enkelte til at overveje om nogen i koncernen kan hjælpe og anbefaler, at, som en sidste udvej, personen anmelder sagen til politiet eller anden relevant myndighed. Den enkelte må ikke bringe sagen i medierne. 15. Revidering af whistleblower-programmet og denne ordning Whistleblower-programmet (herunder denne ordning) bliver revideret mindst hvert andet år af Audit and Compliance Committee i samråd med WSP og Managing Director. En rapport, der opsummerer denne revidering og fremsætter forslag, udarbejdes til bestyrelsen. Rapporten skal i almindelighed omhandle effektiviteten af whistleblower-programmet, navnlig: Graden af retfærdighed i de undersøgelser, der er foretaget De faktiske konsekvenser af at foretage en anmeldelse WSP s præstation Overholdelse af denne ordning Denne ordning blev godkendt af Amcor's Audit and Compliance Committee den 17. oktober Ordningen vil være tilgængelig på Amcor's internet- og intranetsider og en skriftlig kopi kan erhverves efter henvendelse til virksomhedens direktionssekretær eller aktieregisteret. Side 8/9

9 Ken MacKenzie Managing Director & CEO Oktober 2005 Side 9/9