Ledelse af frivillige - Samvirkende Menighedsplejer

Transkript

1 Køb bøgerne i dag Ledelse af frivillige - Samvirkende Menighedsplejer D. 31. okt V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Aktiv frivillig leder - grundlægger af RETRO giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse

2 Definition af frivilligt arbejde Ulønnet arbejde Organiseret arbejde (bredt forstået) Udføres ikke primært overfor nærmeste familie

3 Typer af frivillige De trofaste frivillige (Fx den som vil være med eller har været med længe) De projektorienterede frivillige (Lægger tid og energi i en kort intens periode, hvorefter man giver slip) Ad hoc frivillige (Bruger tid i ny og næ og ikke på fast basis)

4 Når det fungerer Tydelig ledelse med fokus på inddragelse (faciliterende ledelse) Spændende opgaver til frivillige og mulighed for variation og karriere i organisationen Det er relativt let at få frivillige til at tage ansvar Risikovillighed og nye tiltag som opstår løbende Vækst i antallet af frivillige Rummelighed overfor frivillige som kommer og går Et fællesskab og sammenhold blandt frivillige Vi løfter sammen Ledere som vil noget - ambitioner / visioner

5 Ledelse tæt på eller? Ledelse kan være et svært ord Udfører primært arbejdet - fx med gudstjenester, børnene osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv.

6 Hvordan involvere frivillige? Case 1. Frivillige opfattes som en ressource, der udfører opgaver fastlagt af fx Kirke-kulturmedarbejder, menighedsrådet. På den facon fremmes organisationens arbejde bedst. Kvalitetssikring, kontrol Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab) Case 2. Frivillige bydes velkommen. Der bruges ikke mange ressourcer (tid / penge) på frivillige. Frivillige og kirkens ansatte, staben ect. kører forskellige parallelle løb Case 3. Frivilliges engagement opfattes som en værdi i sig selv. De er fortalere for kirken/evangeliet. Frivilliges egne initiativer fremmes og støttes inden for kirkens rammer. Prioritering af frivilligpleje (økonomisk og ressourcemæssigt) Den passive/ servicerende (mulighed for medejerskab er til stede, stor frihed) Den faciliterende (igangsættende, rammesættende, medejerskab skabes)

7 Ledelse af frivillige i praksis - hvordan?

8 Ledelse som fire områder: en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave

9 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Skab mulighed for dannelse af fællesskab og frem en god stemning Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl kirkens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur/organisering der gavner arbejde (fastlægge møder, indkalde til møder, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere - evt. en tidsbegrænset periode

10 Motivation

11 Citat Motivation, glæde og formålet det er det vigtigste. Der er ikke noget økonomisk i det frivillige, men belønningen kommer ved at se værdien af arbejdet, at se at spejderne er glade for det vi laver og at de rent faktisk lærer nogle færdigheder (Søren, Gruppeleder, KFUM-Spejderne) Esther Skov Rygaard

12 Citat Nogle (frivillige) var droppet hurtigt ud af gruppen og det undrede mig, fordi det var kun 4 møder om året, de skulle komme til. Men så tænkte jeg, at det måske var humlen ved det hele. De havde svært ved at se, hvilken forskel de egentlig gjorde i spejdergruppen. (Annett, Gruppeleder, KFUM-Spejderne) Esther Skov Rygaard

13 Definition af motivation Motivation er de faktorer, der aktiverer, retningsbestemmer og opretholder adfærd i forhold til at nå et bestemt mål Faktorer kan både være biologiske, psykologiske og socialt betingede Motivation må aldrig blot blive en smart metode Motivation er ikke manipulation. Man får andre til at gøre noget de egentlig ikke vil Eller: At ændre en persons opfattelse af en situation, uden at vedkommende er klar over det

14 Ros og anerkendelse Typisk fokus på ros som redskabet... Ros er at sige noget positivt om en særlig adfærd, opgave udførelse o.lig. ( godt gjort, du er dygtig, godt projekt) Ros opfattes som falsk Anerkendelse er, at se og bekræfte den andens eksistens / tilstedeværelse ( dejligt at se dig, knus, øjenkontakt)

15 Motivation og typer Arbejdshesten: Yde en præstation - at gøre noget særlig, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, gøre en forskel for andre. Lave noget som giver mening i en større sammenhæng Forhandleren: Status, indflydelse, netværk, CV Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i relationer Udviklingsøgeren: Udvikle mig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner

16 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Skab mulighed for dannelse af fællesskab og frem en god stemning Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl kirkens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur/organisering der gavner arbejde (fastlægge møder, indkalde til møder, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere - evt. en tidsbegrænset periode

17 Kommunikation og videndeling

18 Kommunikation Kommunikation er afledt af et latinske ord (communis, communicatio og communicare) som betyder fælles meddelelse, dele med nogen, gøre fælles) Alt er kommunikation - både det vi siger og ikke siger. Det vi gør og ikke gør Kommunikation er både mundtlig, skriftlig og kropssprog/ handling

19 Kommunikation Kanal Afsender Modtager

20 HUSK at kommunikere! Op fx menighedsrådet, præster, koordinator På tværs fx de ansatte, andre grupper af frivillige i kirken Ned fx de frivillige, medlemmer, brugere/deltagere

21 Forventninger - hvad og hvordan?

22 Om forventninger Forventninger er forestillingen om en postiv belønning på baggrund af en indsats Muligheden for at deltage i et godt fællesskab Anerkendelse, ros, at blive værdsat Opbakning til engagementet og mulighed for indflydelse Se et resultat af indsatsen En god følelse af at tjene Gud og bruge mine nådegaver At jeg kan udvikle mig som person

23 Forventningsafstemning Samtalen / kontrakten kan handle om: Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: hvad forventer? Hvorfor synes du opgaven er spændende? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (kurser, CV, fællesskab) Fortæl: kirken, dine eller teamets forventninger fx: forventet tidsforbrug forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? praktiske ting fx. hvor hurtigt skal man svare på , hvilke ting forventes det, at man deltager i fx kurser? Hvordan fungerer vi som team/kirke? Kultur og stemning Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige?

24 Forventningsafstemning i en gruppe (team) med opgaver Alle fortæller/brainstormer over: Hvad skal der til for at jeg fungerer godt i denne gruppe? (værdier, principper) Samtale om de nævnte principper Der vælges nogle principper/værdier ud. Fx via afstemning el. sammenskrivning el. nogen gør det (vælg metode) Snak om hvordan principperne kan udformes i praksis (fx. alle svarer på mails fx via et set eller like ) Lov hinanden at dette er vores principper (praksisværdier)

25 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Skab mulighed for dannelse af fællesskab og frem en god stemning Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl kirkens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur/organisering der gavner arbejde (fastlægge møder, indkalde til møder, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere - evt. en tidsbegrænset periode

26 Uddeleger og samle op Det kan være svært at sætte krav til frivillige - de har sikkert travlt Det er lettere at gøre tingene selv Man glemmer at lave deadlines på opgave - lad personen selv sætte en deadline Lederen forventer, at folk selv holder øje med alle opgaver Skal man fyre en frivillig, hvis de ikke får gjort tingene? Hvordan uddelegere?

27 Hvervning af aktive frivillige

28 Citat Interviewer: Nogen synes, det er pinligt at hverve. Hvordan er din tilgang til hvervning? Det her er noget, en chance, jeg giver dem! Det handler kort sagt om 3 ting. For det første skal vi have det sjovt. For det andet handler det om at få erfaring med noget, som man ellers ikke kan få erfaring med, før man kommer ud i den professionelle branche. For det tredje handler det om, at du skal lave noget indhold, der faktisk vedrører andre. (Johannes, Initiativtager, UP TV) Esther Skov Rygaard

29 Hvervning Intern hvervning blandt frivillige og kirkegængere Indirekte Attraktiv intern kultur / miljø. Hvervning foregår naturligt Aktiv (og direkte) Prik på skulderen Jobopslag Intranet Frivillige finder egne afløsere Ekstern hvervning i sognet eller netværket Positiv branding Events, der fortæller om kirken Frivillige som fortæller engageret om deres indsats Prik på skulderen (fx nabo) Jobopslag Kirkens website Samarbejde med foreninger Hverveevents PR (fx. artikler i lokalavisen) Sociale medier Plakater, foldere

30 Bred og specifik hvervning Bred hvervning - alle, som står inde for kirkens værdier, er velkommen Trofaste frivillige, projektfrivillige eller ad hoc? Specifik hvervning - udvælgelse fx efter kompetencer/ personlighed

31 Afrunding Hvad tager du med herfra og hvad skal du gøre ved det? Opdag Handling Refleksion Planlægning