Manual. ILM indkøbs- og logistikmodul Version SAP 7.0 november Koncernøkonomi

Transkript

1 Manual ILM indkøbs- og logistikmodul Version SAP 7.0 november 2011 Koncernøkonomi

2 Indholdsfortegnelse: 1. Log-in Ved skift af password Internet sikkerhedsindstillinger Pop-up blokeringer Aktiver rammer Startside overblik/forside for rekvirenter Generelle informationer om indkøb i 4 trin Oversigt over forløb Frem og tilbageknapper Gem din indkøbsvogn Søgeord Lagervare eller skaffevare? Trin 1: Varesøgning Søgning efter varer i alle kataloger Søgning efter varer i ét katalog Søgning af varer i gamle indkøbsvogne og skabeloner Beskriv rekvirering Trin 2: Oversigt over indkøbsvogn Ændring af lager / fabrik Ændring af omkostningssted Slet en varelinie i indkøbsvognen Trin 3: Bestil eller gem/fasthold en indkøbsvogn Trin 4: Bekræftelse på bestilt indkøbsvogn uden fejl Status på din indkøbsvogn Vis reservationer Skabeloner Skabeloner (fastholdte indkøbsvogne) Anvisning Varemodtagelse (bekræftelse) Fejlmeddelelser Ordliste...28

3 1. Log-in Log ind med bruger ID og Password 1.1 Ved skift af password Når du vil skifte dit password, skal du gå ind på ØSindsigt billedet og her ændre til en ny kode. Du skal angive dit brugerid og herefter trykke på skift kode, her vil du få mulighed for at ændre din kode. Dit password skal indeholde max 8 tegn. I forbindelse med opdateringen af ILM d. 14. november 2011, vil der arbejdes på at alle bliver oprettet med deres regionsid, da vi arbejder på at få en samlet kodelogin. Hvis det vedrører dig, vil du få besked via mail. Side 3

4 2. Internet sikkerhedsindstillinger 2.1 Pop-up blokeringer Din computer er sandsynligvis sat op til at blokere pop-up vinduer af sikkerhedsmæssige årsager. Når du logger på systemet første gang skal du derfor gå i Funktioner og slå blokering af pop-up vinduer fra. Funktioner> Blokering af pop-up vinduer> Slå blokering af pop-up vinduer fra 2.2 Aktiver rammer For at du kan tilføje varer i din indkøbsvogn, skal du ændre i sikkerhedsindstillingerne. Klik på Funktioner Internetindstillinger. Klik på Sikkerhed og Brugerdefineret niveau. Scroll ned på pilen til du når: Flyt underramme på tværs af forskellige domæner klik på Aktiver. * Ovenstående ændringer har ingen effekt på sikkerheden i systemet. Side 4

5 3. Startside overblik/forside for rekvirenter Indkøb - Link til Indkøb i 4 trin Udvidet søgning - Her kan du udsøge/finde dine gamle indkøbsvogne m.v. f.eks. udsøge fastholdte/gemte indkøbsvogne m.v. POWL (Personal object working list) - POWL listen viser status på tidligere indkøbsvogne f.eks. vogne der ligger til godkendelse, vogne som mangler varemodtagelse m.v. - Listen er aktiv Navigation: - Indkøb (Indkøb i 4 trin) - Varemodtagelse - her kan du varemodtage dine bestillinger fra eksterne leverandører anvendes KUN af de enheder som ikke har central varemodtagelse. Hvis du er i tvivl så kontakt din forandringsagent. - Meddelelser - Indkøb via scanning o Vise reservationer se hvor mange reservationer (lagervarebestillinger) der ligger på et givent omkostningssted. o Vise sortiment se hvilket sortiment der er til et givent omkostningssted - Brugerindstillinger o SRM-brugerindstillinger mulighed for at ændre titel og telefonnummer. Brugerændringer foretages normalt i ØS Indsigt

6 4. Generelle informationer om indkøb i 4 trin. 4.1 Oversigt over forløb Trin 1: Trin 2: Trin 3: Trin 4: Søg varer - Søg i alle kataloger på +en gang - Søg i et katalog f.eks. Skejby - Søg i gamle indkøbsvogn og skabeloner - Lav en Beskriv rekvirering Oversigt over hvad der er din indkøbsvogn Mulighed for at slette en vare i indkøbsvogn, ændre mængde, ændre omkostningssted m.v. Bestil eller gem (fasthold) din indkøbsvogn Navngiv din indkøbsvogn Mulighed for at se om din indkøbsvogn skal anvises og af hvem Bekræftelse på at din indkøbsvogn er bestilt og uden fejl. 4.2 Frem og tilbageknapper Du kan altid navigere mellem de forskellige trin, enten via Links under trin 1-4 eller via trin -/+ knapperne. 4.3 Gem din indkøbsvogn Du kan altid gemme din indkøbsvogn under vejs klik på Gem/fasthold og når du vil åbne den igen, klikker du på Behandl. 4.4 Søgeord Når du skal søge efter en vare skal du bruge ental. Skriv f.eks. kuvert i stedet for kuverter. Du kan også bruge * funktionen eks: kuvert* eller *kuvert* Hvis du er i tvivl om varens navn, brug stjernefunktionen: * Hvis der anvendes * både før og efter søgeordet, fremkommer alt hvor søgeordet indgår.

7 Du kan også søge på leverandørens varenummer, det står næsten altid på pakken. Du kan også søge på Region Midtjylland varenummer (lagervarer) Du kan også søge på leverandørens navn. 4.5 Lagervare eller skaffevare? Lagervarer: - har et regions varenummer (Produkt- ID) f.eks udleveres fra lageret/sterilcentralen - skal aldrig anvises eller varemodtages Skaffevarer: - har IKKE et regionsvarenummer (Produkt-ID) - indkøbsvognen med skaffevarer sendes direkte til leverandøren - skal anvises hvis beløbet er over anvisningsgrænsen - skal varemodtages OBS! Det er som udgangspunkt ligegyldigt, om du blander skaffevarer og lagervarer i en indkøbsvogn. Du skal dog være opmærksom på, at såfremt værdien af skaffevarerne i indkøbsvognen overstiger anvisningsgrænsen, afventer hele indkøbsvognen inkl. lagervarerne anvisning. Det kan derfor i visse tilfælde være en god ide at opsplitte bestillingerne, så lagervarer bestilles i én indkøbsvogn og skaffevarer i en anden. - en indkøbsvogn med lagervarer til kr. og en skaffevare til 5. kr. kommer ikke til anvisning - en indkøbsvogn med lagervarer til 100 kr. og skaffevarer til kr. kommer til anvisning, hvis anvisningsgrænsen den pågældende dag er på kr. Side 7

8 5. Trin 1: Varesøgning Klik på Indkøb 5.1 Søgning efter varer i alle kataloger Søg i alle kataloger: indtast f.eks. varens navn eller varenummer og tryk på Resultatet af varesøgning: varerne kommer frem som en liste uden eventuelle billeder. Når du skal vælge varerne til indkøbsvognen, klikkes på firkanten yderst til venstre skal du have flere varer, holdes Ctrl-tasten nede samtidig med at du klikker på firkanten, obs. dette er indenfor samme søgning. Når en vare er markeret, bliver linien orange. Klik på OK og de markerede varer kommer i indkøbsvognen. Side 8

9 5.2 Søgning efter varer i ét katalog Klik på ét af katalogerne f.eks. HEvest: Indtast søgeord f.eks. kuvert klik på Søg Klik på indkøbsvognen for at tilføje varen til din indkøbsvogn. Du kan også klikke på den lille hvide firkant og derefter klikke på Tilføj indkøbsvogn For at komme videre til Trin 2 (oversigt over varer i indkøbsvogn) klik på Afslut indkøbsordre. Vær opmærksom på at du forbliver på siden, indtil du klikker på Afslut indkøbsordre herved kommer du videre til Trin 2. OBS! Hvis du vil bestille flere varer og går i trin 1 igen for at søge varer frem, skal du være opmærksom på, at de tidligere varer ikke syner til at ligge i indkøbsvognen, men de ligger der stadig. Side 9

10 Lad være med at klikke på Vis indkøbsvogn det giver blot ydereligere klik Søgning af varer i gamle indkøbsvogne og skabeloner Klik på Gamle indkøbsvogne og skabeloner. Udsøg indkøbsvogne f.eks. under Status her kan du finde dine Gemte (fastholdte) indkøbsvogne. For at se alle varelinierne i indkøbsvognen, klikkes først på den sorte trekant Når du skal vælge varerne til indkøbsvognen, klikkes på firkanten yderst til venstre skal du have flere varer, holdes Ctrl-tasten nede samtidig med at du klikker på firkanten. Når en vare er markeret, bliver linien orange. Klik på OK og de markerede varer kommer i indkøbsvognen. Side 10

11 5.4 Beskriv rekvirering Beskriv rekvirering bruges, når du ikke kan finde en given vare i katalogerne. Klik på linket Beskriv rekvirering Udfyld felterne: - du kan søge på f.eks. leverandør, produktkategori m.v. eller du kan indtaste navn på en leverandør i feltet. F.eks. kan du indtaste Lyreco i stedet for at søge en lev. - Husk at indtaste mængde-feltet f.eks. st (for stk.) Søg Produktkategori klik på Start søgning. Klik på Beskrivelser, så sorterer du produktkategorierne alfabetisk. Vælg/klik på en produktkategori og klik på OK: Side 11

12 Søg leverandør: Vælg leverandør indtast søgeord f.eks. Lyreco* Du kommer herefter til Trin 2 og du kan færdiggøre din bestilling. Når du har bestil din indkøbsvogn med en beskriv rekvirering, vil din indkøbsvogn komme til en disponent / cockpit, som færdiggør din ordre, således den er klar til udsendelse til leverandøren. Når disponenten har behandlet indkøbsvognen, - evt. påført pris, leverandør eller lignende, kommer indkøbsvognen tilbage til dig du skal godkende indkøbsvognen. Såfremt der ikke er påført ændringer, følger indkøbsvognen blot det normale flow herefter. Indkøbsvognen vil ligge i din POWL-liste med status I indbakke. 6. Trin 2: Oversigt over indkøbsvogn Side 12

13 6.1 Ændring af lager / fabrik Når nedenstående fejlmelding kommer frem: Produkt findes ikke i fabrik 1710 resp. er markeret til sletning, så skal der ændres lager/fabrik på varen. Klik på Detaljer eller på varelinjen Klik på Lokation / fabrik. Vælg nyt lager /fabrik. Som udgangspunkt oprettes alle vare med centraldepotet som default. Side 13

14 6.2 Ændring af omkostningssted Klik på Detaljer eller på varelinjen klik på Kontering Klik på Tildel nummer hvis du er tilknyttet flere omkostningssteder, vil de komme op, og du kan vælge én af dem ved at dobbeltklikke på den. HUSK at en indkøbsvogn kun kan håndtere ét omkostningssted. Når du skal ændre omkostningssted for alle varerne i indkøbsvognen, klikker du på først Kopier, derefter på Indsæt og til sidst Ændr alle positioner. Ændringen medfører automatisk ændring i leveringsadressen, så omkostningssted og adresse passer sammen. Side 14

15 Hvis du har en indkøbsvogn med flere omkostningssteder, vil følgende fejlmeddelelse komme frem, og du vil ikke kunne bestille indkøbsvognen før du har ændret omkostningsstedet. 6.3 Slet en varelinie i indkøbsvognen Marker den varelinie som skal slettes og klik på Slet. For at tilføje flere varer, klikkes enten på Trin 1, eller Opret ny position. Hvis du er færdig med at ligge varer i din indkøbsvogn tryk da på Trin+ eller på 3 tallet for at gå videre 7. Trin 3: Bestil eller gem/fasthold en indkøbsvogn Navngiv din indkøbsvogn (det er kun dig, der kan se navnet). Se om din indkøbsvogn skal anvises og af hvem Side 15

16 Anvisning eller ej: Skal anvises Skal ikke anvises Klik på OK for at komme tilbage til Trin 3. Klik på Bestil hvis bestillingen skal igennem eller Fasthold hvis du ønsker at gemme indkøbsvognen. 8. Trin 4: Bekræftelse på bestilt indkøbsvogn uden fejl Side 16

17 Trin 4 er en bekræftelse på at indkøbsvognen er bestilt uden fejl. For at komme til forsiden trin 1 klikkes på Luk eller Indkøb på ny. Vis Print er et print af hvorledes ordren ser ud, Printet er ikke særlig beregnet på at vise en oversigt over hvad der er købt, og det anbefales at lade være med at printe indkøbsvognen. Eksempel på print: Side 17

18 9. Status på din indkøbsvogn På forsiden for rekvirentdelen kan du følge status på dine indkøbsvogne. Godkendt - Indkøbsvogne med lagervarer vil have status Godkendt. - Indkøbsvogne med status Godkendt kan ikke ændres/slettes. Under godkendelse - Indkøbsvogne med skaffevarer vil have status Under godkendelse hvis beløbet på skaffevarerne er over anvisningsgrænsen og status Godkendt hvis beløbet er under anvisningsgrænsen. - Indkøbsvogne med Beskriv rekvirering har status Under godkendelse indtil ILM-teamet har færdiggjort indkøbsvognen når indkøbsvognen er behandlet af ILM-teamet vil den få status I Indbakke. Når rekvirenten har godkendt ILMteamets ændringer/tilretninger, bliver indkøbsvognen sendt (evt. omkring en anviser først) ud som en ordre til en leverandør. - Indkøbsvogne med status Under godkendelse kan slettes/ændres. Fastholdt/gemt - Hvis du åbner en indkøbsvogn med status fastholdt åbner indkøbsvognen op i Trin 1 og du kan arbejde videre derfra. - Indkøbsvogne med status fastholdt/gemt kan slettes/ændres. Frigivelse afvist - Anviseren har afvist din indkøbsvogn, kontakt herefter anviseren som har afvist den. Efterfølgende bilag oprettet - Indkøbsvognen er blevet til en ordre til leverandøren. Ordren er afsendt til den pågældende leverandør. Fejl i forløb - Indkøbsvogn har fejlet og er ikke sendt til leverandøren eller til depotet/sterilcentralen. Kontakt ILM-teamet. Forsiden indeholder følgende aktive forespørgsler: 1. Indkøbsvogn alle egne indkøbsvogne pr position 2. Ej varemodtaget indkøbsvogn alle egne endnu ikke varemodtagne indkøbsvogne pr. indkøbsvogn 3. Varemodtagne indkøbsvogne - alle egne varemodtagne indkøbsvogne pr. indkøbsvogn Forespørgsel 4 og 5 kommer på et særskilt undervisningsmateriale. Side 18

19 Funktionen Udvidet søgning kan også bruges til udsøge gamle indkøbsvogne. Nedenstående er et eksempel på udsøgning af Gemte/fastholdte indkøbsvogne. Side 19

20 10. Vis reservationer Hvis du har behov for at se hvad der er bestilt på lageret kan funktionen Vise reservationer benyttes. Indtast omkostningssted og behovstidspunkt (dato) klik på Udfør. Her vil fremgå hvilke åbne reservationer du har liggende til dit omkostningssted. Side 20

21 11. Skabeloner Skabeloner er en fastholdt indkøbsvogn dvs., du kan vælge varer ud fra en fastholdt indkøbsvogn Skabeloner (fastholdte indkøbsvogne) I din personlige skabelonen (fastholdte indkøbsvogne) kan du eksempelvis have de varer du ofte bestiller. Når du vil oprette en skabelon, starter du med indkøbsvognen som ved alm. bestilling. Trin 2 er også som ved alm. bestilling. Forskellen på en skabelon og en bestilling, er i Trin 3, hvor du vælger knappen Fasthold i stedet for at vælge knappen Bestil. Husk at give indkøbsvognen et sigende navn, så du kan genkende hvilke varer der er fastholdt her. Bestilling af varer fra skabelon Klik på Indkøb og vælg derefter linket: Gamle indkøbsordrer og skabeloner Udsøg indkøbsvogn på status: Vælg Fastholdt Åbn indkøbsvognen ved at klikke på den sorte trekant til venstre marker de varelinier, som du ønsker at bestille. Hvis du skal markere flere linjer, holdes Ctrl-tasten nede samtidig med, at du klikker på varelinjen. Ønsker du at markere alle linjer i indkøbsvognen klikker du på den første linje, derefter holder du Shift-tasten nede, samtidig med at du klikker på sidste linje. Du kan også vælge at markere linjen med indkøbsvognens navn og trykke på OK Side 21

22 Du kan vælge varer fra flere skabeloner klik på de øvrige indkøbsvogne (på den sorte trekant) og klik de varer af, du ønsker. Klik derefter på OK og du kommer til Trin 2 hvor du kan ændre mængde, tilføje flere varer m.v. Side 22

23 Ændring af skabelon (fastholdt indkøbsvogn) Hvis du skal ændre i din skabelon kan du enten udsøge din skabelon via Udvidet Søgning eller via din forside. I Udvidet søgning udsøger du på status Fastholdt Klik på indkøbsvognen. Klik derefter på Behandl Side 23

24 Slette varer i skabelonen: Klik på linien og klik Slet hvis der ikke skal tilføjes flere varer, kan du klikke på Gem for at fastholde og skabelonen er gemt igen. Hvis du skal tilføje varer til skabelonen: Klik på Opret position og vælg HEvest katalog. Du kommer til Trin 1, hvor du kan vælge flere varer. Når du har tilføjet eller slettet varer fra din skabelon. Du gemmer din skabelon i Trin 4, hvor du klikker på Fastholdt i stedet for at bestille indkøbsvognen. Side 24

25 12. Anvisning Vælg anviser i menulinien. Marker indkøbsvognen nederst på siden har du flere valgmuligheder bl.a. at Godkende eller Afvise indkøbsvognen. Klik på Indkøbsvognen for at se hvilke varer der ligger i den. Klik på Behandl alle positioner for at godkende eller afvise. Du kan også klikke på prikkerne på varelinjen. Klik derefter på Send og indkøbsordren sendes til leverandøren. Hvis du afviser indkøbsvognen, vil indkøbsvognen ligge med status Frigivelse afvist hos den bruger som har lavet indkøbsvognen. Side 25

26 13. Varemodtagelse (bekræftelse) På flere hospitaler er der central varemodtagelse. Det betyder, at depoterne/sterilcentralerne varemodtager varerne i ILM en, hvorefter varerne udleveres til afdelingerne. Som rekvirent skal du derfor ALDRIG varemodtage, kun tjekke din følgeseddel fra depotet/sterilcentralen om du har fået udleveret alle varerne. OBS! Det er vigtigt, at der bliver varemodtaget, da varemodtagelsen udløser betaling af faktura. Side 26

27 14. Fejlmeddelelser Der skal ændres lager på den pågældende vare - se side 13 i manualen. Der skal ændres omkostningssted se side 15 i manualen. Brugeren som får denne fejl, er ikke tilknyttet et omkostningssted. Kontakt forandringsagenten med henblik på kontakt til brugeroprettelsen. Der er flere konti for den pågældende vare. En gul advarsel forhindrer ikke bestilling af en indkøbsvogn. Hvis du ved, hvilken artskonto der skal vælges, kan du ændre kontoen jf. nedenstående: Klik på varelinjen klik på Kontering klik på Artskontering (her kan du udsøge en ny artskonto). Der vil være to muligheder for kontovalg, og de anbefalede kontonumre fremgår øverst med et JA yderst til venstre i listen. Side 27

28 15. Ordliste Ord Anvisning Cockpit Costcenter Costcenterknude Disponent Ean-nummer Efteranvisning Fabrik Fire-vejsmatch Foranvisning Fritekst-ordre Definition Godkendelse af enhver økonomisk disponering eller udgift. Anvisningen kan uddelegeres fra den budgetansvarlige. Foranvisning skal ske i forbindelse med en ordre ud af huset, dette foregår i ILM og er en forudsætning for at ordren sendes af sted. Efteranvisning sker i forbindelse med en rekvirering af en lagervare igennem ILM og finder sted i ØSIndsigt. Bestillinger, der ikke umiddelbart resulterer i en indkøbsordre, skal behandles i et Cockpit. Cockpittet færdiggør bestillingen, så varen kan bestilles hos leverandøren ud fra gældende retningslinier og kontrakter Hvert afsnit er en økonomisk enhed og kaldes i SAP-terminologi costcenter Hver afdeling samler afsnittene under sig i en costcenterknude Rolle, der udover at indkøbe, kan se og ændre det samlede afsnits ordrer og foretage central varemodtagelse Officielt nummer der tilknyttes én indkøbsenhed, og danner grundlag for korrekt kontering af faktura fra leverandørerne Anvisning der foretages i ØS2000 efter fx lagerudleveringer SAP-terminologi for underopdeling af koncernen og svarer til et hospital, centraldepot, sterilcentral eller institution I forbindelse med elektronisk fakturering anvendes begrebet firevejsmatch. Når ordre, varemodtagelse, pris og kvalitet stemmer overens, siges ordren at matche og bogføres dermed automatisk i ØS Anvisning foretages inden ordren sendes til ekstern leverandør Når varen ikke kan findes i katalog, beskrives varen i fritekstfeltet. Via workflow går rekvireringen til cockpittet, der manuelt fremfinder den ønskede vare og danner en ordre der ekspederes Side 28

29 Færdigvarer Varer som indeholder en stykliste, og som man selv producerer. Varen er det færdige materiale i en produktion ILM Koncernindkøbs- og logistikmodul Indkøbsvogn Systemets virtuelle sted at samle varekøb inden der dannes en ordre, der afsendes elektronisk Katalog Systemets virtuelle sted at præsentere de varer, der kan købes gennem systemet. Lagervarer Lagervarer er varer, som f.eks. centraldepotet eller sterilcentralen lagerfører, og kan både optræde som lagerholdte og ikke lagerholdte lagervarer. Lagervarer har et fælles Region Midtjylland varenummer Materialer SAP terminologi for varer og tjenesteydelser Omkostningssted Det samme som Costcenter eller afsnit Rekvirent Den enkelte bruger som bestiller i systemet Rekvisition Rekvisition indeholder alle oplysninger til hjemtagelse af en vare. Når en rekvisition er anvist, ændrer den status til en indkøbsordre Single sign on Logon med en kode til begge systemer: ILM og ØSIndsigt Skaffevarer Stamdata Varemodtagelse Varer der ikke lagerholdes og købes hjem direkte fra leverandøren uden håndtering på lagrene. Skaffevarer har ikke et fælles Region Midtjylland varenummer. Oplysninger om de enkelte varer. Databasen vedligeholdes centralt i Indkøb og Logistik, Region Midtjylland Varemodtagelse sker enten på lageret (central varemodtagelse) eller direkte hos brugeren (decentral varemodtagelse). Varemodtagelse gennemføres, når en vare tilgår et budgetområde eller indkøbsenhed. Ved varemodtagelse overgår ret og risiko fra afsender til modtager Workflow Varemodtagelsen udløser betaling af faktura. Uden varemodtagelse kan en given faktura ikke sendes til betaling. Beskrivelse af elektroniske arbejdsgange i systemet ØSIndsigt Koncernøkonomisystem Side 29

30 Side 30