Svømmebaner - Tillæg til VSM-t Værdistrømsanalyse tidsvinduer

Transkript

1 LEANREJSEN - Svømmebaner - Tillæg til VSM-t Værdistrømsanalyse tidsvinduer Adobe full screen: Ctrl + L

2 Brugerlicens DI ejer alle rettigheder til denne præsentation For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder Brugerlicensen giver virksomheden ret til at: Kopiere, udskrive og anvende materialet Lave tilføjelser til materialet når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden Fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at: Sælge materialet Fremvise materialet for tredje part mod betaling Fjerne denne side 2

3 Svømmebaner - Tillæg til VSM-t Undervisning 3

4 Program for kaizenevent Undervisning At sikre, at deltagerne har den fornødne viden og for at kunne gennemføre en kaizenevent Analyse af problemstillingen At få deltagerne til at se potentialet og mulighederne i værktøjet Forslag til implementering af forbedring At udarbejde til implementering af værktøjet. Forslaget præsenteres for afdelingen. Gennemførelse af forandringen At udarbejde et eksempel på værktøjets implementering Opbygning af en struktur til opfølgning At sikre, at indretningen af flowet kan fastholdes og videreudvikles Afing At sikre ejerskab hos ledere og medarbejdere for de ændringer, der gennemføres Evaluering At sikre læring af forløbet 4

5 Svømmebaner Værdistrømmen tegnes som et lineært procesforløb Ved ansvarsskift bliver der ofte foretaget en ny prioritering Ved ansvarsskift er der ofte en kø af sager Vises ansvarsskift på tegningen, er spildet nemmere at se Svømmebaner afbilder procesforløbet i ansvarsområder Der tegnes er række baner, svømmebaner Hver bane repræsenterer et ansvarsområde Processer fordeles i banerne for de enkelte ansvarsområder Herved bliver skift af ansvarsområder meget tydelige Svømmebaner udarbejdes på en whiteboard eller på brunt papir, som for værdistrømmen 5

6 Svømmebaner - Symboler Input / Output Proces Beslutning - ofte et spørgsmål Postkasse - indbakke 6

7 Interval Mandag kl. 9:00 og 3. hverdag i måneden Uge og månedskørsel IT-systemer Mail sendes løbende TA for TA = 9,2 dage/nedlæggelse TA = 1,7 dage/ændring 1 1 S g 2 dg Syd 2 dg g Syd 5 dg g 7 1 g 8 1 Vurderer Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min Samlet gennemløbstid = 27,7 dage Samlet cyklustid = min Værdiskabende tid = 10,4% Evaluerer Forslaget GT = ag Opgaven stilles til S Behandler anmodning, finder løsning Denne tegning af værdistrømmen udarbejdes som svømmebaner Realiser plan Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min Opdater forecast, info til GT = ag ag 3 dage 2 dage ag 2 dage ag 0+9 dag 5 dage 0,7 dag ag ag Vurdere fra GT = 10 min 5 min 210 min 40 min 30 min min 300 min 40 min 10 min ag 7

8 - Swim lanes Tegn linjer Tegn linjer så der bliver en bane (swim lanes) til hver sagsbehandlende afdeling 8

9 - Swim lanes Syd S Syd Tilføj sagsbehandlere Tilføj en kasse i hver swim lanes med navnet på den sagsbehandlende afdeling 9

10 - Swim lanes Syd S Syd Tilføj igangsætning og aflevering Tilføj en kasse / markering for igangsætning Tilføj en kasse / markering for aflevering 10

11 - Swim lanes Syd S Syd Tilføj proceskasser Tilføj en kasse for hver proces i sagsforløbet 11

12 - Swim lanes 1 - Vurderer 8 - Vurdere 2 Vurderer og 4 - Opgaven stilles til S 6 - Opfølgning Syd 3 - Evaluerer Forslaget S Syd Tilføj nr og tekst 5 - Behandler anmodning, Realiser plan finder løsning Personer = 2 Tilføj nr. og navn til hver proces 7 - Opdater forecast Into til chef 12

13 - Swim lanes 1 - Vurderer 8 - Vurdere 2 Vurderer og 4 - Opgaven stilles til S 6 - Opfølgning Syd 3 - Evaluerer Forslaget S Syd Tilføj postkasser 5 - Behandler anmodning, Realiser plan finder løsning Personer = 2 Tilføj postkasser til køen af opgaver ved hver proces 7 - Opdater forecast Into til chef 13

14 - Swim lanes 1 - Vurderer 8 - Vurdere 2 Vurderer og 4 - Opgaven stilles til S 6 - Opfølgning Syd 3 - Evaluerer Forslaget S Syd Tilføj procesflow Tilføj pile for forløbet af processen 5 - Behandler anmodning, Realiser plan finder løsning 7 - Opdater forecast Into til chef 14

15 - Swim lanes 1 - Vurderer 8 - Vurdere GT = 10 min 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min 4 - Opgaven stilles til S 5 d 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min Syd 3 - Evaluerer Forslaget GT = age S Syd Tilføj procesdata Tilføj de karakteristiske data for processen, som beskriver forløbet og forbruget af tid 5 - Behandler anmodning, Realiser plan finder løsning Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag 15

16 - Swim lanes 1 - Vurderer 8 - Vurdere GT = 10 min 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min 4 - Opgaven stilles til S 5 d 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min Syd 3 - Evaluerer Forslaget GT = age S Syd Tidslinjen Tegn tidslinjen for kø og procestider 5 - Behandler anmodning, Realiser plan finder løsning Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag 16

17 - Swim lanes 1 - Vurderer 8 - Vurdere GT = 10 min 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min 4 - Opgaven stilles til S 5 d 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min Syd 3 - Evaluerer Forslaget GT = age S Syd Tidslinjen Udfyld tidslinjen med: Gennemløbstider Cyklustider 5 - Behandler anmodning, Realiser plan finder løsning Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag 3 d 2 d 2 d 0 d + 9 d 5 d 0,7 d 5 m 210 m 40 m 30 m 30 m m 300 m 40 m 10 m 17

18 - Swim lanes 1 - Vurderer Samlet gennemløbstid = 27,7 dage Samlet cyklustid = min Værdiskabende tid = 11 % 8 - Vurdere GT = 10 min 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min 4 - Opgaven stilles til S 5 d 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min Syd 3 - Evaluerer Forslaget GT = age S Syd Tidsanvendelse Beregn den samlede: Gennemløbstid Cyklustid Den værdiskabende andel 5 - Behandler anmodning, Realiser plan finder løsning Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag 3 d 2 d 2 d 0 d + 9 d 5 d 0,7 d 5 m 210 m 40 m 30 m 30 m m 300 m 40 m 10 m 18

19 1 - Vurderer Samlet gennemløbstid = 27,7 dage Samlet cyklustid = min Værdiskabende tid = 11 % 8 - Vurdere GT = 10 min 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min 4 - Opgaven stilles til S 5 d 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min Syd 3 - Evaluerer Forslaget GT = age S Syd 5 - Behandler anmodning, Realiser plan finder løsning Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min TA tiden = 9,2 dage/nedlæggelse TA tiden = 1,7 dage/ændring 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag 3 d 2 d 2 d 0 d + 9 d 5 d 0,7 d 5 m 210 m 40 m 30 m 30 m m 300 m 40 m 10 m 19

20 1 - Vurderer Samlet gennemløbstid = 27,7 dage Samlet cyklustid = min Værdiskabende tid = 11 % 8 - Vurdere GT = 10 min 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min 4 - Opgaven stilles til S 5 d 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min Syd 3 - Evaluerer Forslaget GT = age S Syd 5 - Behandler anmodning, Realiser plan finder løsning Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min TA tiden = 9,2 dage/nedlæggelse TA tiden = 1,7 dage/ændring 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag 3 d 2 d 2 d 0 d + 9 d 5 d 0,7 d 5 m 210 m 40 m 30 m 30 m m 300 m 40 m 10 m 20

21 Svømmebaner - afvigende forløb Ofte forløber processerne ikke uden fejl Fejl medfører ofte tilbageløb Fejl findes ved en kontrol/vurdering af sagen Kendte afvigelser medfører ofte, at der indføres godkendelser Fejl og godkendelser er spild Afvigende forløb findes ved at følge et antal sager interview af medarbejderne Find de afvigende forløb, tegn dem ind og notér, hvor tit det sker 21

22 Svømmebaner - afvigende forløb - eksemplet Det anvendte eksempel udvides med A - D: A B C D Behandlingstiden i de andre afdelinger medtages Syd mener ikke at turen skal nedlægges mener ikke at en tur skal nedlægges safdeling Syd mener ikke at turen skal nedlægges 22

23 - med afvigende forløb 1 - Vurderer Samlet gennemløbstid = 27,7 dage Samlet cyklustid = min Værdiskabende tid = 11 % 8 - Vurdere GT = 10 min 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min 4 - Opgaven stilles til S 5 d 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min Syd 3 - Evaluerer Forslaget GT = age S Syd Sagsforløb A Tidsforbrug hos andre afdelinger 5 - Behandler anmodning, Realiser plan finder løsning Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min CT = 15 min 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag 3 d 2 d 2 d 0 d + 9 d 5 d 0,7 d 5 m 210 m 40 m 30 m 30 m m 300 m 40 m 10 m 23

24 Syd S Syd - med afvigende forløb 1 - Vurderer 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min Sagsforløb B CT = 120 min 3 - Evaluerer Forslaget GT = age GT = 14 dage CT = 220 min er ikke enig i vurderingen (15% ud over hvor tur nedlægges) 4 - Opgaven stilles til S Kø = ag Afv. 15% afv Sag B OK 5 - Behandler anmodning, finder løsning Samlet gennemløbstid = 27,7 dage Samlet cyklustid = min Værdiskabende tid = 11 % Realiser plan Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min 5 d 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min CT = 15 min 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag 8 - Vurdere GT = 10 min Sag B = 15% Sag C = 10% Sag D = 5% 3 d 2 d 2 d 0 d + 9 d 5 d 0,7 d 5 m 210 m 40 m 30 m 30 m m 300 m 40 m 10 m 24

25 Syd S Syd - med afvigende forløb 1 - Vurderer CT = 20 min 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min GT = 5 dage CT = 240 min Afv. OK Sagsforløb C 10% afv Sag C CT = 120 min 3 - Evaluerer Forslaget GT = age GT = 14 dage CT = 220 min er ikke enig i vurderingen (10% ud over hvor tur nedlægges) Lukket 4 - Opgaven stilles til S Kø = ag Afv. 15% afv Sag B OK 5 - Behandler anmodning, finder løsning Samlet gennemløbstid = 27,7 dage Samlet cyklustid = min Værdiskabende tid = 11 % Realiser plan Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min 5 d 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min CT = 15 min 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag 8 - Vurdere GT = 10 min Sag B = 15% Sag C = 10% Sag D = 5% 3 d 2 d 2 d 0 d + 9 d 5 d 0,7 d 5 m 210 m 40 m 30 m 30 m m 300 m 40 m 10 m 25

26 Syd S Syd - med afvigende forløb 1 - Vurderer CT = 20 min 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min GT = 5 dage CT = 260 min Afv. OK Sagsforløb D 10% afv Sag C CT = 120 min 3 - Evaluerer Forslaget GT = age GT = 14 dage CT = 220 min Tillidsrepræsentanterne vil ikke acceptere en reduktion af antallet af chauffører (5% ud over hvor tur nedlægges) Lukket 4 - Opgaven stilles til S Kø = ag Afv. 15% afv Sag B OK 5 - Behandler anmodning, finder løsning Samlet gennemløbstid = 27,7 dage Samlet cyklustid = min Værdiskabende tid = 11 % Realiser plan Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min GT = 7 dage CT = 150 min 5 d Lukket 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min GT = ag CT = 15 min Afv. OK 5% afv Sag D 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag 8 - Vurdere GT = 10 min Sag B = 15% Sag C = 10% Sag D = 5% 3 d 2 d 2 d 0 d + 9 d 5 d 0,7 d 5 m 210 m 40 m 30 m 30 m m 300 m 40 m 10 m 26

27 Syd S Syd - med afvigende forløb 1 - Vurderer CT = 20 min 2 Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min GT = 5 dage CT = 260 min Afv. OK 10% afv Sag C CT = 120 min 3 - Evaluerer Forslaget GT = age GT = 14 dage CT = 220 min Lukket 4 - Opgaven stilles til S Kø = ag Afv. 15% afv Sag B OK 5 - Behandler anmodning, finder løsning Samlet gennemløbstid = 27,7 dage Samlet cyklustid = min Værdiskabende tid = 11 % Realiser plan Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min GT = 7 dage CT = 150 min 5 d Lukket 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min GT = ag CT = 15 min Afv. OK 5% afv Sag D 8 - Vurdere GT = 10 min TA tiden = 9,2 dage/nedlæggelse TA tiden = 1,7 dage/ændring 7 - Opdater forecast Into til chef GT = ag Sag B = 15% Sag C = 10% Sag D = 5% 3 d 2 d 2 d 0 d + 9 d 5 d 0,7 d 5 m 210 m 40 m 30 m 30 m m 300 m 40 m 10 m 27

28 Syd S Syd - med afvigende forløb 1 - Vurderer CT = 20 min 2 - Vurderer og GT = 3 dage CT = 210 min GT = 5 dage CT = 260 min Afv. OK 10% afv Sag C CT = 120 min 3 - Evaluerer et GT = age GT = 14 dage CT = 220 min Lukket 4 - Opgaven stilles til S Kø = ag Afv. 15% afv Sag B OK 5 - Behandler anmodning, Realiserer plan finder løsning Personer = 2 GT = 9 dage CT = 360 min GT = 7 dage CT = 150 min Samlet gennemløbstid = 27,7 dage Samlet cyklustid = min Værdiskabende tid = 11% 5 d Lukket 6 - Opfølgning GT = 300 min CT = 300 min GT = ag CT = 15 min Afv. OK 5% afv Sag D 8 - Vurderer GT = 10 min TA = 9,2 dage/nedlæggelse TA = 1,7 dage/ændring 7 - Opdaterer forecast Into til chef GT = ag Sag B = 15% Sag C = 10% Sag D = 5% 3 d 2 d 2 d 0 d + 9 d 5 d 0,7 d 5 m 210 m 40 m 30 m 30 m m 300 m 40 m 10 m 28

29 Medarbejder belastning - del 3 belastes også med de afvigende sager Belastningen er frekvens x tidsforbruget Bidrag fra A i trin 5 = 10 min = 0,17 timer = 0,02 dage Bidrag fra B er 15% af trin 2, 3 og 4 15% af min = 15% af 360 min = 15% af 6 timer =0,90 timer = 0,1age Bidrag fra C er 10% af trin 1 10% af 260 min = 26 min = 0,43 timer = 0,05 dage Bidrag fra D er 5% af trin 2, 4, 5 og 6 5% af min = 5% af 280 min = 14 min = 0,23 timer = 0,03 dage Samlet belastning af = 1,73 timer = 0,216 dage 29

30 Operatør cyklustid i dage Leanrejsen - Medarbejder belastning Takt tid 9,23 dag 7,449 dage = 81 % 0,216 dage - Afvigelser 6,108 dage - Ændringer Omregning til fælles afbildning Nedlæggelse: Takt = 9,23 dage Belastning = 1,125 dage Ændring: Takt = 1,7 dage Belastning = 1,125 dage Belastning på 9,23 dage: = 1,125 dage x (9,23/1,7) = 1,125 dage x 5,43 = 6,108 dage Afvigende forløb: Belastning = 0,216 dage 1,125 dage - Nedlæggelse 30

31 Opsamling af data Følg et antal sager og noter forløbet for de afvigende forløb eller Interview medarbejderne og find de afvigende forløb For de afvigende forløb: Registreres frekvensen Afvigende data for processerne 31