De vigtigste erfaringer med kommunesammenlægning i Danmark

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "De vigtigste erfaringer med kommunesammenlægning i Danmark"

Freja Jørgensen
7 år siden
Visninger:

1 De vigtigste erfaringer med kommunesammenlægning i Danmark Kommunernes Landsforening Kontorchef Karsten Thystrup

2 Danmark før og efter 2007

3 En omfattende og krævende proces At sammenlægge kommuner tager ca. 2 år Der er tale om en kompliceret proces, som kræver stor åbenhed Vigtigt at inddrage Nuværende kommunalbestyrelser Borgerne Erhvervslivet Ledere og medarbejdere Foreningslivet

4 Kommunikation er afgørende fra start Topledelsen skal regelmæssigt være synlige for medarbejderne Behov for en kommunikationsstrategi som indeholder Vision, mål og nøglebudskaber Organisering af kommunikationen Grundlæggende principper for kommunikation Interessentanalyse og primære målgrupper for kommunikation Talsmænd hvem kommunikerer? Kommunikationskanaler hvordan kommunikeres? God kommunikation skaber forståelse og accept opbakning til forandringerne Gør medarbejderne til ambassadører

5 Politisk og administrativ organisering af fusionen Oprette en politisk styregruppe bestående af ordførerne indtil Fellesnemd formelt må etableres Oprette en administrativ styregruppe bestående af råd mænnene Proces hvor politikerne formulerer en vision for den nye kommune, som skal være regningssættende for sammenlægningsarbejdet Formulere overordnede mål med afsæt i visionen det skaber stor politisk indflydelse på den nye kommune Formulere få og vigtige målsætninger under det enkelte overordnede mål, så politiske ønsker kommer til at indgå i de overordnede mål

6 Projektorganisation Politisk styregruppe bestående af borgmestre (ordførere) Sager til politisk behandling går alle gennem ordførerne Månedligt møde mellem ordførere og rådmænd Administrativ styregruppe bestående af kommunaldirektører (rådmann) Bistand til den politiske proces Ansvar for hele processen Håndtering af løbende udfordringer Projektsekretariat som koordinerer Arbejdsgrupper Tværgående opgaver (kommunikation, Dokumentsystem, økonomi, IT og telefoni, personale, borgerservice) Faglige opgaver (f.eks. skoler) Ikke for mange arbejdsgrupper hellere undergrui Lav kommissorier det skal stå klart, vad-åib- -ējdsgrupperne skal

7 Oprette et forum for medarbejderne Formål Dialog, inddragelse og indsigt i sammenlægningsprocessen Vigtige aktiviteter Præsentere kommunikationsafdelingen Orientere om f.eks.: projektorganisationen den faste mødevirksomhed etiske spilleregler Visionsproces Status på økonomi Ønsker medarbejderrepræsentanterne et møde med de faglige organisationer? Administrationens kommende fysiske rammer Udkast til rammeaftale om midlertidigt tværgående MEDdialogforum Igangværende projekter 7

8 Politisk proces Kommunikation om reformen Invitere til borgermøder Give mulighed for at overvære via video Anvende sociale medier Anvende hjemmeside (nettsted)

9 Serviceniveau Serviceniveau på de kommunale områder skal vurderes og besluttes Kommunerne har forskellige serviceniveauer Det har meget stor økonomisk betydning Eksempel fra Guldborgsund kommune ( borgere) højeste udgiftsniveau på alle områder på tværs af de 6 kommuner betød en større udgifter på 229 mio. kr. laveste udgiftsniveau på alle områder på tværs af de 6 kommuner betød en besparelse på 164 mio. kr. Det kræver analyse i kommunerne på en sammenlignelig måde

10 Økonomi Beslut procedure for første fælles budget Tidligt økonomisk overblik Principper og beslutninger vedr. økonomistyringen Aftale principper for de nuværende kommuners økonomiske dispositioner frem til sammenlægningen fokus på sikker drift Økonomisk gevinst

11 Effektivisering Der er et stod potentiale for effektiviseringer På kort sigt kan nævnes eksempler som Arbejdsgangsanalyser Kritiske arbejdsgange ved fusion Nye fælles arbejdsgange På længere sigt kan nævnes eksempler som Bygninger Hvilke bygninger har de enkelte kommuner Hvilke bygninger kan afvikles fordi der ikke er brug for dem? Arealoptimering Samle den centrale administration Vurdere bygninger på alle områder for eksempel færre og større børnehaver Analysere hvor mange der er på arbejde hver dag Den digitale medarbejder som for eksempel Videomøder for ledere og medarbejdere både under og efter fusionen

12 IT og digitalisering Oversigt over IT systemer i kommunerne Udarbejde IT strategi IT skal give kvalitet for borgerne Godt arbejdsmiljø for de ansatte effektivitet IT styring og organisering Kritiske systemer ved fusion skal afdækkes IT infrastruktur planlægges Sammenlægning af systemer Kræver konvertering af data stor proces Undersøge behov for ny hardware Undersøge behov for nye IT-systemer

13 Organisation Organisationsmodel Den administrative styregruppe skal komme med forslag Organisationsmodellen Ansættelse af direktion Ansættelse af chefer Udpege topchefen og øvrig direktion hurtigst muligt Sikre en effektiv organisation Fokus på borgernes behov Tidsplan for implementering af ny struktur

14 Ledelse KLK (KL's konsulentenhed) hjalp kommunerne med en proces for udpegelse af direktion og chefer Usikkerhed blandt direktører, chefer og ledere, så længe der ikke er truffet beslutning om deres fremtidige job Procesbeskrivelse om ansættelse af direktører og chefer Udgangspunkt i den nye organisationsplan Oversigt over direktør- og chefstillinger Afklaring af behov for kompetencer til de forskellige stillinger Interviews med alle nuværende direktører og chefer med henblik på kompetenceafklaring Interne stillingsopslag Rekrutteringsproces Lederuddannelse i fusionsledelse

15 De 5 vigtigste budskaber God politisk og administrativ organisering, herunder projektorganisation God kommunikation er afgørende for at lykkes Ny organisationsmodel og ansættelse af direktører og chefer Inddragelse er meget vigtig og for medarbejderne gennem MED-udvalg Fastlæggelse af serviceniveau er afgørende for den nye fælles økonomi

16 Hvad ville vi have gjort anderledes Nogle kommuner under indbyggere fik lov til at fortsætte mod at de skulle samarbejde på større opgaver de er nu udfordrede på økonomi Kommunikationen skulle have fyldt mere og den gang brugte vi ikke sociale medier Der gik tid før vi erkendte at den overordnede projektledelse skal være professionel Klarere aftaler om hvilken økonomi de nuværende kommuner skal aflevere Rådmannen måtte ikke ansættes før den nye kommune var etableret og det gav problemer

Relaterede dokumenter

Mellemlederen og medarbejderne i en kommunesammenlægning

Mellemlederen og medarbejderne i en kommunesammenlægning COK, Vejle 9. marts 2006 1 1 Agenda Den nye Silkeborg Kommune Hvordan kommunikerer vi med medarbejderne? Hvad er mellemledernes rolle (forandringsagenterne)?