Fakturafordeler Udvidet uddannelse

Transkript

1 IndFak Dagsorden Fakturafordeler Udvidet uddannelse

2 Dagsorden 1. Præsentation 2. Ideen bag IndFak 3. Elementær forretningsforståelse 4. Sikrer funktions forståelse 5. Superbruger hvad er det?

3 Ideen bag IndFak Fælles indkøbs og fakturasystem i staten (IndFak) IndFak er statens kommende indkøbs og fakturasystem, som Økonomistyrelsen er ansvarlig for indkøb af. IndFakvil blive et fælles system til understøttelse af indkøbs og fakturaprocessen for de statslige myndigheder. Hovedsigtet med det fælles system er at understøtte: en effektiv tilrettelæggelse af de digitale indkøbsprocesser en enkel og effektiv integration til Navision Stat etableringen tbl af administrative i ti fællesskaber den statslige styring af indkøb

4 Indkøber rollen i relation til resten af IndFak Systemadministration opsætningsmuligheder Fakturafordeler Rekvirent Disponent Fremsøge nye dokumenter Bekræfte varemodtagelsen Godkend Send til anden org. Konverter Afvis (Udfylde kontering) Afvis (Udfylde kontering) Afvis Redigere Behandle dokumenter (Udfylde kontering) Send til: Disponent Anden rekvirent Send til: Anden disponent Rekvirent Send til: Rekvirent Disponent Fakturafordeler Fakturafordeler

5 Indkøber rollen i relation til resten af IndFak 1. Aftaleindgåelse 2. Leverandøroprettelse 3. Rekvisition 4. Ordreafsendelse 5. Lager 6. Leverancemodtagelse 7. Faktura 8. Kredit Kredit modtagelse nota Udlæg Bogføring Btli Betaling nota

6 Case 1: En af fk fakturafordelerensf dl daglige opgaver er at følge op på de dokumenter som er under behandling hos de øvrige brugere af systemet. Hvilke statusbetegnelser skal du søge på for at finde disse fakturaer og angiv brugerens rolle ud for hver status. Rekvirent Afventer modtagelse uden ordre, Afvist Disponent Fuldt varemodtaget, Faktura match fejlet, Afvist

7 Case 2: Du oplever ofte at fakturaer ikke bliver betalt til tiden, fordi de øvrige bruge glemmer at behandledem dem. Fakturaerne ligger derfor og afventer på brugerne forside. Hvordan og i hvilke tilfælde kan du afhjælpe situationen med hjælp fra systemet? For at hjælpe dig med at rykke brugerne for behandling, er der mulighed for at opsætte automatiske rykkere, men hvilken rolle giver rettigheder til det og ved du evt. hvordan det kan sættes op?

8 Hvis betaling datoen er overskrevet er det muligt at sende en manuel rykker ved at klikke på datoen i søgeresultatet. Det er muligt for systemadministratoren at opsætte automatisk mail notifikationer, således at brugere modtager påmindelse vedrørende en specifik faktura. Ved du hvordan du kontakter en systemadministrator?

9 Case 4: Du har modtaget to nye faktura den ene er kommet ind via et scanningsbureau og den anden er en almindelig elektronisk faktura. Hvordan kan du se forskel på disse to faktura?

10 Case 5: Du har modtaget en faktura som er kommet ind via et scanningsbureau og den skal nu behandles. Hvad kan man gøre for at få fakturaens varelinjer til at ligne den oprindelige fkt faktura fra leverandøren? Konvertere fakturaen til en manuel. Herved er det muligt at tilføje og redigere fakturalinjen.

11 Case 6: Når en faktura bliver godkendt i IndFak sendes fakturaen til Navision. Men hvilken tekst er det egentlig der sendes med sammen med kontering og diverse oplysninger fra fakturahovedet?

12 Case 7: Du har modtaget to papirfaktura fra to leverandører, hvoraf den ene er en dansk leverandør og den anden er spansk. Hvordan vil du behandle disse to faktura?

13 Case 8: En bruger har lavet en fejl i konteringen og fakturaen er blevet godkendt og sendt til Navision. Hvad kan der gøres for at rette op på fejlen? Ved du evt. hvilke brugerroller der har adgang til dette? Det er muligt for fakturafordeler samt disponenten at foretage en omkontering af det dtgodkendte dokument. Der kan også blive sendt en kreditnota til den oprindelige faktura.

14 Case 9: Din organisation i IndFak ser ud som vist i figuren til højre. Du har to forskellige regnskaber i organisation B og C og skal flytte en faktura fra det ene regnskab til det andet. Organisation A I hvilken organisation skal du med rollen fakturafordeler befinde dig for at kunne gøre dette? Organisation B Organisation C I organisationen hvor fakturaen skal flyttes fra

15 Case 10: Du modtager hele tiden nye faktura som du skal sende rundt i din organisation. Men hvilken fakturastatus er det en faktura får når den kommer ind i IndFak og hvordan søger man en nyankommet kreditnota frem? Faktura uden ordre modtaget Faktura match fejlet

16 Case 11: I IndFak er det muligt at opsætte en standard fakturafordeler (default fakturamanager under regnskab) som alle nye faktura bliver sendt til. Standard fakturafordeleren er taget på ferie og har ikke sat stedfortræder funktionen op og har flere faktura liggende. Man kunne få systemadministratoren til at opsætte stedfortræder funktionen, men denne sidder i møde resten af dagen. Hvordan kan man ellers få sendt de ventende faktura videre, forudsat man selv har fakturafordelerrollen? Det er muligt at søge fakturaerne frem og behandle dem

17 Case 12: I IndFak er der modtaget en faktura, som vedrører en ordre som du ved må være afgivet viaindfak IndFak. Du kan se at leverandøren har udfyldt ordre nr. feltet i fakturaen med noget der kunne minde om jeres rekvisitions nr. serie (fx øs 16_1), men fakturaen er kommet ind med status faktura uden ordre. Hvad kan dugø gøre for at koble fakturaen ae og ordren sammen? Hvad kan du gøre hvis en faktura skal kobles med en kontrakt?

18 Case 13: Du har modtaget en faktura som du som ganske almindelig fakturafordeler ikke kan åbne. Systemet giver digen besked om at du ikke har rettigheder til dokumentet, men hvordan kan det passe når du er fakturafordeler. Hvordan er denne faktura anderledes end de normale? Leverandøren har mulighed for at markere en faktura som fortrolig. For at se disse fakturaer, så skal du være opsat til dette. Det er din systemadministrator, som sørge for denne opsætning.

19 Case 14: Som fakturafordeler modtager du rigtig mange faktura, hvor varemodtageren (brugeren rekvirent) kan være er ukendt for dig. Hvordan håndterer du disse faktura både internt og i forhold til den pågældende leverandør? Har I faste procedurer i din organisation fx er det altid er dig som Har I faste procedurer i din organisation fx er det altid er dig som fakturafordeler der skal sørge for at leverandøren angiver en reference?

20 Case 15: En bruger i din organisation har svært ved at forstå afvis knappen i IndFak og kommer til at bruge den, når en faktura ikke er til ham. Fakturaen skal modtages af jer, men blot af en anden bruger. Hvordan kan du hjælpe dem med at få betalt de afviste faktura? Som fakturafordeler har du mulighed for at genåbne det afviste faktura og sende den til en anden rekvirent. Har I en procedure for hvornår en faktura skal afvises, og en kreditnota skal klbestilles?

21 Case 16: En bruger i din organisation tror at man skal klikke på gem faktura, for at gemme den i IndFak. Brugeren ved desværre ikke at alle dokumenter som kommer ind eller bliver udarbejdet i IndFak automatiskvilvære være tilgængelige. Men nuligger der såen række faktura gemt på den pågældende brugers forside, som ikke er blevet betalt. Hvad kan du gøre for at hjælpe brugeren?

22 Gem knappen skal kun bruges, hvis du ønsker at gemme ændringer i dokumentet, men endnu ikke ønsker at sende den videre til en anden bruger. Alle dokumenter vil blive gemt i IndFak når de sendes videre til bogføring gi Navision. Du kan derfor altid søge dem frem igen.

23 Case 17: En bruger eller du selv er i gang med at kontere en faktura, hvor fx mange fakturalinjerskalfordeles fordeles og konteres forskelligt. Brugeren bliver forstyrret af en telefonsamtale og vil gerne til frokost efterfølgende og får ikke afsluttet behandlingen af fakturaen. Hvordan sikrer brugeren at fordelingen og den del af konteringen som er på plads padsikke mistes uden at suegø skulle gøre fakturaen atuae færdig? ædg? Anvend Gem funktionen.

24 Case 18: En bruger eller du selv har modtaget en faktura i IndFak som skal behandles med en særlig momssats. I IndFak har du umiddelbart kun to typer af moms tilgængelig 25% og 0%. Hvad kan du gøre for at kunne behandle fakturaen korrekt? Kontakte systemadministrator? (Er det muligt at tilføje en ekstra moms sats efter at fakturaen er modtaget?)

25 Case 19: En bruger eller du selv har modtaget en faktura i IndFak som blandt andet skalkonteres konteres på et projektnummer som ikke er at findei i IndFak. Hvad kan være årsagen til dette? Og hvordan kommer projektnummeret over i IndFak så fkt fakturaen kan behandles? Projekt nummer bliver overført til IndFak fra Navision via stamdata. Det vigtigt at konteringsoplysningerne er oprettet i Navision. Har I en procedure for oprettet af nye konteringsnumre i Navision?

26 Case 20: En rekvirent kontakter dig og fortæller at han ikke har mulighed for at vælge sin chef som disponent? Hvad kan fejlen være og hvordan du rette? Vigtigt at afdække om rekvirenten før har kunne vælge disponenten? Hvis ja undersøg om fakturatotalen overstiger chefens prokura Hvis nej Er chefen oprettet? I den rigtige organisation? Dubør afdække ovenstående sammen med systemadministrator.

27 Case 21: Ved søgning af nye fakturaer opdager du at en faktura er registreret med cvr. nummer i søgeresultatets leverandørkolonne? Hvad skyldes ovenstående og hvordan vil du forsøge at udbedre dette? Hvis ikke leverandøren er oprettet i Navision og overført via stamdata overførelsen, så vil leverandøren kun være registret med cvr. nummer. Har I en producere for at oprette kreditoren?

28 Superbruger hvad er det? Superbruger uddannelse er rettet mod brugere, som har en særlig tilknytning til IndFak. Med særlig tilknytning menes, at brugeren har en særlig funktion i forhold til anvendelsen af IndFak i den institution hvor brugeren arbejder. Ensuperbrugers profil vil typisk kunnekarakterisereskarakteriseres ved: Anvender IndFak hyppigt Hjælper kollegaer med spørgsmål til anvendelsen af IndFak Sørger for at nye kollegaer får den rette uddannelse i IndFak Indsamler information omkring en problemstilling i IndFak og indmelder til Økonomistyrelsens Rådgivningog Support Forudsætning:?