Referat for: Greve-Solrød Provstiudvalg PU møde 12. april Kl Mødested: Provstikontoret

Transkript

1 Referat for: Greve-Solrød Provstiudvalg PU møde 12. april Kl Mødested: Provstikontoret Afbud fra Naima Simring Mødepunkt 1 Projekt Ungdomskirke Sag: Projekt Ungdomskirke (386) Projekt Ungdomskirke er et projekt i Greve- Solrød Provsti. Se bl.a. referat pkt. 8 fra PU-møde d. 8. marts 2012 Svar fra Stiftet vedr. Projekt "Ungdomskirke" Ansøgning om Ungdomskirke Svar fra Stiftet vedr. Projekt "Ungdomskirke" Beslutning Johan Linde fra Karlslunde Strandsogns menighedsråd var mødt op til dette punkt. Ansøgningen blev drøftet. Iflg. brev fra Stiftet skal projektet godkendes på et budgetsamråd. Der skal laves et oplæg til alle MR, hvis det skal foregå med provstiet som ramme. Karlslunde Strandsogn vil derfor starte projektet alene, hvilket glæder provstiudvalget, da der er enighed om, at projektet er en god ide. Ansøgning om Ungdomskirke 2 Årsregnskab 2011 Sag: Årsregnskaber 2011 (414) Årsregnskaber til godkendelse af PU. Regnskaber - Kildebrønde og Havdrup 2011 Årsregnskab Karlstrup Regnskaberne blev drøftet. Det er svært at få overblik over de reelle frie midler, hvilket gør det risikabelt, at MR kan komme til at bruge for meget. Der er også mange store opsparinger. Det besluttes, at der skal holdes møder med hvert enkelt MR for afklaring/forklaring af regnskab 2011 og det kommende budget 2013 Solrød regnskab 2011 Årsregnskaber Greve, Tune, Karlslunde, Mosede og Karlslunde Str. Årsregnskab Jersie-Kirke Skensved Årsregnskab Tune ver. 2 Tilføjet forklaring til formål 4, side 5. Referat, Side: 1

2 Mødepunkt 3 Budget instruks, tidsplan og anlægsbeskrivelse Sag: Budget 2013 (385) Forslag fra Bent til instruks, tidsplan og anlægsbeskrivelsesskema til MR samt oplæg fra Thorkil til hvad en anlægsbeskrivelse skal indeholde. Beslutning Bent orienterede om baggrunden for forslaget til tidsplan, instruks mv. Forslaget godkendes, og brevet udsendes sammen med indbydelse til møder vedr. regnskab 2011 og budget 2013 Anlægsbeskrivelse til budget 2013 Budgetlægning 2013 Forslag fra Bent til instruks, tidsplan og anlægsbeskrivlse til MR Svar fra Thorkil vedr. instruks for budgetlægning. 4 Fælles anlægspulje i provstiet Sag: Fælles anlægspulje i provstiet (395) Hvordan skal anlægspuljen administreres? Nye grænser for anlæg - skal det være beløb eller vurdering af projektet, der afgør om det er anlæg eller drift? Eksempel fra Rudersdal provsti vedhæftet. Se også pkt. 3 på dagsordenen. Fælles anlægspulje vil blive for administrativt at håndtere. Det besluttes at fortsætte som hidtil - med fortsat stærkere styring af anlægsmidlerne. Eksempel på fælles anlægspulje fra Rudersdal provsti Referat, Side: 2

3 Mødepunkt 5 Vedtægt for samarbejde om regnskabsførelse Sag: Fælles regnskabsfunktion/personregistrering (286) Der er kommet nye spørgsmål/indvendiger fra MR vedr. vedtægten for samarbejde samt svar fra Ida Normann, Roskilde Stift, med forslag til rettelser. Beslutning Udkastet har været til vurdering hos Ida Normann i Stiftet. Hun er vendt tilbage med kommentarer/forslag til rettelser. Der blev drøftet forskellige løsningsmodeller. Vedtægten tilrettes efter Ida Normanns og Annes kommentarer. Bemærkninger fra Tune vedr. samarbejdsvedtægt Svar til Tune vedr. deres bemærkninger til vedtægt Udskrift af MR-referat fra Karlslunde MR Indvendinger fra Karlslunde MR vedr. den fælles regnskabsførelse i provstiet. Udkast til samarbejdsaftale mellem Greve, Karlslunde, Karlslunde Strand, Mosede og Tune Menighedsråd om varetagelse af fælles regnskabsføring Svar fra Ida Normann, Roskilde Stift. Tilrettet udgave af vedtægten Nyt tilrettet forslag til vedtægt om samarbejde om fælles regnskabsførelse, efter samtale med Ida Normann, Roskilde Stift 6 Ansøgning vedr. nye gaskedler til Havdrup Sognehus Sag: Varmeanlæg i Havdrup Sognehus (417) - Havdrup Sogn Ansøgningen godkendes. PU beder om begrundelse for valget af tilbud. Overskydende beløb op til kr. skal returneres til provstiets 5%-midler. Ansøgning vedr. nye gaskedler til Havdrup Sognehus Havdrup MR anmoder om tilladelse til igangsættelse af arbejde med at udskrifte naturgasinstallation og opsættelse af ekstra radiator i sognehuset. Totalbeløb på i alt kr. Der er afsat i budget 2012 til varmeanlæg i sognehuset. 7 Ansøgning om anvendelse af frie midler Sag: Ansøgning om anvendelse af frie midler (419) - Tune Sogn Ansøgning om anvendelse af frie midler Ansøgning fra Tune MR om lov til at bruge kr. af frie midler til diverse formål Tune MRs ansøgning godkendes. Der er midler nok til at dække ønskerne. Fremadrettet gøres Tune MR opmærksom på, at de skal sørge for at indarbejde lignende udgifter i deres budgetter. Ansøgningen skal vedlægges som bemærkninger til regnskab Referat, Side: 3

4 Mødepunkt 8 Ændret kirkegårdsvedtægt fsva 17 samt ny rykkerprocedure Sag: Ændret kirkegårdsvedtægt (418) - Havdrup Sogn Havdrup MR har ændret deres kirkegårdsvedtægt fsva 17 og fremsendt denne til orientering og godkendelse af PU samt medsendt ny rykkerprocedure. Beslutning Ændringen i 17 kan godkendes. Rykkerproceduren, der er medsendt som bilag, kan ikke godkendes, da rutinerne/begreberne er rodet sammen samt fristerne for betaling er meget kortfristet om omstændigt. I værste fald unødvendige. Ændret kirkegårdsvedtægt fsva 17 samt ny rykkerprocedure 9 Mødereferater fra PU-møder Sag: Offentliggørelse af budgetter samt referater fra PU-møder (410) Forslag fra Bent: Godkendte totale budgetter for alle sogne (i første omgang budget 2012) samt referater fra PU s møder lægges fremover ud på hjemmesiden Det besluttes, at referater af PU-møder samt budgetter fremover lægges ud på Forslag fra Bent om offentliggørelse af budgetter og referater 10 Ansøgningsskema til 5%-midlerne Sag: Skema til brug for ansøgning om 5%- midler (421) Skemaet dækker meget godt de spørgsmål, der måtte være i forbindelse med en ansøgning om 5% midlerne. Skemaet lægges ud på Der tilskrives MR om beslutningen. Forslag til skema Forslag til skema til brug for ansøgning om 5%- midler. Skemaet er fra Århus Vestre Provsti. Referat, Side: 4

5 Orientering 11 Karlslunde Kirkes altertavle Sag: Revner i Karlslunde Kirkes altertavle (349) - Karlslunde Sogn Karlslunde Kirkes altertavle Skrivelse og notat fra Nationalmuseet, om hvilke tiltag der bør sættes i gang vedr. altertavlens tilstand. 12 Regulering af kirkegårdstakster pr. 1. april 2012 Sag: Kirkegårdstakster (85) Brev udfærdiget af Bent på PUs vegne til MR med de nye kirkegårdstakster gældende pr. 1. april 2012 samt kopi af takstblade fra Roskilde Stift Bent orienterede. Regulering af kirkegårdstakster pr. 1. april _v1_Til Mhr. i Greve-Solrød Provsti, takstblade pr. 1. april 2012 Kopi af takstblade pr. 1. april 2012 til Greve- Solrød Provstiudvalg 13 Ansøgning om oprettelse af en lokalt finansieret overenskomstansat sognepræst Sag: Oprettelse af ny 50 % præstestilling (397) - Jersie Sogn Stiftets fremsendelse til KM vedr. oprettelsen af ny 50% præstestilling i Jersie-Kirke Skensved sogn. Ansøgning om oprettelse af en lokalt finansieret overenskomstansat sognepræst 14 Mail fra Karlslunde MR - Alternativ valgform ved menighedsrådsvalg 2012 Sag: Brev til bl.a. Karlslunde MR, som i 2011 ansøgte om forsøg med valg (404) - Karlslunde Sogn Mail til KM fra Karlslunde MR vedr. forsøg med valg. Karlslunde ønsker alligevel ikke at deltage i forsøget. Mail fra Karlslunde MR - Alternativ valgform ved menighedsrådsvalg 2012 Referat, Side: 5

6 Orientering 15 VS: Vedr. fællesgudstjenester i Solrød Sag: Kirkevandring i Solrød kommune (373) Orientering fra præst Michael Rønne Rasmussen på vegne af præsterne i Solrød kommune vedr. fælles gudstjeneste samt opfordring til at holde en gudstjeneste i forbindelse med provstidagen 2013 VS: Vedr. fællesgudstjenester i Solrød 16 Tilbud om rådgivning fra Roskilde Stift Sag: Tilbud om rådgivning til MR (415) Roskilde Stift afholder en rådgivningsdag i Jersie Sognehus for MR. Tilbud om rådgivning fra Roskilde Stift 17 Kirkegårdsadministration Sag: Kirkegårdsadministration (413) Pkt. fra Lars og Naima vedr. den økonomiske administration/regnskabsfunktion på Greve Kirkegård Pkt. flyttes til næste PU-møde d. 10. maj 2012 som et behandlingspkt. Driftsbudgetter Møde med Greve MR vedr. 40% refusion Sag: Ny kordegn i Greve (390) - Greve Sogn Status på situationen i Greve sogn vedr. kordegnefunktionen. Brev fra Greve MR vedr. refusion på 40% Mail til Greve MR-formand vedr. brev af Brev fra Greve Kirkegård vedr. kordegnekontoret i Greve notat fra møde d. 20/3-12 Svar fra Kjeld-Ole vedr. notat fra mødet d. 20/3-12 Referat, Side: 6

7 Orientering 19 Tune MR - medlemsudtræden af valgbestyrelse Sag: MR-valg 2012 (329) PU skal være opmærksom på, at der kan komme henvendelser fra MR om et PUmedlems indtræden i et valgudvalg Tune MR - medlemsudtræden af valgbestyrelse 20 Honorar til regnskabsfører for udfærdigelse af regnskab 2011 Begge sogne har accepteret. Det har været nødvendigt med ekstra hjælp til udfærdigelse af regnskab 2011 i Tune (bl.a grundet sygdom) og Karlslunde Strands sogne. Det er aftalt, at sognene hver især betaler Birgitte Hinrichsen kr. for hjælpen. 21 Legataftale forkert pris Sag: Legataftale forkert pris (416) - Havdrup Sogn Orientering fra Havdrup MR om legataftale indgået til forkert pris. Bent orienterede. Legataftale forkert pris 22 Orientering fra Greve MR vedr. renoveringen af Parkås 1 B Sag: Parkås 1 B (176) - Greve Sogn Brev fra Greve MR med status på renoveringen af Parkås 1 B - svar på PUs brev af 8. februar Orientering fra Greve MR vedr. renoveringen af Parkås 1 B 23 Høring vedr. ændring af cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision mv. Sag: Høring vedr. ændring af cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision mv. (420) Der er enighed om, at det virker meget omstændigt, og PU er ikke enige i ændringen, hvilket gives som høringssvar. Høring vedr. ændring af cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision mv. Referat, Side: 7

8 Orientering 24 Orientering om ansættelse af en gravermedhjælper Sag: Ansættelse af en gravermedhjælper (407) - Solrød Sogn Solrød MR orienterer om ansættelse af 1/5 fuldtidsgravermedhjælper. Sker ved omlægning af timeantal og stillinger. Orientering om ansættelse af en gravermedhjælper 25 Evt. Sag: Ansøgning om tilskud til psykolog behandling for medarbejder (422) - Tune Sogn Anne orienterede om ansøgningen fra Tune MR, som kom d. 11. april Der tilskrives Tune MR, at PU er indstillet på, at de bruger af deres frie midler. Ansøgning om tilskud til psykolog behandling for medarbejder Tune MR søger om tilskud til 10 behandlinger hos psykolog til deres graver, som er sygemeldt med depression. Mødet sluttede kl Næste møde torsdag d. 10. maj 2012 på provstikontoret. Referat, Side: 8