Derfor mister danske virksomheder penge på deres ERP-opgradering

Transkript

1 Derfor mister danske virksomheder penge på deres ERP-opgradering Værdien når ikke længere end til IT-afdelingen ANALYSE RP

2 OVERBLIK Analysens konklusioner... side 3 Baggrund for analysen... side 4 5 nøglefaktorer og deres betydning for udbyttet... side 5 Faktor 1: Ingen klar ERP-strategi... side 6 Faktor 2: Analysen af den organisatoriske konsekvens mangler... side 7 Faktor 3: Realisering af benefits - ingen mål og ingen plan... side 8 Faktor 4: De forretningsmæssige ressourcer nedprioriteres... side 9 Faktor 5: Optimal timing et udtryk for optimalt samarbejde... side 10 Undgå at miste penge på din næste ERP-opgradering... side 11 Om Quorum Consulting... side 12 2

3 ANALYSENS KONKLUSIONER SUCCESKRITERIER FOR DET FORRETNINGSMÆSSIGE UDBYTTE: Undersøgelsen tegner et klart billede af hvilke kriterier, der har direkte betydning for det forretningsmæssige udbytte af en ERP-opgradering: Effektiv forandringsledelse Opbakning fra top management og kerneforretningen Fokus på procesforbedringer som del af opgraderingen Balanceret involvering af både IT og forretning En stærk styregruppe VIGTIGSTE PRIORITERINGER FOR STØRST UDBYTTE For at en ERP-opgradering skaber værdi og realiserer målsætningerne, peger undersøgelsen på en række prioriteringer, der kan øge udbyttet: En grundig analyse af de organisatoriske konsekvenser En klar ERP-strategi En klar benefit-realiseringsplan Optimal timing for opstart Allokering af nøgleressourcer fra både IT og forretning UDDRAG FRA UNDERSØGELSEN Mere end 50% af respondenterne mener ikke, at deres seneste ERP-opgradering har givet nok udbytte til kerneforretningen. UNDERSØGELSEN VISER DESUDEN, AT NETOP OVENSTÅENDE PRIORITERINGER OFTE IKKE ER TIL STEDE I FORBINDELSE MED ERP-OPGRADERINGER: 67% har nedprioriteret en grundig analyse af de organisatoriske konsekvenser 47% har ingen klar ERP-strategi 47% har ingen benefit-realiseringsplan 64% har nedprioriteret at allokere tilstrækkelige ressourcer fra forretningen til opgraderingsprojektet 3

4 BAGGRUND FOR ANALYSEN Når danske virksomheder vælger at opgradere deres eksisterende ERP-system skyldes det ofte en central bekymring om, at forældet software og teknologi bliver en stopklods for at drive en effektiv og rentabel forretning. Alligevel viser både forskning og vores mangeårige erfaring med både danske og internationale virksomheder, at netop målsætningen om at realisere et forretningsmæssigt udbytte er en stor udfordring, som mange virksomheder ikke lykkes med. Tilbage står mange ubesvarede spørgsmål, overskredne budgetter, store frustrationer og ikke mindst tabt forretningsmæssig værdi. Vores hypotese er, at 5 udvalgte nøglefaktorer alle enten direkte eller indirekte har betydning for i hvor høj grad en ERP-opgradering bliver en forretningsmæssig succes, hvis værdi ikke isoleres til IT-afdelingen med derimod realiseres som et gennemgribende og rentabelt forretningsprojekt: Ressourcer Organisatorisk konsekvens Benefit realiseringsplan Timing ERP-strategi Udbytte SÅDAN HAR VI GJORT Baseret på besvarelser fra danske virksomheder, der repræsenterer i alt 13 toneangivende brancher og mere end ERP-brugere, har vi undersøgt, hvordan de 5 nøglefaktorer hænger sammen med det forretningsmæssige udbytte af en ERP-opgradering, samt hvilke succeskriterier og prioriteringer, der har været afgørende for resultatet. De adspurgte respondenter fordeler sig ligeligt mellem beslutningstagere fra IT og økonomi samt specialister og funktionærer. 4

5 DE 5 NØGLEFAKTORER ORGANISATORISK KONSEKVENS OG RESSOURCER ER VIGTIGST Undersøgelsen viser, hvordan 5 nøglefaktorer hænger sammen med det forretningsmæssige udbytte af en ERP-opgradering og afdækker samtidigt, hvordan en række prioriteringer og parametre har både direkte og indirekte betydning. NØGLEFAKTORER OG DERES BETYDNING FOR UDBYTTET ERP strategi Timing Organisatorisk konsekvens Benefit realiseringsplan Ressourcer VIGTIGSTE FAKTORER NEDPRIORITERES Respondenterne peger særligt på organisatorisk konsekvens og ressourcer som vigtigste faktorer i forhold til at realisere procesforbedringer og sikre størst mulige forretningsmæssige udbytte af ERP-opgraderingen. Samtidigt viser undersøgelsen, at mange i høj grad vælger at nedprioritere netop disse faktorer i deres egne opgraderingsprojekter: 67% 64% Har nedprioriteret en grundig analyse af de organisatoriske konsekvenser. Har nedprioriteret at allokere tilstrækkelige ressourcer fra forretningen til opgraderingsprojektet. 5

6 FAKTOR 1: INGEN KLAR ERP-STRATEGI Respondenterne anser en klar ERP-strategi som styringsgrundlag for prioritering og forankring som vigtigt, og udpeger forretningsforbedring - herunder forbedring af processer - som primær årsag til en ERP-opgradering. ÅRSAG TIL ERP-OPGRADERING 17% Forretningsforbedring 18% Forældet system Application life cycle 20% Fusion og opkøb 78% Alligevel viser undersøgelsen, at selve initieringen af en opgradering sjældent sker som følge af en klar ERP strategi, der kan sikre, at projektet ikke begrænses til et IT-projekt og dermed kun i mindre grad realiserer den forretningsmæssige værdiskabelse, som er den primære målsætning bag investeringen. UDDRAG FRA UNDERSØGELSEN Hver 3. virksomhed forholder sig ikke til procesforbedringer som dele af en ERP-opgradering. 47% har ingen klar ERP-strategi. 6

7 FAKTOR 2: ANALYSEN AF DEN ORGANISATORISKE KONSEKVENS MANGLER Undersøgelsen viser, at en ERP-opgradering i høj grad betragtes som et projekt, der medfører organisatoriske konsekvenser: DE ORGANISATORISKE KONSEKVENSER AF EN ERP-OPGRADERING Gennemsgribende konsekvenser Store konsekvenser En række konsekvenser Meget få konsekvenser Ingen konsekvenser 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 70% af respondenterne udpeger netop organisatorisk konsekvens som en nøglefaktor i forhold til at opnå størst forretningsmæssigt udbytte af opgraderingen. Omvendt vælger kun et mindretal at gennemføre en grundig konsekvensanalyse, der kan sikre en afgørende forretningsforståelse og danne grundlag for effektiv forandringsledelse. UDDRAG FRA UNDERSØGELSEN Undersøgelsen viser en direkte sammenhæng mellem niveauet for organisatorisk konsekvensanalyse og udbytte. Hvis der laves en grundigere analyse af de organisatoriske konsekvenser og disse tages med i forandringsledelsesopgaven, opnås større udbytte. 70% svarer, at en ERP-opgradering har direkte påvirkning på organisationen. 67% oplever, at de mangler en grundig analyse af de organisatoriske konsekvenser. 7

8 FAKTOR 3: REALISERING AF BENEFITS - INGEN MÅL OG INGEN PLAN Den primære bevæggrund for en ERP-opgradering er ifølge respondenterne at opnå en værdiskabelse i forretningen, hvoraf procesforbedring udpeges som en af de vigtigste målsætninger. Det til trods er det kun de færreste, der i forbindelse med en ERP-opgradering opstiller konkrete benefitmål og har en klar realiseringsplan. VAR DE REALISEREDE BENEFITS EN DEL AF EN PLAN? Nej Til dels Ja En klar og målbar benefit-realiseringsplan sikrer bedre understøttelse af den forretningsmæssige værdi. Og medvirker til, at ERP-opgraderingen ikke begrænses til IT-afdelingen, men realiseres som et værdiunderstøttende forretningsprojekt. VIDSTE DU AT... Den oftest forekommende værdi af en ERP-opgradering er et sted mellem 4 og 8 mio kr. UDDRAG FRA UNDERSØGELSEN Mere end 50% mener ikke, at deres seneste ERP-opgradering har givet nok udbytte til kerneforretningen. 8 ud af 10 opgraderingsprojekter holder sig til eller indenfor 20% af budgettet. 8

9 FAKTOR 4: DE FORRETNINGSMÆSSIGE RESSOURCER NEDPRIORITERES Mens et flertal af respondenterne oplever at få allokeret de nødvendige IT ressourcer til opgraderingsprojektet, oplever mere end halvdelen en mangelfuld allokering af ressourcer fra forretningen. Undersøgelsen viser samtidigt, at netop kompetente forretningsressourcer er afgørende for det forretningsmæssige udbytte af ERP-opgraderingen. VAR DER ALLOKERET TILSTRÆKKELIGE FORRETNINGSRESSOURCER? Tilstrækkelige Utilstrækkelige 64% 36% Opbakning fra særligt kerneforretningen og top-management samt et stærk samarbejde mellem IT og forretning udpeges som vigtige succeskriterier for at sikre størst forretningsmæssigt udbytte af ERP-opgraderingen. Undersøgelsen viser samtidigt en direkte sammenhæng mellem niveauet for ressourceallokering og udbyttet af projektet. Og peger på en manglefuld allokering af specielt forretningsressourcer som direkte årsag til manglende udbytte. VIDSTE DU AT... Det gennemsnitlige ERP team består af 7-10 fuldtidsressourcer. Projektlederen er 6 ud 10 gange en repræsentant fra IT afdelingen, og 3 ud 10 gange en person fra forretningen. 1 ud af 10 gange er det en ekstern projektleder, der hyres ind til opgaven. UDDRAG FRA UNDERSØGELSEN 31% mener det er sværere at opnå opbakning fra forretningen til et ERP-opgraderingsprojekt end til andre projekter. 9

10 FAKTOR 5: OPTIMAL TIMING ET UDTRYK FOR OPTIMALT SAMARBEJDE Et flertal af respondenterne oplever optimal timing for opstart af et opgraderingsprojekt, når det sker som følge af en fælles beslutning mellem IT og forretning. TIMING FOR OPSTART VAR EN FÆLLES BESLUTNING MELLEM IT OG FORRETNING I rimelig grad I mindre grad 33% 67% Undersøgelsen peger på, at et flertal af ERP-opgraderingsprojekterne betragtes som fælles projekter, hvor både forretning og IT tages med på råd. Netop samarbejde mellem forretning og IT er vigtigt for at sikre opbakning fra nøgleinteressenter, og kan kobles direkte til realisering af det forretningsmæssige udbytte. Samtidigt viser undersøgelsen, at 67 % af ERP-opgraderingsprojekterne holder sig til tidsplanen, mens 13% af projekterne tager næsten dobbelt så lang tid at gennemføre som planlagt. VIDSTE DU AT... Det typiske opgraderingsprojekt tager under 12 måneder at gennemføre. 3 ud af 10 tager dog mere end 1,5 år at gennemføre. 10

11 UNDGÅ AT MISTE PENGE PÅ DIN NÆSTE ERP-OPGRADERING Sådan sikrer du, at værdien af din næste ERP-opgradering ikke kun når til IT-afdelingen, men derimod bliver et værdiskabende og rentabelt forretningsprojekt: 1. Formuler en klar ERP strategi som styringsgrundlag for projektet. 2. Lav en grundig konsekvensanalyse som grundlag for effektiv forandringsledelse. 3. Udarbejd en målbar benefit realiseringsplan og understøt den forretningsmæssige værdiskabelse. 4. Alloker de rigtige forretningsressourcer og styrk opbakningen fra nøgleinteressenter. 5. Gør ERP-opgraderingen til et fælles projekt mellem forretning og IT. 11

12 OM QUORUM CONSULTING DIN UVILDIGE RÅDGIVER OG TRUSTED ADVISOR Quorum Consulting er et uafhængigt management konsulentfirma specialiseret i at bygge bro mellem strategi og processer, forretning og teknologi. Baseret på vores mangeårige erfaring, dybdegående branchekendskab og ekspertise, udvikler og leverer vi vindende strategier, hjælper vores kunder med at træffe de rigtige beslutninger, øge værdien af deres investeringer og realisere deres forretningspotentiale. Som din uvildige rådgiver hjælper vi din organisation med at opnå størst mulig værdi af din ERP-investering. Fra udvælgelse af nyt ERP-system til implementering og opgradering, har vores team af seniorkonsulenter alle mangeårige erfaringer med at lede det enkelte projekt gennem alle kritiske faser, styre fri af de største faldgruber og realisere de forretningsmæssige målsætninger. Kontakt os: Claus Møldrup cm@quorum.dk tlf Læs mere om Quorum Consulting på: 12