Udbudsbetingelser (begrænset udbud) Rammeaftale Internetforbindelser

Transkript

1 (begrænset udbud) Rammeaftale Internetforbindelser

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Udbuddets indhold Rammeaftalens sortiment Tidsplan for udbudsforretningen Tilbudsafgivelse Generelt Tilbuddets indhold Elektronisk tilbudsafgivelse Tildelingskriterium og evaluering Forbehold og mindstekrav Øvrige vilkår for tilbudsafgivelse Alternative tilbud Overdragelse Skriftlige spørgsmål Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Side 2 af 18

3 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Morten Kure Ringgård adresse: mri@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet Ethics (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) Side 3 af 18

4 2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2014/S Ud over udbudsbekendtgørelsen består udbudsmaterialet af: Nærværende udbudsbetingelser Rammeaftale Bilag A - Liste over SKI s Kunder Bilag B Retningslinjer for Kundens anvendelse af Rammeaftalen Bilag C - Leveringsaftale o Bilag C1 - Implementering o Bilag C2 Drift af internetløsning o Bilag C3 Bestillingsark (Er ikke offentliggjort bilaget, der skal anvendes af kunderne til at foretage bestilling, vil indgå i Rammeaftalen, når denne er indgået.) o Bilag C4 Dokumentation for afløftning af udbudspligt Bilag D - Leverandørens rapportering til SKI Bilag E - Kravspecifikation o Bilag E1 - Leverandørens prisliste Bilag F Vikår for anvendelse af SKI.dk Bilag G - CSR Øvrige dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelse: Tro og love erklæring. Side 4 af 18

5 3. Udbuddets indhold Udbuddet vedrører internetforbindelser med en række tilknyttede serviceydelser, jf. punkt 3.1. Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Der er tale om et begrænset udbud af en frivillig rammeaftale. At rammeaftalen er frivillig indebærer, at SKI s kunder ikke har nogen pligt til at anvende rammeaftalen til at foretage indkøb af de i rammeaftalen omfattede ydelser. Rammeaftalens varighed er 2 år fra aftalens indgåelse, med mulighed for forlængelse 2 gange á 12 måneder. Der påtænkes indgået rammeaftale med 1 leverandør. Kundernes efterfølgende anvendelse af Rammeaftalen vil ske ved et direkte træk på Rammeaftalen. Kunderne skal således hverken foretage direkte tildeling eller miniudbud Rammeaftalens sortiment Rammeaftalens sortiment består af: - Internetforbindelser til hjemmearbejdspladser for kundens medarbejdere. - Internetforbindelse til mindre arbejdspladser, hvor antallet af arbejdspladser med computere ikke overstiger 2. - Internetforbindelse hos borgere, hvor den offentlige myndighed skal servicere borgeren, f.eks. i forbindelse med et sygdomsforløb. Sortimentet er opdelt på et obligatorisk sortiment og et frivilligt sortiment. Det obligatoriske sortiment består af følgende 4 abonnementer og 6 tillægsabonnementer: Obligatorisk sortiment Abonnementer Båndbredde Abonnement nr. 1 10/2 Abonnement nr. 2 20/2 Abonnement nr. 3 50/2 Side 5 af 18

6 Abonnment nr. 4 10/5 (skal leveres trådløst) Tillægsabonnementer Tillægsabonnement nr. 1 Tillægsabonnement nr. 2 Tillægsabonnement nr. 3 Tillægsabonnement nr. 4 Tillægsabonnement nr. 5 Tillægsabonnement nr. 6 Indhold Udvidet serviceaftale Fast statisk IP-adresse Installation på medarbejderens adresse af tekniker Yderligere båndbredde Straksleverance Konfigurationsændring i CPE Det frivillige sortiment består af følgende 1 tillægsabonnement: Frivilligt sortiment Tillægsabonnement Tillægsabonnement nr. 7 Indhold MPLS Det er mindstekrav, at tilbudsgiver tilbyder alle abonnementer og tillægsabonnementer under det obligatoriske sortiment. Det er frivilligt for tilbudsgiver at tilbyde tillægsabonnementet under det frivillige sortiment. For en nærmere beskrivelse af kravene til de udbudte ydelser kan der henvises til kravspecifikationen i Bilag E. Side 6 af 18

7 4. Tidsplan for udbudsforretningen Fredag d. 9. maj 2014 Offentliggørelse af udbudsmaterialet for de prækvalificerede ansøgere Fredag d. 6. juni 2014 Vejledende spørgefrist, jf. punkt 9 Torsdag d. 19. juni 2014 kl Tirsdag d. 1. juli 2014 Tilbudsfrist Forventet ordretildeling Tirsdag d. 15. juli 2014 Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Side 7 af 18

8 5. Tilbudsafgivelse 5.1. Generelt Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 9. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for rammeaftale med tilhørende bilag, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud. Tilbud afgives ved at udfylde de dokumenter, som er angivet under punkt 5.2. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (fx standardvilkår) som en del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mellem leverandøren og SKI eller mellem leverandøren og SKI s kunder. Tilbuddet skal udformes på dansk. Ved afgivelse af tilbud erklærer Leverandøren, at alle tilbudte varer og ydelser lever op til mindstekravene i Bilag E (Kravspecifikation) Tilbuddets indhold Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende følgende dokumenter: Bilag E1 Leverandørens prisliste Tro og loveerklæring om gæld til det offentlige Følgebrev. Dokumenterne findes på udbudssiden Ethics, jf. nærmere herom under punkt 5.3. Nedenfor er det uddybet, hvordan tilbuddets dokumenter skal udfyldes. Bilag E1 - Leverandørens prisliste Tilbudsgiver skal i Bilag E1 udfylde priser for alle de ydelser, der indgår i det obligatoriske sortiment. I relation til de 4 obligatoriske abonnementer, jf. punkt 4.2. i Bilag E, skal tilbudsgiver angive en rabat. Denne rabat skal i kontraktperioden gives til de Kunder, som i forvejen har en bærelinje, eller hvor en bærelinje ikke er nødvendig for levering af abonnementet. Side 8 af 18

9 Tilbudsgiver skal derudover angive en rabatsats, som gælder i rammeaftalens 3. og 4. år. Rabatsatsen indebærer, at alle priser i Bilag E1 nedreguleres i rammeaftalens 3. år i henhold til den rabatsats, som tilbudsgiver har tilbudt. Dette gælder tilsvarende i rammeaftalens 4. år, hvor den samme rabatsats vil blive anvendt til at nedjustere priserne, som er gældende i år 3. Det er tilladt at udfylde priserne i det obligatoriske sortiment og/eller rabatsatsen med 0. Såfremt tilbudsgiver ikke har udfyldt priser for alle ydelser under det obligatoriske sortiment, eller såfremt tilbudsgiver ikke tilbyder en rabatsats for rammeaftalens tredje og fjerde år, vil SKI under evalueringen udfylde de ikke-prissatte ydelser og/eller rabatsatsen med værdien 0, og denne værdi vil indgå i evalueringen, jf. punkt 6. Såfremt tilbudsgiver eller SKI udfylder en ydelse og/eller rabatsat med 0, vil tilbudsgiver efterfølgende i kontraktperioden være bundet af denne værdi. Dette indebærer for ikke-prissatte ydelser, at tilbudsgiver vil være forpligtet til at levere disse ydelser til DKK 0,-, og for rabatsatsen indebærer det, at SKI ikke vil nedregulere priserne i Bilag E1 i rammeaftalens tredje og fjerde år. Tilbudsgiver kan derudover i Bilag E1 tilbyde den ydelse, der indgår i det frivillige sortiment. Det skal bemærkes, at det alene er priserne for det obligatoriske sortiment og rabatsatsen for rammeaftalens tredje og fjerde år, der vil indgå i evalueringen af underkriteriet laveste pris, jf. punkt 6. Såfremt tilbudsgiver ikke har udfyldt en pris under det frivillige sortiment, anses den pågældende ydelse for ikke at være tilbudt. Det er vigtigt, at tilbudsgiver i sin prissætning medregner alle eventuelle omkostninger, udgifter og risici, som tilbudsgiver forventer at have, idet tilbudsgiver efterfølgende under kontraktperioden ikke vil være berettiget til at kræve et større vederlag end det de priser, der fremgår af Bilag E1, eller vederlag for øvrige ydelser, som tilbudsgiver er forpligtet til at levere vederlagsfrit i henhold til rammeaftalens og leveringsaftalens vilkår. Tilbudsgiver opfordres derfor til at læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem. Tro- og love erklæring Tilbudsgiver skal i tro- og love erklæringen angive, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land tilbudsgiver er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love lovbekendtgørelse nr. 336 af om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love. Følgebrev Følgebrevet generes automatisk i Ethics (under menupunktet "Afslut Tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet. Side 9 af 18

10 5.3. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal sendes elektronisk via udbudssiden Ethics. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Link til udbudssiden: Tilbudsgiver bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hver enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde de særlige spørgeskemaer i Pdf- og Excel-format samt tilbudslisterne i Excel-format. Spørgeskemaerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger samt kravene til dokumentation. Spørgeskemaerne findes under menupunktet Udbudsmateriale. Tilbud kan alene afgives elektronisk via Ethics. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på , CD-rom eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret programmet Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Alternativt kan programmet Adobe Reader anvendes i version 9.0. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. Side 10 af 18

11 6. Tildelingskriterium og evaluering SKI forventer at tildele rammeaftalen til 1 leverandør. Tildelingen vil ske på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris. Evalueringen af laveste pris vil blive foretaget på baggrund af en beregnet gennemsnitlig vægtet pris pr. år for det obligatoriske sortiment, jf. celle B18 i Bilag E1 under fanebladet Prisevaluering. Den gennemsnitlige vægtede pris pr. år er bergenet ud fra kontraktsummerne pr. år i Rammeaftalens år 1-4 for det obligatoriske sortiment. Kontraktsummerne for Rammeaftalens år 1 og 2 vil hver blive vægtet med 35 % og kontraktsummerne for Rammeaftalens år 3 og 4 vil hver blive vægtet med 15 %. De vægtede kontraktsummer bliver herefter lagt sammen til en gennemsnitlig vægtet pris pr. år. Tilbudsgivers prissætning af de ydelser som fremgår af Bilag E1, er foretaget med udgangspunkt i kundernes samlede forventede forbrug af de enkelte ydelser, som er omfattet af det obligatoriske sortiment. Det forventede forbrug baserer sig til dels på oplysninger om det historiske forbrug fra en bred skare af SKI s kunder. Kundernes samlede forventede forbrug fremgår af tilbudslisten i Bilag E1 ud fra hver enkelt ydelse. Side 11 af 18

12 7. Forbehold og mindstekrav Forhold i tilbudsgivers tilbud, der betragtes som forbehold overfor ufravigelige mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalens og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 9 nedenfor. I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer. Formuleringerne bedes være på dansk. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet. Side 12 af 18

13 8. Øvrige vilkår for tilbudsafgivelse 8.1. Alternative tilbud Hver tilbudsgiver (identificeret ved et cvr-nr.) kan alene afgive ét tilbud. Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud Overdragelse Efter ansøgning om prækvalifikation og inden kontraktindgåelse er det ikke muligt at overdrage hverken prækvalifikation eller tilbud til en anden juridisk enhed, og derved lade en anden juridisk enhed indtræde i prækvalifikationen eller tilbud i ansøgers/tilbudsgivers sted. Side 13 af 18

14 9. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk via Ethics. Spørgsmål skal stilles via udbudshjemmesiden Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via Udbudshjemmesiden Tilbudsgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på Udbudshjemmesiden. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet i det offentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale. Spørgsmål, der modtages senest 10 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest 4 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 4 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 4 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Side 14 af 18

15 10. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er: Torsdag d. 19. juni 2014, kl Tilbud, kan ikke modtages efter dette tidspunkt, idet Ethics lukker for muligheden for at indgive tilbud efter tilbudsfristens udløb. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på (der vises online), er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgeskrivelsen, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Det bemærkes at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter Ethics efter tilbudsfristens udløb i henhold til servertiden i Ethics. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftale på hver delaftales område. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 15 af 18

16 11. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftaler er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om rammeaftaler tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 10. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 16 af 18

17 12. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er konstrueret således, at rammeaftalen vil kunne indgås mellem SKI og tilbudsgiver uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 17 af 18

18 13. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf, med mindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud. SKI er undtaget lov om offentlighed i forvaltningen, og offentligheden kan derfor ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Hvis der indgås rammeaftale med virksomheden, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI Kunder, der kan benytte sig af Rammeaftalen på via login. SKI s kunder er som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalerne vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. I relation til efterfølgende indgåelse af aftaler henledes tilbudsgivers opmærksomhed derfor på, at rammeaftalerne vil kunne være omfattet af retsreglerne om adgang til aktindsigt. SKI s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 18 af 18