Indstilling om behandling af Revisionsberetning og Endelig godkendelse af regnskab 2014

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 12. august 2015 Til Aarhus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 12. august 2015 Indstilling om behandling af Revisionsberetning og Endelig godkendelse af regnskab Resume Borgmesterens Afdeling har modtaget beretning om resultatet af revisionen af regnskabet for regnskabsåret Beretningen indeholder to revisionsbemærkninger, som Byrådet skal besvare overfor Tilsynsrådet. Revisionens bemærkninger vedrører følgende forhold jf. afsnit 4 og revisionsberetning nr. 10 vedrørende den afsluttende revision af regnskabet for 2014 side 295 og 296: Personsager på det sociale område Afstemninger vedrørende lønområdet I revisionens beskrivelse af det udførte revisionsarbejde og afrapporteringen af udførte revisionsanalyser er der herudover enkelte forslag og kommentarer, som har karakter af anbefaling om ændringer af den fremtidige praksis på enkelte områder. Borgmesterens Afdeling kan oplyse, at de kommenterede forhold enten er afklarede, eller at der arbejdes på en afklaring heraf snarest muligt. side 1 af 7

2 På den baggrund indstilles, at regnskabet for 2014 godkendes endeligt. 2. Beslutningspunkter På baggrund af revisionens beretning nr. 10 vedrørende den afsluttende revision af regnskabet for 2014 indstiller Borgmesterens Afdeling: At 1) Regnskabet for 2014 godkendes endeligt. 3. Baggrund Ifølge den kommunale styrelseslovs 42 skal kommunerne have en sagkyndig revision. Revisionen skal aflægge beretning til byrådet senest 15. juni i året efter regnskabsåret. Byrådet skal senest 31. august i året efter regnskabsåret godkende regnskabet endeligt, så det kan overgives til tilsynsmyndigheden. 4. Den forventede effekt Effekten i forhold til borgerne af de kommunale ydelser i 2014 er sektorvist beskrevet i regnskabsbemærkningernes afsnit 2 om mål. Effekten af revisionens gennemgang af regnskaber er primært, at der løbende sættes fokus på en effektiv regnskabsføring og regnskabsopfølgning. 5. De planlagte ydelser Den 15. juni 2015 har revisionen fremsendt beretning nr Afsluttende revision af regnskabet for 2014 vedrørende Aarhus Kommunes regnskab for Revisionen er udført i overensstemmelse med reglerne i kommunens revisionsregulativ. Regnskabet, der tidligere har været forelagt byrådet, fremsendes efter gennemgang af revisionen til byrådets endelige godkendelse. Regnskabet skal derefter sendes til tilsynsmyndigheden. side 2 af 7

3 5.1 Bemærkninger fra revisionen til regnskabet for 2013 Beretningen indeholder to revisionsbemærkninger, som Byrådet skal besvare overfor Tilsynsrådet. Beretningen omtaler herudover enkelte problemstillinger, som revisionen anbefaler, at magistratsafdelingerne arbejder videre med. Personsager på det sociale område Revisionen har følgende bemærkninger vedrørende personsager på det sociale område: På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Uddannelseshjælp Midlertidig Arbejdsmarkedsydelse For det nærmere indhold henvises til afsnit Efter vores gennemgang af personsager har direktionen i Magistratsafdeling Sociale forhold og Beskæftigelse udarbejdet handlingsplaner for ovennævnte områder. På området uddannelseshjælp sker der nu en løbende stikprøvevis kontrol hver 14. dag indtil det er sikret, at der administreres korrekt. Der vil ske en tæt opfølgning i de enkelte teams i forhold til sikring af rettidighed og ledelseskontrollen vil blive udført i 2015 med fokus på de områder, hvor der er fundet fejl ved revisionen for Der vil ligeledes blive iværksat kompetenceudvikling af medarbejdere. Der vil endvidere være fokus på effektive arbejdsgange, som skal sikre rettidighed både i forhold til opfølgning og tilbud. Der er samtidigt etableret et samarbejde med AMC Midt, så det sikres, at der iværksættes FVU-tilbud. I handlingsplanen for området midlertidig arbejdsmarkedsydelse fremgår det, at der dels iværksættes løbende kontrol af sagerne i forhold til rettidige tilbud og overholdelse af de aftalte arbejdsgange samt der vil være fokus på effektive arbejdsgange til sikring af, at der gives rettidige tilbud. Der vil ligeledes blive iværksat kompetenceudvikling af medarbejdere. Vi kan tilslutte os indholdet af de nævnte handlingsplaner og flere af punkterne i handlings-planerne er allerede iværksat. side 3 af 7

4 Vi vil følge op på områderne ved førstkommende revisionsbesøg i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse har jf. bilag 2 haft følgende kommentarer til revisionens bemærkning: Revisionsberetningen indeholder en revisionsbemærkning vedrørende administrationen af personsager på det sociale område i MSB, som Byrådet skal besvare overfor Tilsynsrådet. Det drejer sig om sager vedrørende: Uddannelseshjælp. Midlertidig Arbejdsmarkedsydelse. Revisionsgennemgangen viser, at der er fejl i 12 ud af 15 udtagne sager om Uddannelseshjælp og i 4 ud af 6 sager om Midlertidig Arbejdsmarkedsydelse. I forhold til Uddannelseshjælp er der særligt fundet fejl vedrørende følgende forhold: Manglende rettidig opfølgning. Manglende rettidige tilbud. Manglende uddannelsespålæg. Herudover påpeger revisionen, at der bør ske en opstramning i forhold til stillingtagen til sanktioner ved udeblivelser samt opfølgning på iværksættelse af Forberedende Voksenundervisning. I forhold til Midlertidig Arbejdsmarkedsydelse viser revisionsgennemgangen, at tilbud ikke har været givet rettidigt, dvs. indenfor fire ugers fristen. Der er tale om væsentlige overskridelser. MSB tager revisionspåtegningen til efterretning. Beskæftigelsesforvaltningen har udarbejdet vedlagte handlingsplan (bilag 1) med henblik på fremadrettet at sikre en korrekt administration af uddannelseshjælpsområdet og arbejdsmarkedsydelsen. Der vil blive rettet op på fejl og mangler, og der vil være fokus på øget kontrol og rettidighed. Derudover er der iværksat kompetenceudvikling af medarbejdere. Handlingsplanen har været drøftet med revisionen, der er enig i de iværksatte tiltag. Til ovenstående kan tilføjes, at bemærkningen vedrørende personsagerne på det sociale område ikke vedrører forhold med økonomisk betydning, men primært opfølgningen på sager. Det skal bemærkes, at revisionen ikke herudover har bemærkninger til Beskæftigelsesområdet og side 4 af 7

5 Socialområdet, selvom man beskriver et stort antal fundne fejl indenfor områderne. Denne beskrivelsesform er et krav fra de ansvarlige ministerier og afspejler primært at områderne er uhyre komplicerede at administrere samt, at kravene til revision af områderne er meget omfattende og detaljerede. Afstemninger vedrørende lønområdet Revisionen har følgende bemærkninger vedrørende afstemninger på lønområdet: Ifølge driftsaftalen mellem Aarhus Kommune og KMD BPO har KMD BPO ansvaret for at afstemme et større antal mellemregningskonti vedrørende lønområdet. Vi har konstateret, at samtlige mellemregningskonti fra KMD BPO foreligger afstemt således at saldiene er specificeret på poster. Vores stikprøvekontroller af afstemningerne har vist, at en del konti fortsat indeholder væsentlige poster fra perioden , som endnu ikke er afklaret/omkonteret. Det er derfor usikkert, om der er tale om tilgodehavender, gæld eller manglende driftsføring af lønposter. Det gælder også afstemninger vedrørende A-skat og AM-bidrag. KMD BPO har i maj 2015 oplyst, at der er iværksat flere tiltag inden for afstemningsområdet, herunder at afstemningerne vedrørende A-skat og AM-bidrag forventes afklaret senest den 30. september 2015, og at der vil ske en generel opstramning på afstemningsområdet. Vi er bekendt med at sagen er taget op på direktionsniveau med KMD. Vi anbefaler, at Aarhus Kommune fastholder en tæt opfølgning op på, at der sker oprydning i de gamle poster på samtlige mellemregningskonti hos KMD BPO, samt at KMD BPO fører tilsyn med at der ikke opstår nye uafklarede forhold i de løbende afstemninger. Borgmesterens Afdeling har jf. bilag 7 haft følgende kommentarer til revisionens bemærkning: Revisionen bemærker i beretningen, at en del konti fortsat indeholder væsentlige poster fra perioden , som endnu ikke er afklaret/omkonteret. Det er derfor usikkert, om der tale om tilgodehavender, gæld eller manglende driftsføring af lønposter. Det gælder også afstemninger vedrørende A-skat og AM-bidrag. Borgmesterens Afdeling finder at det er utilfredsstillende, at der er gamle konti, som ikke er afstemt i et omfang, der har givet anledning til en revisionsbemærkning især da der er tale om en ekstern partner, som løser opgaver for Aarhus Kommune. side 5 af 7

6 Aarhus Kommune har været i tæt kontakt med KMD BPO, som udfører afstemningsopgaven for Aarhus Kommune. Sagen har været rejst på direktionsniveau med KMD BPO og der er indgået en handleplan for at afhjælpe de af revisionen påpegede mangler inden udgangen af september i år. KMD BPO har tilkendegivet at KMD BPO har fuld fokus på løsning af problemerne indenfor den skitserede tidsplan og Aarhus Kommune holdes løbende orienteret om udviklingen via månedlige opfølgningsmøder. Den løbende orientering viser, at der er fremdrift i løsningen af den manglende afstemning i overensstemmelse med handleplanen. I revisionens beskrivelse af det udførte revisionsarbejde og afrapporteringen af udførte revisionsanalyser er der forslag og kommentarer, som har karakter af anbefaling om ændringer af den fremtidige praksis på enkelte områder. Revisionsberetningen er på den baggrund fremsendt til magistratsafdelingerne til kommentering. Magistratsafdelingernes kommentarer til revisionsberetningen er vedlagt denne indstilling som bilag. Borgmesterens Afdeling kan oplyse, at de kommenterede forhold enten er afklarede, eller at der arbejdes på en afklaring heraf snarest muligt. 6. Organisering af indsatsen Regnskabet for Aarhus Kommune for 2014 er udarbejdet af Borgmesterens Afdeling med bidrag fra magistratsafdelingerne. Det vurderes ikke relevant med borgerinddragelse i forbindelse med aflæggelsen af regnskabet. 7. Konsekvenser for ressourcer Indstillingen har ingen selvstændige konsekvenser for ressourceforbruget i Aarhus Kommune. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag side 6 af 7

7 Bilag 1: Beretning nr. 10 Afsluttende revision af regnskabet for Bilag 2: Udtalelse fra Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse. Bilag 3: Udtalelser fra Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø. Bilag 4: Udtalelser fra Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg. Bilag 5: Udtalelser fra Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice. Bilag 6: Udtalelser fra Magistratsafdelingen for Børn og Unge. Bilag 7: Udtalelser fra Borgmesterens Afdeling. Tidligere beslutninger Aarhus kommunes regnskab skal behandles af Byrådet, så det kan overgives til revisionen senest den 1. maj i det efterfølgende år. Byrådet har behandlet regnskabet for 2014 den 29. april 2015 og efterfølgende den 20. maj Økonomistyring og finans Tlf.: E-post: finans@ba.aarhus.dk Lix: 48 Sagsbehandler: Helge Skriver Tlf.: E-post: helge@aarhus.dk side 7 af 7