Udbudsbetingelser for Lejre Kommunes udbud af kontrakt om køb af tablets. 3. oktober 2013

Transkript

1 Sterregaard ApS for Lejre Kommunes udbud af kontrakt om køb af tablets 3. oktober

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelle vilkår for udbuddet Indledning Baggrund for udbudet Udbudets omfang Udbudsmaterialet Regler for udbudsprocessen Sprog Konditionsmæssighed og forbehold Modtagelse af tilbud Ikke mulighed for forhandling Ejendomsret til tilbudene Alternative tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsbehandling og vurdering Kontraktindgåelse Tidsplan for udbuddet Kommunens forbehold Tilbudsgyldighed Tilbudsfrist og adresse Kravspecifikation Krav til tilbuddets indhold Tro og love erklæringer Priser Tildelingskriterium

3 1. Generelle vilkår for udbuddet 1.1. Indledning Lejre kommune, Center for Skoletilbud, udbyder hermed en kontrakt om køb af tablets til brug for elever i kommunens folkeskoler. Det er af væsentlig betydning for kommunen, at leverancerne skal være afsluttet senest den 23. december Hvis dette ikke kan opfyldes, skal tidligst mulige leveringsdato fremgå af tilbudet. Konsulentvirksomheden Sterregaard ApS forestår, som konsulent for Lejre kommune, udbuddet af kontrakten, og der skal gives tilbud på kontrakten i henhold til de i udbudsmaterialet anførte betingelser og vilkår Baggrund for udbudet I Lejre kommune implementeres skolernes digitaliseringsstrategi i Alle lærere som underviser i klasse har som deres personlige digitale undervisningsredskab tablets med IOS styresystem. Alle lærere som underviser i klasse har som deres personlige digitale undervisningsredskab bærbare pc er. Eleverne i klasse får et personligt digitalt penalhus i form af en tablet. Eleverne i klasse får adgang til bærbar pc som deres digitale penalhus. Nærværende udbud er tablets for eleverne i klasse. De nærmere krav til de udbudte tablets fremgår af kravspecifikationen Udbudets omfang Udbudet omfatter køb af tablets i henhold til vedlagte kravspecifikation og til levering snarest muligt jf. punkt 1.1., samt mulighed for inden den 31. december 2014, at benytte sig af nedenstående optioner ligeledes i henhold til kravspecifikationen: Køb af op til Cover til beskyttelse af tabletten Afholdelse af 6 Didaktiske workshops Gravering af op til tabletter med angivelse af Lejre kommune samt med fortløbende nummerering Køb af op til100 tabletter af den udbudte type med en maksimum leveringstid på 6 uger fra bestillingsdatoen Total forsikring af de leverede tabletter 1.4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: 3

4 Udbudsbekendtgørelsen, offentliggjort i EU Tidende (TED) Nærværende udbudsbetingelser Kravspecifikation Udkast til kontrakt Blanket til udfyldelse af tro og love erklæring om at virksomheden har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter, afgifter og sociale sikringsordninger m.v., samt at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation m.m. og som ikke ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed Blanket til udfyldelse af tro og love erklæring om økonomisk og finansiel formåen Tilbudsliste Udbudsmaterialet kan downloades fra kommunens hjemmeside Regler for udbudsprocessen Kontrakten udbydes efter reglerne i EU direktiv nr. 2004/18 af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af bl.a. offentlige varekøbskontrakter (udbudsdirektivet). Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at alle interesserede virksomheder kan rekvirere udbudsmaterialet. Udbuddet er offentliggjort i Supplement S til EU Tidende (TED databasen) Sprog Tilbudet, inklusive bilag, skal være på dansk. Fortrykte brochurer o. lign. må være på engelsk, såfremt en dansk oversættelse ikke foreligger Konditionsmæssighed og forbehold Tilbud, der indeholder forbehold, eller i øvrigt ikke opfylder de i udbudsmaterialet opstillede specifikationer og krav, risikerer at blive afvist som ukonditionsmæssige. Forhold i udbudsmaterialet der ikke er omtalt i tilbudet, vil blive betragtet som accepteret af tilbudsgiver Modtagelse af tilbud Der vil ikke være offentlighed omkring åbning af tilbudene. Rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet efter udløbet af tilbudsfristen. Tilbudsgiver kan, efter udløbet af tilbudsfristen, rekvirere en fortegnelse over hvem der rettidigt har afgivet tilbud Ikke mulighed for forhandling Tilbudene vil alene blive vurderet ud fra det i tilbudet anførte og i relation til udbudsmaterialet. 4

5 Hvis Lejre kommune har behov for præcisering af afgivne tilbud eller ønsker supplerende informationer i relation hertil, vil tilbudsgiver blive kontaktet med henblik på at afgive de supplerende informationer. Kommunen sikrer i den forbindelse, at Udbudsdirektivets principper om gennemsigtighed og ligebehandling bliver efterlevet. Tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og kommunen. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbudet er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholdende alle nødvendige oplysninger og er præcist i enhver henseende. Det er alene tilbudsgivers ansvar, at tilbudet er afgivet i nøje overensstemmelse med de i udbudsmaterialet anførte krav og specifikationer Ejendomsret til tilbudene De fremsendte tilbud inklusive bilag og anden dokumentation betragtes som kommunens ejendom og vil ikke blive tilbageleveret. Tilbudsgivers omkostninger ved udarbejdelse af tilbud og ved eventuel kontrakt er kommunen uvedkommende Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der måtte være forhold i udbudsmaterialet, som ønskes yderligere belyst inden tilbudsgivningen, skal spørgsmålene fremsendes til Sterregaard ApS på adressen bs@dilf.dk. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive lagt på kommunens hjemmeside Spørgsmål modtaget senere end 6. november 2013, vil ikke blive besvaret, jf. Udbudsdirektivets artikel 39, stk Tilbudsbehandling og vurdering Tilbudsbehandlingen vil ske i 2 faser. Fase 1 er en vurdering af tilbuddets konditionsmæssighed (overholdelse af formalia, herunder krav til tilbudsindhold samt udfyldelse af de respektive tro og love erklæringer og tilbudslisten). Tilbudsgivere hvis tilbud er konditionsmæssige vil herefter indgå i fase 2. I fase 2 vil tilbudene alene blive bedømt ud fra det i punkt 4. angivne tildelingskriterium, som er laveste pris Kontraktindgåelse Der vil kun blive indgået kontrakt med 1 tilbudsgiver. 5

6 Umiddelbart efter kommunens beslutning om valg af leverandør, vil alle tilbudsgivere modtage skriftlig meddelelse pr. om resultatet af tilbudsvurderingen. Kontrakten med den valgte leverandør vil blive indgået efter udløbet af en stand still periode på minimum 10 kalenderdage regnet fra datoen efter forannævnte meddelelse Tidsplan for udbuddet Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående tidsplan: 3.oktober 2013 Udbudsmaterialet er sendt til EU Tidende til offentliggørelse 9. oktober 2013 Udbudsmaterialet er lagt på Lejre kommunes hjemmeside og kan downloades 6. november 2013 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet udløber kl november 2013 Frist for tilbudsgivning udløber kl november 2013 Valg af leverandør forventes besluttet og meddelt tilbudsgiverne og stand still perioden træder i kraft 3. december 2013 Stand still perioden udløber og kontraktindgåelsen kan iværksættes 5. december 2013 Kontrakten forudsættes indgået 23. december 2013 Den ønskede seneste frist for levering af tablets 1.15 Kommunens forbehold Lejre Kommune forbeholder sig ret til under den igangværende udbudsproces, at annullere udbudet såfremt der fra kommunalpolitisk side fremkommer et krav om, at udbudet af Tabletterne anskaffes på anden måde end ved dette udbud Tilbudsgyldighed Tilbudet skal være bindende for tilbudsgiver til minimum den 31. december Tilbudsfrist og adresse Tilbudet skal være Sterregaard ApS i hænde senest onsdag, den 13.. november 2013, kl Tilbud der modtages efter fristens udløb vil ikke komme i betragtning. Tilbudet skal fremsendes i 1 papireksemplar og i 2 PDF filer på hver sin Cd-rom i en lukket konvolut/pakke mærket Tilbud Lejre kommune tablets til 6

7 Sterregaard ApS Att.: Receptionen Vesterbrogade København V 2. Kravspecifikation Den i udbudsmaterialet indeholdte kravspecifikation omfatter såvel den udbudte tablets som de udbudte optioner. Da det eksisterende tablets undervisningsmiljø i klasse er med IOS styresystem, skal der være fuld kompatibilitet mellem de udbudte tablets og dette styresystem. Tilbud der ikke opfylder kravspecifikationen fuldt ud vil være ukonditionsmæssige. 3. Krav til tilbuddets indhold Tilbudet skal indeholde/ være vedlagt nedenstående elementer som beskrevet i de nedenstående punkter: 3.1. Tro og love erklæringer Tilbudet skal være vedlagt: De i udbudsmaterialet indeholdte 2 tro og love erklæringer i udfyldt stand jf. punkt Priser Den i udbudsmaterialet indeholdte tilbudsliste med angivelse af enhedspriser for såvel tablets som for de respektive optioner. 4. Tildelingskriterium Lejre Kommune vil indgå kontrakt med den tilbudsgiver, der har tilbudt den laveste pris for den omhandlede Tablet og for de anførte optioner. I beregningen af den laveste pris vil prisen for tabletten blive vægtet med 70 % og priserne for optionerne med 30 %, fordelt som følger: Cover 30 % Workshop 25 % Gravering 20 % Merindkøb af tablets 15 % Totalforsikring 10 % 7