Glostrup, den 15. juni 2012 LLR/LK Referat Den 14. juni 2012

Transkript

1 Glostrup, den 15. juni 2012 LLR/LK Referat Den 14. juni 2012 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Afbud Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Afbud Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Kim Jensen bestyrelsesmedlem (kj) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) John Ejsing bestyrelsesmedlem (JE) Johnny Ryttersson bestyrelsesmedlem (JR) Mikkel V. Frank Gæst Fravær Torben Rønnebæk Larsen Gæst Fravær Kasper Nørballe forvaltningsdirektør Lone Lund-Rasmussen direktør Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra de sidste bestyrelsesmøder 2. Organisationsbestyrelsens konstituering 3. Organisationsbestyrelsens habilitetsforhold (bilag 1) 4. Afdelingernes driftsbudgetter 2012/2013 (bilag 2) 5. Udlejningsstatistik (bilag 3) 6. Udlejningsaftale med Gladsaxe kommune (bilag 4) 7. Gennemgang af bestyrelsens web og ejendomsfunktionærernes web 8. GAA-dag 9. Status på E-flyt 10. Styringsdialog med Gladsaxe kommune 11. Orientering fra administrationen 12. GAA s politik for telefoni og it (bilag 5) 13. Mobilt bredbånd 14. Orientering om fugtskader (bilag 6) 15. Ansattes deltagelse i afdelingsbestyrelsen 1

2 16. Indstilling af dispositionsfondsmidler til Kildevænget (bilag 7) 17. Lukket dagsorden (bilag 8 og 8.1) 18. Nyt fra afdelingerne 19. Bestyrelses Web til formanden 20. Tilmelding til KLIMA-KLAR (bilag 9) 21. Skema til kompetenceafklaring (bilag 10) 22. Eventuelt Erik Andersen bød Kim og Dorte velkommen til organisationsbestyrelsen. Samtidig blev der sagt tak til de to afgående bestyrelsesmedlemmer Torben Rønnebæk Larsen og Mikkel V. Frank. Erik Andersen takkede for gaven i anledning af hans 30-årige deltagelse i organisationsbestyrelsen. 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 16. februar 2012 og repræsentantskabsmødet tirsdag den 27. marts 2012 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referaterne godkendes og underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og underskrevet af formanden. 2. Organisationsbestyrelsens konstituering Organisationsbestyrelsen konstituerer sig selv med en formand og næstformand. Erik Andersen og Birgith Hansen er i perioden frem til mødet den 14. juni 2012 valgt som henholdsvis formand og næstformand. at organisationsbestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. 2

3 Erik Andersen blev valgt til formand. Birgith Hansen blev valgt til næstformand. 3. Organisationsbestyrelsens habilitetsforhold Det er fast procedure i GAA, at alle organisationsbestyrelsesmedlemmer underskriver en habilitetserklæring, hvori alle bekræfter, at de opfylder og stedse har opfyldt habilitetsbetingelserne i henhold til Lov om Almene Boliger 17 og 18. På mødet den 14. juni 2012 anmodes organisationsbestyrelsens medlemmer om, at forholde sig til habilitetsbetingelserne på ny, og underskrive vedlagte erklæring (bilag 1) Bilag 1: Habilitetserklæring. at organisationsbestyrelsen forholder sig til habilitetsbetingelserne og underskriver erklæring herom jfr. Lov om Almene Boliger 17 og 18. Alle afleverede erklæringen bortset fra Dorte Pihl Madsen, der havde afbud til mødet. 4. Afdelingernes driftsbudgetter for 2012/2013 Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. oktober september 2013 er ved udarbejdelse af denne dagsorden under behandling på afdelingsmøderne. Budgetterne forventes at være behandlet inden udgangen af juni at organisationsbestyrelsen forholder sig til budgetterne på mødet den 14. juni 2012, og at organisationsbestyrelsen med godkendelsen tager forehold for vedtagelser på afdelingsmøderne i de afdelinger, hvor de respektive budgetter endnu ikke har været til behandling. Det bemærkes, at de fleste afdelinger har fået styrket henlæggelserne. 3

4 Som bilag 2 vedlægges afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. oktober september Organisationsbestyrelsen godkendte samtlige budgetter men henviste til, at godkendelse af budgettet for Bondehavevej afd. 8 var betinget af beboernes godkendelse. Kim Jensen rejste spørgsmål om administrationshonoraret ved antennebidrag. Dette er en del af den samlede honorarpakke i forbindelse med licitationen. Afdelingerne kan undersøge om YouSee eller andre vil lave antenneregnskab og opkræve bidraget. Det er muligt, at dette er billigere end PAB's honorar. Afd. 1 Højebo: Afdelingsmødet har godkendt kollektiv råderet for køkkenerne, jfr. bilag 2.2. samt renoveringssagen for tag, facader og gavle. organisationsbestyrelsen har forhåndsgodkendt renoveringsprojektet samt byggesagshonoraret, jfr. punkt 24 i referatet af 16. februar Organisationsbestyrelsen bedes derudover godkende brug af egen trækningsret samt låneoptagelse, bilag 2.1. Organisationsbestyrelsen bedes godkende kollektiv råderet for køkkener jfr. bilag 2.2. Organisationsbestyrelsen godkendte brug af egen trækningsret indenfor egen ramme samt låneoptagelsen. Organisationsbestyrelsen godkendte kollektiv råderet for køkkener. Afd. 4 Marielyst Afdelingsmødet har godkendt kollektiv råderet for køkkener. 4

5 at organisationsbestyrelsen godkender den kollektive råderet og den deraf følgende låneoptagelse, jfr. bilag 2.2. Organisationsbestyrelsen godkendte kollektiv råderet for køkkener og låneoptagelse. Afdelingsbestyrelsen udstikker retningslinierne for igangsætning af de p.t. godkendte 100 nye køkkener. Afdelingsmødet har godkendt altanrenovering. at organisationsbestyrelsen godkender brugen af egen trækningsret, låneoptagelse samt byggesagshonorar, jfr. bilag 2.3. Organisationsbestyrelsen godkendte brugen af egen trækningsret, låneoptagelse samt byggesagshonorar. Trækningsretten er indenfor afdelingens "egen" ramme. Afdelingsmødet har godkendt renovering af butikstorvet. at organisationsbestyrelsen godkender brugen af egen trækningsret, låneoptagelse samt byggesagshonorar, jfr. bilag 2.3. Organisationsbestyrelsen godkendte brugen af egen trækningsret, låneoptagelse samt byggesagshonorar. Trækningsretten er indenfor afdelingens "egen" ramme. Afdelingsmødet har godkendt LAR projekt. at organisationsbestyrelsen tager dette til efterretning, jfr. bilag

6 Organisationsbestyrelsen tog dette til efterretning. Afd. 6 Mørkhøjvænge Afdelingsmødet har godkendt kollektiv råderet for køkken og bad. at organisationsbestyrelsen godkender kollektiv råderet for køkken og bad og den deraf følgende låneoptagelse. jfr. bilag 2.2. Organisationsbestyrelsen besluttede at sætte ønsket om råderet i bero til man kender udgifterne til og konsekvenserne af helhedsplanen Afd. 8 Bondehavevej Der er forslag til afdelingsmødet om godkendelse af udskiftning af gasfyr, at såfremt afdelingsmødet godkender projektet, bedes organisationsbestyrelsen forhåndsgodkende brug af egen trækningsret og byggesagshonorar jfr. bilag 2.4. Organisationsbestyrelsen besluttede at forhåndsgodkende brug af egen trækningsret, låneoptagelse og byggesagshonorar. Trækningsretten er indenfor afdelingens "egen" ramme. Generelt: Organisationsbestyrelsen besluttede, at al låneoptagelse skal ske i fast forrentede lån med den laveste ydelse. Ønsker en afdelingsbestyrelse andre lån, skal det forelægges organisationsbestyrelsen. 6

7 5. Udlejningsstatistik Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar 15. maj 2012 vedlægges som bilag 3. at statistikken tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog statistikken til efterretning. 6. Udlejningsaftale med Gladsaxe kommune Den nye udlejningsaftale med Gladsaxe kommune er godkendt og underskrevet, jfr. bilag 4. at tage aftalen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog aftalen til efterretning. 7. Gennemgang af bestyrelsens web og ejendomsfunktionærernes web Det er aftalt, at der skal være et møde, hvor bestyrelses web og ejendomsfunktionærernes web bliver gennemgået. Ejendomsfunktionærerne har fået gennemgået ejendomsfunktionærernes web den 21. marts at der fastlægges en dag for mødet. Organisationsbestyrelsen aftalte, at mødet afholdes torsdag den 28. juni kl Der indkaldes via Outlook. 7

8 Det blev bemærket, at administrationen skal arbejde ihærdigt på at få GAA's leverandører til at fremsende elektroniske fakturaer, således at bestyrelserne via bestyrelsesweb kan se samtlige bilag. 8. GAA-dag GAA har tradition for en årlig GAA-dag at organisationsbestyrelsen overvejer, om der skal afholdelse af en GAA-dag i Organisationsbestyrelsen besluttede at udskyde beslutningen om afholdelse af GAAdag. Johnny Ryttersson vil komme med et forslag til næste møde. 9. Status på E-flyt Implementeringen er startet. Det tager tid, og det foregår i samarbejde med ejendomsmestrene. at oplysningen tages til efterretning. Kim Jensen spurgte hvorfor det gik så langsomt at indføre E-flyt. Det blev bemærket, at det er aftalt, at systemet skal indføres i et roligt tempo, så ejendomsfunktionærerne bliver trygge ved systemet. 10. Styringsdialog med Gladsaxe kommune Der har været afholdt styringsdialogmøde den 25. maj Referat vil blive fremsendt til organisationsbestyrelsen. 8

9 at oplysningen tages til efterretning. Erik Andersen oplyste, at mødet var forløbet godt. Der blev talt en del om energi. Referatet sendes ud når det foreligger. 11. Orientering fra administrationen Dennis Schultz er blevet ansat som driftschef for samtlige afdelinger i GAA. Dennis vil bestræbe sig på at deltage i samtlige afdelingsbestyrelsesmøder. Indtil videre vil Kasper Nørballe deltage i organisationsbestyrelsesmøderne. Det kan oplyses, at alle medarbejdere har været til MUS-samtale. Liste over administrative medarbejdere vedrørende administrationen for GAA er fremsendt til organisationsbestyrelsen, alle formænd og ejendomsmestre. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen anmodede om at få en stillingsbeskrivelse for en driftschef. Det er vigtigt, at driftschefen støtter op og vejleder ejendomsfunktionærerne. På næste møde vil organisationsbestyrelsens og administrationens forventninger til driftschefens arbejde i GAA blive koordineret. 12. GAA s politik for telefoni og it Udkast til GAA s politik for telefoni og it vedlægges som bilag 5. at organisationsbestyrelsen godkender GAA s politik. 9

10 Organisationsbestyrelsen godkendte politikken i princippet. Det blev aftalt, at der laves et nyt udkast, der alene omhandler GAA's beslutninger vedrørende mobiltelefoni og it. 13. Mobilt bredbånd Der har været et ønske om at få mobilt bredbånd som organisationsbestyrelsesmedlem. Dette koster mellem kr. pr. måned. at organisationsbestyrelsen drøfter muligheden for betalt bredbånd. Organisationsbestyrelsen besluttede, at mobile bredbånd skulle være indeholdt i telefongodtgørelsen på kr , som alle formænd kan få. 14. Orientering om fugtskader Det udarbejdede skema og notat vedlægges som bilag 6. Det skal bemærkes, at notatet er fortroligt. at oplysningerne tages til efterretning. Kasper Nørballe oplyste, at kommunen har ønsket at deltage i sager, inden de bliver til egentlige beboerklagenævnssagerklagesager. Kommunen vil vurdere sagen teknisk før den behandles i beboerklagenævnet. Kim Jensen foreslog, at organisationsbestyrelsen tager initiativ til adfærdspåvirkning af beboerne. Erik Andersen fandt at man kunne overveje dette, men at det måske var mere naturligt at holde møde om dette i afdelingen. Skemaet blev taget til efterretning. 10

11 15. Ansattes deltagelse i afdelingsbestyrelsen Alle lejere er valgbare til afdelingsbestyrelsen. Dog har ministeriet anført i driftsvejledningen, at man i vedtægterne kan bestemme, at bolighavende ejendomsfunktionærer og/eller ansatte i boligorganisationen ikke er valgbare til afdelingsbestyrelsen. Baggrunden er den, at en dobbeltstilling som ejendomsfunktionær og afdelingsbestyrelsesmedlem vanskeligt kan forenes, idet der er en interessekonflikter, og en ansat ejendomsfunktionær vil være inhabil i sager ikke alene vedrørende eget arbejde, men også vedrørende de øvrige ejendomsfunktionærers arbejde. at organisationsbestyrelsen beslutter, hvorvidt GAA s vedtægter skal ændres i overensstemmelse hermed. Organisationsbestyrelsen besluttede efter afstemning at ændre vedtægterne og forelægge disse på næste repræsentantskabsmøde. Johnny Ryttersson stemte imod forslaget om, at organisationsbestyrelsen ville stille forslag om vedtægtsændring på repræsentantskabsmødet. 16. Indstilling af dispositionsfondsmidler til Kildevænget Kildevængets afdelingsbestyrelse har besluttet at mulighederne for en helhedsplan for afdelingen bør undersøges. Baggrunden herfor er afdelingens meget store vedligeholdelsesefterslæb sammenholdt med byggeskader. Udgifterne til forundersøgelser er af administrationen vurderet til kr at organisationsbestyrelsen godkender at yde lån/tilskud fra dispositionsfonden til forundersøgelse jfr. bilag 7. 11

12 Beløbet er forudsat tilbagebetalt, såfremt sagen gennemføres. Stoppes sagen, er det alene de ekstraordinære udgifter til forundersøgelsen, der forudsættes dækket af dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen besluttede, at afdelingsbestyrelsen på baggrund både af den nu foreliggende rapport, de tidligere rapporter samt beboermødets tidligere beslutninger skal drøfte, hvilke skridt der skal tages med hensyn til renovering af ejendommen. Såfremt afdelingsbestyrelsen beslutter at arbejde videre, skal det økonomiske oplæg forelægges organisationsbestyrelsen. Oplægget skal være faseopdelt med delpriser. 17. Lukket punkt 18. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Der har været afholdt afdelingsmøde den 30. maj Afd. 2, Ved Stadion John Jessen er ansat som ny ejendomsmester. Der er udskiftet strømkabler og opsat nye og flere stikkontakter. Desuden er der etableret ny legeplads med nye legeredskaber (vippe og klatresystem) samt udskiftning af faldunderlaget til faldsand. Der er afholdt afdelingsmøde den 15. maj

13 Afd. 3, Bakkely Projekt vedrørende renovering af badeværelser er ved at være færdigt. Der er afholdt afdelingsmøde den 22. maj Erhvervslejemålet Bagsværd vin og tobak Lejemålet opsagt og genudlejet pr.1. juni 2012 til lejer i samme branche Erhvervslejemålet er genudlejet til ny grønthandler. Afd. 4, Marielyst Der har været afholdt afdelingsmøde den 7. maj 2012 hvor følgende er besluttet: renovering af altaner, samt at der holdes afstemning om udvidelse af 72 altaner kollektiv råderet på køkkenudskiftning renovering af butikscenter igangsætning af LAR projekt (lokal afledning af regnvand) etablering af en pelsfri opgang. Bliver indskrevet i de kommende lejekontrakter i den pågældende opgang Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 1. Nuværende lejer har bedt om ret til afståelse af lejemålet. Lejemålet vil blive genudlejet pr. 1. juli Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 7. Der forhandles med frisør om overtagelse af lejemålet. Samtidig annonceres på nettet. Dette lejemål har stået tomt længe og er svært at få udlejet. Afd. 5, Kildevænget Lejemål opsagt. Der forhandles med lejer, som vil etablere hobbyforretning, Annonceres på nettet. Mange henvendelser, men de fleste ønsker at fabrikere eller sælge mad. Der er afholdt afdelingsmøde den 23. maj

14 Afd. 6, Mørkhøjvænge John Jessen er ansat som ny ejendomsmester. Alle haverne i Mørkhøjvænge er blevet gennemgået, og alle der ikke følger afdelingens husorden har fået en påmindelse. Der er etableret flere cykelparkeringer med cykelstativer i afdelingen. Det undersøges hos kommunen om farven kolonihave blå kan skiftes til stengrå. Muligheden for helhedsplan for tage og vinduer undersøges. Der er etableret nyt vaskeri med tilhørende nyt betalingssystem. Der er afholdt afdelingsmøde den 9. maj Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution Sagen blev drøftet på styringsdialogmødet. Gladsaxe kommune anførte, at købet kan blive udskudt til 1. januar 2013 på grund af manglende bevillinger. Kommunen vil komme med en status for sagen snarest. Afd. 8, Bondehavevej Der holdes afdelingsmøde torsdag den 21. juni at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne om afdelingerne til efterretning. 19. Bestyrelses web til formanden Som noget nyt kan formanden for organisationsbestyrelsen få bestyrelses web til samtlige afdelinger. at organisationsbestyrelsen beslutter, at formanden kan få webadgang til samtlige afdelinger. 14

15 Formanden deltog ikke i behandlingen af sagen. Organisationsbestyrelsen besluttede at formanden skulle have bestyrelses web. 20. Tilmelding til KLIMAKLAR På styringsdialogmødet blev bilag 9 udleveret af kommunen, der opfordrer til at afdelingerne blev tilmeldt KLIMAKLAR. Når afdelingerne er tilmeldt, kan man modtage tilbud om forskellige tiltag i afdelingen vedrørende energibesparende foranstaltninger. at organisationsbestyrelsen opfordrer alle afdelingsbestyrelser til at tilmelde sig KLIMA-KLAR. Organisationsbestyrelsen anmodede administrationen om at tilmelde alle afdelinger ved formanden. Den enkelte afdeling kan så melde fra, hvis de føler sig generet af henvendelser fra KLIMA-KLAR. 21. Skema til kompetenceafklaring Udkast til skema vedlægges som bilag 10 at organisationsbestyrelsen drøfter oplægget med henblik på at få lavet en politik for området. Udskudt til næste møde. 15

16 22. Eventuelt Næste ordinære møde er onsdag den 5. september 2012 kl Der holdes formøde onsdag den 29. august På forespørgsel oplyste administrationen, at det 3-årige eftersyn vedrørende bygningernes vedligeholdelsesstand ikke var lovpligtigt. På forespørgsel kunne det oplyses, at der indkøbes arbejdstøj. Administrationen har ikke kendskab til om alle bruger det betalte arbejdstøj. Organisationsbestyrelsen besluttede at udskyde drøftelse herom til næste møde. Erik Andersen, formand 16