Handlingsanvisning. Indskriv i kontrakterne at der forventes brug af Ajour, samt i hvilket omfang.

Transkript

1 Bygherre Kontrakter Projektgennemgang Er bygherre interesseret i digital aflevering? Få afklaret hvad forventningerne er til omfanget af kvalitetssikringen. Det kan være en fordel at aflevere digitalt selvom det måtte være privat byggeri. Indskriv i kontrakterne at der forventes brug af Ajour, samt i hvilket omfang. Herunder: Kvalitetssikring. Mangelregistrering. Digital aflevering. Drift og vedligehold. Benyt projektgennemgangsmøderne til at rette tilsynsplanerne til, så de gør bedst nytte. Prioriter hvad der er vigtigt at kontrollere. Evt. følsomme og svære emner. Nedskriv fokuspunkter der kræver ekstra opmærksomhed. Fokuser på førstegangsproduktioner i projektgennemgangen. Dvs. udpeg nogle punkter i byggeriet f.eks. den første karnap, altan, facadeparti mm. Opsætning af Ajour Inddragelse af Underentreprenører Førstegangsproduktion Prøv at indføre digital aflevering på et projekt. Det betyder også, at du skal overveje om brugerne skal have B- eller C- licens. Når du skal strukturere dit projekt: Tænk over hvordan niveauerne skal opdeles og bruges. Overvej hvad der skal med i grupper, kategorier og lister. Gør dem opmærksom på at der forventes brug af Ajour i god tid. Og send guiden 1. Sådan installeres Ajour Mobile på din enhed til dem. Hold et Ajour møde ifm. et byggemøde. Husk at både du og de skal synkronisere jævnligt. Det er vigtigt, at de får det gjort til en vane at synkronisere dagligt. De er medspillere. Jo bedre de er til Ajour, jo lettere bliver dit eget arbejde. Når en førstegangsproduktion er monteret på pladsen skal den gennemgås og godkendes, og eventuelle problemer skal løses med det samme inden videre opsætning/indbygning af samme emne. Indkald mester og håndværkere til førstegangskontrol. Det giver retningslinjer for resten af byggeriet, og man får det output man aftalte til projektgennemgangsmøderne. Tilsyn Mangelgennemgang Aflevering Hav fokus på, hvad der er vigtigt at kvalitetssikre, og ikke hvad der er let at udføre. Det er vigtigt, at den ansvarlige for kvalitetssikringen er opmærksom på hvornår, hvor og hvad, der skal kontrolleres Selve det, at man har et digitalt værktøj, gør ikke, at man slipper for at have kontrolplaner. Husk Ajour er blot et værktøj. Prioriter en mestergennemgang højt. Der spares meget registreringsarbejde, hvis dette gøres inden mangelgennemgangen. Der er flere fremgangsmåder at foretage registreringer på. Det vigtigste er, at du benytter den rigtige Notattype Tag hellere et billede for meget end for lidt. Det hjælper også dig selv, når du skal kontrollere afhjælpningen senere Både byggeledere og underentreprenører er interesserede i at aflevere digitalt. Hvis bygherren ikke ønsker en digital aflevering, forhindrer det ikke entreprenørerne i at kvalitetssikre digitalt. Vi kan godt være et skridt foran og aflevere digitalt på trods af, at det ikke er et støttet byggeri!

2 For størst mulig udbytte af den digitale kvalitetssikring i udførelsesfasen kræver det et samarbejde på tværs af byggeriets parter i form af både totalentreprenør, underentreprenør og bygherren samt rådgivere. Denne handleanvisning giver nogle reminders om nogle af de vigtige punkter man bør overveje i forbindelse med indførelse af digital kvalitetssikring, herunder digital mangelregistrering og digital aflevering. Bygherre: Igennem dialog med bygherren skal der afklares, hvad der forventes af kvalitetssikringsmaterialets omfang samt til aflevering ved byggeriets afslutning. For at kunne aflevere digitalt er det vigtigt, at bygherren har interesse i dette også. Ud over en naturlig indkøringsfase er der ikke fundet egentlige ulemper ved at gå fra den traditionelle papirbaserede kvalitetssikring over til en digital kvalitetssikring. Dog kan peges på, at andre aktører, eks. bygherre kan insistere på, at byggeriet afleveres på traditionel vis og dermed skal papirmapperne stadig produceres. Jo flere aktører, der er inde i et givent byggeri, og som ikke er indgår/har adgang til den digitale kvalitetssikring, jo mindre er der vundet, da nogle af procedurerne skal duplikeres og gøres manuelle. Er bygherre interesseret i digital aflevering? Få afklaret hvad forventningerne er til omfanget af kvalitetssikringen. Det kan være en fordel at aflevere digitalt selvom det måtte være privat byggeri. Kontrakter: Der er pt. ingen krav til brugen af Ajour. Men på sigt bør det indskrives i kontrakterne, at det er dette program, der benyttes. Således vil underentreprenørerne i god tid være forberedt på, at de skal kvalitetssikre digitalt, og om der er digital aflevering. Indskriv i kontrakterne, at der forventes brug af Ajour, samt i hvilket omfang. Herunder: Kvalitetssikring. Mangelregistrering. Digital aflevering. Drift og vedligehold.

3 Projektgennemgang: Rådgiveres tilsynsplaner anses ofte blot for vejledende. Men i stedet for at stille større krav til rådgiverne ift. udførelsen af tilsynsplanerne, bør man i stedet for benytte projektgennemgangsmøderne til at rette tilsynsplanerne til. Det er et oplagt tidspunkt, og kommandovejen bliver ikke kortere da alle de involverede er samlet samtidigt. Samtidigt kunne der på projektgennemgangsmødets referat nedskrives nogle fokuspunkter, der kræver ekstra opmærksomhed, og derved kommer der kvalitet i stedet for kvantitet med ind i tilsynsplanerne. Benyt projektgennemgangsmøderne til at rette tilsynsplanerne til, så de gør bedst nytte. Prioriter hvad der er vigtigt at kontrollere. Evt. følsomme og svære emner. Nedskriv nogle fokuspunkter, der kræver ekstra opmærksomhed. Hav fokus på, hvad der er vigtigt at kvalitetssikring, og ikke hvad der er let at udføre. Prioriter førstegangsproduktioner højt i projektgennemgangen. Dvs. udpeg nogle knudepunkter i byggeriet f.eks. karnap, altan, facadeparti mm. Opsætning af Ajour: Ajours egen vejledning Kom godt i gang med Ajour omhandler adgang og brugen af Ajour systemet for modtageren, afsenderen og administratoren. Den gennemgår hvordan du bør gøre i de forskellige faser af programmet. Inden du benytter Ajour bør du vide hvordan de forskellige funktioner er tiltænkt. Brug derfor vores egen guides som beskriver og viser hvordan de grundlæggende moduler i Ajour skal forstås, og hvornår de skal benyttes. Ved at læse disse guides får du en bedre forståelse af programmet, hvilket gør brugen mere effektiv. Benyt muligheden for at bruge en byggesag som prøvesag hvor underentreprenørerne kan kvalitetssikre digitalt og måske endda aflevere digitalt. Brug guides og Ajours manual til opsætningen. Prøv at indføre digital aflevering på et projekt. Overvej om brugerne skal have B eller C licens. Strukturer dit projekt. Tænk over hvordan niveauerne skal opdeles og bruges. Tænk over hvad der skal med i grupper, kategorier og lister. Brug standardskemaer for virksomheden, som anvendes som skabelon på nye byggesager. Brug eksempelvis Dansk Byggeris koncept som udgangspunkt, og tilpas dette til virksomhedens standard.

4 Inddrag underentreprenørerne: For at kunne sende tilsyn og mangelregistreringer til en underentreprenør kræver det, at de er oprettet i systemet og ikke mindst, at de kan finde ud at bruge det. Følg Ajours vejledning for at oprette en underentreprenør som bruger. Næste skridt er så at få dem til at benytte det! Det er ønsketænkning at tro, at det går helt af sig selv. Vi skal huske på, at det sandsynligvis er nyt for dem. Jo bedre, de forstår brugen af systemet, jo mindre tid skal du bruge på dem senere i byggeriet, når der er rigtigt travlt. Følgende fremgangsmåde kan benyttes i forhold til at inddrage underentreprenørerne i Ajour på dit byggeri: Gør dem opmærksom på, at der forventes brug af Ajour i god tid. Med god tid menes så tidligt som muligt, da det har vist sig, at der godt kan gå lang tid før alle er samlet op og klar til brug af Ajour. Vi er endnu ikke kommet dertil, hvor der er krav om brugen af Ajour. En ide i fremtiden kunne være at indskrive det i kontrakten. Men som det ser ud nu er det op til byggeledelsen at underrette underentreprenørerne om brugen. Samtidigt skal de gøres opmærksomme på, at de vil modtage en mail fra Ajour. Denne mail kommer kort efter du opretter dem med en C-licens. Her står deres kode til Ajour. Det sker ofte, at de ikke kan finde deres kode fordi de har slettet deres mail fra Ajour. Send guiden 1. Sådan installeres Ajour Mobile på din enhed til dem. Bed dem om at sørge for, at de tidligt i processen får installeret Ajours App ved at følge fremgangsmåden i guiden. Hold et Ajour møde evt. efter et byggemøde (det tager kun en halv time, men er godt givet ud!) Bed dem om at møde op med tilhørende App installeret på forhånd. På mødet sender du dem alle et tilsynsnotat eller en mangelregistrering. Dette skal bare være en test evt. i form af et billede taget på kontoret, hvor du laver en tilfældig registrering (for at spare tid kan dette med fordel gøres dagen før mødet. Vent dog med at sende til selve mødet!) På den måde kan du se om alle kan modtage dit tilsyn og eventuelle spørgsmål kan afklares på mødet med det samme. Efter mødet kan du slette alle testene igen. Husk at både du og de skal synkronisere jævnligt. Det er vigtigt, at de får det gjort til en vane at synkronisere dagligt, ellers giver det ingen mening at sende, hvis de alligevel aldrig ser hvad du sender. Synkroniserer du dagligt tager det ikke mange sekunder. Du burde nu kunne være mere sikker på, at det du registrerer og sender til underentreprenørerne også bliver modtaget og brugt korrekt. De er medspillere. Jo bedre de er til Ajour, jo lettere bliver dit eget arbejde.

5 Førstegangsproduktion: Der burde drøftes førstegangsproduktioner i projektgennemgangen, dvs. man udpeger nogle punkter i byggeriet f.eks. den første karnap, altan, facadeparti eller andre knudepunkter der på et senere tidspunkt bliver skjult i konstruktionen. Når det udpegede emne er monteret på pladsen bliver det gennemgået og godkendt, og eventuelle problemer bliver løst med det samme. På den måde fastlægges kravene og eventuelle montagemetoder på emnerne for resten af byggeriet. Indkald mester og håndværker til førstegangskontrol. (Hvis nødvendigt kan bygherre også indkaldes.) Når en førstegangsproduktion er monteret på pladsen skal den gennemgås og godkendes, og eventuelle problemer skal løses med det samme inden videre opsætning/indbygning af samme emne. Tilsyn: Som tidligere nævnt gælder det for hele processen, at det er vigtigt, at den ansvarlige for kvalitetssikringen er opmærksom på hvornår, hvor og hvad, der skal kontrolleres, samt at denne er bekendt med systemets opbygning. Selve det, at man har et digitalt værktøj, gør ikke at man slipper for at have kontrolplaner. Dette gælder både for underentreprenører og totalentreprenøren og dennes tilsyn. Hav fokus på, hvad der er vigtigt at kvalitetssikre, og ikke hvad der er let at udføre. Husk Ajour er blot et værktøj. Mangelgennemgang: Benyt de muligheder, der er i Ajour til at strukturere og gøre mangelregistreringen så effektiv som muligt. Blandt andet ved hjælp af: Grupper, kategorier og lister. Her kan du notere, hvad du mener, der bør kigges efter ved tilsyn eller mangelgennemgang. Det er en god måde at få en ensartet mangelgennemgang på, især hvis der er mange relativt ens rum eller lejligheder. I guide 2. (S 11) kan du se, at der er flere fremgangsmåder, der kan benyttes, når der skal foretages registreringer. Det vigtigste er, at du sikrer dig, at du benytter den rigtige Notattype til det rette formål. Tag hellere et billede for meget end for lidt. Det hjælper ikke kun underentreprenøren med at finde fejlen hurtigt, det hjælper også dig, og dine kollegaer når afhjælpningen skal kontrollere senere. Det tager ikke mere end 5 sekunder at sætte en farvet markering på et billede, eller at gå et skridt tilbage og tage et billeder mere. De 5 sekunder er godt givet ud kontra at skulle lede efter fejlen senere. På grund af tidspres er det ikke altid der nås en mestergennemgang men det vil spare virkelig meget tid for både tilsyn og underentreprenører hvis dette gøres inden en mangelgennemgang.

6 Aflevering: Både byggeledere og underentreprenører er interesserede i at aflevere digitalt. Men hvis ikke bygherre er klar over dette, eller selv interesseret i at modtage digitalt, kommer branchen ikke helt i mål. Hvis bygherren ikke ønsker en digital aflevering, forhindrer det ikke entreprenørerne i at kvalitetssikre digitalt. Den operationelle del og de medfølgende tidsbesparelser samt andre positive aspekter og følgevirkninger ved den digital kvalitetssikring bibeholdes, men der er en risiko for, at det kan virke demotiverende for parterne, at de til sidst skal printe det hele ud for at aflevere manuelt, når nu alt er klar i et softwareprogram som bygherre i bund og grund bare skal have adgang til. Som med alt nyt, der skal implementeres i en virksomhed, koster det tid og dermed penge før implementeringen fungerer optimalt. Mange venter på, at andre tager det første skridt, så man dermed kan lære af deres fejl. Men nogen skal være de første til både at fejle, og til at få succes. Det skal betragtes som en investering i fremtiden. Når først der kommer succesoplevelser vil det give mere blod på tanden, og lysten til at fortsætte samt dygtiggøre sig på området vil vokse. Vi kan godt være et skridt foran og aflevere digitalt selvom det ikke er et støttet byggeri!