Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 21. juni 2016 kl i Servicecenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg.

Transkript

1 Svendborg Boligselskab af 16. januar 1945 af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 21. juni 2016 kl i Servicecenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Svendborg Boligselskab af 16. januar Orientering fra formanden Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Boligselskabets budget Godkendelse af styringsrapport Indstilling af kandidater til Domea.dks repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Personaleforhold Generel orientering Feriefremleje/Feriebytte Ny husorden for BankInvest Almen Bolig LUKKET PUNKT LUKKET PUNKT Gavepolitik for organisationsbestyrelsen Domea.dks Landskonference Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Næste møde Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Hanne Nielsen, formand Jørgen Knudsen, næstformand Bjarne Holst Brian Birkholm Anni Olsen Øvrige deltagere: Martin Skytte, Kundechef Domea.dk Lise Jørgensen, Servicekoordinator Domea.dk Domea.dk Servicecenter Svendborg, den 22. juli 2016 Side 1 af 11

2 1 Svendborg Boligselskab af 16. januar Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Hanne Nielsen kunne oplyse, at de ikke har haft nogen fælles bestyrelsesmøder efter sammenlægningen. Hanne Nielsen har talt med en arkitekt omkring, at han foreslog at udarbejde en helhedsplan i forbindelse med afdeling tagrenovering, arkitekten ville kontakte Martin Skytte, men dette er ikke sket endnu. Der har været afholdt markvandring i begge afdelinger. Hanne Nielsen har haft kontakt til Sydbank omkring de værdipapirer som selskabet har (se regnskabsnote nr. 11, side 9), som stadig figurerer i regnskabet. Hanne gav udtryk for, at man tidligere havde besluttet at sælge Sydbank aktierne, da Martin Skytte tidligere har oplyst, at Domea.dks regnskabsafdeling tidligere har påpeget, at selskabet ikke må eje sådanne aktier. Martin Skytte følger op på dette. Hanne Nielsen orienterede omkring ansøgning ved Landsbyggefonden som bl.a. omfatter evt. nedsættelse af G-bidrag, som der skal rykkes for. Ligeledes har Hanne Nielsen undersøgt priser omkring Radon i forbindelse med den omdelte pjece fra Svendborg kommune. Hanne Nielsen har igennem længere tid haft kontakt til Svendborg kommune omkring tilladelser/anmeldelser til de allerede opsatte skure m.m. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Bestyrelsen ønsker ikke at modtage bestyrelseshonorar, og har ikke tidligere modtaget dette. Side 2 af 11

3 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2015 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Martin Skytte gennemgik regnskabet, incl. noter, hvorefter bestyrelsen godkendte årsregnskabet. 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2015 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea.dk har følgende kommentarer til protokollen: Der er ingen anmærkninger eller kommentarer til protokollen og den regnskabsmæssige praksis er korrekt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Martin Skytte gennemgik note nr. 12 & 13 i regnskabsbogen samt gennemgik 10 års udviklingsplaner for dispositionsfond, egen trækningsret og arbejdskapital. Årsberetningen blev godkendt. Side 3 af 11

4 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2017 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med jævn udvikling af indtægter og udgifter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev godkendt uden yderligere kommentarer. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapport for selskabet var ved en fejl, desværre ikke blevet omdelt inden mødet. Styringsrapport for blev gennemgået og tilpasset på storskærm, incl. på mødet senere besluttet kommentar ang. ny asfaltbelægning & er godkendt på regnskab- og budgetmøde. 1.8 Indstilling af kandidater til Domea.dks repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domea.dks repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Side 4 af 11

5 Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentant til valg til Domea.dks repræsentantskab for 1 år. Organisationsbestyrelsen indstiller, at Bjarne Holst vælges. 1.9 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Organisationsbestyrelsen vælger Bjarne Holst og Svend S. Jensen til at deltage som kredsdelegerede til BL Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domea.dks Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Forvaltningsrevisionen blev taget til efterretning, og man fortsætter med samme målsætninger og konkrete mål Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 134 personer. Heraf har 55 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Side 5 af 11

6 Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Fraflytningsprocent ,80 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen er taget til efterretning. De 12% i afd svarer til 3 fraflytninger De 23,8% i afd svarer til 5 fraflytninger 1.12 Personaleforhold Generel orientering I år 2015 var følgende tekst med under dette punkt: Brian Birkholm er nu ansat i , til hjælp med vinter- og ukrudtsbekæmpelse. Brian Birkholm er ansat på timebasis (løsarbejder) for 1 år ad gangen, som i alt højest må forlænges 2 gange (altså 3 år sammenlagt) Martin Skytte vil gerne have afklaret om Brian Birkholm fortsat skal være ansat, og om Brian Birkholm har været aktiv i den forgangne periode. Bjarne Holst er som tidligere nævnt, fortsat ansat som kontaktperson for begge afdelinger og varetager følgende opgaver: Henvendelse fra beboere i begge afdelinger. Rekvirering af håndværkere efter syn eller beboerhenvendelser. Deltager i fraflytter- og indflyttersyn i begge afdelinger. Vinterbekæmpelse på timebasis, med mulighed for rekvirering af ekstern hjælp. Kontrol af varmecentral på Falkenbjerg Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Brian Birkholm s ansættelseskontrakt udløb automatisk pr. 31. marts 2016, da ansættelsen kun var for 1 år af gangen. Dette passer fint med, at Brian Birkholm ikke ønsker at fortsætte med ukrudtsbekæmpelsen. Brian Birkholm er dermed ikke længere ansat i selskabet. Det blev præciseret, at Bjarne Holst ikke ønsker at passe vinterbekæmpelse, hvilket gør, at selskabet d.d. ikke har personale, som varetager denne opgave!! Orienteringen er taget til efterretning Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Side 6 af 11

7 Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Det blev besluttet, at der skal være mulighed for feriefremleje og-bytte i afdelingen Ny husorden for Tidligere udleveret udkast af ny fælles husorden for afd drøftes før endelig fremlæggelse på det stiftende afdelingsmøde den 28. juni Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ny husorden med eventuelle rettelser inden den forelægges afdelingsmødet til endelig godkendelse. Hanne Nielsen orienterede omkring udkast til ny fælles husorden for afd Der blev drøftet hønsehold, som man eniges om at foreslå sløjfet helt. Der blev ligeledes drøftet husdyr, som man eniges om, at foreslå som max. 2 stk. husdyr (hund og/eller kat) samt krav om forsvarlig indhegning ved ønske om hund. Ændringerne forelægges til det stiftende afdelingsmøde den 28. juni BankInvest Almen Bolig Orientering gives på mødet af Hanne Nielsen og Martin Skytte Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Side 7 af 11

8 Hanne Nielsen og Martin Skytte orienterede omkring de værdipapirer som ligger i Sydbank (se selskabets regnskab, note 11). Der var enighed om, at sælge dem. BankInvest Almen Bolig aktier i selskabet, berører ikke. Orienteringen blev taget til efterretning LUKKET PUNKT 1.17 LUKKET PUNKT 1.18 Gavepolitik for organisationsbestyrelsen Det er en naturlig del af organisationsbestyrelsens arbejde at markere særlige begivenheder og mærkedage i fx boligorganisationen og -afdelingerne. Markeringen af mærkedage med gaver kan dog i visse tilfælde giv næring til mistanke om, at bestyrelsen i urimelig grad begunstiger sig selv og sine nærmeste. Dette kan bestyrelsen komme til livs ved at fastsætte klare regler for, hvornår og i hvilket omfang der gives gaver. Nedenstående er administrationens forslag til, hvordan er gavepolitik kunne formuleres, men det er naturligvis organisationsbestyrelsen selv, der fastsætter gavepolitikken. Begivenhed Gave (kr.)* Buket (kr.) ** Kort underskrives af Bemærkninger Organisationsbestyrelsen: Formandens runde fødselsdag*** Medlemmers runde fødselsdage 10 år i organisationsbestyrelsen 25 år i organisationsbestyrelsen 50 år i organisationsbestyrelsen Dødsfald Ægtefælle/nærtståendes død 500,00 500, , , ,00 150,00 250,00 250,00 300,00 300,00 Øvrig bestyrelse Øvrig bestyrelse Øvrig bestyrelse Øvrig bestyrelse Øvrig bestyrelse Administrationen orienterer formanden/bestyrelsen om forestående fødselsdag/jubilæer Afdelingsbestyrelsen: Formandens runde fødselsdag Medlemmers runde fødselsdage 10 år i afdelingsbestyrelsen 25 år i afdelingsbestyrelsen 50 år i afdelingsbestyrelsen Dødsfald Ægtefælle/nærtståendes død 200,00 0,00 0,00 500, ,00 150,00 250,00 250,00 200,00 200,00 Bestyrelsen Bestyrelsen Det forudsættes, at afdelingsbestyrelsen i rimelig tid orienterer organisationsbestyrelsen om forestående mærkedage Afdelinger: Afdelingens ibrugtagning Afdelingens 10 års fødselsdag Afdelingens 25 års fødselsdag Afdelingens 50 års fødselsdag 3.000, , , ,00 75,00 pr. bolig Gaver til boligafdelingerne består ofte i fx udsmykning til fællesarealer, en flagstang eller tilskud til beplantning Side 8 af 11

9 Samarbejdspartnere: Eks. borgmester, kommunaldirektør, andre jubilerende boligselskaber m.v. Op til kr. 750,00 efter vurdering Inkl. i gavebeløb Efter forholdets karakter * Alle beløb angiver gavens værdi. Der gives ikke kontanter som gave ** De angivne beløb er for en buket eksklusive forsendelse *** Runde fødselsdage defineres som 40, 50, 60, 70, 75, 80, 90 og 100 årsdage. Gavepolitikken omfatter som udgangspunkt ikke gaver til medarbejderne, idet disse fastsættes som led i personalepolitikken. Gavepolitikken kan med fordel indarbejdes i bestyrelsens skriftlige forretningsorden, hvis en sådan er eller bliver udarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter forholdet og fastsætter egen gavepolitik. Bestyrelsen ønsker ikke, at selskabet skal have en sådan gavepolitik, og sørger dermed selv for gaver i/til afdelingen og selskabet i fremtiden Domea.dks Landskonference 2017 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 9. og 10. juni 2017 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 2 Boligorganisationens afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2015 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling : overskud på kr Afdeling : overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Side 9 af 11

10 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Årsregnskaberne for afdelingerne blev godkendt. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2017 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Budgettet for den nye afd er gennemgået og godkendt af de 2 tidligere afdelingsbestyrelser for hhv & Afdeling 13551: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en gennemsnitslig lejeregulering på 0,00 % pr. 01. januar 2017 for den samlede afdeling. I denne afdeling skal der jf. tidligere godkendt afdelingssammenlægning ske en huslejeharmonisering over 10 år i alt, som sidste gang vil ske i år Hvert enkelt vænge/tidligere boligafdeling modtager en varsling som ligger højere eller lavere end de angivne 0,00%. (gl. afd = -1,18% & gl. afd = +1,26%) Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde primo sep Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Afdelingsbudgetterne blev godkendt Falkenbjerg = -1,18% Hyrdebjerg = +1,26% 3 Næste møde Servicecenter Svendborg indkalder til ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde i efteråret 2016, til opstart på forhandling af ny forretningsføreraftale. Herunder præcisering af de arbejdsopgaver som løses indenfor de 7,5 time pr. uge. Side 10 af 11

11 4 Eventuelt Svend S. Jensen orienterede om den nye asfalt som er langt på Hyrdebjerg, flere steder er ny asfalt over de gamle kantsten, så der kan opstå problemer til vinter med vand ind til husene. Det blev besluttet, at den nye bestyrelse kontakter Svendborg Kommune omkring dette forhold. Martin Skytte bad om forlænget frist for udsendelse af dette referat, pga. sommerferie og den sene dato for dette møde, til senest uge 30. Bestyrelsen accepterede dette. Mødet sluttet kl et godkendt Hanne Nielsen Svendborg den MSK/LIJ Side 11 af 11