Vejledning om administration og anvendelse af kollektive vederlag fra copydan BilledKunst

Transkript

1 Vejledning om administration og anvendelse af kollektive vederlag fra copydan BilledKunst

2 INDLEDNING BilledKunst er godkendt af Kulturministeriet til at opkræve ophavsretlige vederlag for brug af billeder under aftalelicensordningen. Det vil sige, at BilledKunst kan licensere på vegne af alle billedskabere både de, som er medlemmer af en faglig organisation, og de som står udenfor. De vederlag, som BilledKunst opkræver, fordeles ud til rettighedshaverne efter fradrag af et administrationsbidrag til BilledKunst. Fordelingen skal så vidt muligt ske individuelt, dvs. at pengene fordeles direkte til de rettighedshavere, hvis værker er blevet anvendt. BilledKunst indhenter data på det faktiske forbrug, hvor det er praktisk muligt og hensigtsmæssigt, og i andre tilfælde anvendes statistiske data f.eks. fra Copydan Tekst & Node eller fra egne systemer. Af praktiske og administrative grunde er det ikke altid muligt at registrere fuldt ud, hvilke værker der er blevet anvendt. Derfor er der hvert år en del af midlerne, som ikke kan henføres til et faktisk eller statistisk beregnet forbrug. Disse midler bliver i stedet fordelt kollektivt. Det vil sige, at de fordeles via organisationerne og bruges til forskellige tiltag, der kan søges af alle rettighedshavere og derved kommer alle rettighedshavere til gode. Den kollektive fordeling administreres gennem en række fordelingsorganer, som drives af de organisationer, der står bag BilledKunst. Denne vejledning beskriver kort de regler og procedurer, som organisationerne følger, når der fordeles kollektive vederlag. side 2

3 GÆLDENDE REGLER Manualen for forvaltning af Copydan-vederlag (Forvaltningsmanualen) indeholder regler for, hvordan kollektive vederlag skal administreres og anvendes. BilledKunst har desuden fastsat nogle regler for, hvilke principper organisationerne skal anvende, når der fordeles vederlag, samt for hvordan organisationerne skal dokumentere, at midlerne er anvendt i overensstemmelse med reglerne. Disse regler beskrives nærmere på de følgende sider. Hvad må vederlagene anvendes til? Vederlagene må anvendes til en række formål, som bl.a. omfatter kulturelle projekter, faglig eller ophavsretlig uddannelse af rettighedshaverne samt varetagelse af rettighedshavernes retlige interesser. På næste side findes en samlet oversigt fra Forvaltningsmanualen over de formål, som vederlagene må anvendes til, samt eksempler på, hvad de ikke må anvendes til. Fælles for de formål, som kan modtage støtte, er at de er tilgængelige for eller kommer alle rettighedshaverne inden for værksgruppen til gode. Derfor er det vigtigt, at de kollektive vederlag altid holdes adskilt fra den administrerende organisations øvrige økonomi, da de kun må anvendes til de formål, som er beskrevet i Forvaltningsmanualen og f.eks. ikke til drift af medlemsorganisationen. Det er desuden nærmere beskrevet i kapitel 3 i Forvaltningsmanualen, hvilke formål de kollektive vederlag må anvendes til. side 3

4 Formål som kan støttes Legater Stipendier Priser Uddannelsesformål Rettighedshavernes retlige interesser Principielle retssager Møder og seminarer hvor ophavsretlige spørgsmål præger dagsordnen Internationalt arbejde til fremme af ophavsretlige ordninger i lande hvor udenlandske kolleger ikke får betaling for kopiering og anden brug af ophavsretlige materiale og/eller konkret støtte for oprettelse af kollektive forvaltningsselskaber i sådanne lande, herunder til kontingent til internationale organisationer, der beskæftiger sig med ophavsretlige spørgsmål Tilskud til formidling om ophavsretlige spørgsmål m.v. i den forvaltende organisations publikationer herunder oprettelse og vedligeholdelse af hjemmeside under forudsætning af, at også ikke-medlemmer indenfor den pågældende rettighedsgruppe er omfattet af en sådan formidling Annoncering, der henleder ikke-medlemmers opmærksomhed på, at der er en forestående uddeling af legater eller hvor man efterlyser rettighedshavere, man ikke umiddelbart kan finde Tilskud til ny produktion, hvori rettighedshaverne deltager Tilskud til projekter af almen kulturel interesse Formål som ikke kan støttes Drift af en medlemsorganisation Køb af fast ejendom, eller dækning af husleje Konfliktformål el. lign. Skatte- og inkassosager, arbejdsretlige medlemssager el. øvrige administrative sager Forsikring af medlemmerne Lån eller driftsgarantier Etableringskapital hvor støtten indebærer at tilskudsgiver har et retligt krav på den indskudte kapital side 4

5 Principper for fordeling Det er organisationen selv, der træffer beslutning om, hvilke projekter der kan støttes. Organisationen skal i behandlingen af ansøgninger bl.a. vurdere: - Hvorvidt ansøger udfører eller har rettigheder til den samme type af værker som organisationen repræsenterer via sine medlemmer. - Hvorvidt det formål, der søges støtte til, ligger indenfor et af de områder, vederlagene kan anvendes til. Alle ansøgninger skal behandles ud fra grundlæggende principper om saglighed, ligebehandling og objektivitet. Nedenfor er opstillet nogle eksempler på kriterier, som kan eller ikke kan indgå i behandlingen af ansøgninger. Eksempler på kriterier som kan indgå Eksempler på kriterier som ikke kan indgå Karakteren af det ansøgte projekt (er projektet f.eks. nyskabende, samfundsrelevant eller værdiskabende for kulturproduktionen) Ansøgers faglige meritter og kompetencer Ansøgers aktive virke indenfor det relevante værksområde Ansøgers alder, køn, seksualitet eller etniske oprindelse Ansøgers religiøse eller politiske tilhørsforhold Ansøgers medlemskab af bestemte foreninger eller organisationer side 5

6 administration og rapportering I BilledKunsts godkendelse fra Kulturministeriet er det fastlagt, at BilledKunst er underlagt Kulturministeriets kontrol. Det vil sige, at BilledKunst er forpligtet til at sikre, at det kan dokumenteres, at de midler, som er opkrævet under aftalelicensen, også rent faktisk bliver fordelt til rettighedshaverne efter reglerne. Derfor har BilledKunst i samarbejde med organisationerne bag BilledKunst udviklet et rapporteringssystem, som skaber sikkerhed for, at de midler som fordeles kollektivt, administreres og anvendes korrekt. Systemet består af to erklæringer, som en organisation skal afgive til BilledKunst, når den fordeler kollektive midler. Tro og love-erklæring Den første erklæring er tro og love-erklæringen, som udfyldes efter det årlige bestyrelsesmøde, hvor BilledKunsts bestyrelse beslutter, hvordan de kollektive vederlag skal fordeles mellem de administrerende organisationer. Alle organisationer, der fordeler kollektive vederlag, skal udfylde en Tro og love-erklæring. Organisationen erklærer fremadrettet, at den vil administrere de kollektive vederlag i overensstemmelse med reglerne. Når BilledKunst har modtaget Tro og loveerklæringen, udbetaler BilledKunst de kollektive vederlag. side 6

7 Revisorerklæring Den anden erklæring er revisorerklæringen, som skal afgives, når året er udløbet, og vederlagene er fordelt. Her skal organisationens revisor bekræfte, at organisationens løfte i Tro og love-erklæringen, om at fordele de kollektive vederlag efter reglerne, også rent faktisk er blevet overholdt. Alle organisationer, der har fordelt mere end kr. i kollektive vederlag, skal afgive en revisorerklæring. BilledKunst sender i januar revisorerklæringer ud til de relevante organisationer. Det er BilledKunsts bestyrelse, som holder øje med, at der bliver afgivet revisorerklæringer. Administration og rapportering Her ses en oversigt over hele forløbet, og de erklæringer, der skal afgives. ÅR 0 ÅR 1 ÅR 2 - Vederlagsopkrævning i BilledKunst - Beslutning om kollektiv fordeling på bestyrelsesmøde iht. årsregnskabet for år 0. - Tro og love-erklæring fra organisationerne. - Udbetaling af kollektive vederlag for år 1 til organisationerne - Revisorerklæring fra organisationerne om anvendelsen af de kollektive midler modtaget i ÅR 1 (optjent i ÅR 0). - Bestyrelsen påser at alle revisor-erklæringer er modtaget. side 7

8 Denne vejledning er udarbejdet af BilledKunst, og henvender sig primært til de organisationer, som administrerer kollektive vederlag. De beskrevne regler er vedtaget af BilledKunsts bestyrelse. Kontakt BilledKunst for yderligere information om fordelingen, anvendelsen og administrationen af kollektive vederlag. BilledKunst Copydan-huset Bryggervangen København Ø