Notat. Baggrundsnotat vedrørende budgetblok om sygefravær

Transkript

1 Notat Baggrundsnotat vedrørende budgetblok om sygefravær 1. Arbejdet med nedbringelse af sygefravær Indsatsen for et lavere sygefravær har i flere år stået højt på den kommunale dagorden, for emnet er aktuelt uanset, om man drøfter økonomi, trivsel eller arbejdsmiljø. Også i Favrskov Kommune har der i alle årene været stort fokus på at nedbringe sygefravær. Arbejdet foregår både centralt og lokalt på de enkelte arbejdspladser. Ansvaret for at sikre, at der er et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø er forankret hos den enkelte leder. Ligesom det er lederen, der har ansvaret for og opgaverne med at følge op på medarbejdernes sygefravær. HMU har vedtaget en række retningslinjer, der angiver forventningerne til den indsats, som en leder skal yde i forbindelse med at forebygge og håndtere sygefravær: Sygefraværsretningslinjer Retningslinjer for håndtering af arbejdsbetinget stress Retningslinjer for sundhed Retningslinjer for håndtering af vold, mobning og chikane. HMU har også vedtaget en arbejdsmiljøpolitik, og direktionen har udgivet pjecen Vi har brug for dig, der beskriver, hvor vigtig hver enkelt medarbejders arbejdsindsats er for Favrskov Kommune. På flere arbejdspladser uddeles pjecen til nyansatte. Herudover arbejdes der med initiativer, der skal sikre en tidlig indsats samt mindske sygefraværet: Postadresse: Favrskov Kommune Borgmestersekretariat og HR Skovvej Hinnerup Tlf favrskov@favrskov.dk 2. august 2016 Sagsbehandler: Jane Mia Hesselgart Tlf jmh@favrskov.dk Personlig henvendelse: Favrskov Kommune Borgmestersekretariat og HR Skovvej Hinnerup Sagsnr Dokument nr Der sendes hver måned sygefraværsstatistikker til direktørerne og cheferne Fraværsstatistikker drøftes i kommunes MED udvalg Der udarbejdes tilgængelige rapporter til opfølgning på sygdom til kommunens ledere Der udarbejdes fraværsoversigter til de politiske udvalg Der samarbejdes med Jobcentre for at finde løsninger, der kan få den sygemeldte medarbejder hurtigt tilbage i arbejde, evt. som delvist raskmeldt Lederne har mulighed for at hente råd og vejledning i kommunens HR-afdeling samt i det relevante jobcenter. Cpr.-/CVR-nr./Ejd.nr. 2. Erfaringerne fra arbejdet med sygefravær I 2015 udgjorde det gennemsnitlige sygefravær 5,0% i Favrskov Kommune. Sygefraværet har generelt set været faldende siden 2010, hvor sygefraværet udgjorde 5,8%. Sygefraværstallene indgår i de fraværsoversigter som udarbejdes til det politiske niveau. Opgørelsen af tallene tager udgangspunkt i kommunes retningslinjer for håndtering af sygefravær. 1

2 Ifølge sygefraværsstatikkerne er der stor forskel på de forskellige sektorer, og særligt ældreområdet, handicap- og psykiatriområdet og dagtilbudsområdet har typisk haft et højere sygefravær end gennemsnittet. Nedenfor vises udviklingen i sygefraværstallene i Favrskov Kommune og for nogen af de kommuner, som vi sammenligner os med. Da kommunerne opgør sygefravær forskelligt sammenlignes tal fra Kommunernes og Regionernes løndatakontor. Tallene er baseret på opgørelser på fuldtidssygdom og medtager dermed ikke de samme deltids-fraværstyper (primært nedsat tjeneste) som er med i Favrskov Kommunes opgørelse. Som det fremgår, har sygefraværet i Favrskov Kommune igennem de seneste år været faldende bortset fra 2013, hvor det steg 0,1 procentpoint i forhold til Det fremgår endvidere, at der kun er en af de nævnte kommuner, der i 2015 har et lavere sygefravær end Favrskov; nemlig Hedensted Kommune. Arbejdet med at nedbringe sygefraværet ser altså ud til at virke. Det kan dog anføres, at det går langsomt. Fraværstallene fra FLD (Det Fælleskommunale Lønkontor): Gns. hele landet 4,8 4,8 4,5 4,4 4,3 4,3 4,3 4,3 Favrskov Kommune 4,7 4,7 4,7 4,6 4,2 4,3 4,3 4,0 Norddjurs Kommune 5,2 5,3 5,1 5,3 4,8 4,3 4,2 4,5 Syddjurs Kommune 5,1 4,9 4,4 4,8 4,5 4,7 4,7 4,7 Randers Kommune 4,5 4,5 4,4 4,6 4,5 4,5 4,5 4,7 Århus Kommune 5,2 5,1 4,3 4,3 4,5 4,2 4,0 4,0 Skanderborg Kommune 5,0 4,9 4,5 4,7 4,4 4,0 4,1 4,0 Hedensted Kommune 4,5 4,4 4,1 4,4 4,5 4,1 3,9 3,7 Odder Kommune 4,6 4,6 4,5 4,2 4,5 4,6 4,4 4,6 Silkeborg Kommune 4,8 4,4 4,3 4,2 3,9 4,0 4,0 4,0 I november 2014 besluttede HMU, at indsatsen for at nedbringe sygefraværet i 2015 skulle være mere fokuseret og målrettet mod arbejdspladser, som har et højt sygefravær. Direktionen udvalgte derfor ti arbejdspladser, som havde haft et højt sygefravær i 2014, hvor HR skulle gennemføre en særlig audit med fokus på sygefraværet. (Indsatsen gentages i 2016.) Erfaringerne fra disse audits er bl.a., at kulturen på den pågældende arbejdsplads spiller en vigtig rolle i arbejdet med at nedbringe sygefraværet. Det afgørende er, at ledelsen er nærværende, og at der er en tæt opfølgning fra lederen. Fire af de ti arbejdspladser havde haft langtidssygemeldte ledere. Endvidere viser erfaringerne fra arbejdet med sygefravær, at de fleste ledere har viljen til at arbejde med nedbringelse af sygefraværet, og at de anerkender, at der kan hentes eller frigøres ressourcer, hvis sygefraværet nedbringes. Lederne er bekendte med, at der er mange konkrete værktøjer, som de kan bruge i arbejdet med sygefravær. Det er imidlertid svært for lederne at navigere rundt i disse værktøjer i en travl hverdag. 2

3 Området er kompliceret med mange regler og mange forskellige samarbejdspartnere fx jobcentrene, lægerne og HR. Mange ledere vil kun sjældent opleve at have langtidssygemeldte medarbejdere, hvilket betyder, at det er svært for dem at blive fortrolig med håndteringen af sygefraværssagerne. Der er stor forskel på ledernes erfaringer og kompetencer i forhold til sygefraværsarbejdet. Der, hvor der særligt er behov for en optimering af ledernes indsats, er fx i forhold til at få holdt omsorgssamtalerne kontinuerligt og ofte nok, at inddrage jobcentrene og HR hurtigere samt at udarbejde referater fra omsorgssamtalerne, da disse vil indgå som dokumentation i en eventuel afskedigelsessag. Endvidere kunne flere ledere have brug for hjælp til at håndtere den svære samtale professionelt. 3. Forslag til nyt initiativ På baggrund af de hidtidige erfaringer med arbejdet med sygefravær foreslås det, at der iværksættes et - i Favrskov Kommune - nyt initiativ. Initiativet udspringer af et ønske om at styrke indsatsen for at nedbringe sygefravær i Favrskov Kommune, så det gennemsnitlige sygefravær falder mærkbart. Det må formodes, at det kræver, at der tages nye initiativer og delvist brydes med tidligere praksis i forhold til, hvordan sygefravær håndteres. Det er vurderingen, at lederne har brug for hjælp til bedre og hurtigere at kunne håndtere sygefraværssager, og at en sådan hjælp er afgørende, hvis det gennemsnitlige sygefravær skal sænkes mærkbart. Det foreslås derfor, at der ansættes en medarbejder, hvis eneste arbejdsområde bliver at fokusere på nedbringelse af kommunens sygefravær. Medarbejderen skal fungere som sparringspartner for lederne i sygefraværssager på stort set tilsvarende måde som i samarbejdet mellem ledere og økonomikonsulenter. Det skal understreges, at ansvaret for håndteringen af sygefraværet på den enkelte arbejdsplads fortsat vil være hos den pågældende leder. Det er tanken, at medarbejderen skal bruge mindst 80 % af sin tid ude på arbejdspladserne i tæt dialog med lederne. Medarbejderen skal bidrage med råd og vejledning i, hvordan der skal arbejdes med sygefravær. Dette vil give et øget fokus på arbejdet med sygefravær og sikre en vis ensartethed i ledernes håndtering af området. Samtidigt skal medarbejderen kontrollere, at lederne reagerer i forhold til høje sygefraværstal, og bede om forklaringer på, hvordan der er fulgt op, eller hvorfor der ikke er fulgt tilstrækkeligt op mv. Medarbejderen vil også kunne bidrage med ledelsesinformation i forhold til sektorer, der ikke arbejder målrettet og vedholdende med at reducere sygefravær. Medarbejderen vil skulle samarbejde med og vil kunne inddrage de øvrige HR-medarbejdere og Lønafdelingen i arbejdet med sygefraværssagerne. Igennem dialogerne med lederne får medarbejderen kendskab til deres udfordringer og til, om der kan iværksættes generelle initiativer, der kan hjælpe lederne. Eksempelvis 3

4 om der er behov for at tilbyde generelle kurser i at holde omsorgssamtaler, udfylde mulighedserklæringer, eller til hvordan man laver referater fra omsorgssamtaler. Medarbejderens opgaver vil således bl.a. bestå i, at: Øge ledernes kendskab til alle regler og retningslinjer Sikre, at lederen inddrager jobcentrene tidligt Hjælpe lederne med at tilrettelægge en god proces herunder skrive referater mv. Deltage i opfølgningssamtaler sammen med lederen, når der vurderes at være behov herfor Sikre, at lederne får sat den lokale håndtering af sygefravær på dagsordenen Sikre, at lederne inddrager LMU i arbejdet med sygefravær Kontrollere indberettet sygdom og dertil hørende opfølgning Give lederne sparring i forhold til at få vendt en uhensigtsmæssig kultur på arbejdspladsen Anvise lederne værktøjer til, hvordan der kan arbejdes konstruktivt med forbedringer af arbejdsmiljøet Sikre, at lederne får forklaret medarbejderne, hvorfor det er så vigtigt at have fokus på nedbringelse af sygefravær Formidle de gode historier, så der sker en erfaringsudveksling på tværs i organisationen 4. Økonomi Som følge af den øgede fokusering på sygefraværet, der bliver med ansættelsen af en dedikeret medarbejder, forventes det, at kommunens samlede sygefravær vil kunne reduceres. Det forudsættes, at sygefraværet kan reduceres med mindst 0,1 procentpoint i år 1 og 2 i forhold til 2016 og yderligere 0,05 procentpoint fra år 3. Det medfører en budgetreduktion på ca. 1,32 mio. kr. i år 1 og 2 og ca. 1,98 mio. kr. fra år 3. En del af denne budgetreduktion vil skulle bruges til at aflønne medarbejderen. Hvis der som følge af det øgede fokus på sygefraværet vurderes at være behov for at iværksætte flere konkrete tiltag, f.eks. tilbud om fysioterapi, coach ved psykiske og sundhedsmæssige lidelser, skal disse afholdes af den enkelte afdelings eget budget Der er ca årsværk i Favrskov Kommune. I 2015 udgjorde det gennemsnitlige sygefravær 5,0 % svarende til ca. 160 årsværk. Gennemsnitslønnen pr. medarbejder udgjorde i 2016 ca kr. Der regnes med en lønfremskrivning på 2,27 % pr. år. I 2017 udgør gennemsnitslønnen dermed ca kr. Gennemsnitslønnen er inklusiv pension. Hvis sygefraværet i 2016 fastholdes på 5,0 % svarende til ca. 160 årsværk, vil dette medføre en årlig udgift (mistet ressource) på ca. 66 mio. kr. 4

5 Et fald i sygefraværet på 0,1 procentpoint svarende til 3,2 årsværk vil medføre en budgetreduktion på 1,3216 mio. kr. (afrundes til 1,3 mio. kr.) Et fald i sygefraværet på 0,15 procentpoint svarende til 4,8 årsværk, vil medføre en budgetreduktion på 1,9824 mio. kr. (afrundes til 1,98 mio. kr.) priser År 1: - 0,1 % 2017 Løn til medarbejder Budgetreduktion sfa. et lavere sygefravær År 2: - 0,1 % 2018 År 3: - 0,15 % 2019 År 4: - 0,15 % Nettoreduktion Budgetreduktionen vil blive udmøntet som en rammereduktion. Det vil sige, at alle arbejdspladser vil blive omfattet af reduktionen uanset, om arbejdspladsen har et lavt eller højt sygefravær. Det har været drøftet, om der skulle laves en skævdeling af budgetreduktionen, således at de arbejdspladser med det aktuelt højeste sygefravær skulle bære den største del af budgetreduktionen. Det vurderes imidlertid ikke hensigtsmæssigt, da nogle arbejdspladser traditionelt har et højere sygefravær end andre, da det i mange situationer kan være helt uforskyldt, at en arbejdsplads har et højt sygefravær, og da det vil betyde ekstra arbejde med budgetomplaceringer, når sygefraværet ændrer sig fra år til år. En budgetreduktion på henholdsvis kr. og kr. vil reducere en gennemsnitlig skoles budget med henholdsvis ca kr. og ca kr. Den konkrete belastning af budgetterne afhænger dog af i hvilket omfang der bruges vikarer. 5