Udskriftsfavoritter. Unifaun Online

Transkript

1 Udskriftsfavoritter Unifaun Online

2 2 Indhold 1 Udskriftsfavoritter Filter Ny udskriftsfavorit Søg efter en eksisterende udskriftsfavorit... 8

3 3 1 Udskriftsfavoritter For hurtigt at komme i gang med Unifaun Online og samtidig optimere administrationen af dine forsendelser, anbefaler vi, at du anvender udskriftsfavoritter. Her kan du vælge afsender, produkt og tillægsydelse m.m. som så vil være forvalgte værdier, når du fremover vælger den pågældende udskriftsfavorit. Udskrifts-favorit giver dig mulighed for at styre og begrænse de valg, der er i forbindelse med udskrivningen af en label. Graden af styring kan variere, og du kan skabe forskellige udskriftsfavoritter til forskellige formål. OBS! Tænk igennem hvilke transportbehov du har og hvilke produkter og tillægsydelser du normalt bruger, samt hvilke afsendere og modtagere du oftest benytter. Du kan oprette lige så mange udskriftsfavoritter, du har lyst til, men tænk på at optimere til normalsituationer og ikke specialsituationer. 1.1 Filter Du kan begrænse udvalget af afsendere, modtagere, produkter og tillægsydelser, så det kun er de relevante, der bliver vist. På den måde kan du forenkle det daglige arbejde, samt mindske risikoen for fejl. Du kan skabe Adressepartifilter, Produktfilter og Filter for tillægstjenester/tilvalg og dermed begrænse udvalget, så kun relevante afsendere, modtagere, produkter og tillægsydelser vises. Du finder filterfunktionen ved at klikke på i de respektive sektioner, til du kommer til vinduet Ny udskriftsfavorit ( )filter. TIPS! Vi anbefaler, at du anvender kategorifeltet til at gruppere forskellige typer af modtagere. Dette benyttes f.eks. når du har flere afsendere og ønsker at knytte modtagerne til en bestemt afsender. Du kan manuelt justere posterne ved at anvende -knappen. 1.2 Ny udskriftsfavorit Vælg Administration > Udskriftsfavoritter og klik herefter på. I sektionen Basisinformation angiver du et beskrivende navn på din udskriftsfavorit og giver den eventuelt en

4 4 udførlig beskrivelse. Navnet ser du, når du skal vælge en udskriftsfavorit. Har du adgang til profilhåndtering, skal du også vælge i hvilken profilgruppe, du vil oprette udskriftsfavoritten. Hvilke afsendere anvender du? Gå til sektionen Afsendere og Modtagere, klik på Afsendere. og gå derefter ned til sektionen For at få et begrænset udvalg anvendes filter-funktionen. Anvender du kun én afsender vælger du den som Standard afsender. Du kan vælge at skjule afsenderen, så du ikke ser den ved hver udskrift. Du kan også vælge at låse afsenderen, hvis ikke den skal kunne ændres. Vælg alternativt Standardværdi afhængig af, om du altid vil have mulighed for at oprette en ny afsender, Register Ny/ Rediger markerede eller vælge en afsender fra adressereregistret, Vælg fra adressebog. Marker Låst til forvalgt tilstand hvis brugeren ikke skal kunne vælge andre afsendere end den forvalgte. Hvis du ønsker, at feltet med afsender altid skal være tomt fra starten for at undgå udskrift med en forkert afsender, kryds af ved Foreslå aldrig en afsender. Marker Obligatorisk søgeværdi hvis brugeren altid skal vælge en søgeværdi for at finde en afsender. Marker Kun præcis søgning hvis søgningen kun skal kunne udføres med en bestemt søgeværdi, feks. Kvik ID. Klik på for at gemme og vende tilbage til hovedoversigten eller fortsæt med at taste oplysninger ind på resten af siden. Klik på for at vende tilbage uden at gemme. Hvem sender du til? Gå til sektionen Afsendere og Modtagere, klik på Modtagere. og gå derefter ned til sektionen For at vælge om data skal hentes fra afsender eller modtagerkartoteket klik på Kilde. For kun at få et begrænset udvalg benyttes filterfunktionen.

5 5 Anvender du udelukkende en enkelt modtager, så angiv den som Forvalgt modtager. Vælg om du vil skjule modtageren, fordi du ikke har behov for at se den ved hver udskrift. Vælg at låse modtageren hvis du vil sikre, at den ikke bliver ændret. Vælg alternativt Standardværdi afhængig af, om du altid vil have mulighed for at oprette en ny modtager, Register Ny/ Rediger markerede eller vælge en modtager fra adressereregistret, Vælg fra adressebog. Marker Låst til forvalgt tilstand hvis brugeren ikke skal kunne vælge andre modtagere end den forvalgte. Hvis du ønsker, at feltet med modtager altid skal være tomt fra starten for at undgå udskrift med en forkert modtager, kryds af ved Foreslå aldrig en Modtager. Marker Obligatorisk søgeværdi hvis brugeren altid skal vælge en søgeværdi for at finde en modtager. Marker Kun præcis søgning hvis søgningen kun skal kunne udføres med en bestemt søgeværdi, feks. Kvik ID. Klik på for at gemme og vende tilbage til hovedsiden eller fortsæt med at taste oplysninger ind på resten af siden. Klik på for at vende tilbage uden at gemme Du kan, hvis du har behov, gå videre for at angive Afhentningsadresse, Leveringsadresse, Returadresse, Betaler, fragt, Toldbetalere og Betaler, skat efter samme princip som for Afsendere og Modtagere. Hvilke produkter og tillægstjenester anvender du mest? For at begrænse udvalget kan filterfunktionen anvendes både på produkter og tillægsydelser. Du kan nu afgrænse hvilke produkter og tillægsydelser som er mulige i denne udskriftsfavorit. Klik på i sektionen Produkt- og tillægstjenester.

6 6 Vil du vælge et standardprodukt, så angiv det som Produkt. Du kan vælge at skjule produktet, så du ikke ser det ved hver udskrift. Du kan også vælge at låse produktet, hvis det ikke skal kunne ændres. Kryds af om du ønsker Normal label, Returlabel eller begge. Du kan vælge at skjule valgmulighederne ved at afkrydse Skjul valg af label. Fortsæt ved at vælge de Serviceydelser/tillægstjenester som er aktuelle. Afhængig af hvilke tillægsydelser du vælger, kan du blive bedt om supplerende informationer. Også her kan du vælge at skjule og låse informationerne. Klik på for at gemme og vende tilbage til hovedsiden eller fortsæt med at taste oplysninger ind på resten af siden. Klik på for at gå tilbage uden at gemme. Sending og Kolli Alle felter for Forsendelser og pakker kan styres via udskriftsfavoritten. Udfyld standardværdierne, lås værdien, skjul feltet og angiv som obligatorisk eller ikke. Dette er et eksempel på hvordan du kan styre information angående sendinger og kolli.

7 7 Her angiver du også indstillinger som antal kolli, vægt og kollitype. Dette er ofte nogle værdier som kan være obligatoriske for en ydelse. Ignorere advarsler Den sidste sektion giver dig mulighed for at skrive din ordre ud uden at tage hensyn til advarsler, som skulle have givet en ugyldig status på forsendelser, der ligger tilbage i Lagrede udskrifter til håndtering. Når du har foretaget dine valg, klikker du på. Når du har tastet alle dine oplysninger og din udskriftsfavorit er klar, klikker du på gemme den. for at Du kan når som helst klikke på for at afslutte uden at gemme.

8 8 1.3 Søg efter en eksisterende udskriftsfavorit Vælg Administration > Udskriftsfavoritter. Skriv dit søgeord, angiv hvad søgeordet skal matche (f.eks Navn ) samt hvordan det skal matche (f.eks.. Begynder med ). Klik på. Søgeresultatet vises i listen nedenfor søgefeltet. Se detaljeret information Når du har udført søgningen og fået resultatet, kan du se detaljeret information om hvert resultat ved at klikke på informationssymbolet. Klik på for at vende tilbage til listen med søgeresultaterne, for at ændre detaljeinformationerne, for at lave en kopi af en eksisterende udskriftsfavorit, eller for at slette posten. Ændre detaljeinformationerne Efter at have udført en søgning med mindst et resultat, kan du ændre detaljeinformationerne på hver række ved at klikke på pilesymbolet eller ved at klikke på og herefter på.