Det er Statsforvaltningens opfattelse, at den tid, der er medgået til behandlingen af din aktindsigtsanmodning, ikke ligger inden for lovens rammer.

Transkript

1 Uffe Thorndahl Klintholm Havnevej Borre Dato: Henvendelse vedrørende aktindsigt Du har den 28. marts 2016 rettet henvendelse til Vordingborg Kommune vedrørende behandlingen af en aktindsigtsbegæring. Din henvendelse er samtidig fremsendt til Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Du har i henvendelsen klaget over den tid, der er medgået til Vordingborg Kommunes behandling af din anmodning af 9. februar 2016 om aktindsigt i foretagne recipientundersøgelser af Møllebækken, Risbækken og Maglemose Kanal i Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at den tid, der er medgået til behandlingen af din aktindsigtsanmodning, ikke ligger inden for lovens rammer. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Vordingborg Kommune ikke fuldt ud har overholdt bestemmelsen om underretning i offentlighedslovens 16, stk. 2. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv Aabenraa Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Line Mussegaard Christensen Telefon: EAN-Nr skriv til os via borger.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Det fremgår af sagens akter at du ved af 9. februar 2016 har anmodet Vordingborg Kommune om aktindsigt i recipientundersøgelser af Møllebækken, Risbækken og Maglemose Kanal, som kommunens tekniske udvalg i 1989 har fået frigivet penge til at foretage i forbindelse med kommunens forestående revidering af en spildevandsplan. Du har ved af 28. marts 2016 fremsendt til Vordingborg Kommune og Statsforvaltningen klaget til kommunen over, at din anmodning om aktindsigt ikke er besvaret inden for syv arbejdsdage. 1

2 Det fremgår af sagens akter, at Vordingborg Kommune ved af 8. april 2016 har underrettet dig om grundene til, at kommunen ikke har overholdt sagsbehandlingsfristen i forhold til en række sager, hvor du har anmodet om aktindsigt. Kommunen har i den forbindelse anført følgende: Vordingborg Kommune er opmærksom på, at nogle af dine anmodninger om aktindsigt m.m. endnu ikke er besvaret. For anmodningerne gælder under eet, at de pga. omfang og kompleksitet er meget tidkrævende at tage stilling til og besvare. For nogles vedkommende kan det være tvivlsomt, om der findes skriftlige oplysninger (akter) om de emner, henvendelserne drejer sig om, jfr. Herved offentlighedslovens 7 og adgang til eksisterende dokumenter og 9 om identifikation. Andre anmodninger er derudover overordentlig ressourcekrævende at behandle som følge af det efterspurgte materiales karakter, omfang og alder. Vi henviser her til grundsætningen om ressourcefo r- brug, som er udtrykt i lovens 9, stk. 2, nr. 1. De her nævnte omstændigheder medfører alt i alt, at den igangværende behandling af dine henvendelser nu forventes at være så langt fremme ved udgangen af april måned, at du fra begyndelsen af maj måned vil modtage Vordingborg Kommunes stillingtagen og besvarelse af de foreliggende he n- vendelser. Disse vil så vidt muligt blive besvaret kronologisk, medmindre du ønsker nogle færdigbehandlet forud for andre. I så fald bedes du venligst underrette os herom. Du har ved af 13. april 2016 svaret kommunen, at fristforlængelser i forhold til offentlighedsloven i hvert enkelt tilfælde skal begrundes konkret, og at det burde være muligt at imødekomme i hvert fald nogle af dine aktindsigtsanmodninger inden for få minutter. Du har samtidig fremsendt e- mailtråden til Statsforvaltningen. Vordingborg Kommune har den 15. april 2016 telefonisk over for Statsforvaltningen oplyst, at der er tale om en omfattende anmodning om aktindsigt, og at de udbedte dokumenter er gamle og skal fremsøges i den tidligere Møns Kommunes arkiver, hvilke er svære at finde rundt i. Vordingborg Kommune har den 26. april 2016 telefonisk over for Statsforvaltningen oplyst, at kommunen forventer at kunne færdigbehandle din aktindsigtsanmodning i begyndelsen af maj Vordingborg Kommune har den 23. juni 2016 truffet afgørelse i sagen og meddelt dig fuld aktindsigt i den omhandlede rapport om biologisk undersøgelse af Møllebæk, Risbæk og Gammelsø- Maglemose Kanal, der omfatter 30 sider. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. 2

3 Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Hvis der er en særlig klage- eller tilsynsmyndighed, der kan tage stilling i en sag, kan Statsforvaltningen ikke udtale sig i sagen, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 3. Statsforvaltningens udtalelse Da Vordingborg Kommune har truffet en afgørelse om aktindsigt i dokumenter, der indgår i en sag om kommunens revidering af en spildevandsplan, og denne sag ikke kan påklages til en anden særlig klage- eller tilsynsmyndighed, kan spørgsmålet om aktindsigt indbringes for Statsforvaltningen, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Aktindsigt i miljøoplysninger Du har anmodet om aktindsigt i en recipientundersøgelse af tre vandløb. Det fremgår ikke af Vordingborg Kommunes afgørelse om aktindsigt af 23. juni 2016, hvilken lov din anmodning om aktindsigt er behandlet efter. Hvis der anmodes om aktindsigt i miljøoplysninger, skal anmodningen vurderes efter reglerne i mi l- jøoplysningsloven (jf. lov om aktindsigt i miljøoplysninger, lovbekendtgørelse nr af 18. august 2015). Miljøoplysningslovens 1 har følgende ordlyd: Loven gælder for alle myndigheder mv., der er omfattet af 1 i lov om offentlighed i forvaltningen. [ ] Udgangspunktet om retten til aktindsigt fremgår af miljøoplysningslovens 2, som har følgende ordlyd: 2 Enhver har under de betingelser og med de undtagelser, der følger af lov om offentlighed i forvaltningen og forvaltningsloven, ret til at blive gjort bekendt med miljøoplysninger, jf. dog stk. 2-6 og 3. [ ] Loven finder anvendelse på miljøoplysninger som disse er defineret i miljøoplysningslovens 3, der har følgende ordlyd: 3. Ved miljøoplysninger forstås alle oplysninger, som er i myndighedens besiddelse, eller som opbevares for den, som foreligger i skriftlig form, i billed- eller lydform eller i elektronisk eller en hvilken som helst anden form, uanset hvornår oplysningerne er tilvejebragt, og som vedrører 1) tilstanden i miljøelementer som f.eks. luft og atmosfære, vand, jord, landskaber og naturområder, herunder vådområder, kyst- og havområder, biologisk mangfoldighed og dennes enkelte bestanddele, herunder genetisk modificerede organismer, og vekselvirkningen mellem disse elementer, 2) faktorer som f.eks. stoffer, energi, støj, stråling eller affald, herunder radioaktivt affald, emissioner, udledninger og andre udslip i miljøet, der påvirker eller kan påvirke de miljøelementer, som er nævnt i nr. 1, 3

4 3) foranstaltninger, herunder administrative foranstaltninger såsom politikker, lovgivning, planer, programmer, miljøaftaler og aktiviteter, der påvirker eller kan påvirke de enkelte miljøelementer, som er nævnt i nr. 1 og 2, og faktorer samt foranstaltninger og aktiviteter, der har til formål at beskytte disse miljøelementer, 4) rapporter om gennemførelse af miljølovgivningen, 5) rentabilitetsberegninger og andre økonomiske analyser og forudsætninger, som er anvendt i forbindelse med de foranstaltninger og aktiviteter, som er nævnt i nr. 3, og 6) menneskers sundheds- og sikkerhedstilstand, herunder, hvor det er relevant, forurening af fødekæden, menneskers levevilkår, kulturminder og bygningsværker, i det omfang de påvirkes af de enkelte miljøelementers tilstand, som er nævnt i nr. 1, eller via disse elementer af de i nr. 2 og 3 nævnte forhold. Det fremgår af pkt i vejledning nr af 14. juni 2006 om aktindsigt i miljøoplysninger, at [d]efinitionen på miljøoplysninger er meget bred og er ikke begrænset til f.eks. oplysninger, der indgår i en myndigheds eller et organs sagsbehandling eller indhentes som led i overvågning af mi l- jøet. [ ] Den nærmere fastlæggelse af definitionen må altid foretages på baggrund af en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Folketingets Ombudsmand har udtalt sig om, hvad der er omfattet af begrebet miljøoplysninger i en udtalelse af 6. juni 2014 (Folketingets Ombudsmands udtalelse 2014, side 8). Ombudsmanden udtalte i sagen, at miljøoplysningsloven og de bagvedliggende EU-direktiver mv. bygger på det principielle synspunkt, at der bør være særligt vidtgående adgang til aktindsigt for offentligheden, når det drejer sig om miljøoplysninger. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at din begæring om aktindsigt er omfattet af miljøoplysningsloven. Statsforvaltningen har lagt vægt på, at det fremgår af lovens 3, at ved miljøoplysninger forstås oplysninger, som for eksempel vedrører tilstanden i miljøelementer som blandt andet vand. Oplysninger i Vordingborg Kommunes rapport om foretagne recipientundersøgelser af Møllebækken, Ri s- bækken og Maglemose Kanal i 1989, er således efter Statsforvaltningens opfattelse miljøoplysninger, hvorfor de er omfattet af miljøoplysningsloven. Sagsbehandlingsregler i miljøoplysningsloven og offentlighedsloven Miljøoplysningslovens 4, stk. 1 har følgende ordlyd: 4, stk. 1. En anmodning om aktindsigt i miljøoplysninger behandles efter reglerne i 16, stk. 1 og 2, i lov om offentlighed i forvaltningen og for anmodninger, der fremsættes af s a- gens parter, efter reglerne i 16, stk. 2, i forvaltningsloven, jf. dog stk. 2 og 3. [ ] Det fremgår af 6, stk. 2 i miljøoplysningsloven, at henvisninger i loven til lov om offentlighed i forvaltningen skal forstås som henvisninger til de pågældende bestemmelser i lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer. Henvisninger i miljøoplysningsloven er således ikke møntet på bestemmelser i den senest vedtagne offentlighedslov (Lov om offentlighed i forvaltningen nr. 606 af 12. juni 2013). Følgende fremgår miljøoplysningslovens 4, stk. 3, at: 4

5 Stk. 3. Sager om aktindsigt skal under hensyntagen til en eventuel tidsfrist, som anføres af den, der har fremsat anmodningen, afgøres hurtigst muligt og senest 1 måned efter modtagelsen af anmodningen eller, hvis sagens omfang og komplekse karakter er af en sådan art, at fristen på 1 måned ikke kan overholdes, senest 2 måneder efter modtagelsen. Sager efter stk. 2, hvor der gives afslag på at stille oplysningerne til rådighed i den form, som den, der fremsatte anmodningen, ønsker, skal dog afgøres senest 1 måned efter modtagelsen af anmodningen. Der gælder således absolutte tidsfrister for behandling og afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger. Vedkommende myndighed skal hurtigst muligt og under hensyntagen til en eventuel tidsfrist, fas t- sat af den, der anmoder om oplysningerne, afgøre, om en begæring om aktindsigt kan imødekommes, jf. lovens 4, stk. 3. Ifølge Miljøministeriets vejledning til lov om aktindsigt i miljøoplysninger, pkt , bør myndigheden så vidt muligt imødekomme en eventuel fastsat tidsfrist, da det ofte er vigtigt for offentligheden at få aktindsigten hurtigt. Dette gælder i særlig grad for pressen. Herudover gælder også offentlighedslovens og forvaltningslovens regel om, at hvis en anmodning om aktindsigt ikke er imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget, skal myndigheden underrette den, der har anmodet, om grunden hertil, samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. Offentlighedslovens 16, stk. 1-2 (lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer) har følgende ordlyd: 16, stk. 1. Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. [ ] Underretningen, jf. stk. 2, skal afsendes af myndigheden inden udløbet af den 10. dag efter modtagelsen af begæringen om aktindsigt, jf. John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 2003, s Alle sager om aktindsigt i miljøoplysninger skal afgøres senest 1 måned efter modtagelsen af a n- modningen. Hvis sagens omfang eller komplekse karakter gør, at fristen på 1 måned ikke kan overholdes, kan sagens afgørelse udskydes til senest 2 måneder fra modtagelsen af anmodningen, jf. 4, stk. 3. Omfang og kompleksitet går både på sagens rent fysiske omfang og på de juridiske problemer, aktindsigten måtte rejse. Der gælder således en ubetinget sagsbehandlingsfrist på 2 måneder fra modtagelsen af begæringen om aktindsigt. Rettes der henvendelse om aktindsigt i miljøoplysninger, som er omfattet af såvel offentlighedsloven som loven om aktindsigt i miljøoplysninger, skal vedkommende myndighed sål e- des træffe afgørelse i sagen senest 2 måneder fra modtagelsen af anmodningen. Det må ifølge John 5

6 Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 2003, s. 291 f., antages at gælde, selv om den, der har anmodet om aktindsigt, i sin begæring eventuelt alene har henvist til offentlighedsloven. Det fremgår ikke klart af Vordingborg Kommunes underretning af 8. april 2016, hvorfor sags - behandlingsfristen ikke er overholdt i den konkrete sag. Kommunen har dog givet udtryk for, at du har fremsat flere anmodninger om aktindsigt, der samlet betragtet pga. omfang og kompleksitet er meget tidkrævende at tage stilling til. Desuden har kommunen den 15. april 2016 telefonisk over for Statsforvaltningen oplyst, at din aktindsigtsanmodning af 9. februar 2016 er omfattende, og at de udbedte dokumenter er gamle og skal fremsøges i arkiver, der er organiseret på en sådan måde, at det kun vanskeligt kan lade sig gøre. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at den tid, der er medgået til behandlingen af din aktindsigts - anmodning, ikke ligger inden for lovens rammer. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at der er medgået mere end 4 måneder til behandli n- gen af din anmodning om aktindsigt, hvilket er en væsentlig overskridelse af miljøoplysningslovens ubetingede frist på 2 måneder. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Vordingborg Kommune ikke fuldt ud har overholdt bestemmelsen om underretning i offentlighedslovens 16, stk. 2. Statsforvaltningen har i den forbindelse lagt vægt på, at kommunen først den 8. april 2016 er fremkommet med en underretning, og at denne vedrører en række af dine anmodninger om aktindsigt. Offentlighedslovens tidsfrist for underretning samt kravet om en konkret begrundelse for fristoverskridelsen i den enkelte sag er efter Statsforvaltningens opfattelse derfor ikke opfyldt. Da Vordingborg Kommune nu har færdigbehandlet din anmodning om aktindsigt, foretager Statsforvaltningen sig ikke yderligere i sagen. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Vordingborg Kommune. Udtalelsen vil blive offentliggjort på i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen Kontorchef Line Mussegaard Christensen 6