FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN i Fonden Soloprojekt CVR.nr

Transkript

1 Advokatpartnerselskab Godthåbsvej 4, Postbox 180 DK-8600 Silkeborg T: W: Advokat Tage Engelbrecht Svendsen Sagsnr.: TES/AJO FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN i Fonden Soloprojekt CVR.nr BESTYRELSESMØDER 1.1 Bestyrelsen konstituerer sig med formand, jfr. vedtægtens 6. Den pågældende er herefter valgt for en periode på 2 år. 1.2 Formanden sikrer, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt. Et medlem af bestyrelsen eller fondens revisor kan forlange, at bestyrelsen indkaldes. 1.3 Bestyrelsesmøder afholdes efter formandens bestemmelse på fondens kontor eller andet sted i den kommune, hvor fonden har adresse. 1.4 Bestyrelsesmøder kan afholdes ved anvendelse af elektroniske medier, i det omfang dette er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Et medlem af bestyrelsen kan dog forlange, at der finder en mundtlig drøftelse sted. Bestemmelserne i lov om erhvervsdrivende fonde (LEF) om afholdelse af bestyrelsesmøder og bestemmelserne i denne forretningsorden finder med de fornødne afvigelser tilsvarende anvendelse på elektroniske møder. 1.5 Formanden leder bestyrelsesmøderne.

2 1.6 Der føres en protokol over forhandlingerne i bestyrelsen. Protokollen underskrives under det næstfølgende bestyrelsesmøde af samtlige de medlemmer af bestyrelsen, der har deltaget i mødet. 1.7 Et tilstedeværende bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen. 2. INDKALDELSE OG AFSTEMNINGER 2.1 Formanden indkalder til bestyrelsens møder. 2.2 Indkaldelse med angivelse af dagsorden for mødet skal almindeligvis ske med mindst 8 dages varsel ved almindeligt brev eller ved til alle bestyrelsesmedlemmer. 2.3 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer er repræsenteret. Beslutninger må dog ikke træffes, uden at så vidt muligt samtlige medlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling. 2.4 De anliggender, der behandles i bestyrelsen, afgøres ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme, eller ved formandens forfald næstformandens stemme, afgørende. 2.5 Bestyrelsens medlemmer skal til enhver tid holde bestyrelsens formand orienteret om, til hvilken postadresse og adresse indkaldelse til bestyrelsesmøde kan fremsendes. 3. HABILITET 3.1 Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af spørgsmål om aftale mellem fonden og ham selv eller om søgsmål mod den pågældende selv. Det samme gælder spørgsmålet om aftale mellem fonden og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis bestyrelsesmedlemmet har en væsentlig interesse deri, der kan være stridende mod fondens. Side 2

3 3.2 Bestyrelsen skal godkende aftaler mellem fonden og et bestyrelsesmedlem og aftaler mellem fonden og tredjemand, hvori et bestyrelsesmedlem måtte have en særlig interesse. 4. DELTAGERE 4.1 Fondens revisor deltager i bestyrelsens møder, i det omfang bestyrelsen eller bestyrelsesformanden beslutter det. 5. FORTROLIGHED 5.1 Et bestyrelsesmedlem og andre deltagere i bestyrelsesmøder må ikke uberettiget videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. 5.2 Et bestyrelsesmedlem skal opbevare alt materiale, der i anledning af bestyrelseshvervet tilstilles ham, på en forsvarlig måde og tilbagelevere det, når han skønner ikke længere at have brug for det. Efter bestyrelseshvervets ophør skal han tilbagelevere alt materiale, der ikke allerede er tilbageleveret. 6. BESTYRELSENS OPGAVER 6.1 Bestyrelsen skal påse, at 1. bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter fondens forhold er tilfredsstillende, 2. der er etableret de fornødne procedurer for risikostyring og interne kontroller, 3. bestyrelsen er bekendt med fondens finansielle forhold, 4. fondens kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde selskabets nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder, og selskabet er således til enhver tid forpligtet til at vurdere den økonomiske situation. 5. At Fonden opfylder alle forpligtelser overfor myndighederne, herunder tilsynsmyndigheden. Side 3

4 6.2 Bestyrelsen har endvidere ansvaret for, at fondens aktiviteter udføres i overensstemmelse med lovgivningen og vedtægten, og at overskuddet anvendes i overensstemmelse med vedtægtens bestemmelser om anvendelse af overskud og reserver. 6.3 Bestyrelsen skal afholde et årligt regnskabsmøde, jfr. LEF Bestyrelsen kan fastsætte nærmere regler for revisors arbejde udover de pligter, som selvstændigt påhviler revisor som valgt til at revidere årsregnskabet. 6.5 Revisionsprotokollen skal forelægges i ethvert bestyrelsesmøde, og enhver tilførsel heri er bestyrelsen forpligtet til at tage stilling til forud for bestyrelsens underskrivelse af samme. Det skal bekræftes i bestyrelsens forhandlingsprotokol, at der er taget stilling til revisionsprotokollen. 6.6 Bestyrelsen skal udarbejde en redegørelse for fondens uddelingspolitik. Som en del af den redegørelse skal bestyrelsen oplyse, hvilke hovedkategorier bestyrelsen i regnskabsåret har foretaget uddelinger til og størrelsen af uddelingerne til de enkelte hovedkategorier, med mindre bestyrelsen har indarbejdet legatarfortegnelsen i årsrapporten. 6.7 Bestyrelsen skal i årsregnskabet redegøre for, hvorledes den forholder sig til de af Komitéen for god Fondsledelse udarbejdede anbefalinger for god fondsledelse. 7. ÅRSRAPPORT SAMT OVERSKUDSANVENDELSE 7.1 Bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en efter fondens forhold tilfredsstillende måde. 7.2 Tilsynet udøves normalt ved, at bestyrelsen kontrollerer, at der opretholdes et fuldt forsvarligt system for registrering af aktiver og transaktioner, for konstatering af aktivernes tilstedeværelse og ansættelse af deres værdi, samt får forelagt i fornødent omfang oplysning om beholdninger med angivelse af principperne for værdiansættelsen og med de oplysninger, der er nødvendige for bedømmelsen af midlernes forsvarlige anbringelse. Side 4

5 7.3 Bestyrelsen skal påse, at årsrapporten i overensstemmelse med årsregnskabsloven og lovgivningen i øvrigt giver et retvisende billede af selskabets aktiver og passiver, dets økonomiske stilling og resultat. 7.4 Årsrapporten vedtages af bestyrelsen og underskrives af bestyrelsen. Såfremt et bestyrelsesmedlem har indvendinger mod årsrapporten, og han ønsker at gøre kapitalejerne bekendt hermed, skal dette fremgå af påtegningen på regnskabet og redegørelse gives i ledelsesberetningen. 7.5 På det årlige regnskabsmøde forelægges årsrapport og ledelsesberetning med revisors påtegning, og afgørelse træffes om godkendelse af årsrapporten. 7.6 Bestyrelsen udarbejder i overensstemmelse med selskabslovens bestemmelser forslag om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til årsrapporten og forelægger forslaget for den ordinære generalforsamling til godkendelse. 7.7 Bestyrelsen skal udarbejde en fortegnelse over modtagere og uddelinger fra fonden i regnskabsåret til fondsmyndigheden. Dette skal ske senest samtidig med indsendelsen af fondens årsrapport til Erhvervsstyrelsen. 8. ÆNDRING OG TILLÆG 8.1 Ændring i eller tillæg til forretningsordenen vedtages af bestyrelsen i overensstemmelse med 2.5 ovenfor. Bemærkning herom indføjes i bestyrelsens forhandlingsprotokol Således vedtaget på bestyrelsesmøde den Side 5

6 I bestyrelsen: Tommy Rangstrup Jon Broberg Ole Hansen Michael Thomsen Tage Svendsen Side 6