REFERAT KVALITETSSTYRINGSUDVALG. 7. maj 2013, Kl. 10:00. Henrik Boesens kontor - Ledelsens gennemgang

Transkript

1 REFERAT KVALITETSSTYRINGSUDVALG, Kl. 10:00 Henrik Boesens kontor - Ledelsens gennemgang

2 Medlemmer Henrik Boesen Jacob Preil Andersen Katrine Yde Thomsen Jan Jessen Louise Rasmussen Fraværende Side 270

3 Indholdsfortegnelse 180. Gennemgang af kvalitetskoordinatorens analyserapport Åbent Gennemgang af Natur- og Miljøchefens statusnotat inkl. målopfølgning på lokale gruppemål Åbent Gennemgang af Plan-, Byg- og Beredskabschefens statusnotat inkl. målopfølgning på lokale gruppemål Åbent Gennemgang af Driftschefens statusnotat inkl. målopfølgning på lokale gruppemål Åbent Gennemgang af indsatsområder i forhold til planstrategien udpeget af Teknik- og Miljøudvalget Åbent Økonomisk status for kvalitetsstyringen Åbent Status på mål og indikatorer Åbent Revision af kvalitetsstyringshåndbogen herunder politik og mål Åbent Eventuelt Åbent Underskriftsark Side 271

4 180. Gennemgang af kvalitetskoordinatorens analyserapport Åbent Sagsnr Dok.nr Kvalitetskoordinatoren har udarbejdet en analyserapport for kvalitetsstyringssystemet. Rapporten beskriver systemets funktion i administrationen, herunder de fordele og ulemper systemet giver, samt forslag til ændringer og forbedringer. Rapporten peger på følgende væsentlige fordele: Intern audit er et stærkt værktøj til vidensdeling og til at styrke og effektivisere opgaveflowet afdelingerne imellem. Opstart at audit i hele Teknik og Miljø har et stort potentiale, såfremt der afsættes den fornødne tid til det. Fokus på det værdiskabende er prikken over i et. Inddragelse af de nye områder er forløbet godt. Især for opgaven med lokalplaner er der et uudnyttet potentiale for effektivisering og forbedret kvalitet, når der ansættes en GIS-medarbejder. Væsentlige ulemper: Arbejdet med indikatorer er endnu ikke helt på plads og det giver lidt forvirring blandt medarbejderne i forhold til den røde tråd fra deres mål og til det, de skal finde tal frem til kvartalsvist. Manglende opdatering af procedurer eller udarbejdelse af procedurer har vist sig at hænge sammen med fejl i sagsbehandlingen. Det er problematisk, at der ikke afsættes tid eller er fokus nok på papirarbejdet i kvalitetsstyringssystemet, når værdien kan ses de steder, hvor procedurerne er gennemarbejdede. Forslag til forbedringer: En ændring til ISO9001 vil styrke fokus på det procesorienterede, og vil forventeligt, måske især overfor ledelsesniveauet, vise en vej til simplere arbejdsgange på tværs af afdelingerne, men også for de mere komplekse opgaver. Det værdiskabende i intern audit kan udnyttes endnu mere, ved at give auditorerne flere værktøjer i retning af LEAN eller coaching. Få og tydelige indikatorer på tværs af Teknik og Miljø og evt. for hver afdeling hægtet op på fagchefens fokusområder, vil kunne styrke målarbejdet. Side 272

5 På baggrund af rapportens konklusioner indstiller Kvalitetsstyringskoordinatoren, at der for det kommende år sættes fokus på følgende: Der arbejdes på at opnå en certificering efter ISO9001 af de allerede certificerede opgaver samtidigt med at enkelte nye områder inddrages. Nye områder foreslås som udgangspunkt at være enten tværgående opgaver, for at få dem til at glide nemmere eller områder med medarbejdere, der endnu ikke har procedurer i Nitob, for at implementere systemet bredere ud. Begge dele stiller dog krav til, at ledelsen har tid til at følge med i processen og det anbefales kun at starte det op, der realistisk kan følges til dørs. De allerede certificerede områder bør få et serviceeftersyn af procedurerne i samme anledning. Fagcheferne bør udnytte muligheden for temaaudit på tværs af afdelingerne, både til at undersøge barrierer og effektivitet af tværgående opgaver, og til at undersøge og udbrede kendskab til nye værktøjer som f.eks. min arbejdsplads og andet, der kan hjælpe med en bedre digitalisering. Auditorerne kan klædes bedre på med nye værktøjer i retning af LEAN og/eller coaching. Der skal hurtigt og effektivt arbejdes videre med indikatorerne, så de kan få ro til at blive vurderet ved de kvartalsvise målinger. Der bruges for meget spildtid på at måle noget, der ikke giver værdi. De data, der vurderes relevante, skal være pålidelige. Det vil kræve en oprydning f.eks. i KMD-sag og i vores navngivning. Kvalitetsstyringsudvalg den godkendt med bemærkning om, at det stadig er i undersøgelsesfasen, om Teknik og Miljø skal køre ISO9001. Ledelse og kvalitetstyringsgruppen inviteres til seminar den 28. maj kl , hvor Dansk Standard præsenterer forskellene mellem Kvalitetsstyringsloven og ISO9001. Bilag KA Analyse af kvalitetsstyringssystemet april 2013.docx Analyse af brugerundersøgelse på afgørelser til TMU.docx Brugerundersøgelse vedr forbedret spildevandsrensning - til hjemmesiden.docx Side 273

6 181. Gennemgang af Natur- og Miljøchefens statusnotat inkl. målopfølgning på lokale gruppemål Åbent Sagsnr Dok.nr Der er udarbejdet et statusnotat for Natur- og Miljøafdelingen. Notatet viser generelt stabilitet i antallet af igangværende sager, og at der er gang i flere planlægningsopgaver. Udover bidrag til kommuneplanrevisionen er Affaldsplan, Spildevandsplan og revision af vandløbsregulativer under udarbejdelse. Der arbejdes fortsat med flow, udvikling og effektivisering af sagsbehandlingen. I forhold til sagsbehandlingen er fokus fortsat på Vandforsyningsområdet, og Industrimiljø, Affald og Spildevand. De lokale kvalitetsmål overholdes for de flestes vedkommende. Kvalitetsstyringssystemet bidrager væsentligt til styringen af sagsmængder og prioriteringer. På trods af mulig lovændring anbefales det, at kvalitetsstyringssystemet opretholdes i en effektiv og simpel form. Målstyringen bør indarbejdes i den overordnede kommunale målstyring. Natur- og Miljøchefen indstiller, at notatet godkendes, og kvalitetsstyringssystemet bibeholdes og udvikles, samt at målstyringen indrettes efter kommunens målstyring. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt med bemærkning om, at der i statusnotaterne henvises til målskemaet, herunder om målene er opfyldt eller årsager til manglende opfyldelse. Bilag Bilag FS1 fagchefens statusnotat 2013.docx Side 274

7 182. Gennemgang af Plan-, Byg- og Beredskabschefens statusnotat inkl. målopfølgning på lokale gruppemål Sagsnr Dok.nr Åbent Plan-, Byg- og Beredskabschefen har udarbejdet et statusnotat og fulgt op på de i kvalitetshåndbogen fastsatte mål. Notatet beskriver den generelle status på sagsbehandlingen i Plan-, Byg- og Beredskabsafdelingen. Plan-, Byg- og Beredskabschefen gennemgår notatets hovedkonklusioner på mødet. På baggrund af rapportens konklusioner indstiller Plan-, Byg- og Beredskabschefen, at der for det kommende år sættes fokus på følgende: Udarbejdelse af procedure for lovpligtige brandsyn. Udarbejdelse af procedure for byggesagsbehandlingen. Udarbejdelse af lokalplaner for uplanlagte sommerhusområder. Generelt skal flere områder inddrages i kvalitetsstyringen. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt med bemærkning om, at der i statusnotaterne henvises til målskemaet, herunder om målene er opfyldt eller årsager til manglende opfyldelse. Bilag Plan-, Byg- og Beredskabschefens statusnotat 2013.docx 183. Gennemgang af Driftschefens statusnotat inkl. målopfølgning på lokale gruppemål Åbent Sagsnr Dok.nr Side 275

8 Driftschefen har udarbejdet et statusnotat og fulgt op på de i kvalitetshåndbogen fastsatte mål. Notatet beskriver status på udbud af årets asfaltarbejder, samt den generelle status på sagsbehandlingen i Driftsafdelingen. Driftschefen gennemgår notatet på mødet. På baggrund af rapportens konklusioner indstiller Driftschefen, at der for det kommende år sættes fokus på følgende: Udarbejdelse af procedure for udbud af bygge- og anlægsarbejder. Udarbejdelse af procedure for de borgerrettede/myndighedsområderne inden for Vej og Park. Generelt skal flere områder inddrages i kvalitetsstyringen. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt. Bilag Driftschefens statusnotat 2013.docx 184. Gennemgang af indsatsområder i forhold til planstrategien udpeget af Teknik- og Miljøudvalget Åbent Sagsnr Dok.nr Teknik- og Miljøudvalget har ønsket en gennemgang af implementeringen af udvalgets beslutning om den fremtidige spildevandsstruktur i Nordfyns Kommune. Gennemgangen er foretaget med Vandcenter Syd og relevante sagsbehandlere. Side 276

9 Konklusionen er at udvalgets beslutning implementeres fuldt ud i den kommende spildevandsplan, og løfter, samt letter arbejdet med spildevandsplanen. Der har også været konkrete tiltag i sommerhusområderne, der støtter op om beslutningen. Teknik- og Miljøudvalget ønskede en tværgående gennemgang af Planstrategikortet K6, Den digitale kommune. Resultatet viser, at digitaliseringen i Natur og Miljø er udbredt og gennemgående. Hjemmesiden bruges i høj grad til nem tilgang til information til borgerne og hurtigere sagsbehandling. Kommunikationen med borgerne er også digitaliseret. Der er tre planlægningsopgaver i gang. Affaldsplan, Spildevandsplan og revision af vandløbsregulativer. Disse bliver udarbejdet digitalt i CMS system, direkte til hjemmesiden. Referaterne er vedlagt i 2 bilag. Natur- og Miljøchefen indstiller, at gennemgangen godkendes. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt. Bilag Bilag FS2 Efterprøvning af TMUs beslutning om langsigtet spildevandsstrategi.docx Bilag FS3 Efterprøvning af Planstrategikort K6 Den digitale kommune på tværs af kompetencegrupper.docx 185. Økonomisk status for kvalitetsstyringen Åbent Sagsnr Dok.nr For 2012 ser økonomien således ud: Side 277

10 Drift af Nitob Kurser - LEAN Kurser Intern Audit Certificeringsudgifter Andet I alt kr kr kr kr. 0 kr kr. Forbruget for 2013 forventes at se ud som følgende: Drift af Nitob Kurser ISO9001 Certificeringsudgifter Andet I alt kr kr. pr. ny licens kr kr. 650 kr kr kr. pr. ny licens Beløbene er ekskl. moms. Der er afsat kr. årligt uden overførselsadgang. Sagen har ikke været forelagt Økonomi og Løn. Til orientering. Kvalitetsstyringsudvalg den Taget til efterretning Status på mål og indikatorer Åbent Sagsnr Dok.nr Målskemaet bilag 1 til kvalitetshåndbogen var i 2012 i drift for første gang. Systematikken med et skema af denne type har vist sig at være god. Der er opstået tolkningsspørgsmål undervejs, som løbende er blevet udredt og justeret til. Det har været en udfordring at få udfyldt skemaet løbende ved udløb af hvert kvartal. Dette er imidlertid ikke et større problem, da det er muligt at trække måltal kvartalsvist uanset hvornår det gøres, og derfor er dataene valide. Af Side 278

11 hensyn til afviklingen af kvalitetsudvalgsmøderne er det dog væsentligt, at det udfyldes umiddelbart efter kvartalenes udløb. Det har vist sig, at en del af måltallene mere er overvågningsmål end forbedringsmål. Desuden har antallet af mål været i overkanten, hvilket skal nedjusteres i 2013, så der i stedet er færre mål, som så til gengæld følges op konsekvent. Skemaet for 2012 til kvalitetshåndbogen er vedlagt dagsordenen og mål, der ikke er nået, er markeret med rødt. Årsag er angivet i skemaet under bemærkninger. Følgende giver anledning til særlige bemærkninger: 2.a.4 spørgeskemaundersøgelse: Svarprocenten var meget lav, hvorfor det ikke har været muligt at lave en baseline og fastsætte et mål. Digitalisering: Generelt er der ikke arbejdet så målrettet med digitalisering, som det i første omgang var målet. Årsagen er blandt andet, at en ny hjemmeside blev lanceret i Det statistiksystem, som den gamle side havde, og som var udgangspunktet for målskemaet 2012, er derfor ikke længere relevant. Målene blev derfor etableret på forkerte forudsætninger. Det skal fremadrettet overvejes, hvor konkrete målene for digitalisering skal være. o2.c.1 Sager hjemvist til fornyet behandling: Med 17 sager, hvor kommunens afgørelser er stadfæstet, og 5 sager hjemsendt til fornyet behandling, er der behov for en analyse af baggrunden for, at så relativt mange sager hjemvises i forhold til tidligere. Målskema 2012 er vedlagt dagsordenen. Målskema for 2013 følger målskemaet for 2012 til der foreligger et revideret målskema for 2013, som er under udarbejdelse i forbindelse med Handle- og Udviklingsplanen for Teknik og Miljø. Se det efterfølgende punkt. Det indstilles, at målskemaet med bemærkninger i skemaet og ovenfor tages til efterretning, og at arbejdet med et målskema som i 2012 fortsættes. Kvalitetsstyringsudvalg den Side 279

12 Godkendt Revision af kvalitetsstyringshåndbogen herunder politik og mål Åbent Sagsnr Dok.nr Teknik og Miljø har gennem en årrække arbejdet med mål. I 2012 begyndte den samlede organisation at arbejde strategisk med mål, hvorfor alle sektorer nu er i gang med at udarbejde Udviklings- og Handleplaner for de enkelte direktørområder. Det betyder, at målene fremover samles i Udviklings- og Handleplanen for Teknik og Miljø. Med Udviklings- og Handleplanen for Teknik og Miljø er skemaet med indikatorer ændret, så de nu understøtter denne plan. De 3 mål, som de seneste to år har været en del af kvalitetsstyringen er fortsat med som organisatoriske mål. Derudover er udarbejdet yderligere 4 faglige mål: - Vandmiljø og Naturpleje - Infrastruktur - Klima og Energi - Intern Service De enkelte fagchefer udarbejdede i 2012 Udviklings- og Handleplaner for de respektive chefområder. Disse planer revideres i løbet af maj 2013 således, at de følger såvel kvalitetshåndbogen som Handle- og Udviklingsplanen for Teknik og Miljø. Det samlede overblik kan ses på denne side, som er under udarbejdelse: U:\TM ledelse\projektredskaber\overblik projektlederdokumenter.htm KPI/Målskemaet er under revision og afventer udarbejdelse af kommissorier for de i Teknik og Miljø nedsatte projektgrupper. Den til sagen vedlagte Kvalitetshåndbog er revideret i overensstemmelse med ovenstående. Kvalitetshåndbog version indstilles godkendt. Kvalitetsstyringsudvalg den Side 280

13 Godkendt Eventuelt Åbent Sagsnr Dok.nr Kvalitetsstyringsudvalg den Færdiggørelse af handle- og udviklingsplaner, målskema mv. følger følgende tidsplan: - Kommissorier for projektgrupperne i udkast, ultimo maj Handle- og Udviklingsplan for Teknik og Miljø inkl. målskema, medio juni Handle- og Udviklingsplan for afdelingerne, ultimo juni Mødet i kvalitetsstyringen juni fastholdes. Mødet i maj aflyses, men KYT og HBO holder møde om mål. Side 281

14 Underskriftsark Møde hævet kl. 11:45 Henrik Boesen Jacob Preil Andersen Katrine Yde Thomsen Jan Jessen Louise Rasmussen Side 282