TILBUDSINDHENTNING PLEJE AF GRØNNE OMRÅDER VAND OG VARME

Transkript

1 GULDBORGSUND VARME A/S GULDBORGSUND VAND A/S TILBUDSINDHENTNING PLEJE AF GRØNNE OMRÅDER VAND OG VARME TILBUDSBETINGELSER MARTS

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING KONTRAKTENS OMFANG RETSGRUNDLAG FOR TILBUDSINDHENTNING DOKUMENTER ANNONCERINGSSBETINGELSER ORDREGIVERNE TIDSPLAN FOR ANNONCERINGEN SPØRGSMÅL TILBUDSFRIST EVALUERING AF TILBUDDENE OG UNDERRETNING OM TILDELINGSBESLUTNING KONTRAKTINDGÅELSE EGNETHED TILDELINGSKRITERIUM AD "PRIS" AD "SAMARBEJDE OG FLEKSIBILITET" KRAV TIL UDFORMNING OG AFLEVERING AF TILBUD ALTERNATIVE TILBUD VEDSTÅELSESFRIST FORTROLIGHED VEDERLAG

3 1. INDLEDNING 1.1 KONTRAKTENS OMFANG Guldborgsund Varme A/S og Guldborgsund Vand A/S (herefter tilsammen benævnt "Ordregiverne") ønsker herved at indhente tilbud på kontrakt vedrørende pleje af grønne områder og befæstede arealer i forbindelse med vandværker, boringer, centraler. Ordregiverne ønsker at indgå én kontrakter med én Leverandør som kan varetage pleje af de grønne om råder. Kontrakten indgås mellem Ordregiverne og vindende tilbudsgiver (herefter "Leverandøren") for en periode på 2 år. Kontrakten indeholder elementer af en rammeaftale, idet Ordregiverne i medfør af Optionerne 1,2 og 3 kan tilkøbe Leverandørens bistand i det omfang, Ordregivernes behov herfor opstår. Ordregiverne vurderer dog, at kontraktens primære genstand ikke er en rammeaftale. Leverandøren skal (for en fast årlig sum) forestå drift, vedligehold og pleje af de arealer, som er beskrevet i bilagene A og B Derudover indeholder kontrakten følgende optioner, som Ordregiverne kan udnytte helt eller delvist, såfremt der sker ændringer i omfanget af de Arbejder, som beskrevet i bilagene A og B eller såfremt Ordregiverne får behov for Leverandørens ydelser på andre lokaliteter end de, som er nævnt i bilag A og B Option 2: Drift/pleje af græsarealer. Option 3: Drift/pleje af hække og hegn. Option 4: Drift/pleje af belægninger. Det nærmere indhold af kontrakten er beskrevet i dokumentet "Kravspecifikation" med tilhørende bilag. 1.2 RETSGRUNDLAG FOR TILBUDSINDHENTNING Tilbud indhentes i henhold til afsnit V i Lov nr af 15. december 2015 ("Udbudsloven"), da det er Ordregivernes vurdering, at kontraktens samlede værdi er mindre end tærskelværdien for EU-udbud ( kr. ekskl. moms) i Direktiv af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2004/17/EF ("Forsyningsvirksomhedsdirektivet"). Ordregiverne har desuden vurderet, at kontrakten ikke har klar grænseoverskridende interesse. Tilbudsindhentningen gennemføres som en offentlig tilbudsindhentning, dvs. at alle interesserede kan afgive tilbud. Alle tilbudsgivere skal afgive tilbud på baggrund af de dokumenter, som er anført i afsnit DOKUMENTER Grundlaget for tilbudsafgivelsen udgøres af følgende dokumenter: 3

4 Nærværende tilbudsbetingelser med følgende bilag: Kontraktudkast Vand og Varme Tilbudsliste Vand Tilbudsliste Varme Skabelon, tilbudsgivernes egnethed Kravspecifikation med følgende bilag: Bilag A: Beskrivelse af arealer og omfang af vedligehold, Vand Bilag B: Beskrivelse af arealer og omfang af vedligehold, Varme Bilag C: Opgaverapport Bilag D: Skabelon, indberetning af skader Eventuelle rettelser udsendt til tilbudsgiverne Eventuelle spørgsmål og svar udsendt til tilbudsgiverne Ovenstående dokumenter er udelukkende tilgængelige på Ordregivernes hjemmeside, og det påhviler således tilbudsgiverne at downloade dokumenterne fra denne hjemmeside. 2. ANNONCERINGSSBETINGELSER 2.1 ORDREGIVERNE Ordregiverne er: Guldborgsund Varme A/S CVR. nr Gaabensevej Nykøbing F. Guldborgsund Vand A/S CVR. nr Gaabensevej Nykøbing F. Eventuelle henvendelser skal rettes til: Cindie Holm Kaare Alle henvendelser bedes mærket "Tilbudsindhentning: Pleje af grønne områder, vand og varme". Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser. Eventuelle spørgsmål/svar og/eller supplerende oplysninger vil blive uploadet på Ordregivernes hjemmeside, Tilbudsgiverne skal selv holde sig orienteret på denne hjemmeside. 4

5 2.2 TIDSPLAN FOR ANNONCERINGEN Hovedtidsplanen for tilbudsindhentningen er som følger: AKTIVITET DATO Offentliggørelse af tilbudsindhentning 11. marts 2016 "Frist" for spørgsmål (se afsnit 2.2.1) 18. marts 2016 kl Tilbudsfrist (afsnit 2.2.2) 29. marts 2016 kl. 10:00 Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) (se Uge 14 afsnit 2.2.3) Kontraktindgåelse (forventet) (se afsnit 2.2.4) Uge 15 Opstart (tidligst) Drøftes Inden for rammerne af Udbudsloven forbeholder Ordregiverne sig at ændre på ovenstående tidsplan SPØRGSMÅL Eventuelle spørgsmål bedes fremsat pr. til: Cindie Holm Kaare Alle henvendelser bedes mærket "Tilbudsindhentning: Pleje af grønne områder, vand og varme". Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 18. marts 2016 kl. 10:00. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter udløbet af ovennævnte "frist") vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse i rimelig tid inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål og svar vil blive uploadet på Tilbudsgiverne skal selv holde sig orienteret på denne hjemmeside TILBUDSFRIST Tilbudsfristen er den 29. marts kl. 10:00. Tilbud skal fremsendes pr. til: CHK@guldborgsundforsyning.dk Tilbud skal være kommet frem senest ved tilbudsfristens udløb. 5

6 Såfremt tilbudsgiver fremsender tilbuddet pr. post, skal tilbudsgiver selv sikre sig, at Ordregiverne modtager tilbuddet inden tilbudsfristens udløb. Se afsnit 2.5 for en beskrivelse af de formelle krav, som gælder for tilbuddet indhold/udformning EVALUERING AF TILBUDDENE OG UNDERRETNING OM TILDELINGSBESLUTNING Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære Ordregivernes åbning af de modtagne tilbud, ligesom tilbudsgiverne ikke har adgang til at blive bekendt med de afgivne tilbudssummer og eventuelle forbehold. Efter modtagelsen af tilbuddene foretager Ordregiverne indledningsvist en vurdering af, hvorvidt tilbudsgiverne er egnede til at udføre den pågældende kontrakt. Denne vurdering vil basere sig på de oplysninger mv., som tilbudsgiverne i medfør af afsnit 2.3 skal fremsende. Dernæst vil Ordregiverne foretage en evaluering af konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet og de offentliggjort under- og delkriterier, jf. afsnit 2.4. På baggrund af denne evaluering vil Ordregiverne elektronisk underrette tilbudsgiverne om, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige. Bemærk: Ordregiverne forbeholder sig at iværksætte forhandlingsmøder med tilbudsgiverne efter tilbudsfristens udløb. Såfremt Ordregiverne vælger at benytte sig af denne mulighed for forhandling, underretter Ordregiverne samtlige tilbudsgivere herom, ligesom tilbudsgiverne vil modtage underretning om rammerne for en sådan forhandling KONTRAKTINDGÅELSE Kontrakten indgås mellem Ordregiverne og vindende tilbudsgiver på grundlag af de kontraktudkast, som indgår i Tilbudsbetingelserne. Tidspunktet for kontraktens indgåelse er foreløbigt og er anslået på baggrund af ovenstående tidsplan for tilbudsindhentningen. Såfremt tilbudsindhentningsprocessens gennemførelse udskydes, til tidspunktet for kontraktens indgåelse tilsvarende blive forrykket. 2.3 EGNETHED Med henblik på Ordregivernes vurdering af tilbudsgivernes generelle egnethed til at varetage kontrakten, skal tilbuddet indeholde de i afsnit til beskrevne oplysninger og erklæringer. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller anden sammenslutning af virksomheder, skal de under afsnit til anførte oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen. Konsortiet/sammenslutningen skal i tilbuddet anføre en fælles befuldmægtiget, som med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med Ordregiverne TILBUDSGIVERS PERSONLIGE FORHOLD 6

7 Tilbuddet skal indeholde følgende: 1. Tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer (hvor et sådant haves) samt navn og adresse for kontaktperson. Til brug afgivelse af ovenstående oplysninger kan tilbudsgiver anvende den skabelon, som indgår i ne TILBUDSGIVERS FINANSIELLE OG ØKONOMISKE KAPACITET Tilbuddet skal indeholde følgende: 1. Oplysning om tilbudsgivers omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår. 2. Oplysning om tilbudsgivers egenkapital inden for de seneste tre afsluttede regnskabsår. 3. Ledelses- eller revisorerklæring om, at der ikke siden seneste regnskabsaflæggelse er sket væsentlige ændringer i tilbudsgivers økonomiske situation. Såfremt der er sket væsentlige ændringer i tilbudsgivers økonomiske situation siden sidste regnskabsaflæggelse, skal tilbudsgiver vedlægge en redegørelse herom. Til brug for afgivelse af oplysningerne (1)-(3) kan tilbudsgiver anvende den skabelon, som indgår i ne. Såfremt tilbudsgiver ikke kan fremlægge ovennævnte oplysninger vedrørende sin finansielle og økonomiske kapacitet (f.eks. fordi tilbudsgiver er etableret inden for de seneste tre år), skal tilbudsgiver vedlægge anden relevant og egnet dokumentation (f.eks. revisorerklæring vedrørende tilbudsgivers kapitalforhold) for sin finansielle og økonomiske kapacitet. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (underleverandører eller andre virksomheder i samme koncern som tilbudsgiver) skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens opfyldelse, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Endvidere skal tilbuddet indeholde en beskrivelse af den pågældende enheds kapacitet TEKNISK KAPACITET Tilbuddet skal indeholde følgende: 1. Liste over de betydeligste tilsvarende eller lignende opgaver, tilbudsgiveren har udført i løbet af de seneste tre år (februar 2013-), gerne med angivelse af omtrentligt kontraktbeløb, tidspunkt for levering, navn på den offentlige eller private modtager samt eventuel kontaktperson, som Ordregiver har mulighed for at kontakte (referenceliste). 2. Beskrivelse af de foranstaltninger, tilbudsgiveren har truffet til sikring af kvaliteten (f.eks. oplysning om relevante ISO certificeringer). 3. Oplysninger om de generelle uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgivers medarbejdere. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (underleverandører eller andre virksomheder i samme koncern som tilbudsgiver) skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens opfyldelse, f.eks. ved en erklæring eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. 7

8 Ordregiverne vil anse det for godtgjort, at tilbudsgiveren kan råde over andres ressourcer, såfremt tilbudsgiveren klart og entydigt i tilbuddet har identificeret de(n) virksomhed(er), hvis ressourcer tilbudsgiveren råder over. Endvidere skal tilbuddet indeholde en beskrivelse af den pågældende enheds kapacitet. 2.4 TILDELINGSKRITERIUM Tildelingskriteriet er "bedste forhold mellem pris og kvalitet" med følgende underkriterier (vægtning anført i parentes): "Pris" (70 %) "Samarbejde og fleksibilitet" (30 %) AD "PRIS" Bygherren vil evaluere tilbuddene i forhold underkriteriet "Pris" på baggrund af den samlede tilbudssum (tilbudslistens side A). Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" skal tilbudsgiverne udfylde og underskrive den tilbudsliste, som indgår i tilbudsbetingelserne som bilag 2. Bemærk: Tilbudsgiverne bør forud for tilbudsafgivelsen besigtige de arealer, som er anført i bilagene A og B således at tilbudsgiver forud for tilbudsfristen kan vurdere det nærmere omfang af de Arbejder, som skal udføres på de enkelte arealer. Mener tilbudsgiver, at der efter tilbudsfristens udløb er sket indgreb i arbejdsarealet, skal dette skriftligt meddeles Ordregiverne, inden Arbejderne påbegyndes i det pågældende område. Tilbudsgiver er ikke berettiget til ekstrabetaling for forhold, som tilbudsgiver kunne eller burde have kunnet konstatere ved en besigtigelse af de arealer, som er nævnt i bilag A og B AD "SAMARBEJDE OG FLEKSIBILITET" Med dette underkriterium vil Ordregiverne lægge vægt på i hvilket omfang Tilbudsgiver tilrettelægger et samarbejde/dialog med Ordregiverne, som sikrer en fleksibel opgaveudførelse, samt en løbende optimering af driften og Leverandørens ydelser. Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Samarbejde og fleksibilitet" skal tilbuddet indeholde oplysninger, som sætter Ordregiverne i stand til at evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet "Samarbejder og fleksibilitet". Tilbuddet bør som minimum indeholde en beskrivelse af: Hvordan tilbudsgiver påtænker at tilrettelægge samarbejdet/dialogen med Ordregiverne, Hvilke tiltag, tilbudsgiver vil iværksætte for at sikre en fleksibel opgaveudførelse, samt løbende optimering af driften og Leverandørens ydelser. 8

9 2.5 KRAV TIL UDFORMNING OG AFLEVERING AF TILBUD Tilbuddene skal som minimum indeholde: Klar identifikation af tilbudsgiver: Navn, CVR. nr. (hvor haves), samt gerne navn og adresse på kontaktperson Oplysninger til brug for vurderingen af tilbudsgivernes egnethed, se afsnit 2.3 Udfyldt og underskreven tilbudsliste, se afsnit 2.4.1, Tilbudsbeskrivelse "Samarbejde og fleksibilitet", se afsnit Tilbud skal udformes på dansk. Dog accepteres dokumenter af teknisk, beskrivende karakter på engelsk. Bemærk: Tilbudsgiverne opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. Ordregiver er i alle tilfælde berettigede til at forkaste tilbud, som indeholder forbehold og vil i visse tilfælde være forpligtet hertil. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i tilbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiverne vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i det udsendte materiale. Om tilbudsfristen, se afsnit ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 2.7 VEDSTÅELSESFRIST Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 3 kalendermåneder efter udløbet af tilbudsfristen. 2.8 FORTROLIGHED Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiverne og disses rådgivere dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. 2.9 VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag til tilbudsgiverne for disses udarbejdelse af tilbud. 9