Kommunikationspolitik Morsø Kommune

Transkript

1 U d v i k l i n g s a f d e l i n gen Kommunikationspolitik Opdateret Juni 2010

2 Indholdsfortegnelse 1. Baggrund Formål Værdier og budskaber Principper for god kommunikation i Målgrupper og kommunikationskanaler Ekstern kommunikation Pressekontakt Internet Designlinie Intern kommunikation Møder Skriftlig intern kommunikation IT-baseret intern kommunikation Værktøjskasse Medieberedskab Evaluering af kommunikationen Revidering af kommunikationspolitikken Vedtaget af Kommunalbestyrelsen december 2007 Administrativt opdateret juni

3 1. Baggrund lægger - som en effektiv offentlig myndighed og moderne servicevirksomhed - vægt på at skabe de bedst mulige relationer til omverdenen, herunder især til kommunens borgere. Det skal ske gennem en udstrakt grad af åbenhed og i dialog med borgerne, kommunens medarbejdere og kommunens øvrige omverden. Grundlaget for s holdning til kommunikation er skabt gennem Vision Morsø 2010 og vedtagelsen af Kodeks for god politisk ledelse, Kodeks for god topledelse, Kodeks for god ledelse samt Kodeks for godt medarbejderskab. 2. Formål God opgaveløsning kræver god kommunikation med borgere, samarbejdsparter m.fl. og god kommunikation internt i organisationen. Kommunikation og profilering af Mors skal tænkes ind i alle aktiviteter og give såvel gode forudsætninger som lyst til dialog og til at fortælle de gode historier om Mors. s kommunikationspolitik er tænkt som et værktøj, der for alle i Morsø Kommunes organisation skal være en støtte i det daglige arbejde med at udmønte kodeks til praktiske og synlige handlinger. Handlinger, der øger s service over for borgerne styrker samarbejdet i hele organisationen værner og styrker s omdømme Kommunikationspolitikken viser vej til god, præcis og rettidig kommunikation: Eksternt er kommunikationspolitikken et praktisk værktøj, som vi bruger for at sikre, at Morsø Kommune lever op til omgivelsernes og pressens forventninger til kommunens kommunikationsindsats. Kommunikation er samtidig et redskab til at styrke kommunes omdømme. Internt vejleder kommunikationspolitikken om velfungerende intern kommunikation. Den interne kommunikation er udgangspunkt for godt samarbejde internt og forudsætningen for god ekstern kommunikation. Herved skabes rammerne for, at vi som medarbejderne er gode ambassadører for. 2

4 3. Værdier og budskaber s værdier er udtrykt i begreberne: Dynamik, hjerterum og pålidelighed. Værdierne kan findes i øens kultur og udtrykker i særdeleshed s afsæt for god kommunikation. Dynamik Et godt omdømme øger kommunens udviklingsmuligheder. Vi arbejder derfor vedholdende og professionelt med strategisk kommunikation som målrettet skal udbrede kendskabet til Mors og styrke øens omdømme i resten af Danmark. Pålidelighed Kommunikationsindsats skal blandt andet give omverdenen et præcist og nuanceret billede af Mors. Omdømmet skal styrkes ved, at vi fortæller de gode historier og åbent vedstår os de berettigede dårlige historier Hjerterum Vi har fokus på åbenhed og inddragelse. I kommunikationen med omgivelserne og internt i organisationen er dialogen anerkendende og værdsættende. 4. Principper for god kommunikation i har følgende principper for god kommunikation: Alle medarbejdere er i princippet kommunikationsmedarbejdere. Det vil sige, at vi alle er ansvarlige for at skabe god kommunikation. Vi indtænker kommunikation i vores aktiviteter og beslutninger. I forbindelse med større projekter og indsatser udarbejder vi en kommunikationsstrategi og overvejer, hvordan vi kommunikerer hvilke budskaber vi har - hvornår vi informerer - hvem der skal orienteres og/eller inddrages. Vi formidler de gode historier om Mors med henblik på at bevare og udvikle et godt omdømme. Vores dialog med kolleger, borgere og andre målgrupper er åben og anerkendende. Vi sikrer tilgængelig information - elektronisk, skriftlig og mundtligt. Borgere, brugere m.fl. skal have mulighed for selv at opsøge viden på relevante tidspunkter. Vores information og kommunikation skal være klar, målrettet, rettidig og i de rette doser. Vi kommunikerer desuden i et klart, nutidigt og letforståeligt sprog. 3

5 5. Målgrupper og kommunikationskanaler s kommunikation til målgrupperne tilpasses og målrettes, så informationerne med hensyn til rettidighed, niveau og relevans rammer målgruppens ønsker og behov så præcist som muligt. Samtidig råder over en række kommunikationskanaler, som benyttes til forskellige former for intern og ekstern kommunikation. De forskellige kanaler kan have forskellig betydning, afhængig af hvilken målgruppe, der skal modtage et konkret budskab. Samtidig kan budskabet blive styrket gennem brug af rette kanal. Vi er derfor opmærksomme på, hvilke kommunikationskanaler, der er velegnede i forbindelse med målrettet kommunikation til målgrupperne. Eksterne målgrupper Danmark og den øvrige omverden Potentielle ansøgere Særlige samarbejdspartnere og -organisationer Borgere i nabokommuner, og især indpendlere Samarbejdspartnere Pressen Borgerne i Brugere af servicetilbud i Særlige brugerbestyrelser o.lign. Erhvervsliv, organisationer, foreninger m.v. på Mors Region Nordjylland øvrige regioner Staten andre kommuner Interne målgrupper Politikerne, Lederforum og medarbejdere Vigtige kommunikationskanaler Møder Personlig kontakt - det daglige møde med borgeren Hjemmeside - web (intranet, internt) Annoncer Radiospots Pressekontakt Telefon Breve og anden skriftlig kommunikation 4

6 6. Ekstern kommunikation s eksterne kommunikation skal udbrede kendskabet til: kommunens politiske mål, beslutninger og planer kommunens service og de vilkår, der er gældende for udøvelsen af såvel politikernes som de administrative medarbejderes daglige virke. Kommunikationen skal styrke opfattelsen af : Som en dynamisk og udviklingsorienteret kommune, hvor det er godt at bo, arbejde, drive virksomhed, komme på besøg og være turist. Som en attraktiv og innovativ arbejdsplads Som en organisation, hvor den positive og værdsættende dialog kendetegner hverdagen, hvor der hersker et godt arbejdsmiljø, og hvor medarbejderne bydes på gode udfordringer og muligheder for personlig og faglig udvikling. Politisk arbejder vi i med at synliggøre gode resultater og historier. Vi sætter derfor fokus på de mange positive oplevelser i mødet mellem borgere og kommune. Vi arbejder desuden med åbenhed, synlighed, dialog og inddragelse. Det indebærer, at beslutningsgrundlaget nuanceres så meget som muligt gennem inddragelse af viden og synspunkter fra relevante interessenter. Samtidig er der opmærksomhed på situationer, hvor det ikke er hensigtsmæssigt med åbenhed og hvor fortrolighed skal respekteres. Administrativt er vi opmærksomme på borgernes forventninger til den kommunale opgaveløsning og lydhøre overfor borgerne og andre eksterne målgrupper. Vi arbejder derfor på baggrund af åben dialog med omgivelserne om udviklingen og formidler forståelse for de politiske mål, rammer og beslutninger. Samtidig arbejder vi aktivt for at profilere og Mors. I den forbindelse er vi åbne for konstruktivt profileringssamarbejde med eksterne parter. Kommunikation virker kun, hvis modtageren har forstået budskabet. Derfor skal kommunikation altid tage afsæt i modtagernes behov og forudsætninger. Kommunikation skal være målrettet og rettidig for at virke optimalt. Der skal kommunikeres i et klart, nutidigt og letforståeligt sprog. 5

7 6.1 Pressekontakt Pressen er en vigtig samarbejdspartner for, og ønsker at have et aktivt, åbent og tillidsfuldt samarbejde med medierne. Dels er pressen et vigtigt redskab til at nå den brede offentlighed med informationer og dels er pressens omtale af Morsø Kommune afgørende for den opfattelse, omverdenen får af kommunen. Et godt samarbejde med pressen kan således bidrage til at styrke kommunens og øens omdømme. Politikere, ledere og medarbejdere i administrationen opfordres til at bruge pressen proaktivt til at formidle nyheder og andre informationer, ligesom det er vigtigt, at vi er tilgængelige for medierne, når de søger kontakt og information. Ytringsfrihed under ansvar for tavshedspligt Offentligt ansatte har ytringsfrihed til at ytre sig på egne vegne. Der gælder dog nogle få begrænsninger i ytringsfriheden. Den offentligt ansatte er begrænset af reglerne om tavshedspligt. Det betyder, at man ikke må videregive eller udnytte fortrolige oplysninger. Hensynet til kommunens interne beslutningsproces og funktionsevne kan desuden indebære, at der er begrænsninger i forhold til medarbejderes udtalelser. Afklar med nærmeste leder, hvem der udtaler sig Ledelsen afklarer, hvem der udtaler sig på s vegne. Ledelsen skal sikre sig, at medarbejderne har klarhed over, hvem der udtaler sig. Den enkelte medarbejder og leder aftaler vilkår og rum for vedkommendes udtaleret med nærmeste leder. Som medarbejdere og ledere udtaler vi os om det faglige For medarbejdere og ledere i administrationen er hovedreglen, at vi kan videregive rent faktuelle, faglige oplysninger inden for eget fagområde til pressen. Ingen har dog pligt til at udtale sig. Hvis man som medarbejder ikke ønsker at udtale sig, henvises til nærmeste leder. Formidling af politiske beslutninger Direktørerne kan indenfor eget serviceområde udtale sig om politiske beslutninger efter aftale med udvalgsformanden. Ligeledes kan kommunaldirektøren udtale sig om politiske beslutninger efter aftale med borgmesteren. Gensidig orientering om pressekontakt Hvis en henvendelse fra pressen kan få betydning for kolleger og samarbejdsparter, skal de orienteres. Dermed undgår vi, at de informeres om sagen via medierne. Hvis man som medarbejder eller leder vurderer, at sagen har eller kan få en kritisk karakter, skal det sikres, at nærmeste leder, ansvarlig servicedirektør og kommunaldirektøren straks informeres om pressens henvendelse. Herefter vil direktionen vurdere, om der skal tages særlige forholdsregler i den aktuelle sag. Det er bedre at varsle direktionen én gang for meget end én gang for lidt. Politisk kommunikation Politikerne afklarer vilkår for tilrettelæggelse af den politiske kommunikation, herunder vilkårene for udtalelser til pressen. 6

8 6.2 Internet følger udviklingen i mediebilledet herunder kommunikationsmulighederne i de elektroniske medier. Kommunens hjemmeside indgår aktivt i kommunikationspolitikken og skal kontinuerligt bruges til formidling af nyheder, serviceinformationer, baggrundsoplysninger, fakta m.m. arbejder desuden aktivt for at tilbyde borgerne flere netbaserede servicemuligheder i henhold til visioner og anbefalinger inden for området E-governance for eksempel flere gode selvbetjeningsløsninger. En velfungerende hjemmeside stiller krav om en tilgængelig struktur og konstant vedligeholdelse, så det er indbydende og nemt for brugerne at finde frem til de ønskede informationer. Afdelingerne skal være opmærksomme på denne kommunikationskanal og bidrage til rettidig opdatering af hjemmesiden. Alle ledere er ansvarlige for, at der bliver leveret relevante nyheder til hjemmesidens forside. Webredaktionen har det daglige ansvar for vedligehold og fortsat udvikling af hjemmesiden. Dagsordner til kommende møder og referater og i de politiske udvalg findes på Morsø Kommunes hjemmeside. 6.3 Designlinie arbejder hen mod en fælles designlinie. Målet med en fælles designlinie er at sikre, at kommunen har en sammenhængende visuel profil som én fælles virksomhed. Et fælles design skal være med til at formidle et positivt, kvalitetspræget, genkendeligt og professionelt billede af kommunen, samt sikre at modtageren hurtigt kan identificere som afsenderen. Indadtil skal den fælles designlinie bidrage til en fælles identitet, idet kommunens medarbejdere ser deres afdeling eller institution som en del af den samme virksomhed. Den visuelle identitet vil komme til udtryk, når kommunikerer med borgerne, brugerne og omverdenen. Det kan være i forbindelse med serviceydelser, gennem breve, annoncer, hjemmeside og tryksager, men også ved kommunens bygninger, skilte og biler. har på nuværende tidspunkt en række produkter, hvor der er fastlagt design. Det gælder følgende: Breve Annoncer Pressemeddelelser Dagsordener og referater Præsentationer Visitkort Hjemmeside og intranet Slipsenåle, brocher, kuglepenne og lignende Lykønskningskort Skilte Den fælles designlinie vil kunne udvides til at omfatte flere produkter. 7

9 s byvåben anvendes som et gennemgående designelement. Byvåbnet indgår i forskellige udformninger i kommunens designlinie: Den traditionelle udformning er hvid due på rød baggrund. En redesignet udgave i sort og hvid, som blandt andet anvendes på kommunens brevpapir. Det nye brevpapir er fra medio 2007 og anvendes af hele. Ovennævnte byvåben anvendes til at præsentere kommunen officielt. Herudover bruges grafik med fjord og en båd til markedsføringsmæssige formål som annoncer samt til præsentation af kommunen ved foredrag, pressemeddelelser m.m. I dette layout fremgår s tre værdier dynamik, hjerterum og pålidelighed. anvender desuden en række logoer: Mors, hjertet i nordvest benytter dette logo i sammenhænge, hvor der ønskes en generel markedsføring af øen som i annoncer. Dette logo kan anvendes frit af alle på Mors. Vision 2010 anvendes af s administration ved aktiviteter og projektelementer, der indgår i eller vedrører projektet Vision Morsø Jobcenter Mors Beskæftigelsesministeriet har udviklet et logo, som skal anvendes af alle Jobcentre i Danmark. Logoet anvendes på brevpapir mm. Sundhedscenter Limfjorden. Nogle institutioner har eget logo (som dog ikke anvendes på brevpapiret) 8

10 7. Intern kommunikation God intern kommunikation er en af forudsætningerne for en velfungerende organisation. Den interne information skal sikre, at medarbejderne får rettidige og relevante information om og fra ; medarbejderne har desuden selv pligt til at opsøge og dele relevant viden. at medarbejderne dels modtage informationer, dels har nem adgang til de nødvendige informationer. at medarbejderen har viden om planer, beslutninger og handlinger. at medarbejderen har det nødvendige grundlag for at løse sine opgaver og give borgerne den bedst mulige service. at medarbejderen har forudsætningerne for at indgå i den interne dialog samt at udvikle sig selv og sit job. I er grundlaget for den interne kommunikation blandt andet til stede i kodekserne, hvor sigtet med den interne kommunikation er præcist beskrevet. For eksempel har s ledere med ledelseskodeks forpligtet sig til at sikre information til alle medarbejdere og formidle betydningen af de politiske beslutninger i det daglige arbejde - samt til at motivere og inddrage medarbejderne. Den interne kommunikation skal flyde utvungent mellem medarbejderne og ledere. Vi skal sikre videndeling og så vidt muligt undgå, at medarbejderne orienteres om væsentlige beslutninger via pressen. Ledelsens kommunikation med medarbejderne skal primært ske ved rettidigt at udnytte organisationens kommunikationsstruktur og -kanaler. Kommunikationen mellem direktionen og politikerne er tæt og præget af samarbejde og tillid. Direktionen har ansvaret for at formidle og forklare de politiske beslutninger internt i Morsø Kommune. 7.1 Møder Møder indgår som et fast element i den interne kommunikation i. Møderne kan have forskellige karakter lige fra officielle møder i et politisk udvalg til arbejdsmøder i en projektgruppe. Når der afholdes møder i anvendes dagsorden og referat. Disse skal være tilgængelige for mødets deltagere. Faste punkter på dagsordnerne: Kommunikation indgår i overvejelserne ved hvert punkt. Siden 1. marts 2007 har Lean forbedringer indgået som et punkt til møder mellem ledere og medarbejdere i Administrationen. Det er lederens ansvar, at Lean drøftes og der sker en synlig opfølgning på forslagene gennem referaterne. Alle møder i chefgruppe, direktion og de politiske udvalg afsluttes med at evaluere mødet i forhold til kodeks for henholdsvis god ledelse, god topledelse og god politisk ledelse. Referater fra MED-udvalg, direktionen og topledelsen ligger på intranettet, hvor de er tilgængelige for alle medarbejdere med pc-adgang (bemærk: informationerne er interne, til medarbejdernes brug). De enkelte ledere har ansvaret for at sikre at medarbejderne er opmærksomme på relevant information (dette gælder særligt, hvor medarbejdere er uden pc- 9

11 adgang i det daglige arbejde). I administrationen anvendes ESDH-systemet (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering), hvor der oprettes en sag med referater fra eksempel afdelingsmøder i Økonomiafdelingen. Dokumentet er herved tilgængeligt for medarbejderne i pågældende afdeling. Referater og dagsordner til kommende møder i de politiske udvalg findes på s hjemmeside. Ingen kommunikation virker stærkere end det talte ord og direkte dialog mellem mennesker. Derfor skal ledelsen løbende vurdere behovet for at indkalde til afdelingsmøder, møder i serviceområder og personalemøder. På møderne formidles eksempelvis betydningen og konsekvenserne af aktuelle politiske beslutninger eller øvrige aktuelle forhold. 7.2 Skriftlig intern kommunikation Skriftlig kommunikation er et middel til formidle eksempelvis nyheder samt administrative og politiske beslutninger til medarbejderne, hurtigt og bredt. Denne kommunikation kan ske gennem referater, notater, foldere, nyheder på intranettet (og i særlige tilfælde via informationsmails) og nyhedsbreve. Valg af kommunikationsform afhænger af indhold og målgruppe. Herudover kan der ved planlægningen af større, interne projekter overvejes at etablere et nyhedsbrev, som med fast udgivelse holder relevante medarbejdere og andre orienteret om projektets forløb. Skriftlig intern kommunikation vil ofte være et supplement til den mundtlige kommunikation. 7.3 IT-baseret intern kommunikation Samtlige s medarbejdere har adgang til Intranettet og kan få adgang fra en hvilken som helst pc med internet-adgang. Medarbejdere skal i den forbindelse være opmærksomhed på IT-sikkerheden ved at logge af Intranettet, når Intranettet bruges ved en offentlig computer idet informationerne er interne oplysninger til brug for medarbejdere i Morsø Kommune. Intranettet skal styrke den interne kommunikation, idet al information er samlet et sted. Intranettet er dermed et middel til systematiseret informations- og videndeling, da medarbejderne selv vælger tidspunktet for at opsøge viden frem for, at der løbende modtages mails. Intranettet medvirker til at mindske omfanget af rundsendte informationsmails. Intranettet samler generelt set nyheder og informationer af betydning for udførelsen af arbejdet (blandt andet informationer om indkøbsaftaler, retningslinier og skabeloner) samt informationer om personalepolitik, personalegoder, referater fra MED-udvalg mm. Medarbejdere i Administrationen har adgang til ESDH (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering), hvor alle sager og dokumenter skal opbevares. 10

12 8. Værktøjskasse Der er udarbejdet en værktøjskasse til praktisk kommunikation. 9. Medieberedskab s ønsker et åbent og positivt samarbejde med pressen og er opmærksom på behovet for tæt samarbejde med pressen i forbindelse med eventuelle ulykker. Samtidig kan kommunens omdømme skades af negativ omtale i pressen. vil som led i professionaliseringen af kommunikationsindsatsen bruge medieberedskabet til at sikre en proaktiv indsats i tilfælde af, at der opstår sager, der kræver særlig information eller sager der kan skade s omdømme. Som led i kommunens professionalisering af kommunikationsindsatsen etableres derfor presseberedskab på tre felter: 1. Et beredskab træder i kraft i forbindelse med hændelser eller ulykker, der kræver en ekstraordinær håndtering af samarbejdsrelationerne med pressen. Det kan f.eks. være i forbindelse med storme, oversvømmelser, brande, forureningssager eller andre miljøulykker. 2. Et beredskab efter Issues Management-modellen identificere løbende sager, som pressemæssigt kan udvikle sig til skade for s omdømme. Fra sag til sag vurderes det, hvad der skal gøres for at modvirke en uhensigtsmæssig udvikling i sagen. 3. Et egentligt kriseberedskab træder i kraft i sager, hvor i en kritisk eller negativ sag tiltrækker sig massiv interesse fra pressen. Direktionen har det daglige ansvar for medieberedskabet. 10. Evaluering af kommunikationen evaluerer effekten af sin kommunikationsindsats én gang hvert andet år næste nye evaluering vil ske i Evalueringen tager afsæt i kommunikationsstrategien og opfølgning på planlagte indsatser. Evalueringen kan desuden med fordel foretages i relation til de enkelte målgrupper for at fastslå, om kommunikationsindsatsen opfylder målgruppens behov og samtidig lever op til Morsø Kommunes overordnede mål for kommunikationen. 11. Revidering af kommunikationspolitikken s kommunikationspolitik er vedtaget af kommunalbestyrelsen den 17. december Kommunikationspolitikken er administrativt opdateret i juni Næste revision sker i forbindelse med evaluering af kommunikationen, jf. punkt 10. s Kommunikationspolitik er udarbejdet i samarbejde med JØP, Ove & Myrthu A/S 11