Edb-indberetning af personnumre (CPR-nr.)

Transkript

1 Erhverv Edb-indberetning af Vejledning E nr. 55 Version 1.0 Resumé Indberetningspligtige virksomheder skal foretage indberetning hver måned af de ansattes cpr-numre. Denne vejledning beskriver, hvorledes virksomhederne ved hjælp af en edb-løsning med Told Skat kan indberette disse numre. Vejledningen beskriver, hvorledes virksomheden fra egne programmer kan overføre oplysningerne til Told Skat. Indhold Edb-løsning Indsendelsesformer Datamedier Individstruktur... side 1 af 12

2 Indhold Forord Indsendelse Indsendelsesfrist Indberetningsformer Mærkning og indsendelse Datamedier Datamedier der modtages af Told Skat Disketter Magnetbånd og kassetter Streamertapes Sikkerhedskopi Individstruktur Strukturbeskrivelse Struktur for startindivid Struktur for angivelsesindivid Struktur for slutindivid Adressefortegnelse side 2 af 12

3 Forord Med henblik på at mindske omfanget af socialbedrageri og forbedre mulighederne for registersamkøring, der giver bedre kontrolmuligheder og vilkår vedrørende bevisbyrde, skal virksomhederne hver måned indberette personnumre (CPR-nr) på de personer, der har fået udbetalt A-indkomst i den foregående måned. Indberetningspligtige virksomheder skal foretage indberetning hver måned, uanset om der er udbetalt A-indkomst til de samme personer som den foregående måned. Hvis der ikke er udbetalt A-indkomst i måneden, skal dette også indberettes. For yderligere skriftlig information om indberetningspligten henvises til Vejledning Indberetning af personnumre. Vejledningen er udsendt til alle indberetningspligtige virksomheder. Yderligere eksemplarer kan rekvireres hos told- og skatteregionen (se telefonlisten).... side 3 af 12

4 Indsendelse Indsendelsesfrist Seneste frist for indberetning af personnumre, der har fået udbetalt A-indkomst i en måned, er den 10. i den efterfølgende måned. Indberetningsfristen for december er dog den 17. januar. Indberetningsformer Oplysningerne kan indberettes på følgende måder: På blanket 03033, der skal indsendes til told- og skatteregionen På girokort vedrørende A-skat, AM-bidrag, SP-bidrag På Internet På diskette som beskrevet i denne vejledning ved brug af et PC-indberetningsprogram leveret af Told Skat På magnet bånd, diskette eller andet edb-medie i en fast individstruktur On-line, ved modem-opkobling til Told Skat Erhverv Via servicebureau Spørgsmål vedrørende indberetning på edb kan rettes til Told- og Skattestyrelsen på følgende telefonnumre: og Øvrige spørgsmål skal rettes til den lokale told- og skatteregion. Se telefonliste. Denne vejledning omhandler herefter indberetning i en fast individstruktur. Mærkning og indsendelse Der bør ikke indsendes følgesedler eller lignende sammen med datamediet. Eventuelle breve skal indsendes separat. Til gengæld er det vigtigt, at selve datamediet er mærket, så Told Skat dels kan se, hvad materialet vedrører og dels kan se, hvem de skal kontakte, hvis der er fejl i det indsendte materiale. Materialet skal sendes til: Told- og Skattestyrelsen Att.: Driftskontrollen (MIA) Postboks 2731 Østbanegade København Ø... side 4 af 12

5 Datamedier Datamedier der modtages af Told Skat Følgende datamedier kan behandles: 3 HD disketter magnetbånd (open real) kassetter (3480/3490) streamertapes (QIC) Hvis virksomheden har mulighed for at levere forskellige typer medier, foretrækker Told Skat, at der anvendes 3 HD disketter. Se nedenunder de forskellige beskrivelser. Disketter Ved henvendelse til Told- og Skattestyrelsen vil virksomheden få tilsendt 12 disketter. Når virksomheden fremover ønsker disketter, skal vedlagte rekvisition anvendes Der kan kun rekvireres 3 disketter HD (high density) eller DD (double density). Der leveres 12 disketter af gangen. Ubrugte disketter skal ikke returneres til Told- og Skattestyrelsen, men kan beholdes. Der må ikke anvendes egne disketter, og de leverede disketter må ikke omformateres. I tilfælde af fejl på de leverede disketter, kan der rekvireres nye på telefonnr Filens navn skal være mia.dat. Hvis der er flere filer på disketten skal filnavnene være mia.1, mia.2, mia.3 osv. Alle individer skal have en fast længde på 190 tegn, som angivet i individstrukturen. Filerne må ikke indeholde styretegn som f.eks. tabulering. Individerne skal være adskilt med Carriage Return (hex 0D) + Line Feed (hex 0A). Det betyder, at filens størrelse divideret med 192 skal give et helt tal. Tegnsættet skal være ASCII. Disketterne er forsynet med en mærkat, der angiver, at det drejer sig om månedlig indberetning af personnumre. På mærkaten er der plads til at skrive indsenderens SE-nr, samt hvilken måned indberetningen vedrører. Disse oplysninger skal indsenderen udfylde. Magnetbånd og kassetter Magnetbånd og kassetter leveres til indberetteren fra Told- og Skattestyrelsen jævnfør vedlagte rekvisition.der leveres 6 magnetbånd og eller 5 kassetter af gangen. Det kan anbefales at tage nogle kopier af rekvisitionsblanketten til senere brug, inden der rekvireres bånd første gang. Sammen med magnetbånd/kassetter, modtager De en ny rekvisition med returlabels, hvortil medierne skal sendes. Ubrugte bånd skal returneres til Told- og Skattestyrelsen. Der må kun være een fil på hvert bånd. Filens navn skal være D A400. Hvis dette ikke er muligt, kan navnet f.eks. være eller A400. IBM/370 standardlabel bør anvendes.... side 5 af 12

6 Blokningsfaktor (kontrolinterval) svarende til 123 individer foretrækkes, men mindre blokningsfaktor kan anvendes. Alle individer skal have en fast længde på 190 tegn som angivet i individstrukturen. Filerne må ikke indeholde styretegn som f.eks. tabulering. Tegnsættet skal være EBCDIC (IBM codepage 277) eller ASCII (IBM codepage 850 eller 865). Hvis en fil fylder mere end et bånd, skal båndene mærkes med spole nr. Hvis der f.eks. er 2 bånd, mærkes det første med 1/2 og det andet med 2/2. Sammen med båndene følger mærkater, der angiver, at det drejer sig om månedlig indberetning af personnumre. Indsenderen skal forsyne mærkaten med indsenderens SE-nr, hvilken måned indberetningen vedrører samt oplysninger om tegnsæt mv. og sætte mærkaten på båndet. Streamertapes Streamertapes skal brugeren selv levere. Disse returneres til brugeren efter modtagelse og indlæsning. Told Skat kan læse flere typer af streamertapes. I tvivlstilfælde kan driftskontrollen, tlf kontaktes. På vedlagte rekvisition skal der rekvireres labels til at sætte på streameren. I øvrigt gælder der de samme regler som for magnetbånd og kassetter. Sikkerhedskopi Indsenderen skal opbevare en sikkerhedskopi af det indsendte datamedie, i tilfælde af at dette bliver ødelagt under forsendelsen, eller dataene er ulæselige.... side 6 af 12

7 Individstruktur Strukturbeskrivelse Der anvendes følgende tre individstrukturer: Startindivid nr 0001 skal være det første individ i filen. Individet indeholder identifikation af, hvad indberetningen vedrører (filnummer), hvilken måned og år indberetningen vedrører (angivelsesperiode) samt identifikation af hvem, der har foretaget indberetningen (de resterende data). Angivelsesindivid nr 3550 skal indsendes for hver person, der har fået udbetalt A-indkomst. Hvis der i filen er indberetninger fra forskellige arbejdsgivere, skal individerne være sorteret efter SE-nr. Slutindivid nr 9998 skal være det sidste individ i filen. Individet indeholder oplysninger til kontrol af, at der ikke mangler dele af filen. Struktur for startindivid Individ nummer 0001 Startposition Længde bytes Indhold 1 4 Individnummer 5 10 Filnummer 15 8 Indsenders SE-nr Indersenders navn Indsenders gadeadresse Indsenders postnr og -distrikt Indsenders telefonnr Kontaktpersons lokalnr Kontaktpersons navn Angivelsesperiode (filler = blanke) Udfyldelse af startindivid Individnummer Konstant = 0001 Filnummer Konstant = side 7 af 12

8 Indsenders SE-nr SE-numret på den virksomhed, der indsender oplysningerne, f.eks. en revisor eller et lønbureau. Indsenders navn Navn på den virksonhed, der indsender oplysningerne. Feltet venstrestilles. Indsenders gadeadresse Gadeadresse på den virksomhed, der indsender oplysningerne. Feltet venstrestilles. Indsenders postnr- og distrikt Postnr og -distrikt på den virksomhed, der indsender oplysningerne. Feltet venstrestilles. Indsenders telefonnr Telefonnr på den virksomhed, der indsender oplysningerne Kontakpersons lokalnr Eventuelt lokaltelefonnr for kontaktperson Kontaktperson Navn på den person Told Skat skal henvende sig til, hvis der er fejl i de indsendte data, F.eks. feltforskydning, ulæselige data, ikke valide CPR-numre o.lign. Angivelsesperiode Angivelsesperioden på formen ÅÅÅÅMM. F.eks for november Struktur for angivelsesindivid Individ nummer 3550 Startposition Længde bytes Indhold 1 4 Individnummer 5 8 Oplysningspligtes SE-nr CPR-nr, der er udbetalt A-indkomst til 23 8 Ansættelsesdato 31 8 Fratrædelsesdato 39 8 Lønperiodes start 47 8 Lønperiodes slut 55 8 Løndispositionsdato 63 3 Kode 66 5 Arbejdsstedskode Supplerende oplysninger (filler = blanke)... side 8 af 12

9 Udfyldelse af angivelsesindivid Individnummer Konstant = 3550 Oplysningspligtiges SE-nr SE-numret på den virksomhed, der har udbetalt A-indkomst. Feltet skal altid udfyldes. CPR-nr CPR-nr på den person, der er udbetalt A-indkomst til. Feltet skal altid udfyldes. Ansættelsesdato Ansættelsesdato på formen ÅÅÅÅMMDD. Det er frivilligt at udfylde feltet. Fratrædelsesdato Fratrædelsesdato på formen ÅÅÅÅMMDD. Det er frivilligt at udfylde feltet. Lønperiodes start Startdato på lønperioden på formen ÅÅÅÅMMDD. Det er frivilligt at udfylde feltet. Lønperiodens slut Slutdato på lønperioden på formen ÅÅÅÅMMDD. Det er frivilligt at udfylde feltet. Løndispositionsdato Dato hvor lønnen er til disposition på formen ÅÅÅÅMMDD. det er frivilligt at udfylde feltet. Kode Anvendes kun af kommuner og andre efter aftale med Told- og Skattestyrelsen. Det er frivilligt at udfylde feltet. Arbejdsstedskode Kan anvendes af offentlige virksomheder. Det er frivilligt at udfylde feltet. Supplerende oplysninger Kan f.eks. være oplysninger om, at det er feriepenge til en tidligere ansat, eller det kan være indberetterens egen identifikation af lønmodtageren. Det er frivilligt at udfylde feltet. Hvis virksomheden ønsker at indberette for en given måned, at der intet er at indberette, kan dette lade sig gøre via EDB-ordningen. Det indsendte materiale skal da bestå af tre individer; Et startindivid som ovenfor beskrevet, et angivelsesindivid, hvor cpr-nummeret skal udfyldes med 8-taller. Endvidere skal materialet indeholde et slutindivid som ovenfor beskrevet.... side 9 af 12

10 Struktur for slutindivid Individ nummer 9998 Startposition Længde bytes Indhold 1 4 Individnummer 5 8 Indsenders SE-nr 13 9 Individantal (filer = blanke) Udfyldelse af slutindivid Individnummer Konstant = 9998 Indsenders SE-nr Det samme SE-nr, som i startindividet. Individantal Antal individer i filen incl. start- og slutindivid. Feltet højrestilles med foranstillede nuller eller blanke.... side 10 af 12

11 Fortegnelse over told- og skatteregioner København Hermodsgade København N Telefon Frederiksberg Finsensvej Frederiskberg Telefon Ballerup Lautrupvang 1 A 2750 Ballerup Telefon Hvidovre Stamholmen Hvidovre Telefon Høje-Taastrup Helgeshøj Allé Taatrup Telefon Nærum Rundforbivej Nærum Telefon Bornholm Munch Petersensvej Rønne Telefon Esbjerg Adgangsvejen Esbjerg Telefon Frederikshavn Toldbodvej Frederikshavn Telefon Haderslev Sct. Severingade Haderslev Telefon Helsingør Sundtoldvej 8 A 3000 Helsingør Telefon Herning Brændgårdvej Herning Telefon Hillerød Gefionsvej 6 C 3400 Hillerød Telefon Holstebro Brogårdsvej Holstebro Telefon Horsens Løvenørnsgade Horsens Telefon Kalundborg Banegårdspladsen Kalundborg Telefon Korsør Storebælt Erhvervspark Korsør Telefon Køge Gymnasievej Køge Telefon Maribo Brovejen 15 A 4930 Maribo Telefon Næstved Toldbuen Næstved Telefon Odense Lerchesgade Odense C Telefon Randers Toldbodgade Randers Telefon Svendborg Bryghusvej Svendborg Telefon Sønderborg Hilmar Finsens Gade Sønderborg Telefon Thisted Thisted Kystvej Thisted Telefon Vejle Nordås Vejle Telefon Viborg Vestervangsvej Viborg Telefon Aalborg Østerågade Aalborg Telefon Århus Margrethepladsen Århus C Telefon side 11 af 12

12 Udgivet af Skatteministeriet Told- og Skattestyrelsen Østbanegade København Ø... side 12 af 12