Referat for repræsentantskabs og organisationsbestyrelsesmøde den 11. maj kl i fælleshuset på Snerlevej 5A, Kolding.

Transkript

1 Kolding Ældreboligselskab 23 Referat for repræsentantskabs og organisationsbestyrelsesmøde den 11. maj kl i fælleshuset på Snerlevej 5A, Kolding. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsens møde den 22. juni Godkendelse af årsregnskab for 2009 med tilhørende revisionsberetning. 3. Godkendelse af budget for Godkendelse af organisationsbestyrelsens årsberetning. 5. Bestyrelseshonorar. 6. Diverse lovændringer a) Udlejningsregler (bilag nr. 1 vedlagt til bestyrelsen) b) Økonomi, drift og beboerdemokrati (bilag nr. 2 vedlagt til bestyrelsen) 7. Udpegning af repræsentanter til Domeas ordinære repræsentantskabsmøde i Opfølgning på forvaltningsrevision (bilag nr. 3 vedlagt) 9. Valg af næstformand. 10. Valg af bestyrelsesmedlem. 11. Driftsspørgsmål. 12. Sager fra formand og afdelinger. 13. Sager fra administrationen. a) Nybyggeri b) Landskonference 14. Boligorganisationens uddannelsespolitik for ejendomsmestre og beboerdemokrater. 15. Vedtægter. 16. Valg af revisor. 17. Eventuelt. Deltagere fra bestyrelsen: Poul Henning Kodahl, formand Vagn Esbech, næstformand Bente Friis, udpeget af Kolding Kommune Erik Lund, udpeget af Kolding Kommune Kaj Ringsted, udpeget af Domea Vakant Deltagere fra repræsentantskabet: Andrea Johanne Højlund, afd. 122/03 Øvrige deltagere: Michael Jensen, Domea Der var afbud fra: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Deltog ikke: Karen Margrethe Sundahl Søren Berthelsen, afd. 122/03 Pkt. 1: Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsens møde den 22. juni Underskrives ved næste møde.

2 Kolding Ældreboligselskab 24 Pkt. 2: Godkendelse af årsregnskab for 2009 med tilhørende revisionsberetning. Regnskabet er fremsendt med revideret dagsorden den 5. maj Michael Jensen gennemgik regnskabet og tilhørende revisionsprotokol med følgende bemærkninger: Byggefond og selskab Årets overskud på kr er overført til arbejdskapitalen, som pr. 31. december 2009 udgør i alt kr , og pr. samme dato udgør dispositionsfonden i alt kr Afd Agtrupvej Årets resultat viser et underskud på kr Underskudskontoen udgør herefter kr , der budgetteres afviklet over 2 år. Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse pr. 31. december 2009 i alt kr Afd Servicearealer Årets resultat viser et overskud på kr Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse pr. 31. december 2009 i alt kr Afd Snerlevej Årets resultat viser et underskud på kr Underskudskontoen udgør herefter kr , der budgetteres afviklet over 2 år. Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse pr. 31. december 2009 i alt kr Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Pkt. 3: Godkendelse af budget for Michael Jensen gennemgik budgettet med følgende bemærkninger: Afd huslejestigning på 12,74 % pr. 1/1-11. Afd huslejestigning på 2,32 % pr. 1/1-11. Afd huslejestigning på 5,40 % pr. 1/1-10. Bestyrelsen godkendte og underskrev budgettet. Pkt. 4: Godkendelse af organisationsbestyrelsens årsberetning. Beretning er indsat i regnskabet på side Bestyrelsen godkendte årsberetningen. Pkt. 5: Bestyrelseshonorar Der skal tages stilling til følgende: - indeksregulering af honoraret - om fordelingen forsat skal ske med 2 portioner til formanden, 1 ½

3 Kolding Ældreboligselskab 25 portion til næstformanden, og 1 portion til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. - om samme fordelingsnøgle skal anvendes ved byggesager. Det blev besluttet at honoraret skulle indeksreguleres og at fordelingen skulle være som ovennævnte. Pkt. 6: Diverse Lovændringer a) Udlejningsregler Pr. 1. januar 2010 skete der en række ændringer i reglerne om udlejning og anvisning af almene boliger. På vedlagte bilag fremgår de vigtigste generelle nye udlejnings- og anvisningsregler. (bilag nr. 1) Bestyrelsen bedes forholde sig til indstillingerne som anført i bilagene. Det blev besluttet at følge indstillingerne. b) Økonomi, drift og beboerdemokrati Ligeledes pr. 1. januar 2010 skete der lovændringer på ovennævnte områder. Vi vedlægger som bilag de vigtigste ændringer (bilag nr. 2) Bestyrelsen bedes også her forholde sig til indstillingerne som anført i bilagene. Det blev besluttet at følge indstillingerne. Pkt. 7: Udpegning af repræsentanter til Domeas ordinære repræsentantskabsmøde i Formand og næstformand blev udpeget. Pkt. 8: Opfølgning på forvaltningsrevision (bilag nr. 3) Boligorganisation er underlagt reglerne om forvaltningsrevision, og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater som bilag. Indstilling Det indstilles at forsætte med de godkendte målsætninger og konkrete mål samt tage evalueringen til efterretning (og efter behov, hvis der er ikke opfyldte målsætninger, at drøfte og aftale konkrete handlingsplaner). Bestyrelsen godkendte indstillingen. Pkt. 9: Valg af næstformand - Vagn Esbech er på valg. Erik Lund blev valgt som næstformand for 2 år.

4 Kolding Ældreboligselskab 26 Pkt. 10: Valg af bestyrelsesmedlem for 2 år. Vagn Esbech blev valgt. Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder bekræftelse af tegningsretten. Formand Poul Henning Kodahl valgt af repr./org. til Næstformand Erik Lund valgt af repr./org. til udpeget af Kolding Kommune til Medlem Bente Friis valgt af Kommunen til udpeget af Kolding Kommune til Medlem Kaj Ringsted valgt af Domea til Medlem Karen Margrethe Sundahl valgt af repr. til Medlem Vagn Esbech valgt af repr. til Medlem Vakant Pkt. 11: Driftsspørgsmål: Idet at Ingo Borchert har valgt at gå på pension, har vi ansat Garth Borchert, som ejendomsmester på Dreyershus. Beboermødet i afdeling , har besluttet at anvende ca til udskiftning af kogeplader, der vil blive indsat en induktionsplade af mærket Blomberg. Pkt. 12: Sager fra formand og afdelinger: Vagn Esbech kunne fortæller at Dreyershus er et godt og trykt sted at bo. Samt at udflugten sidste sommer, havde været til stor glæde for afdelingens beboere. Pkt. 13: Sager fra administrationen, herunder: a) Ny-byggeri: I forbindelse med opførelse af Sunshine House i Dalby, Skema A er godkendt af kommune, når skema B bliver godkendt, vil byggeriet i Dalby begynde. Vi forventer at de første kan flytte ind i sommeren b) Landskonference den : Bestyrelses- og afd. bestyrelsesmedlemmers samt ejendomsmesters deltagelse i Landskonference på Hotel Nyborg Strand. Må ejendomsmesteren inviteres og må omkostningerne dækkes af hovedselskabets arbejdskapital. Bestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med sidste års landskonference. Ejendomsmestrene skal inviteres, og omkostningerne skal dækkes af ar bejdskapitalen. Pkt. 14: Boligorganisationens uddannelsespolitik for ejendomsmestre og beboerdemokrater. I hvilket omfang skal der afholdes kurser for bestyrelsesmedlemmer, funktionærernes deltagelse i faglige kurser og om udgifterne til disse kurser dækkes helt eller delvist af arbejdskapitalen. Bestyrelsen ønsker at deltage på diverse kurser, omkostningerne skal dækkes af arbejdskapitalen.

5 Kolding Ældreboligselskab 27 Pkt. 15: Vedtægter Kolding Kommune har ikke godkendt vedtægtsændring mht. til navneændring til Domea Kolding. Som følge af ny lov skal der laves nye vedtægter. Vedtægter afventer til næste møde. Taget til efterretning. Pkt. 16: Valg af revisor. BDO Scan Revision blev genvalgt som revisor. Pkt. 17: Eventuelt Intet at referere. Domea Boligcenter Haderslev, den 11. maj 2010 Michael Jensen/HKE Godkendt