Denne manual vil gennemgå de opgaver som en fakturamanager skal udføre i IndFak. I flg. pkt. gennemgås:

Transkript

1 1. s arbejdsopgaver I IndFak er det din opgave som fakturamanager, at have overblikket over alle indkomne fakturaer. En fakturamanager kan vha. søgefunktionen se status for, fakturaer, kreditnotaer, kontoudtog og rykkere samt videresende de enkelte dokumenter til den rette modtager. Som fakturamanager er dine primære opgaver: Behandle nye dokumenter i IndFak og fordele disse til rette personer. Overvåge fakturaer og kreditnotaer som afventer behandling af en anden person i IndFak. Denne manual vil gennemgå de opgaver som en fakturamanager skal udføre i IndFak. I flg. pkt. gennemgås: Pkt. 2 søgemulighederne i IndFak. Pkt. 3 Ny faktura i IndFak Pkt. 4 Ny kreditnota i IndFak Pkt. 5 Rykker i IndFak Pkt. 6 Kontoudtog 2. Søg Under Søgning i navigeringsbaren øverst i skærmbilledet har du mulighed for, at søge efter dokumenter IndFak. Det kan fx være en faktura eller en kreditnota, som du skal videresende eller en faktura som du tidligere har behandlet. Søgefaneblade : Søg rekvisition (bruges ikke pt.) Søg ordre (bruges ikke pt.) Søg Faktura Søg Kreditnota Søg Rykker Søg Kontoudtog Søg Fritekst Søg åbne dokumenter Side 1 af 18

2 2.1 Søg faktura Under fanebladet Søg Faktura kan du søge efter et specifikt fakturanummer. Du kan også forsøge, at fremsøge dokumentet ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for, at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du klikker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. I feltet Fakturatotal inkl. moms har du mulighed for at søge efter beløbet på en faktura. TIP: Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.2 Søg kreditnota Under fanebladet Søg kreditnota kan du søge efter et specifikt kreditnotanummer. Du kan også forsøge, at finde dokumentet ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for, at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du trykker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. TIP: Hvis du sætter flueben i Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. Side 2 af 18

3 2.3 Søg rykker Under fanebladet Søg rykker kan du søge efter et specifikt fakturanummer. Du kan også forsøge, at finde dokumentet ved at søge på et af de andre søgekriterier, eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, med start en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for, at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du trykker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. TIP: Hvis du sætter flueben i Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.4 Søg kontoudtog Under fanebladet Søg kontoudtog har du mulighed for at søge efter kontoudtog. Du kan fx søge på kontoudtogsnummeret eller også blot vælge et datointerval, som du ved at kontoudtoget er modtaget indenfor. Side 3 af 18

4 2.5 Søg fritekst Under fanebladet Søg fritekst kan du søge på indhold i fx fakturaer og kreditnotaer. Hvis du fx blot husker enkelte dele af indholdet i en fakturalinje, kan du indtaste det i Søg fritekst feltet og på den måde finde frem til det ønskede dokument. Du har mulighed for at begrænse dit søgeresultat ved at vælge, hvilken dokumenttype du ønsker at søge efter fx en faktura. TIP: Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har indtastet. 2.6 Søg åbne dokumenter Under fanebladet Søg åbne dokumenter har du mulighed for at søge alle åbne dokumenter frem. Du kan både vælge dato interval, leverandør, dokumenttype og organisation. TIP: Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har indtastet. Side 4 af 18

5 3. Ny faktura i IndFak I IndFak modtages en elektronisk faktura på et EAN-nummer. EAN-nummeret kan sammenlignes med en adresse, hvor den elektroniske faktura afleveres. Som fakturamanager er det en af dine primære opgaver, at overvåge adressen for nye fakturaer, behandle dem og sørge for de bliver videresendt til den korrekte modtager. 3.1 Fremsøge fakturaer I IndFak er dokument søgefunktionen et vigtigt arbejdsredskab for fakturamanager. Du skal bruge søge funktionen til at finde nye fakturaer og kreditnotaer, samt anvende søgefunktionen til at overvåge, om fakturaer og kreditnota blive behandlet af de øvrige brugere eller blot ligger afventede. Under Søg faktura kan du søge nye fakturaer frem. Du har følgende muligheder for at sikre, at dit søgeresultat bliver mest mulig præcist. Som udgangspunkt anbefales det, at du anvender flest mulige søgekriterier i din søgning. Herved sikres den hurtigste og meste præcise søgning. I nedenstående gennemgås, hvordan du kan bruge søgekriterierne. - Faktura nummer I feltet kan du indtaste et faktura- eller ordrenummer. Som fakturamanager kender du typisk ikke nummeret, og feltet er derfor ikke så relevant. Hvis du kender fakturanummeret eller en del af det, så anbefales det, at du indtaster det. - Leverandør Vælg en leverandør fra listen. Listen opdateres ved at stamdata overføres fra Navision. - Organisation Vælg en organisationsenhed fra listen. Som udgangspunkt vil nye fakturaer kun modtages i en organisationsenhed, og den kan du med fordel vælge når du søger nye fakturaer frem. I organisationssøgefeltet har du også have mulighed for, at vælge andre organisationsenheder. - Gem søgeindstillinger Ved at afkrydse feltet vil dine seneste søgekriterier gemmes. Side 5 af 18

6 - Fakturastatus Til at søge nye fakturaer og overvåge fakturabehandling hos andre brugere, er Faktura status et meget anvendeligt redskab. Det anbefales at du lærer de forskellige status at kende, for at kunne udføre dine fakturamanager opgaver bedste muligt. - Ordrestatus I søgning på faktura bør du ikke anvende ordrestatus. Fakturatotal inkl. Moms Hvis du kender fakturatotalen inkl. Moms. - Datointerval Brug datointervallet til at begrænse dit søgeresultat samt opnå hurtigere søgning. Bemærk at datointervallet tager udgangspunkt i fakturadato, og ikke den dag fakturaen er modtaget i IndFak. Kan også slettes, så får du alt med. Statusoversigt kan ses her 3.2 Behandling af søgeresultat Når dit søge resultat er fremkommet, så har du mulighed for at sortere efter de forskellige overskrifter fx leverandør eller fakturatotal. Som tidligere nævnt, så anbefales det at gøre søgeresultatet mindst muligt, ved at anvende søgekriterierne. Herved undgår du også, at skulle anvende sorteringen i høj grad. Yderst i højre side af søgeresultatet kan du se et lille ikon, som betyder der ikke er betalingsinformationer tilgængelige i IndFak. I IndFak bliver fakturaerne opdateret med betalingsoplysninger fra Navision. Du kan finde følgende betalingsstatus ikoner: - Ikke betalt - Delvist betalt - Helt betalt - Ingen betalingsinformation tilgængelig Side 6 af 18

7 3.3 Åbn faktura Når du åbner en faktura har du følgende muligheder: - Send til en anden organisation Når en ny faktura modtages i IndFak, så er det muligt at sende den til anden organisationsenhed. Typisk vil der være flere underafdelinger til din organisationsenhed, som du har mulighed for at flytte fakturaen til, så du sender den til den korrekte modtager. - Konverter til manuel I IndFak er det muligt at konvertere en faktura til manuel. Konverteringen gør det muligt at redigere i fakturaen og bl.a. sammenlægge fakturalinierne. Når du konvertere fakturaen til en manuel vil der blive oprettet en kopi af den originale faktura og kopien vil få et andet fakturanavn. - Afvis faktura Skal kun bruges når en faktura skal smides væk. Fakturaer som afventer en kreditnota Side 7 af 18

8 gemmes på forsiden. Når en faktura afvises vil den ændre status til faktura afvist. Når det klikkes på Afvis faktura vil du blive bedt om at kontakte leverandøren. - Rediger Klik Rediger i fakturaen for at viderebehandle fakturaen. 3.4 Gennemgå faktura Når du har klikket Rediger, så skal du gennemgå fakturaen, og herudfra afgøre hvem den skal sendes videre til. Du kan opdele gennemgangen af fakturaen i tre dele: - Faktura hovedet: I faktura hovedet som er den øverste del af fakturaen, finder du generelle informationer om fakturaen. - Faktura linjer: På fakturalinjerne har du bl.a. mulighed for at redigere og opsplitte. - Behandlingsmuligheder Hvordan fakturaen skal videre behandles. Fx afvises eller sendes til en rekvirent. Du kan læse mere om hvordan en faktura gennemgås i de kommende afsnit Faktura hoved Du skal som fakturamanager være opmærksom på, at følgende når du gennemgår den øverste del af en faktura, faktura hovedet. - Rekvirent Vælg en bruger med rekvirent rolle, som kan bekræfte varemodtagelsen på fakturaen. - Vis elektronisk original Vis scannet original (læs-ind fakatura) Det er muligt at se den elektroniske original. Side 8 af 18

9 - Kommentar: I kommentarfeltet kan du påføre en kommentar. - Historik: I historik feltet har du mulighed for at se, hvor fakturaen tidligere har været. - Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele fakturaen, medmindre der er påført en linjekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan udfyldes af fakturamanager, rekvirent og disponent. De blå felter som er markeret skal som minimum udfyldes inden den sendes til betaling Fakturalinjer På fakturalinjerne skal du være opmærksom på hvad, der bliver faktureret for. På den enkelte fakturalinje har du mulighed for, at påføre en linjekontering og en linjedisponent. Ligeledes har du mulighed for, at opsplitte den enkelte fakturalinje i flere underlinjer Allowance Charge Hvis der er angivet rabatter, gebyrer, told og moms på fakturaen, så er det muligt at se beløbene udspecificerede i allowance charge felterne Forsendelses muligheder Når du modtager en faktura, så har du flere forsendelses muligheder. - Send til varemodtagelse Når fakturaen er færdigbehandlet og korrekt, så klik på Send til Varemodtagelse for at sende fakturaen videre til en rekvirent. - Gem faktura Du har mulighed for, at gemme en fakturaen på din personlige forside, imens du behandler den. Fakturaen vil forsvinde, så snart du har behandlet den. Side 9 af 18

10 3.3.5 Kvittering Når du har sendt en faktura til varemodtagelse hos en rekvirent, så vil du modtage en bekræftelse på at fakturaen er videresendt. Du har altid mulighed for, at finde fakturaen på et senere tidspunkt i IndFak ved hjælp af søgefunktionen. 4. Kreditnota I IndFak modtages en elektronisk kreditnota på et EAN-nummer. EAN-nummeret kan sammenlignes med en adresse, hvor den elektroniske faktura afleveres. Som fakturamanager er det en af dine primære opgaver, at overvåge adressen for nye kreditnotaer, behandle dem og sørge for de bliver videresendt til den korrekte modtager. 4.1 Fremsøge kreditnota På samme måde, som søgning efter faktura kan du under Søg kreditnota søge kreditnotaer frem. For at sikrer at dit søgeresultat bliver mest muligt præcist anbefales det, at du anvender flest mulige søgekriterier i din søgning. Herved sikres den hurtigste og meste præcise søgning. - Kreditnotanummer I feltet kan du indtaste et kreditnotanummer. Hvis du kender nummeret eller en del af det, så anbefales det, at du indtaster det. - Leverandør Vælg en leverandør fra listen. Listen opdateres ved stamdata, der overføres fra Navision. - Organisation Vælg en organisationsenhed fra listen. Som udgangspunkt vil nye fakturaer kun modtages i en organisationsenhed, og den kan du med fordel vælge, når du søger nye kreditnotaer frem. I organisationssøgefeltet kan du også have mulighed for, at vælge andre organisationsenheder. Side 10 af 18

11 - Gem søgeindstillinger Ved at afkrydse feltet vil dine seneste søgekriterier gemmes. - Kreditnotastatus Til at søge nye kreditnotaer og overvåge kreditnotabehandling hos andre brugere, er Kreditnotastatus et meget anvendeligt redskab. Det anbefales at du lærer de forskellige status at kende, for at kunne udføre dine fakturamanager opgaver bedste muligt. - Datointerval Brug datointervallet til at begrænse dit søgeresultat samt opnå hurtigere søgning. Bemærk at datointervallet tager udgangspunkt i kreditnota dato, og ikke den dag kreditnotaen er modtaget i IndFak. Kan også slettes, så får du alt med. Statusoversigt kan ses her 4.2 Behandling af søgeresultatet Når dit søge resultat er fremkommet, så har du mulighed for at sortere efter de forskellige overskrifter fx leverandør eller fakturatotal. Som tidligere nævnt, så anbefales det at gøre søgeresultatet mindst muligt, ved at anvende søgekriterierne. Herved undgår du også, at skulle anvende sorteringen i høj grad. Yderst i højre side af søgeresultatet kan du se et lille ikon, som betyder der ikke er betalingsinformationer tilgængelige i IndFak. I IndFak bliver fakturaerne opdateret med betalingsoplysninger fra Navision. Du kan finde følgende betalingsstatus ikoner: - Ikke betalt - Delvist betalt - Helt betalt - Ingen betalingsinformation tilgængelig Side 11 af 18

12 4.3 Gennemgå kreditnota Når du åbner en Kreditnota, skal du gennemse og herudfra afgøre, hvorvidt du kan godkende den. Du kan opdele gennemgangen af Kreditnotaen i tre dele: - Kreditnota hoved: I Kreditnota hovedet, som er den øverste del af Kreditnotaen finder du generelle informationer om Kreditnotaen. - Kreditnotalinjer: Her ses beskrivelsen af varen - Behandlingsmuligheder: Hvordan kreditnotaen skal videre behandles. Fx sendes til en rekvirent. Side 12 af 18

13 - Tilknyt faktura I IndFak har du mulighed for at tilknytte en kreditnota til en faktura og herved skabe en reference mellem faktura og kreditnota. Du får på denne måde mulighed for at sammenligne faktura og kreditnota. I feltet indtaster du fakturanummeret og herefter klikker du Tilknyt faktura. - Vis elektroniske original Vis skannet original (læs-ind faktura) Det er muligt at se den elektroniske original. - Allowance Charge Hvis der er angivet rabatter, gebyrer, told og moms på fakturaen, så er det muligt at se beløbene udspecificerede i allowance charge felterne. For rabat, fragt og gebyr har du mulighed for at påføre en linjekontering. For moms, told og afgifter kan du angive hvilken momskode beløbet skal angives med. (se hovedkontering) - Send til anden organisation Det er muligt at sende fakturaen til en anden organisatorisk enhed. Det kan være anvendeligt, såfremt fakturaen er modtaget i en forkert afdeling, og du kende den rigtige modtager afdeling. - Konverter til manuel Det er muligt at kontere kreditnotaen til en manuel. Ved at konvertere kreditnotaen til en manuel har du mulighed for at redigere i kreditnotaens indhold. - Afvis Kreditnota Skal kun bruges når en kreditnota skal smides væk. Kreditnota gemmes på forsiden, hvis du mener at leverandøren har lavet en fejl på Kreditnotaen. Du er derfor nødt til at kontakte leverandøren og bede om en ny kreditnota. Husk at bede leverandøren om at anføre Kreditnotanummeret på kreditnotaen, så kreditnota og Kreditnota kan sammenkobles. Side 13 af 18

14 4.3.1 Rediger Klik på Rediger for at behandle fakturaen. Se næste afsnit for redigering Rediger kreditnota - Kommentar: I kommentar feltet kan du påføre en kommentar. Det anbefales at du skriver en kommentar, såfremt du sender Kreditnotaen videre til en anden person, således at denne kan kende forudsætning for at modtage Kreditnotaen fra dig. Oftest vil det være rekvirenten, der ved hvorfor kreditnota modtages. - Historik: I historik feltet kan du se hvor Kreditnotaen tidligere har været hos. - Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele Kreditnotaen, medmindre der er påført en linjekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen Side 14 af 18

15 kan udfyldes af fakturamanager, rekvirent og disponent. De blå felter som er markeret skal som minimum udfyldes inden den kan godkendes. - Gem Kreditnota Du har mulighed for at gemme Kreditnotaen på din personlige forside, imens du behandler den. Kreditnotaen vil forsvinde, så snart du har behandlet den. - Send til rekvirent Du har mulighed for at sende kreditnotaen til en rekvirent til videre behandling. - Send til Disponent Du kan også vælge at sende fakturaen direkte til en disponent. 4.4 Tilknyt faktura til kreditnota I IndFak kan du tilknytte en faktura til en kreditnota og herved få mulighed for at sammenholde de to dokumenter. Når du tilknytter en faktura til kreditnota, så vil det blive afspejlet i fanebladene, hvor fakturaen og kreditnotaen vil være tilgængelig. Side 15 af 18

16 Indtast fakturanummeret i feltet Fakturanr. og klik på Tilknyt faktura Når du tilknytter en faktura til kreditnota, så vil det blive afspejlet i fanebladene, hvor fakturaen og kreditnotaen vil være tilgængelig. Hvis man ønsker at kreditnota skal varemodtages skal man først matche efter behandlingen af faktura og kreditnota. Side 16 af 18

17 - Send til anden disponent Fremsend kreditnotaen til disponent for godkendelse. - Konverter til manuel Det er muligt at kontere kreditnotaen til en manuel. Ved at konvertere kreditnotaen til en manuel har du mulighed for at redigere i kreditnotaens indhold. Gem Kreditnota Du har mulighed for at gemme Kreditnotaen på din personlige forside, imens du behandler den. Kreditnotaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. 5. Rykker I IndFak er det muligt for leverandører at fremsende en rykker. En rykker fungere på samme måde som en faktura, men det er muligt at knytte påmindelse og faktura sammen. Det er muligt for en rykker at indeholde et gebyr. Herved skal rykkeren konteres på samme måde som en faktura. Såfremt rykkeren ikke indeholder gebyr, så er det ikke muligt at kontere den. 5.1 Behandle en rykker Når du som har modtaget en rykker eller fremsøgt den, så skal du behandle den på samme måde som en faktura. Side 17 af 18

18 6. Søg kontoudtog I IndFak er det muligt for leverandører at fremsende et kontoudtog. 6.1 Behandling af kontoudtog Når du som har modtaget et kontoudtog eller fremsøgt det, så skal du sende det til en relevant regnskabsmedarbejder. Side 18 af 18