Dette notat er et dokument som beskriver arbejdsopgaver og ansvar for de enkelte udvalg i eller udenfor regionsledelsen.

Transkript

1 NOTAT Kommisorium for udvalgsarbejde i Region Nordsjælland. 1. Formål Dette notat er et dokument som beskriver arbejdsopgaver og ansvar for de enkelte udvalg i eller udenfor regionsledelsen. Dokumentet skal betragtes som et levende dokument, forstået på den måde, at der løbende kan foretages tilpasninger efter behov, og efter beslutning i den til enhver tid siddende regionsledelse. 2. Markprøveudvalg (MU). Der afholdes årligt ca. 6 C-prøver, 1-2 WT off./uoff., 1 A/C prøve og 2 B-prøver. Prøverne er fordelt på følgende måneder: februar -april(3 C-pr. ), maj ( WT og B- pr.), september (C- og B- pr.), oktober-november (2 C-pr / uoff. WT, 1 A/C-prøve). Prøverne i februar og november er dummyprøver for alle klasser, martsprøven kan hvis vejret tillader det være på vildt. De øvrige prøver er på vildt, dog er der i begynderklasse mulighed for at vælge mellem afprøvning på dummy eller vildt på årets øvrige prøver, dog ikke dual-week-enden som er på vildt alle klasser. Nordsjællands dual week-end afholdes i september (skue og C-prøve afholdt over en week-end). På denne prøve er der også senior klasse. Der er udsat dualpokaler i unghund, voksen og senior, samt baby og hvalp. Baby og hvalp foregår kun på skuedagen. Regionen er foruden egne prøver vært for race arrangementer og efter en turnus ordning vært for uofficielt DM for hold samt uofficielt Hold WT i samarbejde med de øvrige Sjællandske regioner og Bornholm. Markprøveudvalget (MU) skal med ansvar for regionsledelsen sørge for: planlægning af regionens markprøver, herunder at varetage koordinering med og orientering af DRK om datoer og prøveform for arrangementerne rapporteringen sker pt. via RKU i september mødet. Orientering om de enkelte officielle prøver til DRK. For B-prøver, Indsende skema til katalog forsiden med oplysning om dato, prøveområde og prøveledere til DRK's sekretariat senest den 6. uger før prøven afholdes, der sendes til Conny Svane Petersen og med.cc til evt. raceledelse. Skaffe terræn til markprøverne og indhente terræntilladelser. Skaffe prøveledere og evt. prøvelederassistenter. Skaffe dommere til C-prøverne, samt brugsprøvedommere til alle arrangementer hvor der er brugsprøve, også på skuer. 1

2 Hjemkalde eller evt. at indkøbe div. vandrepokaler i samarbejde med skue udvalget. Arbejdet med pokalerne varetages af pokalbestyrer. Redigere og udsende prøveledermappen (regionens / DRKs) til prøveledere. Rekruttere nye hjælpere dette sker idag primært fra hjemmesiden Indstille nye emner til dommer- og prøvelederuddannelsen. Indstillinger godkendes af Regionsledelsen. Arrangere uddannelse af emner i lokalt såvel som DRK regi. Indkøbe vildt til prøver og træninger. Arbejdet med vildtet samt aftale omkring mængden af vildt til de enkelte prøver varetages af en vildtbestyrer Levere input til webudvalget om arrangementer, prøvested, prøveleder og dommere. Månedlig information til regionens sekretær vedr. indlæg til Retrieveren. Informationen skal være sekretæren i hænde senest den 20. i måneden før bladet udkommer, så sekretæren kan nå at sende indlæg. Levere oplysninger om prøveleder og tlf.nr., samt dommere vedr. annonce for DUAL-weekend i september til regionens sekretær senest 20.maj og til hjemmesiden, dette i samarbejde med skueudvalget. Udarbejde årsberetning fsv. angår markprøver. Beretningen afleveres til regionslederen senest ved regionsmødet i december så den kan indarbejdes i regionsleders beretning og lægges på hjemmesiden forud for årsmødet. Regionsledelsen kan efter nærmere aftale pålægge MU yderligere opgaver, 3. Skueudvalg (SU). Der afholdes pt. to årlige skuer. Skuerne afholdes hhv. Kr. Himmelfarts dag, og i september ( DUAL-skue). Skueudvalget (SU) skal med ansvar overfor regionsledelsen sørge for : Planlægning af skuer. Dato for DUAL-skuet fastlægges i samråd med MU Bestille af terræn til skuerne. Arrangementer afholdes normalt ved klubhuset i Frederikssund. Skaffe kompetente skueledere Skaffe kompetente dommere, aut. som uaut. til skuerne. Skaffe hjælpere, ringassistenter mv., hvis ikke dette uddelegeres til skuelederen. Uddanne dommer, skueledere, ringpersonale og hjælpere efter behov evt. i samarbejde med DRK s udstillingsudvalg. Til hvert skue at redigere nødvendige formularer/hjælpeskemaer til : - Indskrivning - dommerkritikker - præmieringer - sikre at PC er og printere er klar og funktionsdygtig Kan uddelegeres til skuelederen 2

3 Koordinere indkøb af præmier med regionens kasserer. Specielt sørger SU for - Indkøb af præmierosetter og bånd - Ordne skuekufferter til de to-tre ringe Hjemkalde eller indkøbe div. Vandrepokaler og særlige pokaler. Arbejdet med pokalerne varetages af pokalbestyrer. Koordinere levering af materialer, skuetelte mv. til skuerne. Nødvendig sponsorpleje samt skaffe diverse sponsorpræmier til skuerne. Levere information til webudvalget om arrangementer, skueleder, dommere, klasser mv. Månedlig information til regionens sekretær vedr. indlæg til Retrieveren. Informationen skal være sekretæren i hænde senest den 20. i måneden før bladet udkommer. Levere information ( oplysninger om skueleder og tlf.nr., samt dommere, klasser mv.) til de to skuer. Oplysningerne afleveres til sekretæren, senest den 15. i hh. marts ( til Kr. Himmelfartsdag. Bladet udkommer i april) og i 20. juli ( til DUALskuet. Bladet udkommer i august). Udarbejde årsberetning fsv. angår skuer. Beretningen afleveres til regionslederen senest ved regionsmødet i december så den kan indarbejdes i regionsleders beretning og lægges på hjemmesiden forud for årsmødet. Regionsledelsen kan efter nærmere aftale pålægge SU yderligere opgaver, eller give yderligere beføjelser, f.eks. i forbindelse med afholdelse af særlige 4. Træningsudvalg (TU) Træningsudvalget (TU) skal med ansvar for regionsledelsen sørge for : Planlægning af regionens træninger, sportræning planlægges dog i SU, men koordineres med TU Rekruttering af trænere/ tildeling af hold Sørge for løbende kontakt til og information af trænere, herunder information til Webudvalget så holdene kan komme på hjemmesiden, samt sikre at trænerne får information om holdene og hvordan de rapporteres til kassereren. Rekrutere nye træneremner til uddannelse. Arrangere samlinger og møder for trænere efter behov, men min. én gang årligt. Løbende ajourføre og tilpasse træningsmanualen. Udlevere vildt til træning i samarbejde med vildtforvalter og KU, da fryserne til vildttræning står i klubhuset. Bestille hvalpedummier og dummier til træning i samarbejde med materialeforvalter /kasserer Levere information til webmaster om træningshold, herunder tilmelding og afmelding af hold, samt evt. trænerarrangementer. Månedlig information efter behov til regionens sekretær vedr. indlæg til retrieveren. Oplysning skal være sekretæren i hænde senest den20. i hver måned bladet udkommer.) Udarbejde årsberetning fsv. angår træninger. Beretningen afleveres til regionslederen senest ved regionsmødet i december så den kan indarbejdes i regionsleders beretning og lægges på hjemmesiden forud for årsmødet. 3

4 Regionsledelsen kan efter nærmere aftale pålægge TU yderligere opgaver, 5. Sporudvalg Sporsudvalget (SU) skal med ansvar for regionsledelsen sørge for : At styrke sporarbejdet i regionen herunder planlægning af regionens sporprøver, træning og øvrige sporarrangementer At varetage koordinering af sporprøver i samarbejde med DRK s sporudvalg og orientering af DRK om datoer og prøveform for arrangementerne rapporteringen sker pt. via RKU, kalenderen fastlægges på septembermødet. At afholde sporarrangementer eller temadage, for udbredelse af kendskab til sporarbejde. At finde nye emner som trænere i samarbejde med regionsledelsen og TU At uddanne samt videreuddanne sportrænere i samarbejde med DRK s sporudvalg samt assistere de nye trænere i deres træning. At arrangere møder og samlinger for sportrænerne efter behov, mindst 1 gang årligt. At løbende ajourføre og tilpasse træningsplaner. At skaffe blod og skind/løb til begynderholdene, samt bistå trænerne med at skaffe materialer til øvrige hold ved behov. At bistå DRK s sporudvalg med at finde prøveledere og stifindere. At bistå DRK s sporudvalg med at finde egnede datoer og steder til afholdelse af prøver, så der kan blive flere prøver i løbet af året i regionen. At søge samarbejde med andre regioner om sporaktiviteter. At sørge for at informere TU og webmaster om kommende træninger så de kan komme på hjemmesiden (informere om dato, terræn, prøveleder, dommere mm). Skaffe terræn til sportræning, sporprøverne og indhente terræntilladelser. Regionsledelsen kan efter nærmere aftale pålægge SU yderligere opgaver, 6. Klubhusudvalg Klubhusudvalget (KU) skal med ansvar for regionsledelsen sørge for : At holde opsyn med klubhuset og arealet, hvormed der er indgået lejekontrakt med Frederikssund kommune. At medvirke til at brugerne respekterer de retningslinjer Retrieverklubben Region Nordsjælland har med Frederikssund Kommune og kontakt til andre brugere der har aftaler med Frederikssund kommune. (F.eks. til landmand Kurt Petersen Strandvangen 25 Fr. Sund og Fr. Sund Jagtforening). 4

5 At koordinere vedligeholdelse og eventuelt restaurering af klubhus, i samråd med regionsledelsen. At indkøbe af fornødenheder til klubhus. (Beløb over kr aftales med kasseren og godkendes forud af regionsledelsen) At formidle tømning af opsamlingstank. At udlevere dummyer og vildt til trænere. At udlevere nøgler til brugere der dokumenterer behov for nøgle, i samråd med klubhusudvalget, samt ajourføre liste over personer, der har modtaget nøgle. Samt tilbagekalde nøgler igen fra personer der ikke længere har et kontinuerligt behov for at have nøgle til huset. At godkende arrangementer afholdt i klubhus/terræn uden for regionsarrangementer, i samarbejde med klubhusudvalg. Regionsledelsen kan efter nærmere aftale pålægge KU yderligere opgaver, 7. Webudvalg Webudvalget (WU) skal med ansvar for regionsledelsen sørge for : At oprette, vedligeholde og opdatere regionens hjemmeside. At sætte nyheder og arrangementer på hjemmesiden. At bistå prøveledere, trænere m.fl. med information om tilmeldinger til deres arrangementer, prøver, hold og om nødvendigt assistere dem ved yderligere oprettelser i forbindelse med aktiviteten Arbejdet udføres i samarbejde med regionsledelsen og øvrige udvalg. Regionsledelsen kan efter nærmere aftale pålægge KU yderligere opgaver, Opdateret og godkendt på regionsmøde 8.december