Lejre Kommune Side 1. Økonomiudvalget

Transkript

1 Side 1 ØU - Der findes et sted hvor vi er fælles om kerneopgaverne Sagsnr.: 16/10671 Afbud: Lena Holm Jensen Resumé: er den 18. januar og den 21. juni 2016 forelagt status på arbejdet med Vores Sted. Af sagen om budgetproces for (15. marts 2016) fremgår endvidere, at der i budgetproces vil blive arbejdet med at sætte fokus på kerneopgaverne, med henblik på at skabe en flerårig rød tråd i effektiviseringsindsatsen - med fokus på kerneopgaverne hvor de fleste ressourcer anvendes, og med afsæt i Vores Sted. Som et led heri er Kommunalbestyrelsen på sit temamøde den 19. maj præsenteret for Hedensted Kommunes arbejde med kerneopgaverne under overskriften Bæredygtig Velfærd. På budgetseminaret i juni præsenterede borgmester Søren Kjærsgaard hvordan Holbæk Kommune arbejder med kerneopgaverne under overskriften Holbæk i Fællesskab. Ideen med oplæggene har været at få inspiration til, hvordan det videre arbejde med og samarbejde om kerneopgaverne kan tilrettelægges i en specifik Lejre Kommune kontekst, hvor målet er at skabe bedre effekt af kerneopgaverne for de samme eller færre ressourcer. I denne sag forelægges en skitse til, hvordan Lejre Kommunes Kommunalbestyrelse i 2017 og frem - kan arbejde sammen med borgere, virksomheder og kommunalt ansatte om at udvikle kvaliteten i og effekten af kerneopgaverne. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller; 1. at drøfter forslag til indsatsen Fælles om kerneopgaverne, 2. at sagen herefter tilrettes med henblik på endelig beslutning i den 25. oktober. Beslutningskompetence: Beslutning den : Tiltrådt. Afbud: Lena Holm Jensen (V) Sagsfremstilling: Baggrund - historik I foråret 2015 vedtog Kommunalbestyrelsen branding- og udviklingsstrategien Vores Sted. Det politisk vedtagne opdrag kommissorie for arbejdet med en brandingstrategi var at kortlægge de stedbundne ressourcer i Lejre Kommune. Mere end 1000 borgere og virksomheder deltog således i at finde ind til kernen i Lejre Kommunes DNA ; dét som borgere og virksomheder værdsætter mest ved livet i Lejre Kommune, og gerne vil have mere af.

2 Side 2 Resultatet af arbejdet er dokumenteret i bogen om Lejre Kommune og tilhørende strateginotat. Bogen er en kombination af en kernefortælling om det Lejre Kommune allerede har - og kan tilbyde herboende og tilflyttere - og en vision om dét Kommunalbestyrelsen ønsker at skabe mere af. I løbet af er strategien systematisk omsat integreret - i de væsentligste planlægningsdokumenter: Plan- og bæredygtighedsstrategi, budgetaftale, fagudvalgenes årsplaner; samt i direktionens fokus der fastlægger de tværgående indsatsområder for hele organisationen, f.eks. social kapital, kvalitet i borgerbetjening, sygefravær m.v. Det er sket for at understøtte det politiske mål om, at Vores Sted skal påvirke prioriteringerne og de politiske beslutninger i mange år frem og skal inspirere til nye måder at løse kerneopgaverne på i alle dele af den kommunale organisation (fra budgetaftale side 3 indgået mellem alle partier i Kommunalbestyrelsen. Figuren nedenfor viser styringstilgangen der skal understøtte, at de politiske strategier og beslutninger systematisk føres ud i livet, og at der er en rød tråd mellem vision og strategi og de konkrete indsatser og handlinger: *Der måles systematisk på udvalgte indikatorer inden for de tre kvalitetsdimensioner faglig kvalitet, oplevet kvalitet og organisatorisk kvalitet, f.eks: Brugertilfredshedsmålinger borger og erhverv, telefonbetjening, skrive så det er til at forstå, klager, arbejdsmiljø, sygefravær, social kapital m.v. Kerneopgaverne og Vores Sted Siden 2014 har den kommunale organisation arbejdet med at udvikle den sociale kapital forstået som evnen til at samarbejde om kerneopgaverne på en måde, der skaber tillid og en oplevelse af retfærdighed. Arbejdet har bl.a. været forankret i Hovedudvalget og i Lokaludvalgene Samarbejdsforum (alle ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter) som vidensdelende forum.

3 Side 3 Der er bl.a. gennemført uddannelses i hvordan kerneopgaven kan forstås. v/anders Seneca og Tage Søndergaard. Kerneopgaven forstås i forlængelse heraf som den værdi, kommunen skaber for og sammen med borgerne og virksomhederne: Barnet der lærer, den voksne der bliver hurtigst mulig selvhjulpen, den unge der kommer i job eller uddannelse m.v. Fokus er her på formålet med (og effekten af) kerneopgaverne frem for på den kommunale organisations og de enkelte centres arbejdsopgaver. Fokus er endvidere på at samle og skabe retning ved at definere få kerneopgaver, som løses med bidrag fra flere fagligheder og borgerne og virksomhederne. Det betyder bl.a., at hver organisatoriske enhed ikke har sine egne kerneopgaver men derimod bidrager på hver sin måde til at indfri formålet med de fælles kerneopgaver. I 4. kvartal 2015, med afsæt i bl.a. budgetaftalen for 2016 og direktionens Fokus 2016, påbegyndtes et arbejde med at omsætte Vores Sted til et flerårigt strategigrundlag for ansatte i den kommunale organisation. Strategigrundlaget blev til gennem strategiseminarer med mere end 160 medarbejdere og drøftelser i Samarbejdsforum og Lederforum. For at understøtte en god kobling mellem Vores Sted og kerneopgaverne, jfr. Budgetaftale 2016, valgte direktionen at give sit indledende forslag til fem kerneopgaver. De er illustreret i Fisken, jfr. Strategigrundlaget. Det er fra starte n kommunikeret klart, at det er udspil der skal udfordres og kvalificeres i en politisk drevet proces, hvor brogere og ansatte inddrages. De centrale budskaber i strategigrundlaget er: At vi skal skabe mere Vores Sted gennem den måde vi samarbejder med borgerne, erhvervslivet og hinanden om kerneopgaverne. At vi skal holde fokus på formålet med kerneopgaverne (effekten), og på dét vi er sat i verden for som kommunal organisation: at understøtte det gode liv nu og for fremtidige generationer; frem for på at forvalte regler og procedurer. Fælles om kerneopgaverne indledende skitse til proces Kvalificeringen af kerneopgaverne bør som nævnt ske i en fælles proces mellem Kommunalbestyrelsen, borgere/virksomheder og fagprofessionelle der er ansat i Lejre Kommune. Det er således, de aktører der skal samarbejde om kerneopgaverne og tage et fælles ansvar for fremover at prioritere de ressourcer, som er til rådighed, bedst muligt; - så de giver den målsatte effekt - Direktionen foreslår at arbejdet - i hovedtræk - tilrettelægges således: Fase 1: Hvilke kerneopgaver har vi og hvad er formålet med dem? Der er, mellem de kommuner der har arbejdet bevidst og strategisk med at forstå kerneopgaverne, mange ligheder, men også nogle forskelle, der kan være politisk vigtige. I bilag er til illustration vist Hedensteds, Holbæks, og Lejres (foreløbige) definition på kerneopgaverne. Det anbefales i fase 1 at arbejde at gennemføre en arbejdsproces, hvor kommunalpolitikere, borgere, virksomheder samt medarbejderne mødes i fem kernegrupper 2-3 gange for at kvalificere kerneopgaverne, og de forudsætninger, der skaber effekten af hver af kerneopgaverne.

4 Side 4 Afsættet kan være de fem kerneopgaver, som er beskrevet i Fisken og som undervejs i hvert af møderne både vil blive kvalificeret og udfordret så Fisken vil ændre karakter undervejs. Arbejdsmetoden kan tage afsæt i de spørgsmål som fremgår af figuren nedenfor: Møderne i de fem kernegruppe kan gennemføres i camps, så der er mulighed for at mødes på tværs af kernegrupperne for at forhandle og drøfte forudsætninger. Der kan f.eks. i 4. kvartal 2016 eller begyndelsen af 2017 gennemføres 2 camps der hver rummer 5 workshops (en for hver af de fem kerneopgaver ) samt fælles opstart og vidensdeling undervejs. Forud for dette kan evt. lægges en temadrøftelse i Kommunalbestyrelsen, hvor afsættet kvalificeres. Når de to camps er gennemført samler Kommunalbestyrelsen op på resultaterne af arbejdet, og træffer på det tidspunkt også beslutning om den videre arbejdsproces, jf. skitse hertil nedenfor. Fase 2: Hvordan kan vi indfri tilvejebringe forudsætningerne og indfri formålene med kerneopgaverne bedre, og gerne også billigere, så der bliver råderum til investering I fase 2 etableres et antal omstillingsgrupper. Der kan trækkes på erfaringer fra bl.a. Holbæk Kommune. Omstillingsgrupperne kan dannes inden for områder, hvor nøgletalsanalyse i forbindelse med budgetproces viser, at der er en sandsynlighed for at opgaverne kan løses billigere med den samme eller bedre effekt eller på områder som kernegrupperne i fase 1 peger på Omstillingsgrupperne trækker på/arbejder op mod resultatet af fase 1 og er således forpligtet til at finde løsninger som fremmer formålet med den kerneopgave, som aktiviteterne hører til så at sige.

5 Side 5 Som en del af omstillingsgruppernes arbejdsgrundlag tilvejebringer administrationen fælles viden om, hvad pengene bruges på og hvad de aktiviteter der udføres reelt koster skatteborgerne. I samme periode drøfter Kommunalbestyrelsen om der i lyset af erfaringerne fra fase 1 er ændringer i de politiske strukturer og de politiske (sam)arbejdsformer som Kommunalbestyrelsen vil sikre allerede fra begyndelsen af den nye valgperiode januar F.eks. har Hedensted Kommune indført månedlige temamøder uden administrative dagsordener der styrer den politiske debat, Gentofte kommune har forladt den sædvanlige udvalgsstruktur og indført opgaveudvalg hvor politikere, borgere og andre interessenter laver politikudvikling sammen og Skanderborg Kommune arbejder bl.a. med udvikling gennem 17.4 udvalg. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at der er behov for at arbejde med kerneopgaverne i 2017 og frem som et led i at skabe politisk råderum til investering og udvikling af Lejre Kommune i tråd med Vores Sted. Der vil parallelt med en eventuelt proces som ovenfor beskrevet blive arbejdet videre med at skærpe organisationens fokus på kerneopgaverne. Der vil være behov for konsulentstøtte til at udvikle metodik og arbejdsproces. Finansiering heraf vil kunne ske fra restpulje på 0,5 mio. kr. som råder over i 2016 til politisk prioriterede aktiviteter til Vores Sted. En tidsplan kan være: September-Oktober: Indhentelse af konsulenttilbud November: Fornyet politisk behandling og beslutning, herunder valg af samarbejdspartner på baggrund af konsulenttilbud. December eller Januar: Opstart af fase 1. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Udgifter til konsulentbistand kan finansieres af pulje på 0,5 mio.kr., jfr. Ovenfor.