Prækvalifikationsmateriale til begrænset udbud. Informationskampagne om tatoveringer

Transkript

1 Prækvalifikationsmateriale til begrænset udbud af Informationskampagne om tatoveringer 1

2 1 UDBUDSBETINGELSER Indledning Den ordregivende myndighed Kontaktperson Beskrivelse af opgaven Delaftaler Optioner Kontraktperioden Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udvælgelseskriterier Den juridiske person Betingelser for at deltage Ansøgers finansielle og økonomiske egnethed Ansøgers tekniske og/eller faglige egnethed Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Anmodningsfrist mv Anmodningens indhold, udformning mv Minimumskrav til anmodningens indhold, udformning mv Sprog Annullation Omkostninger ved deltagelse Spørgsmål og rettelser... 7 Tidsplan... 8 Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige

3 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Dette udbudsmateriale uddyber annoncen på Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i overensstemmelse med reglerne om annoncering i Tilbudslovens kapitel Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er Miljøstyrelsen. Miljøstyrelsen er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning. I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver Kontaktperson Alle henvendelser forud for prækvalifikationen skal rettes til: Miljøministeriet Miljøstyrelsen Strandgade København K Att.: Christina Ihlemann chihl@mst.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. 1.3 Beskrivelse af opgaven Nærværende udbud omfatter: Kreativ informationskampagne om hvilke sundhedshensyn, der er relevante når man vil have lavet en tatovering. Kampagnen skal bl.a. basere sig på en forundersøgelse, som Miljøstyrelsen får udarbejdet, der udsendes sammen med udbudsmaterialet i tilbudsrunden. Kampagnen skal dække Miljøstyrelsens råd på området: samt de kommende regler på området i form af Sundhedsstyrelsens frivillige registreringsordning og Miljøstyrelsens bekendtgørelse om forbud mod kræftfremkaldende stoffer i tatoveringsfarver. Der prækvalificeres 3-4 tilbudsgivere. Budgettet for opgaven er kr ,- eksklusive moms. 3

4 1.3.1 Delaftaler Der er ikke delaftaler Optioner Der ønskes ikke optioner Kontraktperioden Kontraktperioden er fra august til og med november Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud. I prækvalifikationsrunden foretages en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem ansøgere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet Udvælgelseskriterier. Efter den gennemførte prækvalifikationsrunde udsendes afslagsbreve til de ansøgere, der er blevet fravalgt, ligesom de ansøgere, der opfordres til at afgive endeligt tilbud vil få besked. Nogle dage efter vil udbudsmaterialet blive fremsendt eller gjort tilgængeligt for de endelige ansøgere. Bemærk, at en egentlig kravspecifikation først vil blive udsendt i selve tilbudsrunden sammen med udbudsmaterialet til de ansøgere, der bliver opfordret til at afgive endeligt tilbud Udvælgelseskriterier Den juridiske person Ansøger skal klart og entydigt i anmodningen angive, hvilken juridisk person der er ansøger og dermed ansvarlig over for ordregiver Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af ansøgers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte ansøgers egne forhold, økonomisk egnethed og teknisk egnethed. Ansøger kan udelukkes fra deltagelse i udbudsforretningen på grund af egne forhold. Ansøger skal desuden underskrive en tro- og love erklæring på, at ansøger ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger jf. 4

5 LBK nr. 336 af 13/05/1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Erklæringen er vedlagt i bilag Ansøgers finansielle og økonomiske egnethed Ansøger skal som dokumentation for den økonomiske egnethed vedlægge følgende: 1. Fremlæggelse af virksomhedens seneste godkendte regnskab. 2. Erklæring fra ansøgers bank, revisor el. lignende om, at der siden sidste godkendte regnskab ikke er indtrådt væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske situation. 3. Dokumentation for at ansøger har den for aftalen relevante erhvervsansvarsforsikring, dvs. forsikret mht. rådgiveransvar. Det er et krav at tilbudsgiver kan fremlægge et årsregnskab der ikke udviser dårlig økonomi. Såfremt ansøger ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal ansøger søge sin økonomiske og finansielle egnethed godtgjort på anden vis, ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Ansøger skal i givet fald henvise til det forhold, som ansøger påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale Ansøgers tekniske og/eller faglige egnethed Ansøger skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed vedlægge følgende: 1. Forelæggelse af relevante tilsvarende opgaver (inkl. kreativ løsning) som ansøger har udført inden for det udbudte område i de seneste 3 år (dog max. 5 opgaver og i alt 10 sider), hvis dette er muligt. 2. Beskrivelse af ansøgers organisation. 3. Beskrivelse af hvilke foranstaltninger ansøger har truffet til sikring af kvaliteten. Såfremt ansøger af gyldig grund, f.eks. at virksomheden er ny aktør på området, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation for reference, skal ansøger søge sin tekniske kapacitet godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. I så fald skal ansøger også henvise til det forhold, som ansøger påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for at berigtige indholdet af de oplyste referencer Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Hvis der er flere ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne, end det angivne antal der ønskes prækvalificeret, vil den ordregivende myndighed ved vurderingen af, hvilke ansøgere der er bedst egnede som tilbudsgivere, lægge vægt på nedenstående kriterier: Ansøgers erfaring med at gennemføre informationskampagner af lignende art. Ansøgers erfaring med statslige informationskampagner. Ansøgers kreativitet og gennemslagskraft i løsning af tilsvarende opgaver. 5

6 De ovenstående punkter vil blive vægtet i forhold til den indleverede dokumentation under pkt Anmodningsfrist mv. Anmodning skal være den ordregivende myndighed i hænde senest onsdag d. 22. maj 2013 kl. 12:00. Anmodninger, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning, og vil blive returneret uåbnet. Anmodning skal sendes eller indleveres til: Miljøministeriet Miljøstyrelsen Strandgade København K Att.: Christina Ihlemann Anmodning kan ikke sendes elektronisk, men sendes eller indleveres til den ovenfor angivne adresse. Anmodning mærkes: Udbud af: Informationskampagne om tatoveringer og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen Anmodningens indhold, udformning mv. Ved fremsendelse af anmodning skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsannoncen og nærværende materiale. Anmodning skal afleveres i 3 papireksemplarer samt en elektronisk udgave (Cd-rom eller USB stik) af hele det afleverede prækvalifikationsmateriale. Hvis der er uoverensstemmelser mellem papirudgaven og den elektroniske udgave, er det papirudgaven, der er gældende Minimumskrav til anmodningens indhold, udformning mv. Ved fremsendelse af anmodning skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsannoncen og nærværende udbudsbetingelser. Anmodning skal indeholde følgende: 1. Følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken juridisk person eller sammenslutning der afgiver anmodning. 6

7 2. Ved et konsortium, skal de juridiske personer hver især angives, og der skal derudover en fælles befuldmægtiget 3. Navnene på eventuelle underleverandører. 4. Tro og love erklæring om gæld til det offentlige jf. bilag Tro og love erklæring om endelig afsagt dom jf. bilag Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. ansøgers økonomiske egnethed jf. Ansøgers finansielle og økonomiske egnethed : Fremlæggelse af virksomhedens balance eller uddrag heraf Virksomhedens omsætning indenfor det aktivitetsområde som kontrakten vedrører Erklæring om, at der siden seneste godkendte regnskab ikke er indtrådt væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske situation. 7. Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. ansøgers faglige og tekniske egnethed jf. Ansøgers tekniske og/eller faglige egnethed : Forelæggelse af relevante tilsvarende opgaver (inkl. kreativ løsning), som ansøger har udført inden for det udbudte område i de seneste 3 år, hvis dette er muligt. Der skal angives kontaktperson på referencen. Beskrivelse af ansøgers organisation, antal ansatte, faglige kvalifikationer for de ansatte. Beskrivelse af hvilke foranstaltninger ansøger har truffet til sikring af kvaliteten. 8. Mærkning af forsendelsen, korrekt adressering og rettidig afsendelse jf. Anmodningsfrist mv.!. Hvis den afleverede anmodning ikke indeholder alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation, er anmodningen ikke konditionsmæssig. Dette vil medføre, at anmodningen udelukkes fra vurderingen Sprog Anmodning med tilhørende bilag skal være affattet på dansk Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet og herefter evt. gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at annullere. Som eksempel på en ikke usaglig begrundelse kan nævnes manglende bevillingsmæssig dækning. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle ansøgere indeholdende årsagen til annullationen Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for ansøgers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som ansøger måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Prækvalifikationsmateriale vil ikke blive returneret til ansøger. 1.5 Spørgsmål og rettelser Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle ansøgere lige. Dette indebærer bl.a. at ordregiver skal give alle ansøgere samme informationer under udbudsforretningen. 7

8 Ansøger kan skriftlig stille spørgsmål til nærværende materiale og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før anmodningsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på: Det er ansøgers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuld ansøgning som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler ansøger. Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: Prækvalifikationsfasen onsdag d. 1. maj Torsdag d. 16. maj Annoncering på Onsdag 22. maj 2013 kl Anmodningsfrist Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål 27. maj Udsendelse af afslagsbreve og acceptbreve Tilbudsfasen Mandag d. 3. juni Udsendelse af udbudsmateriale til de prækvalificerede tilbudsgivere Mandag d. 10. juni kl Spørgemøde i Miljøstyrelsen (mødesal B) Onsdag d. 19. juni Tirsdag d. 25. juni kl. 12:00 Torsdag og fredag d juni Tirsdag d. 2. juli Torsdag d. 4. juli Torsdag d. 1. august Onsdag d. 7. august Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål Tilbudsfrist Præsentation af kampagne tilbud i Miljøstyrelsen Underretning om valg af leverandører Underskrivelse af kontrakt Kontraktens ikrafttræden Opstartsmøde kl Miljøstyrelsen (mødesal B) 8

9 Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige I.h.t. Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love (Effektivisering af inddrivelsen af restancer til det offentlige), skal offentlige myndigheder skal ved udbud af bygge- og anlægsarbejder samt indkøb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. I overensstemmelse med den ovenfor nævnte lovs bestemmelser afgiver undertegnede herved på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn, adresse, telefon og CVR nr.: Oplysninger om gæld til det offentlige (sæt kryds): 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger ikke kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). Efterstående punkt 4 eller 5 og 6 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt. 6 Dato for sikkerhed/ordningens etablering: År: Måned: Dag: Inddrivningsmyndighed Navn Gade/vej: Post nr: By: Underskrift: Dato: Virksomhedens ledelses underskrift samt firmastempel: 9

10 Bilag 2: Tro- og Love-erklæring om endelig afsagt dom I henhold til bekendtgørelse nr. 937 af 16/09/2004 (Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter) skal enhver ansøger eller tilbudsgiver udelukkes, hvis der er afsagt en endelig dom mod denne af en eller flere af følgende grunde: 1) medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens 81, nr. 3, 2) overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens 299, nr. 2, 3) overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens 289 a eller 4) overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens 290. I overensstemmelse med ovennævnte punkter erklærer undertegnede herved på tro og love at der ikke er afsagt endelig dom mod ansøger/tilbudsgiver på nogen af de ovennævnte punkter. Dato Virksomhedsnavn og CVR nr. Underskrift Evt. stempel 10