Referat. Spørgemøde - EU-udbud vedr. levering af friske frugt- og grøntkasser

Transkript

1 Referat Spørgemøde - EU-udbud vedr. levering af friske frugt- og grøntkasser Sted: Skive Kommune Rådhuspladsen Skive Tid: Onsdag d. 1. juni kl. 10:15 Laila G. Jensen startede med en præsentation af de forskellige udbud og fortsatte med en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet. Der blev vist, hvorledes XML-filen skal uploades i ESPD-dokumentet, med baggrund i bilag 2 vejledning i ESPD dokumentet. På hvilken måde skal frivillig forstås i forhold til aftaleforpligtelse? Frivillig skal forstås sådan, at ordregiver ikke ønsker at forpligte sig med en bestemt volumen til det enkelte udbud eller til leverandør. Institutionerne benytter i dagligdagen de enkelte udbud på baggrund af det konkrete behov. Valget afhænger af om institutionen ønsker levering af dagligdagsfødevarer, levering af frugt- og grøntkasser eller foretager et pædagogisk indkøb eller et akut indkøb. Hvis institutionerne vælger at få leveret frugt- og grøntkasser, betyder det at de skal handle hos den vindende leverandør, dog undtaget køb, som foretages via delydelsesreglen. Hvordan kommer kommunikationen til foregå i forbindelse med implementeringen af aftalerne? Skive Kommunes indkøbsafdeling vil udsende information til alle omfattede institutioner inden opstart af aftalerne. Derefter opfordrer vi leverandørerne til efterfølgende at udsende et evt. opstartsbrev. Er det muligt at ændre på kravene til holdbarhed? Kravene til holdbarhed på leveringstidspunktet for levering, bliver ændret til følgende: Frugt og grønt skal generelt være frisk og se indbydende ud.

2 Frugt og grønt kan ikke leveres med en holdbarhedsdato, men det forudsættes, at disse fødevarer er friske når de modtages på leveringsstedet, således at de er holdbare længst mulig tid efter leveringstidspunktet. Er det en fejl at der stilles krav til kølekæden? Ja, det er en fejl. Afsnittet Transport af fødevarer i kravspecifikationen udgår af udbudsmaterialet. Skal det forstås sådan, at udover de nævnte frugt og grøntkasser i bilag C, kan afdelingerne bestille en sammensætning efter eget ønske, indeholdende de forskellige frugt og grøntsager i bilag C? Ja, det er korrekt. Enhederne skal have mulighed for at sammensætte frugt og grøntkasser efter eget ønske med de produkter som er på bilag C, men også med de frugt og grøntsager som tilbudsgiver har i det supplerende sortiment. Hvordan skal evalueringen forstås? Afsnit 7 og 7.1 afspejler ikke Skive Kommunes hensigt med udbuddet, og teksten i afsnittene ændres derfor til følgende: 7 Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftalen vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Udbuddet opdeles i følgende underkriterier og vægtning: - Pris (vægtning 50%) - Service (vægtning 30%) - Sortimentsbredde (vægtning 20%) Der benyttes en pointskala Den tilbudsgiver som samlet opnår flest point, vinder udbuddet. 7.1 Procedure for evaluering af Bedste forhold mellem pris og kvalitet Ordregiver har forud for udbuddet sammensat en varekurv, bilag C, der historisk repræsenterer ordregivers behov set over 12 måneder, og som er det fulde potentiale, hvis alle indkøb af frugt og grøntkasser foretages på denne aftale. Tilbudsgivers max. priser, som skal være faste i hele aftaleperioden, angives i bilag C i DKK ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger, dog ikke udbringningsgebyret. De tilbudte priser vil i forbindelse med evalueringen blive summeret op med det estimerede årlige forbrug.

3 Udbringningsgebyret angives i bilag D. Såfremt der angives mere end ét udbringningsgebyr vil gebyret blive beregnet ud fra tilbudsgivers højst angivne udbringningsgebyr, da der primært vil være tale om ordre af et begrænset beløb. Pris Ved evaluering af pris vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgivers tilbudte priser i varekurven bilag C, og udbringningsgebyret angivet i bilag D. Underkriteriet Pris er opdelt i følgende delkriterier og vægtning: - Summen af udbringningsgebyret (vægtning 65%) - Tilbudssummen af varekurven (vægtning 35%) Primær evalueringsmodel for varekurven: Tilbudsgivernes tilbudssummer for varekurven evalueres relativt og tildeles ud fra en lineær pointmodel fra 0-10 point. Laveste tilbudssum for varekurven, tildeles 10 point. En samlet tilbudssum, der svarer til laveste samlede tilbudssum + 50 % tildeles 0 point. Hvis en af tilbudsgivernes tilbudssum er mere end 50% højere end den laveste tilbudssum, tildeles tilbuddet 0 point. Øvrige samlede tilbudssummer tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter jf. formlen: Tilbuddets point = Maksimumpoint maksimumpoint x (Z / 50%) Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel. Alternativ model 1 for varekurven: Såfremt den samlede tilbudssum i minimum 2 af de indkomne tilbud, mod forventning, er højere end laveste samlede tilbudssum + 50%, tildeles 0 point i stedet til højeste tilbudte samlede tilbudssum. Tilbud mellem laveste samlede tilbudssum og højeste samlede tilbudssum tildeles point ved interpolation mellem disse punkter Primær evalueringsmodel for udbringningsgebyret: Evaluering af udbringningsgebyret beregnes ud fra en pointskala fra 0-10, jf. nedenfor: Point: Udbringningsgebyr: 10 0 kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr.

4 0 100 kr. eller derover Tilbudssummen for varekurven og udbringningsgebyret vægter forskelligt i evalueringen. I den samlede evaluering ganges point for varekurven op med 35% som tilbudssummen for varekurven er vægtet med, og point for udbringningsgebyret ganges op med 65% som udbringningsgebyret er vægtet med. Service Ved evaluering af underkriteriet service vil der blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af bilag D Tilbudsbesvarelse. Tilbudsgiver skal beskrive sin service til Ordregiver, herunder: Metode(r) for Ordregivers bestilling af frisk frugt- og grønt kasser, Beskrivelse af leveringsmetode for Ordregivers modtagelse af frisk frugt- og grønt kasser Øvrig tilbudt service i forhold til proceduren fra bestilling til levering,, fx returnering af kasser for grønt og frugt Håndtering af årstidernes skift i form af løbende udskiftning af sortimentet for frugt og grønt Det vurderes positivt: At tilbudsgiver tilbyder en enkel og fleksibel ordning i dagligdagen for Ordregivers enheder og institutioner. At tilbudsgiver tilbyder en konkret beskrevet og varieret ordning med løbende udskiftning set over hele året, hvor årstiderne skifter Evalueringsmetoden er beskrevet i punkt 7.2 i udbudsbetingelserne. Sortimentsbredde Ved evaluering af underkriteriet Sortimentsbredde vil der blive vurderet på baggrund af følgende: Det vurderes positivt, at tilbudsgivers supplerende sortiment giver adgang til et bredt sortiment inden for både frugt og grønt, således at Ordregiver har adgang til et relevant og attraktivt sortiment. I bilag D Tilbudsbesvarelse anfører tilbudsgiver antallet af sine varer i gældende sortiment. Evalueringsmetoden er beskrevet i punkt 7.2 i udbudsbetingelserne. På baggrund af ovenstående svar/ændringer forlænges tilbudsfristen til 15. juli 2016 kl. 12.

5