Resultataftale for 2014 mellem Direktionen og Centerchefen for Ejendomme

Transkript

1 Resultataftale for 2014 mellem Direktionen og Centerchefen for Ejendomme

2 1. Indledning Denne resultataftale indgås mellem: Direktionen og Centerchefen for Center for Ejendomme. Aftalen er gældende for Resultataftalen formuleres med udgangspunkt i: Ændret lovgivning, nationale mål Byrådsmål, udvalgsmål, politikker og strategier Strategiplanen Specifikke forhold i det enkelte center Forhold på virksomheder, som det pågældende center betjener. Resultataftalen godkendes i Direktionen. Opfølgning på resultataftalen sker i en dialog mellem centerchefen og den ansvarlige direktør for området efter behov løbende hen over året. Herudover vil der ske en endelig opgørelse af målopfyldelsen i aftalen primo Resultataftalerne fremlægges samlet til godkendelse i Direktionen. På samme måde vil opgørelsen af den endelige målopfyldelse for alle resultataftaler blive forelagt samlet for Direktionen. Resultataftalerne bidrager til at skabe innovation, en mere effektiv opgavevaretagelse samt synliggørelse af de resultater, vi opnår. På den baggrund er det væsentligt, at målene i resultataftalen er ambitiøse og realistiske. Begge aftalepartnere forpligter sig til at finde netop det passende niveau! 1.1. Udfordringer på området I budget 2014 er det besluttet, at der skal udarbejdes en strategi for konkurrenceudsættelse og kommunale samarbejder. I projektbeskrivelsen indgår: - Udbud af vedligeholdelse og energiudvikling - Oplæg til konkurrenceudsættelse af Park & Vej. Regeringen påtænker at gennemføre en analyse af det kommunale ejendomsområde med henblik på at formidle Best Praksis, samt klarlægge effektiviseringsspecialet inden for området. KORA har fået opgaven med at gennemføre en foranalyse inden for området, hvor Næstved Kommune indgår som en af tre kommuner. Indførelse af IKT-bekendtgørelsen vil stille krav til centrets faglige kvalifikationer. For at få det optimale udbytte af BIM-bygningsmodellerne, skal der iværksættes kompetenceudvikling i Center for Ejendomme, og nuværende arbejdsgange skal ændres, så denne nye teknologi kan implementeres optimalt. I 2011 blev der vedtaget et forslag til energistyring i kommunens ejendomme - og herunder krav til virksomhederne om månedlig indberetning af energiforbruget. På trods af dette tiltag er målet, om 2 % reduktion af energiforbruget, ikke nået. Det vurderes derfor nødvendigt at styrke de energiansvarliges arbejde, samt styrke mulighederne for bedre overvågning af udviklingen i energiforbruget. E-doc nr Side 2

3 1.2. Udviklingstendenser på området Vedvarende krav om effektiviseringer og besparelser udfordrer løbende kommunens bygningsanvendelse, herunder de udgifter og ressourcer, som anvendes til drift af bygningsmassen og veje og grønne områder. Kravet om effektiviseringer aktualiseres endvidere af statens fokus på effektiviseringer inden for området. Så udviklingstendensen er i fokus på ejendomsområdet og park- og vejområdet ved: - Udvikling af nye og mere effektive samarbejdsformer med den private sektor - Optimering af kommunens bygningsanvendelse - Optimering af driftsudgifterne til bygninger og veje ved udbudsudsættelse. 2. Centrets mål for 2014 Center for Ejendomme har for 2014 følgende mål: ØKONOMI Mål 1: Sikre valide økonomidata for udarbejdes af nøgletal for bygningsvedligeholdelse og ejendomsdrift. Mål 2: Sikre et korrekt budgetopfølgningsgrundlag for vedligeholdelsen af kommunens ejendomme. Mål 3: Sikre valide nøgletal, som understøtter udarbejdelsen af oplægget om konkurrenceudsættelse på Vej- og Parkområdet. PERSONALE Mål 4: Sikre et godt psykisk arbejdsmiljø i Team Ejendomme og Boligadministrationen. FAGLIGHED Mål 5: Sikre at der er de nødvendige faglige kompetencer i forhold til udviklingen inden for IKT-området. INNOVATION Mål 6: Skabe det nødvendige datagrundlag for tværgående arealanalyser. 3. Mål og Resultatkrav Mål 1: Benchmarking inden for ejendomsområdet. Vedvarende krav om effektivisering og statens fokus på ejendomsdriftsområdet øger behovet for udarbejdelse af valide nøgletal for området, så der sikres et godt grundlag for benchmarking på tværs af kommunerne og et godt grundlag for at fremme effektiviteten. Mål 1: Sikre valide økonomidata for udarbejdelse af nøgletal for bygningsvedligeholdelse og ejendomsdrift. 1. Få defineret grundlaget for beregning af nøgletal 2. Få opdateret og valideret de fysiske og økonomiske stamdata på ejendomsområdet E-doc nr Side 3

4 3. Få etableret et grundlag for løbende benchmarking på ejendomsområdet - Deltagelse i KORA s analyse i 1. kvartal Intern vurdering af resultatet af KORA analysen i 2. kvartal KORA s foranalyse for ejendomsområdet - Center for Økonomi og Analyse Mål 2: Løbende budgetopfølgning Budgetterede udgifter og indtægter inden for politikområdet ejendomme afbalancerer stort set hinanden. Center for Ejendomme har imidlertid begrænsede muligheder for at påvirke indtægterne. I 2014 forventes mindreindtægter på ca. 3 mio. kr., som skal finansieres ved besparelser på bygningsvedligeholdelsen. For at sikre en hensigtsmæssig planlægning af vedligeholdelsesarbejderne skal der findes en mere gennemskuelig model for den løbende budgetopfølgning, som synliggør virkningen af manglende indtægter. Mål 2: Sikre et korrekt budgetopfølgningsgrundlag for vedligeholdelsen af kommunens ejendomme. 1. Tilretning af budget 2014 indtægter 2. Udarbejdelse af budgetopfølgningsmodel for politikområdet ejendomme - Tilretning af indtægter i budget 2014 med udgangspunkt i regnskab 2013 inden udgangen af januar Etablering af budgetopfølgningsmodel i 1. kvartal - Forbedrer budgetopfølgningen på politikområdet ejendomme - Center for Økonomi og Analyse Mål 3: Opfølgning på strategi for konkurrenceudsættelse I forbindelse med budgetforliget blev det besluttet, at der skal udarbejdes en strategi for konkurrenceudsættelse, herunder et oplæg til konkurrenceudsættelse af Park & Vej. Med henblik på at sikre så godt et vurderingsgrundlag som muligt, skal der udarbejdes ydelses- og ressourcebeskrivelser for Park og Vej s opgaver. Mål 3: Sikre valide nøgletal, som understøtter udarbejdelsen af oplægget om konkurrenceudsættelse på Vej- og Parkområdet. 1. Opdatering af eksisterende serviceydelsesbeskrivelser 2. Ressourcebeskrivelse af de enkelte serviceydelser med udgangspunkt i vejledning for E-doc nr Side 4

5 kontrolbud - Ydelsesbeskrivelse udarbejdet/revideret i 1. kvartal Ressourcebeskrivelse udarbejdet i 2. kvartal Budget Projektkommissorium for konkurrenceudsættelse - Center for Økonomi og Analyse Mål 4: Forsat udvikling af teamarbejdet De enkelte vedligeholdelsesteam er blevet gode til at håndtere og styre de rammer, de får udstukket for året. For at imødegå stres ved de enkelte medarbejdere skal der arbejdes med at udvikle samarbejdet og den tværgående arbejdsfordeling i teamene. Mål 4: Sikre et godt psykisk arbejdsmiljø i Team Ejendomme og Boligadministrationen. 1. Sygefraværet fastholdes på et lavt niveau, max. 3 % målt som årsgennemsnit. 2. At der sættes fokus på udvikling af samarbejde og effektivitet i bygningsteamene. 3. Hvert team får udarbejdet en klart formuleret vision samt mål for samarbejdet i teamet. - Sygefraværsprocent på max. 3 % (målt som årsgennemsnittet for 2014) - Der afholdes min. 1 teamdag med ekstern coaching af hvert team i første halvår i Nuværende økonomiske teamaftaler skal være suppleret med vision og mål for hvert team i løbet af 3. kvartal APV-undersøgelsen Center for Personale og HR Mål 5: Faglig opgradering i forhold til IKT-udviklingen inden for bygningsområdet. Den nye IKT-bekendtgørelse er trådt i kraft primo For at udnytte de nye it-muligheder, som IKT-bekendtgørelsen giver, vil der inden for de kommende år være behov for at få opgraderet medarbejderne fagligt. Mål 5: Sikre at der er de nødvendige faglige kompetencer i forhold til udviklingen inden for IKT-området 1. Udarbejdelse af BIM-bygningsmodeller for digital aflevering og overførelse af digitale driftsdata i forbindelse med udførelse af tilbygningen til Susålandets Skole 2. Udarbejdelse af manual for anvendelse af BIM-bygningsmodeller 3. Opgradering af medarbejdernes faglige it-kompetencer med udgangspunkt i IKT- E-doc nr Side 5

6 anvendelse ved udførelse af tilbygningen til Susålandets skole. - Digital aflevering af tilbygningen til Susålandets Skole i første halvår Gennemførelse af en workshop for afdelingens medarbejdere om IKT-anvendelsen med udgangspunkt i 3. kvartal Bekendtgørelsen og IKT i kommunale byggerier. - Ingen behov for inddragelse af andre centre Mål 6: Arealoptimering Det forsatte pres på udgifterne til ejendomsdrift kan ikke i længden håndteres ved reduktioner af vedligeholdelsesbudgetterne. Kommunens forbrug af arealer har en væsentlig betydning for de samlede ejendomsdriftsudgifter. Der bør derfor skabes et grundlag for optimering af arealforbruget og de dermed forbundne driftsudgifter. Mål 6: Skabe det nødvendige datagrundlag for tværgående arealanalyser 1. Udarbejdelse af en fælles ejendomsstrategi, som skaber grundlag for en tværgående prioritering af kommunens arealer 2. Skabe nøgletal for vurdering af kommunens arealforbrug - Udarbejdelse af udkast til ejendomsstrategi i 1. kvartal Udkast til ejendomsstrategi forelægges direktionen i 2. kvartal Besparelser på udgifter til bygningsvedligeholdelse. - Ingen behov for inddragelse af andre centre 4. Ændringer i aftalen Ændringer af aftalen kan finde sted, hvis rammevilkårene for driften ændres væsentligt. Eksempelvis: Ny lovgivning, ændring af ressourcer (økonomiske såvel som personalemæssige ændringer). Når der følges op på resultataftalen, vurderes det samtidig, om rammevilkårene er ændret så væsentligt, at ændringer i aftalen kommer på tale. E-doc nr Side 6