Koncept for dialogbaseret aftalestyring i Holbæk Kommune

Transkript

1 Koncept for dialogbaseret aftalestyring i Holbæk Kommune 2. udgave, opdateret november

2 Forord Dialogbaseret aftalestyring skal skabe grundlaget for, at de politiske og administrative mål tydeliggøres, og at direktører, chefer og ledere tager ansvar for målrettet at forfølge og omsætte. Aftalestyring giver derved politikerne mulighed for at få deres politiske beslutninger omsat til konkrete mål i aftalerne. Dialogen mellem ledere, og mellem ledere og medarbejdere, er afgørende for, at vi kan lykkes som organisation. Og vi betragter dialog om mål som et afgørende element i den daglige ledelse og som et af de bærende principper i Holbæk Kommune. Med det for øje er dialogbaseret aftalestyring er et vigtigt styringsredskab, der skal understøtte direktionen, cheferne og lederne i at styre i den rigtige retning. Vi stiler i den sammenhæng mod at arbejde med få, betydende og målbare mål, der sætter retning for opgaveløsningen i hele organisationen, både i forhold til borgerne og i forhold til organisationens egen udvikling. Der skal være sammenhæng og mening i målene. Og vi dokumenterer, om vi når målene. Konceptet for aftalestyring i Holbæk Kommune er udarbejdet af direktionen i samarbejde med Strategisk forum. Det har været afgørende for os, at konceptet er enkelt at forstå og bruge i praksis. På de følgende sider vil du kunne læse mere om dialogbaseret aftalestyring i Holbæk Kommune. Holbæk, maj 2012 Med venlig hilsen Hans Søie Kommunaldirektør

3 Indholdsfortegnelse Hvad er dialogbaseret aftalestyring i Holbæk Kommune... 4 Aftalens indhold... 8 Aftalens opfølgning... 9 Aftalens proces... 10

4 Hvad er dialogbaseret aftalestyring i Holbæk Kommune Dialogbaseret aftalestyring indebærer at to parter i kommunen, en aftalegiver og en aftaleholder, indgår en aftale. Aftalerne indeholder en beskrivelse af de mål, som aftaleholder forventes at indfri. I Holbæk kommune indgås der aftaler på fire ledelsesniveauer; Ledelsesniveau 1: Kommunaldirektør aftalen - Her indgår byrådet (aftalegiver) en aftale med kommunaldirektøren (aftaleholder) Ledelsesniveau 2: Direktør aftalen - Her indgår kommunaldirektøren (aftalegiver) en aftale med den enkelte direktør (aftaleholder) Ledelsesniveau 3: Chef aftalen - Her indgår direktøren (aftalegiver) en aftale med den enkelte chef (aftaleholder) Ledelsesniveau 4: Leder aftalen - Her indgår chefen (aftalegiver) en aftale med den enkelte leder (aftaleholder) For ledere på ledelsesniveau 4, der har ledere på ledelsesniveau 5, er det ikke et krav at disse indgår en aftale. Men det vil være naturligt, at der i aftalerne på ledelsesniveau 4 er mål som relaterer sig til det arbejde, der udføres af lederne på ledelsesniveau 5. Indholdet i aftalerne vil variere afhængigt af, hvilket ledelsesniveau aftalen indgås på, men hvad der er fælles for alle ledelsesniveauer er, at indholdet i de mål der udvælges, er et udtryk for den forandring vi ønsker at skabe i det kommende aftaleår. Dette indebærer også at målene i aftalerne både kan være drifts- og udviklingsorienterede, så længe de er udtryk for den forandring vi ønsker.

5 Målene i aftalerne udarbejdes, indgås og følges op i et tæt samarbejde mellem aftalegiver og aftaleholder deraf den dialogbaserede del af aftalestyringen. Det gælder for alle ledelsesniveauer, at der udarbejdes få mål pr. aftale. Der anbefales et minimum på 3 mål og et maksimum på 10 mål. Antallet af mål afhænger af ledelsesniveau og område. Målene skal være meningsfulde og konkrete, så det bliver muligt at følge op i løbet af aftaleåret. Aftalerne offentliggøres internt i kommunen via Aftaleportalen så politikere, direktører, chefer, ledere og medarbejdere har mulighed for at se, dels hvilke mål de enkelte aftaleholdere skal indfri og dels hvilke sammenhænge, der er mellem målene. Målene i aftalerne vil typisk være flerårige, men for at sikre en løbende og kontinuerlig opfølgning på målene, indgås og revideres aftalerne hvert år. På ledelsesniveau 1, 2 og 3 løber aftalerne fra januar til januar, mens det vil variere på ledelsesniveau 4, da det f.eks. afhænger af årets gang på skolerne. I forhold til opfølgning på aftalen, så gælder det for alle aftaler, at de evalueres løbende i aftaleåret. Den konkrete opfølgning sker på statusmøderne, hvor parterne mødes til en dialog. Antallet af og formen på statusmøderne afhænger af, på hvilket ledelsesniveau aftalen drøftes samt relationen mellem aftalegiver og aftaleholder. På ledelsesniveau 2 og 3 gennemføres tre statusmøder pr. aftale år. De to første statusmøder er møder, der giver aftalegiver et indblik i, dels om aftaleholder er på rette vej ift. indfrielse af mål, og dels om de planlagte indsatser skal fastholdes eller justeres. Det tredje og sidste statusmøde runder året af, og her har parterne en dialog om hvorvidt målene er indfriet, hvilke indsatser der er lykkedes/ikke lykkedes, og slutteligt en drøftelse af målene for det kommende år herunder hvilke, der skal revideres/tages ud/bringes i spil. På ledelsesniveau 4 vil der ligeledes være fastlagte møder, men her vil antallet af statusmøder variere. Årsagen er, at nogle chefer har mange ledere som nærmeste reference, og det vil i nogle tilfælde ikke være praktisk muligt at gennemføre 3 statusmøder pr. aftale år. På de chefområder, hvor cheferne har mange ledere, aftales antallet af og formen på statusmøderne mellem chefen og lederne, ligesom det vil være nærliggende at statusmøderne tænkes ind i allerede eksisterende dialoger/møder på ledelsesniveau 4, som f.eks. skoleledermøder.

6 Nedenstående figur illustrerer aftalestyringens hierarki, og har til formål at vise sammenhængen i aftalerne mellem de fire ledelsesniveauer samt hvordan målene fødes af politikerne og leveres af administrationen.

7 Om aftalehierarkiet: Kommunaldirektøraftalen (ledelsesniveau 1) vedtages i byrådet. Målene i kommunaldirektøraftalen tager bl.a. udgangspunkt i udkastet til direktionens strategiplan og det vedtagne budget. Kommunaldirektøren vil sammen med direktørerne omsætte målene i kommunaldirektøraftalen og direktionens strategiplan til mål i direktørernes aftaler (ledelsesniveau 2). I løbet af oktober måned deltager kommunaldirektøren i de politiske udvalgsmøder og præsenterer udkast til direktionens strategiplan med henblik på at indhente politiske input til mål i direktøraftalerne. Kommunaldirektøraftalen og direktionens strategiplan skal godkendes af byrådet i december. Direktionens strategiplan giver direktionen et overblik over de vigtigste indsatser og programmer for det kommende år og sætter derved retningen for organisationen, og det er med afsæt i denne retning og de deraf følgende opgaver, at målene i direktøraftalerne formuleres. Direktørens aftale danner grundlaget for dialogen om indholdet i chefernes aftaler (ledelsesniveau 3). Før direktøraftalerne indgås endeligt, skal direktion og chefer i samlet dialog om målene. Chefaftalerne udarbejdes i samarbejde mellem direktør og chefer i løbet af resten november til midt december. Chefaftalerne danner grundlaget for dialogen om indholdet i ledernes aftaler (ledelsesniveau 4), der udarbejdes hurtigst muligt efter chefaftalerne er på plads. Chefen har ansvaret for at indkalde sine ledere enten hver for sig eller på et fælles møde til en dialog om målene i lederaftalerne. Det anbefales - i det omfang det er muligt - at aftaleholder inddrager medarbejderne i udarbejdelsen af mål for at sikre ejerskab i afdelingen/institutionen. Det er aftalegiver der i sidste ende kvalitetssikrer og godkender målene i aftalen. Som det fremgår af ovenstående, er sammenhæng i mål mellem ledelsesniveauerne et væsentligt element, så de involverede parter oplever en mening med de mål de skal indfri i aftalerne. Der kan være tilfælde, hvor den enkelte aftaleholder oplever et stort behov for at have mål der ikke har et direkte udspring i strategiplanen. Eksempelvis kunne der være fagområder, som i Direktionens Strategiplan ikke har det primære fokus i det kommende år, og derfor ikke prioriteres. I disse tilfælde kan aftalegiver og aftaleholder godt blive enige om mål som ikke direkte kobles til strategiplanen. De mål aftalegiver

8 og aftaleholder bliver enige om må ikke erstatte de mål i aftalen som direkte kobler sig på strategiplanen. De selvvalgte mål kan både være individuelle, tværgående eller ledelsesmæssige. Nedenstående præsenteres konceptets bærende elementer; aftalens indhold, aftalens opfølgning og aftalens proces. Aftalens indhold Alle mål indtastes og følges op i Aftaleportalen. Selve aftalen indeholder; en forside, der beskriver hvem der har indgået aftalen og hvornår aftalen træder i kraft, samt en beskrivelse af de mål som aftaleholder forventes at indfri. For alle aftaler gælder nogle mere generelle spilleregler, som præsenteres nedenfor. Spilleregler Aftalegiver har det overordnede ansvar for at udarbejde og kvalitetssikre aftalens konkrete indhold. Aftaleholder har efterfølgende ansvar for at arbejde for opfyldelse af de opstillede mål. Aftalegiver har ansvar for at indkalde aftaleholder til de møder, der er i forbindelse med udarbejdelse og opfølgning på aftalen. Selvom ansvaret for aftalens indhold er aftalegivers, så er det centralt, at indholdet i målene defineres i fællesskab og at der fra begge parter er klarhed og accept i forhold til de opstillede mål. Aftaleholder er forpligtiget til at orientere aftalegiver, hvis det vurderes at aftalen ikke kan overholdes, ligesom aftalegiver skal orientere aftaleholder, hvis målene - af forskellige årsager - skal justeres.

9 Der udarbejdes og indgås som tidligere beskrevet mål i aftaler på alle fire ledelsesniveauer. Målenes form og indhold på de fire ledelsesniveauer varierer, og en skematisk fremstilling af målenes indhold og variation ses nedenfor. Ledelsesniveau Ledelsesniveau 1 Kommunaldirektøraftalen Typer af mål der indgår i aftalen Politiske mål Byrådets vurdering af de vigtigste opgaver og mål for det kommende år. Ledelsesniveau 2 Direktørmål Tværgående mål Ledelses mål Direktøraftalen Relaterer sig til direktørens opgaveområde. Går på tværs af direktørområder. Har fokus på de ledelsesmæssige opgaver Ledelsesniveau 3 Chefmål Tværgående mål Ledelses mål Chefaftalen Relaterer sig til chefens opgaveområde. Går på tværs af chefområder. Har fokus på de ledelsesmæssige opgaver Ledelsesniveau 4 Ledermål Tværgående mål Ledelses mål Lederaftalen Relaterer sig til den enkelte leders institution, afdeling eller distrikt. Går på tværs af institutioner, afdelinger eller distrikter. Har fokus på de ledelsesmæssige opgaver Aftalens opfølgning Metoden til opfølgning sker gennem/via statusmøder mellem aftalegiver og aftaleholder. De første møder har karakter af en kort status, hvor aftaleholder giver aftalegiver en status på, om målene er eller bliver indfriet indenfor den aftalte periode, herunder hvilke indsatser der er gjort eller skal gøres. For aftalerne på ledelsesniveau 2-3 afholdes de første statusmøder i april måned og august måned, mens det for aftalerne på niveau 4 (dvs. aftalerne for lederne) vil variere afhængigt af årets gang i institutionerne.

10 Det sidste møde er et længere statusmøde, der runder året af. Til mødet har aftalegiver og aftaleholder en dialog om, hvilke mål der er indfriet/ikke indfriet, hvilke indsatser der er lykkedes/ikke lykkedes samt hvilke mål der skal indgå i det kommende års aftale. For aftalerne på ledelsesniveau 2-3 afholdes mødet i oktober/november, mens det for aftalerne på niveau 4 igen vil variere. På statusmøderne er det - som tidligere beskrevet hensigten at få skabt et rum for en konstruktiv dialog. Det er op til de to parter at aftale, om der forinden skal udarbejdes en kort status i Aftaleportalen til møderne, som kan danne grundlag for og fremme dialogen på mødet. Det vigtigste er at dialogerne finder sted og at formen tilpasses til det enkelte forum. Det centrale i forhold til opfølgning er at afrapporteringen sker i en form der også kan anvendes som opfølgning på direktionens strategiplan. En kort opfølgning på strategiplanen sker hver måned, mens der efter hvert statusmøde afholdes et længere møde i direktionen om strategiplanen, hvor direktionen har mulighed for at vurdere og drøfte det samlede aftale billede, og på den baggrund vurdere om der evt. skal ske justering fremadrettet. Derved sikres koblingen mellem strategiplan og dialogbaseret aftalestyring både i forhold til udarbejdelse og opfølgning på aftaler. Aftalens proces Aftaleprocessen er inddelt i tre faser; Én fase hvor aftalen udarbejdes, én fase hvor aftalen indgås, og én fase hvor aftalen følges op. Aftaleprocessen følger direktionens strategiplan og budgetprocessen, så der sikres sammenhæng mellem politik og administration, mellem budget og mål og derved en sammenhæng mellem det politikerne ønsker og det administrationen leverer. Det er hensigten at sikre sammenhæng i de mål der opstilles, og derfor er det afgørende at budgetprocessen og direktionens strategiplan tænkes nøje ind i selve processen. Af den grund er budgetprocessen og direktionens strategiplan tænkt ind i figuren nedenfor, der illustrerer årets gang for aftalestyring.

11