Tilbudsbetingelser. for. CSR i små og mellemstore virksomheder: Fra princip til praksis under team CSR v/erhvervsstyrelsen

Transkript

1 Tilbudsbetingelser for CSR i små og mellemstore virksomheder: Fra princip til praksis under team CSR v/erhvervsstyrelsen 1

2 1. ORIENTERING 1.1 Udbuddet Erhvervsstyrelsen udbyder hermed opgaven CSR i små og mellemstore virksomheder: Fra princip til praksis. Der henvises i øvrigt til kravspecifikationen med tilhørende bilag for oplysninger om de konkrete ydelser. 1.2 Opdragsgiver Erhvervsstyrelsen Langelinie Allé 17 DK-2100 København Ø Tlf Udbudsmaterialet Tilbud skal afgives på grundlag af følgende: 1. Nærværende tilbudsbetingelser 2. Kravspecifikation 3. Evt. rettelsesblade der udformes og offentliggøres i udbudsperioden 4. Kontraktskabelon 5. Udkast til Tro og love erklæring 2. TILBUDSGIVNING 2.1 Tilbudsfasen Al henvendelse vedrørende udbuddet skal ske pr. til: Erhvervsstyrelsen Att.: Sofie Pedersen og Liv Hansen Sofped@erst.dk og livhan@erst.dk. Ved henvendelser skal der skrives til begge adresser. Tilbudsgivere og andre interesserede kan i udbudsperioden løbende orientere sig på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, hvor eventuelle spørgsmål og svar vedrørende udbuddet gøres tilgængelige i anonymiseret form. Alle spørgsmål, der modtages senest 14 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest seks kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt af besvare dem senest seks kalenderdage før tilbudsfristens udløb. 2

3 2.2 Aflevering af tilbud Tilbud skal leveres i et eksemplar i papirformat samt et elektronisk eksemplar på enten usb eller cd-rom. Frist for modtagelse af tilbud er fredag den 6. september 2013 kl. 12. Tilbud skal afgives på dansk og skal være underskrevet af tilbudsgiver. Tilbuddet afleveres til: Erhvervsstyrelsen Att. Sofie Pedersen og Liv Hansen Langelinie Allé 17 DK-2100 København 2.3 Tidsterminer Ved Erhvervsstyrelsens valg af leverandør vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet herom. Erhvervsstyrelsen forventer, at dette vil ske senest fredag den 20. september Tilbud skal vedstås en måned fra tilbudsfristens udløb, dvs. den 4. oktober Erhvervsstyrelsen forbeholder sig ret til at annullere opgaven, hvis saglige grunde taler herfor, fx hvis der ikke indkommer kvalificerede tilbud eller hvis der ikke kan opnås enighed mellem tilbudsgiver og udbyder om kontraktens form og indhold. 2.4 Vederlag Tilbudsgivers udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud er Erhvervsstyrelsen uvedkommende. Erhvervsstyrelsen forbeholder sig ret til at beholde det indkomne materiale. De i tilbudsmaterialet indeholdte informationer er Erhvervsstyrelsens ejendom. 2.5 Alternative tilbud Der kan ikke afleveres alternative tilbud. 3. KRAV TIL TILBUDDETS FORM OG OMFANG 3.1 Generelt Tilbuddet skal indeholde og disponeres efter følgende hovedafsnit, samt indeholde resumé (max. 1 side): 1. Tilbudsgivers kontaktoplysninger, jf. pkt Underskrevet tro og love erklæring, jf. pkt Forståelse af opgaven, jf. pkt Beskrivelse af opgaven, jf. pkt Aktiviteter og leverancer 4.2 Organisering og kompetencer i bemandingen 4.3 Tidsplan 3

4 5. Pris, jf. pkt Kontaktoplysninger Tilbudsmaterialet skal være tydeligt forsynet med tilbudsgivers navn samt hovedansvarlig kontaktperson. 3.3 Tro og love erklæring Tilbudsgiver skal vedlægge underskrevet Tro og love-erklæring. 3.4 Forståelse af opgaven Tilbuddet skal indeholde en kortfattet beskrivelse maksimalt 3 A4 sider af tilbudsgivers overordnede forståelse af opgaven, og hvordan den tænkes løst. 3.5 Beskrivelse af opgaven Tidsplan Tilbud skal indeholde en præcis angivelse af omfanget (antal timer) af de ydelser, der tilbydes leveret, samt en tidsplan med konkrete milepæle. Tilbuddet skal desuden indeholde en beskrivelse af delleverancer og slutleverance, samt en beskrivelse af hvordan opgaven fordeles på faser. Tidsplanen skal tage udgangspunkt i en maksimal tidsramme på 15 måneder fra opstart til afleveret rapportering Identificering og rekruttering af virksomhederne Tilbuddet skal indeholde en præcis og fyldestgørende beskrivelse af, hvordan virksomhederne Identificeres og rekrutteres, herunder hvordan en rekruttering med udgangspunkt i bestemte brancher sikres samt om rekrutteringen sker i samarbejde med nationale netværk, aktører o.l Aktiviteter og leverancer Tilbud skal indeholde konkrete og fyldestgørende forslag til aktiviteter, der gennemføres for at nå de overordnede målsætninger for programmet, samt en beskrivelse af hvilken effekt disse aktiviteter forventes at have. Tilbudsgiver skal beskrive hvordan følgende bliver løst og varetaget igennem forløbet: Struktur for forløbet Sammenhæng mellem undervisningsmateriale og udviklingen af CSR-strategi Forankring og implementering af CSR-strategi i virksomheden Fleksibilitet for de deltagende virksomheder Effektmåling af (del)resultater Leverancer til Erhvervsstyrelsen, herunder forslag til format for løbende erfaringsopsamling fra leverandør til Erhvervsstyrelsen Organisering og kompetencer i bemandingen 4

5 Tilbud skal indeholde organisationsdiagram. Endvidere skal kvalifikationer og kompetencer for i projektteamet beskrives og dokumenteres. Tilbudsgiver skal desuden beskrive sit erhvervsnetværk og dokumentere erfaringer med udviklingsforløb/undervisning om CSR i virksomheder. I den forbindelse skal der vedlægges: CV er for alle i projektteamet Referencer for lignende opgaver for hver deltager i projektteamet. Såfremt tilbuddet indeholder brug af underleverandører eller samarbejdspartnere, skal der vedlægges dokumentation herfor, fx i form af tilbud fra underleverandører og skriftlige hensigtserklæringer eller interesseretilkendegivelser fra partnere Pris Opgaven skal angives til fast pris, og alle priser skal angives eksklusiv moms. Tilbud skal indeholde et overskueligt budget. Den samlede sum for tilbuddet må ikke overstige kr. ex moms. Tilbud der overstiger denne sum anses som ikke-konditionsmæssige. 4. TILDELINGSKRITERIER 4.1 Bedømmelsen Forud for bedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige. Opgaven tildeles den tilbudsgiver, der afgiver det for Erhvervsstyrelsen mest fordelagtige bud i forhold til at realisere projektets overordnede målsætninger og vurderes ud fra fem underkriterier: 1. Aktiviteter og leverancer (programindhold) Ved vurdering af dette kriterium lægges der vægt på aktiviteternes relevans og kvalitet i forhold til at realisere projektets overordnede målsætninger. Herunder lægges der vægt på følgende: - At projektet struktureres således, at virksomhederne har størst muligt incitament til at gennemføre undervisnings- og evalueringsforløbet. - At det sandsynliggøres at forløbet motiverer virksomhederne til at forankre CSR i virksomhedens forretning og strategi på længere sigt. - At leverandøren udarbejder en model for, hvordan programmet skaber effekt for virksomhederne, og hvordan effekten kan måles. 2. Identificering og rekruttering af virksomhederne Ved identificering og rekruttering af virksomheder lægges der vægt på, at der kan rekrutteres 10 kvalificerede virksomheder til forløbet. Leverandøren tilskyndes et fokus på 2-3 brancher samt en spredning på 1-2 regioner. Referencegruppen, Erhvervsorganisationer og erhvervsnetværk kan inddrages i rekrutteringen. 5

6 3. Organisering og kompetencer i bemandingen Ved vurdering af dette kriterium lægges der vægt på, at organiseringen af opgaveløsningen modsvarer opgavens kompleksitet og omfang samt at relevante kompetencer og kvalifikationer i høj grad er til stede. Herunder lægges der vægt på følgende: - Dokumenteret erfaring med undervisning, rådgivning eller forretningsudvikling af virksomheders strategiske CSR arbejde. - At leverandører har indsigt i og kan arbejde tæt sammen med regionale netværk, erhvervsorganisationer og offentlige interessenter. 4. Tidsplan Ved vurdering af dette kriterium lægges der vægt på, at timetallet er tilpasset både den samlede programperiode samt de enkelte aktiviteter, så det er realistisk, at de kan gennemføres uden forsinkelser i tidsplanen. 5. Pris Ved vurderingen af dette kriterium lægges der vægt på laveste pris. 5. AFTALEINDGÅELSE Aftale indgås på grundlag af vedlagte kontraktskabelon, jf. pkt. 1.3 Indkomne konditionsmæssige tilbud vurderes ud fra: 5.1 Vægtning Underkriterierne vil blive vægtet som angivet nedenfor. Kriterium Vægtning i % - total 100 % 1 Aktiviteter og leverancer 30 % 2 Identificering og rekruttering af virksomheder 25 % 3 Organisering og kompetencer 20 % 4 Tidsplan 15 % 5 Pris 10 % 5. AFTALEINDGÅELSE Aftale indgås på grundlag af vedlagte kontraktskabelon, jf. pkt oo0oo--- 6